Документоведение и процессуальны док-ты / 08,13_Бланк, виды, формуляр

Бланк документа, виды, формуляры.

Бланк документа - стандартный лист бумаги, на котором изображена постоянная инф-ия в виде реквизитов и отведено место для переменной инф-ии.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой (рисунок АЛ) и продольный (рисунок А.2).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08,11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11,12,13,14,15,17,18,19,20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов И, 12,13,18,19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Виды бланков: 1) общие; 2) для писем (адресат); 3) конкретного вида документа (код документа по ОКУД). Реквизиты 06, 07, 08, 12, а также ограничительные отметки для 09, 10, 11 могут быть нанесены на бланк 2 способами: 1) центрированным; 2) флаговое (относительно левого края зоны). Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов в заголовочной части. По современной практике и в соответствие с зарубежным опытом допускается адрес, номер телефона, факса на нижнем поле бланка. Реквизиты наносятся машинописным способом с интервалом 1,5 (В Word - 1). Если реквизит не влезает в одну строку, то пишется машинописным способом с интервалом 1. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическим способом специальным предприятием, имеющим разрешение на это.

Формуляр документа.

Документ состоит из обязательных составляющих эл-тов - реквизитов, которые представляют собой словосочетания, необходимые для передачи элементарных инф-ых сообщений, дальнейшее расчленение которых невозможно без потери смысла. Постоянные реквизиты присутствуют с момента создания. Переменные реквизиты вносятся по мере составления документа. Совокупность постоянных и переменных реквизитов образуют формуляр документа. Формуляр, предназначенный для создания определенного вида документа, наз-ся типовым. При создании унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД) создается формуляр-образец. ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к формуляру-образцу. Формуляр-образец - модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к основным реквизитам и построения конструкционной сетки и расположению зоны частей. Формат бумаги - А4: 210297, А5: 148210, А3: 420257, А6: 150148. Размеры полей: сверху - не менее 20, снизу и справа - не менее 10 (8), слева - старый ГОСТ: 20, новый ГОСТ: 35. Конструкционная сетка - пересечение вертикальных и горизонтальных линий, расстояние между вертикальными - 2,6 мм, между горизонтальными - 4,25 мм. На А4 вертикальных линий - 69 (7), а горизонтальных - 65. Эта сетка наносится в зоне, ограниченной полями. Состоит из 3 зон: 1) заголовочная зона (в А4 занимает горизонтальных линий с 0 по 16); 2) содержательная или основная (с 16 по 58); 3) оформляющая (с 58 по 65). Первая зона делится на : 1) зона реквизитов (в левом верхнем углу); 2) зона кодирования (в правом верхнем углу).