4.Нотаріальні дії, що вчиняються посадовими особами органів місцевого самоврядування

У відповідності до ст. 37 Закону «Про нотаріат» у населених пунктах, де немає нотаріусів, уповноважені на це посадові особи органу місцевого самоврядування вчиняють такі нотаріальні дії:

1) вживають заходів щодо охорони спадкового майна.

2) посвідчують заповіти (крім секретних).

3) видають дублікати посвідчених ними документів.

4) засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них.

5) засвідчують справжність підпису на документах.

Зазначені посадові особи органів місцевого самоврядування не мають права на оформлення документів, призначених для використання за межами державного кордону.

Безпосередньо нотаріальні дії вчиняють посадові особи (голова виконкому, його заступник, секретар), на яких рішенням або розпорядженням відповідного органу місцевого самоврядування покладено провадження цих дій. Діяльність цих осіб з вчинення нотаріальних дій регулюється Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів України, затвердженою Наказом міністра юстиції України від 25.08.94 № 22/5.

Відповідно до ст. 7 Закону «Про нотаріат» посадові особи органів місцевого самоврядування у своїй діяльності керуються законами Ук­раїни, постановами Верховної Ради України, указами і розпоряд­женнями президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, а на території Республіки Крим, крім того, — законодавством Республіки Крим, наказами міністра юстиції України, нормативними актами обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій.

Вчиняючи нотаріальні дії, ці посадові особи також повинні керуватись тими самими принципами, що і нотаріуси — щодо таємниці вчинення нотаріальних дій, відповідальності за свої дії тощо; вони повинні сприяти громадянам, підприємствам, устано­вам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз'яснювати права і обов'язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична не­обізнаність не могла бути використана їм на шкоду.

Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні органу місцевого самоврядування. В окре­мих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазначене приміщення, а також коли того вимагають особливості посвідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза вказаним приміщенням.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням органу місцевого самоврядування, то в посвідчувальному написі на документі і в реєстрі нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріаль­ної дії (вдома, в лікарні, на підприємстві, в установі, організації та ін.) із зазначенням адреси, а також причини цього (наприклад: «У зв'язку з хворобою заповідача заповіт посвідчено за адресою: село Жовтневе, Карлівського району Київської об­ласті, вул. Шкільна, 3, кв. 8»).

Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі всіх необхідних документів.

Вчинення нотаріальної дії може бути відкладено в разі не­обхідності витребування додаткових відомостей або документів від посадових осіб підприємств, установ і організацій або направ­лення документів на експертизу. Термін, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця.

За заявою заінтересованої особи, яка бажає звернутися до суду для оскарження права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії повинно бу­ти відкладено на строк не більше десяти днів. Якщо від суду за цей строк не буде одержано повідомлення про надходження зая­ви, нотаріальна дія повинна бути вчинена.

У разі одержання від суду повідомлення про надходження за­яви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом. При посвідченні заповіту ці правила не застосовуються.

Відповідно до ст. 46 Закону «Про нотаріат» посадові особи органу місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, вправі витре­бувати від підприємств, установ і організацій відомості та доку­менти, необхідні для вчинення нотаріальних дій.

Відповідні відомості і документи повинні бути подані в строк, вказаний посадовою особою, яка вчиняє но­таріальну дію. Цей строк не може перевищувати одного місяця.

Відповідно до ст. 9 Закону «Про нотаріат» посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, не вправі вчиня­ти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я та від імені працівників органу місцевого самоврядування. Посадові особи не вправі вчиняти нотаріальні дії також на ім'я і від імені органу місцевого самоврядування. У зазначених випадках но­таріальні дії вчиняються державною нотаріальною конторою, приватним нотаріусом чи у будь-якому органі місцевого самоврядування.