Бланки суворого обліку. Одержання, облік, використання та звітність по ним

До бланків суворого обліку відносяться чекові вимоги (форма 6) атестат військовослужбовця на продовольство (форма 21), талони на отримання безкоштовного харчування по льотній нормі і загальновійськовій нормі (для інженерно-технічного складу авіації), а також абонементи (талони) на отримання лікувально-профілактичного харчування. Виготовляються вони централізовано по вказівці Управління продовольчого забезпечення Департаменту тилу МОУ зброшуровані в книжки по 100 листів, кожна книжка має серію з двох букв та шестизначний номер. Для чекових вимог серія встановлюється ЦУПЗ МОУ окремо для кожного ОК.

Чекова вимога (форма 6)

Вона складається з трьох частин: чекової вимоги, талона чекової вимоги і корінця. Підписують її заступник командира частини по тилу і начальник продовольчої служби. Їх підписи завіряються мастичною гербовою печаткою.

Забезпечення військових частин бланками чекових вимог проводять продовольчі склади ОК по місцю прописки частини на забезпечення.

Видача книжок чекових вимог приймальнику військової частини проводиться по чековій вимозі на підставі наряду продовольчої служби ОК, а не місцевим військовим частинам дозволяється надсилати їх поштовими відправленнями на замовлення через органи Міністерства зв’язку. В наряді чековій вимозі обов’язково вказуються серії і номера виданих книжок.

Кожна книжка вимог повинна бути прошнурована і опечатана мастичною печаткою продовольчого складу ОК. На кожному листі чекової вимоги, талоні та корінці проставляються порядкові номери (з 1 по 100). На титульному листі книжки чекових вимог вказується її номер і серія, умовна назва військової частини дата видачі книжки з довольчого складу. На останньому листі (обгортці) записується прописом кількість пронумерованих, прошнурованих і опечатаних листів книги. Цей запис підтверджується підписом начальника продовольчої служби військової частини.

При видачі книжок чекових вимог військовим частинам на кожному бланку чекової вимоги і талона проставляється відбиток штампа (40 х 10 мм) з указанням на ньому номера складу.

У військовій частині дозволяється мати не більше двох книжок чекових вимог, з яких в користуванні повинна знаходитись тільки одна. Обидві книжки чекових вимог, повинні зберігатись в сейфі (металевій скриньці) у начальника продовольчої служби або у особи, що виконує його обов’язки.

Облік бланків чекових вимог у військовій частині (з’єднанні) ведеться в діловодстві продовольчої служби в книзі обліку наявності та руху матеріальних засобів (форма 27) по кількості книжок і бланків, з поміткою їх серій і номерів. Облік і видачу бланків чекових вимог у військовій частині здійснюють особисто начальник продовольчої служби, або особа, що виконує його обов’язки.

Записи в книзі обліку по прибутковим операціям робляться на підставі талонів чекових вимог на одержані бланки, а видаткових – на основі актів про використання бланків.

В випадку втрати або крадіжки книги чекових вимог або окремих бланків негайно доповідається про це забезпечую чому складу і начальнику продовольчої служби ОК. В донесенні вказується серія і номер книжок, а також номера невистачаючих бланків чекових вимог. Одночасно з цим проводиться адміністративне розслідування, по результатам якого звинувачені притягуються до встановленої законом відповідальності.

При вибутті військових частин і підрозділів за межі ОК на навчання або для проведення робіт вони забезпечуються незаповненими бланками чекових вимог разом з талонами тільки на дорогу. Продовольча служба ОК, в яку прибула військова частина, приписує її на забезпечення до продовольчого складу ОК, а останній видає цій частині встановленим порядком книжку чекових вимог з серією і номером свого ОК і зі штампом складу на всіх бланках.

При передислокації військової частини одного військового ОК в інший, наявні в неї книжки чекових вимог, за виключенням необхідних на дорогу, здаються на продовольчий склад ОК.

При відбутті військової частини в інше ОК вона приписується на забезпечення до продовольчого складу ОК, де їй на підставі наряду продовольчої служби ОК видаються книжки чекових вимог даного ОК встановленим порядком.

Невикористані бланки чекових вимог, з якими прибула в інший ОК військова частина (підрозділ, авто батальйон), у неї забираються, погашаються пере кресленням кожного бланку чорнилом і знищуються з складанням акту.

Використані бланки чекових вимог у військовій частині списуються з обліку один раз в квартал на підставі акту внутрішньої перевірочної комісії. Акт складається в трьох екземплярах і затверджується командиром військової частини. Один екземпляр акта залишається в справах військової частини, другий подається в продовольчу службу з’єднання (армії), третій – забезпечую чому складу. В акті вказують серії і номера книжок і бланків чекових вимог, використаних по прямому призначенню (для отримання продовольства), зіпсованих, а також відображається законність видачі бланків і правильність оформлення їх корінців.

Про наявність і рух бланків чекових вимог в продовольчій службі військової частини щоквартально складається звіт у відповідності з Табелем строкових донесень № 12. Одиницею вимірювання в звіті для військової частини і з’єднання встановлюється лист.

До звіту додається:

перелік книжок чекових вимог, отриманих і витрачених з визначенням їх серій і номерів;

розшифровка колонок (граф), іншого приходу та інших витрат;

звіт подається разом із звітом по продовольству форма 1/прод.

Атестат військовослужбовця на продовольство (форма 21)

Він складається з трьох частин: атестату військовослужбовця на продовольство, талона атестату і корінця.

Книжки бланків атестатів видаються продовольчим складом ОК (з’єднання) приймальнику військової частини під доручення (форма 57).

Кожна видана військовій частині книжка бланків атестатів повинна бути повністю оформлена: прошнурована і опечатана мастичною гербовою печаткою продовольчого складу ОК, який видав книжку; на кожному листі бланка атестата повинен бути поставлення його порядковий номер (від 1 до 100); на титульній сторінці книжки вказується її номер і серія, умовна назва військової частини, дата видачі книжки і назва органу управління, який видав її. На останній сторінці обкладинки вказується (прописом) кількість пронумерованих, прошнурованих і опечатаних в книзі листів. Цей запис завіряється підписами посадових осіб органу управління, який видав книжку.

Заповнені, але невикористані, а також зіпсовані бланки атестатів перекреслюються і зберігаються разом з корінцями.

У випадку втрати книжки бланків атестатів або окремих її сторінок негайно проводиться адміністративне розслідування і доповідається вищестоячому начальнику продовольчої служби. В доповіді повідомляється серія і номер втраченої, а також номера невикористаних в ній бланків атестатів.

Талони на одержання безкоштовного харчування за льотною нормою і загальновійськовою нормою (для інженерно-технічного складу авіації) та абонементи на одержання лікувально-профілактичного і спец. харчування

Талони на одержання безкоштовного харчування по льотній нормі і загальновійськовій нормі (для інженерно-технічного складу авіації) виготовляються на папері № 1 або № 2 розміром 45 х 70 мм окремо на сніданок, обід, вечерю. На талонах друкується: для екіпажів реактивних літаків літера “Р”, для іншого льотного складу літера “Л” і для інженерно-технічного складу авіації літери “ІТ”. Літери друкуються кольоровою фарбою. На талонах на сніданок, зеленою, на обід - червоною, на вечерю – синьою.

Висота літери 22 мм.

Абонементи на одержання лікувально-профілактичного харчування і талони для видачі робітникам і службовцям спец харчування виготовлюються розміром 45 х 75 мм. Текст на абонементах і талонах друкується чорною фарбою. Цифри 1, 2, 3, 4, 5 (номера раціонів харчування) на абонементах на одержання лікувально-профілактичного харчування друкуються висотою 10 мм.

Видача талонів і абонементів військовим частинам проводиться продовольчими складами ОК по чековим вимогам.

Облік атестатів військовослужбовця на продовольство (форма 21) талонів і абонементів ведеться в діловодстві продовольчої служби в книзі обліку (форма 27) по кількості книжок (чисельних) і бланків (знаменних) з поміткою їх серій і номерів.

Книжки атестатів абонементів і талонів, як і чекові вимоги, зберігаються в сейфі начальника продовольчої служби окремо від інших документів.

Використані бланки суворого обліку списуються в кінці звітного періоду (кварталу) на підставі акту комісії, в якому вказуються і номери зіпсованих бланків. Комісія встановлює законність видачі бланків і правильність оформлення їх корінців (крім талонів та абонементів). Акт комісії затверджується командиром військової частини.

Рух атестатів військовослужбовця на продовольство, талонів і абонементів за квартал відображається у звіті по продовольству (форма 1/прод.).

При документальному оформленні прийому і видачі продовольства у первинних документах обов’язково вказується ціна на продукція і загальна її вартість, а також кількість тари та її вартість. Оформленні видачі продовольства здійснюється за чековою вимогою (ф. 6) до якої додається накладна яка у двох примірниках разом з талоном чекової вимоги передається одержувачу продовольства. У подальшому перший примірник передається у ФЕО,

У продовольчій службі в/ч оприбуткування здійснюється у кількісному виражені в книзі (ф. 26).

Отримання продовольства військовою частиною з продовольчого складу (бази).

У в/ ч оформляється чекова вимога на отримання продовольства та під розписку видається відповідальному одержувачу.

На підставі чекової вимоги в ООВ складу виписується накладна у трьох примірниках і перепустка.

Після отримання продовольства начальником сховища оформляються накладні. Після чого, два примірники передаються до фінансового відділення складу, де проставляються ціна та сума фактично отриманого продовольства, і вони передаються до ООВ. На підставі цих накладних у ООВ оформляється чекова вимога. Талон з другим примірником накладної передається одержувачу військової частини.

Третій примірник після обробки у відділі зберігання начальником сховища передається в ООВ, де звіряється з першим примірником який і передається на опрацювання до фінансового відділення складу для ведення бухгалтерського обліку.

Третій примірник з чековою вимогою залишається у справах ООВ.

На підставі талону чекової вимоги продовольство оприбутковується, після чого він разом з накладною передаються до діловодства продовольчої служби. У подальшому накладна реєструється у книзі ф.25 та передається до ФЕО в/ч під розпис. По талону чекової вимоги у діловодстві продовольство і тара оприбутковується по обліку і залишається у справах служби.

Документальне оформлення видачі продовольства у їдальню військової частини

На підставі розкладки продуктів виписується накладна ф. З-3 у трьох примірниках та передається під розписку інструктору-кухару для отримання продовольства. Ціна і вартість не заповнюються.

На продскладі після видачі продовольства заповнюється графа «фактично видано», після чого два примірника накладної повертаються до діловодства. Другий примірник передається до ФЕО, де проставляється ціна та вартість на фактично отримане продовольство і служить для подальшого ведення бухгалтерського обліку.

Документальне оформлення видачі продовольства і майна у підрозділи і особовому складу

Для видачі виписується накладна ф. З-3 у трьох примірниках. Ціна і вартість не проставляються. На продскладі після видачі заповнюється графа «фактично видано», третій примірник видається одержувачу, а два повертаються до діловодства, другий примірник передається до ФЕО, де проставляються ціна і вартість для ведення бухгалтерського обліку.

Документальне оформлення продовольства для підрозділу, розташованого окремо від своєї частини

Продовольство видається на підставі накладних, виписаних у двох примірниках. Після отримання воно оприбутковується у картці-звіті ф. 48. Другий примірник накладної передається до ФЕО, а перший залишається у справах служби. У реквізиті накладної «Підстава операції» проставляється номер картки-звіту. У діловодстві і у ФЕО продовольство списується на підставі накладної ф. З-3.

На осіб, які ведуть облік у службі військової частини, покладається:

складання, облік та зберігання облікових документів з оформленням усіх операцій, пов’язаних з рухом та зміною якісного (технічного) стану військового майна;

ведення книг і карток обліку наявності, руху і якісного (технічного) стану військового майна у військовій частині;

звірка даних обліку в підрозділах, на складі та інших об’єктах військового (корабельного) господарства військової частини з даними обліку у службі забезпечення, підготовка облікових документів для обробки в обчислювальному пункті (центрі) та приймання від нього вихідних документів;

підготовка донесень (звітів) про наявність, рух і якісний (технічний) стан військового майна у військовій частині відповідно до табеля термінових донесень.

Облік військового майна у службах забезпечення військової частини, яка веде своє господарство, здійснюється за формами облікових документів, які наведені у таблиці.

У службі забезпечення військової частини ведеться облік наявності, руху та якісного (технічного) стану військового майна за підпорядкований склад (інший об’єкт військового або корабельного господарства), кожний підрозділ, який забезпечується, та в цілому за військову частину:

озброєння, техніки та іншого категорійного майна – у картках обліку категорійного військового майна (форма 43, додаток 1 до цього Керівництва) або книзі обліку (форма 27, додаток 1 до цього Керівництва);

некатегорійного військового майна – у картках обліку (форма 44) або книзі обліку (форма 27, додаток 1 до цього Керівництва).

Підведення підсумків другого навчального питання.

3-є навчальне питання ПОРЯДОК СКЛАДАННЯ, ОФОРМЛЕННЯ І ВЕДЕННЯ ОБЛІКОВИХ ДОКУМЕНТІВ. - 25 хв.

Обліковий документ – документ, який містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену в установленому цим Керівництвом порядку, і має відповідно до чинного законодавства правове значення.

Облікові документи в залежності від їх призначення поділяються на первинні облікові документи, облікові регістри, облікові документи допоміжного характеру.

До первинних облікових документів відносяться накладні, наряди, рахунок-наряди, чекові вимоги, роздавально-здавальні відомості, акти, квитанції, дорожні, робочі, виробничі і роздавальні листи, атестати.

Первинні облікові документи призначені для оформлення операцій, які пов’язані з рухом і зміною вартісного та якісного (технічного) стану військового майна і є підставою для записів облікових даних у облікових регістрах.

В облікових регістрах відображаються наявність, рух і якісний (технічний) стан військового майна (його вартість) за визначений період:

у військах (силах), на військових складах, у постачальників тощо;

по відділах зберігання (сховищах), транспортному відділу, майстерні (цеху), лабораторії, інших виробничих підрозділах і в цілому по військовому складу;

у підрозділах (військових частинах, на кораблях), на складах, в майстернях та в інших об’єктах військового (корабельного) господарства і в цілому за військову частину (корабель, з’єднання).

До облікових документів допоміжного характеру відносяться зведені та інші відомості (крім роздавально-здавальних), довіреності, супровідні та пакувальні листи, листи відпущення гарячої їжі, розкладки, стелажні ярлики, описи військового майна, повідомлення, донесення, підтвердження. Облікові документи допоміжного характеру сприяють виконанню операцій, пов’язаних з рухом та зміною вартісного та якісного (технічного) стану військового майна.

Основними частинами облікового документа є: заголовна частина, змістова частина, оформлююча частина.

Заголовна частина повинна містити реквізити, які дають повне і чітке уявлення про вид та характер облікового документа.

Змістова частина облікового документа може бути оформлена у вигляді таблиці або викладена текстом. Таблична змістова частина облікового документа, як правило, включає заголовок таблиці, заголовки граф та заголовки рядків (реквізити-ознаки), графи і рядки. Клітинки, що утворюються пересіченнями рядків і граф таблиці в процесі оформлення облікового документа, заповнюються реквізитами-підставами.

Оформлююча частина облікового документа, як правило, містить: дати складання, підпису та затвердження облікового документа, найменування посад осіб, які підписали обліковий документ, особисті підписи, військове звання, прізвище та ініціали; відповідні печатки (на облікових документах, де вони передбачені). За необхідності вказується номер довіреності одержувача.

Під час укладання та оформлення первинних облікових документів дотримуються таких правил:

у заголовній частині обов’язково вказуються: його номер; підстава (мета) і дати операції, пов’язаної з рухом та зміною вартісного та якісного (технічного) стану військового майна; найменування служби забезпечення, що видала документ; вантажовідправник (здавальник) та вантажоодержувач (приймальник); строк дії документа;

у змістовій частині, як правило, вказуються: номер за порядком; найменування військового майна; код номенклатури; одиниця виміру; кількість, вартість та сума вартості військового майна. Крім того, вказуються (за необхідності): категорія, сорт, заводський номер, а також інші дані, передбачені конкретною формою документа. У кінці змістової частини первинного облікового документа пишеться “Усього найменувань” і прописом вказується їх кількість. Рядки і графи, які залишилися вільними до підведення підсумку, обов’язково перекреслюються так, щоб між текстом і підписами посадових осіб не можна було щось вписати.

Первинний обліковий документ підписується:

командиром військової частини, начальником фінансово-економічного органу, начальниками відповідних служб забезпечення та іншими уповноваженими службовими особами. Підпис скріплюється: на первинних облікових документах, призначених для відправлення з військової частини (корабля, з’єднання) – мастиковою гербовою печаткою військової частини (корабля, з’єднання); на первинних облікових документах, які призначені для обігу у військовій частині (кораблі, з’єднанні) – мастиковою печаткою “Для внутрішніх господарських документів” військової частини (корабля, з’єднання);

начальником військового складу, начальником фінансово-економічного органу і начальником обліково-операційного відділу обліковий документ, призначений для відправлення за межі військового складу, а обліковий документ, призначений для внутрішнього обігу – начальником обліково-операційного відділу та головним бухгалтером складу. Підпис начальника складу скріплюється мастиковою гербовою печаткою військового складу, а підпис начальника обліково-операційного відділу – мастиковою печаткою “Для внутрішніх господарських документів” військового складу;

відповідним начальником та іншими уповноваженими службовими особами органу військового управління. Підпис начальника органу військового управління скріплюється мастиковою гербовою печаткою;

обліковий документ вважається виконаним, якщо визначені в ньому операції виконані, хоча б і не у повному обсязі. У разі неповного виконання з поважних причин операцій, передбачених в обліковому документі вищого органу військового управління, військовому складу дозволяється (у межах терміну дії цього облікового документа і передбаченого у ньому обсягу операцій) виписувати свій наряд на додаткове відпускання (відвантаження, відправлення) військового майна і реалізувати його;

термін дії первинного облікового документа може бути продовжений посадовою особою, якій надано право його підпису. Продовження терміну дії документа може бути продовжено телеграмою (телефонограмою, радіограмою), автоматизованими засобами управління або відміткою безпосередньо на первинному обліковому документі, виписаному посадовою особою та завіреному мастиковою гербовою печаткою органу управління, який видав вказаний документ;

первинні облікові документи, які складаються у двох чи більше примірниках, заповнюються через копіювальний папір на друкувальному приладі, а за необхідності розмножуються на спеціальних копіювальних апаратах, або друкуються у необхідній кількості примірників;

усі первинні облікові документи (крім атестатів) реєструються у книзі реєстрації облікових документів (форма 25, додаток 1 до цього Керівництва), де порядковий номер реєстрації є номером облікового документа. Якщо первинний обліковий документ складається з декількох аркушів, то його номер вказується на кожному аркуші. За наявності додатків до основного облікового документа на всіх їх аркушах теж ставиться його номер вказується на кожному аркуші. За наявності додатків до основного облікового документа на всіх її аркушах теж ставиться його номер.

За неправильно оформленими первинними обліковими документами, не підписаними правомочними службовими особами, не зареєстрованими в книзі реєстрації (форма 25, додаток 1 до цього Керівництва) та за тими, що не мають печатки (де вона передбачена), здійснювати операції, пов’язані з рухом і зміною вартісного та якісного (технічного) стану військового майна, забороняється.

Правила під час оформлення та ведення облікових регістрів

У кожній книзі обліку військової частини (корабля, з’єднання) аркуші нумеруються, прошнуровуються, скріплюються мастиковою печаткою “Для пакетів”. Кількість аркушів засвідчується підписами: у книгах обліку, які ведуться в підрозділі, – командирів підрозділів; у книгах обліку, які ведуться на складах та інших об’єктах військового (корабельного) господарства, а також на складі, у майстерні, у службах забезпечення військової частини (корабля, з’єднання), – начальників відповідних служб забезпечення, у фінансово-економічному органі – начальників фінансово-економічного органу.

У книзі обліку для кожного найменування військового майна в залежності від частоти записів відводиться певна кількість сторінок. Черговість запису найменувань повинна відповідати послідовності, передбаченій формами донесень і звітів. На початку книги обліку показується її зміст, у якому послідовно відображаються найменування військового майна і номери сторінок, відведених для них.

Картка обліку складається на одне найменування військового майна (крім картки обліку військового майна особистого користування (форма 45, додаток 1 до цього Керівництва), яка складається на декілька найменувань військового майна). Правильність оформлення картки обліку засвідчується підписами начальників фінансово-економічного органу та відповідної служби забезпечення. Підпис скріплюється мастиковою печаткою “Для внутрішніх господарчих документів” військової частини (корабля, з’єднання).

Усі книги обліку військового майна, які ведуться у підрозділах, на складах та інших об’єктах військового (корабельного) господарства, а також у фінансово-економічному органі та у службах забезпечення військової частини (корабля, з’єднання), обліковуються у штабі військової частини (корабля, з’єднання) та видаються у встановленому порядку. Книги складського обліку запасів (форма З-9) обліковуються у фінансово-економічних органах у книзі реєстрації (форма 25, додаток 1 до цього Керівництва) і видаються під підпис.

Записи у книгах (картках) обліку військового майна здійснюються тільки на підставі дійсних, законно і правильно оформлених первинних облікових документів. За необхідності проведення протягом дня великої кількості прибуткових (видаткових) облікових документів дозволяється записи у книгах (картках) обліку робити за зведеними відомостями на видане зі складу військове майно (форма 7, додаток 1 до цього Керівництва). Зведені відомості складаються окремо на прибуткові та видаткові облікові документи і підписуються особою, яка веде облік. Первинні записи у нових книгах (картках) обліку здійснюються на підставі первинних облікових документів, а також актів інвентаризації (передачі) або облікових даних попередніх книг (карток) обліку. Записи про залишки військового майна, які перенесені з інших книг (карток) обліку, підтверджуються підписами начальників фінансово-економічного органу та відповідної служби забезпечення і службової особи, яка веде облік військового майна. По військовому майну, яке має терміни служби (експлуатації), під час перенесення його залишків до нових книг (карток) обліку водночас вказуються і дати видачі цього військового майна.

Підсумки про надходження (вибуття) військового майна у книгах та картках обліку підбиваються за звітний період і за рік, а також під час інвентаризацій, ревізій, передавання посади матеріально відповідальною особою та в інших необхідних випадках. Підсумки підкреслюються рискою (річні підсумки – двома рисками) і засвідчуються підписами службової особи, яка відповідальна за стан обліку, та особи, яка безпосередньо веде облік. Операції, проведені після підведення річних підсумків, зараховуються в рахунок наступного року.

Записи у книгах (картках) обліку про звірку залишків військового майна здійснюються у порядку, зазначеному в поясненнях до форм облікових документів.

У разі коли деякі книги, картки обліку необхідно продовжити у наступному році, вони переносяться до номенклатури справ наступного року і перереєстровуються у книзі реєстрації (форма 25, додаток 1 до цього Керівництва) з поміткою, за яким номером вони беруться на облік у наступному році у порядку, визначеному в діючих нормативно-правових документах.

У разі втрати книги (картки) обліку облікові дані відновлюються після проведення командиром військової частини службового розслідування, документальної ревізії вищого органу військового управління або служб забезпечення відповідного органу військового управління, у новій книзі (картці) за первинними обліковими документами;

Відповідальність за організацію зберігання виконаних облікових документів несуть начальники органів військового управління і відповідних служб, а в підрозділах – командири підрозділів. Облікові документи зберігаються у військовій частині (на військовому складі, в органі військового управління) протягом термінів, які встановлені діючими нормативно-правовими актами.

Після закінчення встановлених термінів зберігання облікових документів у військовій частині (на військовому складі, в органі військового управління) або у разі їхнього розформування ці облікові документи здаються в архів, правонаступнику або знищуються у встановленому порядку.

Підведення підсумків третього навчального питання.

ЗАКЛЮЧНА ЧАСТИНА

Всі матеріальні засоби, які надходять на забезпечення ЗСУ, щоб правильно розподілити і раціонально використати необхідно їх систематично враховувати і контролювати господарські процеси, які здійснюються.

Господарський облік виникає з потреби самого матеріального виробництва і ведеться для того, щоб направляти, контролювати господарську діяльність і активно впливати на її розвиток.

Для Вас, як майбутніх начальників продовольчої служби, дуже важливо добре знати порядок проведення обліку продовольства, техніки і майна в різних ланках служби, вміти правильно документально оформити будь-яку господарську операцію.

Міністр оборони у своєму наказі про підготовку ЗСУ вимагає підвищити відповідальність з начальників служб за повноту доведення належних норм забезпечення особового складу і ведення належного обліку матеріальних засобів.