61. Основные функциональные возможности систем электронного документооборота
..docx61. Основные функциональные возможности систем электронного документооборота.
План:
- сущность документооборота в электронной форме
- достоинства СЭД
- функциональные возможности СЭД
СЭД (Система электронного документооборота) – организационно- техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. СЭД используют для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами; управление взаимодействием с клиентами; обработка обращений граждан; автоматизация работы сервисной службы; организация проектного документооборота.
Преимущества СЭД: Проще использовать, искать, восстанавливать документы; Выше скорость и эффективность коллективной работы; Поддержка удаленной работы; Возможность использования любого вида группировки и сортировки документов; Повышенный уровень безопасности; Экономия бумаги – как фактор сохранности окружающей среды.
Основные функциональные возможности СЭД:
- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;
- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
- непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнения документа в каждый момент времени жизни документа;
- единая (или согласованная распределенная) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
- эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем;
- развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движения документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.