4

недостатком мотивации. Довольно часто сотрудники организаций не видят пользы от внедрения системы, стараются придерживаться прошлых правил и видят угрозу в новых практиках, что становится причиной неэффективности,

а в крайних случаяхдаже саботирования работ. Это обуславливает необходимость проведения собраний с персоналом, объяснения им пользы системы и ее важности, обучения. Помимо этого эффективным является метод поощрений, когда использование новой системы открывает новые карьерные перспективы по результатам проектной деятельности и создает стимул к быстрому восприятию новых практик[22].

Дополнительную проблему при введение КСУП может вызвать избыточная нагрузка на сотрудников в ситуации, когда нагрузка по проектам становится дополнительной к неизменным функциональным обязанностям,

что снижает как производительность, так и мотивацию. Очевидно, что такая проблема возникает вследствие недостаточной проработки методологии и описания процессов и должностных инструкций в организации, чего возможно избежать при правильном подходе к методологии составления

расписаний при разработке КСУП. Кроме того, внимательность в разработке

методологии, определения ответственности, методов регулирования процессов поставки результата важна еще и из-за проблемы стремления ухода от ответственности при работе в межфункциональной области, когда

должностные обязанности могут оказаться размытыми и неконкретизированными[28].

Как уже было описано ранее серьезные проблемы возникают из-за необходимости определения порядка распределения ресурсов между

функциональными и проектными структурами. Руководители

функциональных структур заинтересованы в удержании лучших кадров, в то время как работа в узкой функциональной сфере требует меньшей

квалификации , чем работа над проектом в целом. В данной ситуации имеет

место «проблема власти», изученная в работе Arthur G. Butler выраженная в борьбе за человеческие ресурсы[12], что усугубляется в случае

дополнительной конкуренции между несколькими проектами.[30]

Усугубляется ситуация также и в том случае, если команда проекта работает с неполной занятостью на проекте и воспринимает данную деятельность , как второстепенную, что снижает мотивацию к работе[17]. В дополнении к этим проблемам дезориентация персонала при отсутствии единоначалия вносит дополнительное давление на сотрудников и негативно влияет на их производительность, затягивает процесс принятия решений и их реализации[3]. По этим причинам крайне важно при разработке КСУП учесть возможность конкуренции за ресурсы, непонимания обязанностей и разработать подходящую методологию отвечающую потребностям организации, а также обучить сотрудников.

Следует отметить, что на начальном этапе внедрения КСУП,

предполагающем, что проектная система нова для организации, и смена системы становится стрессом для многих сотрудников, многие из которых оказываются неспособными к адаптации к новым методам работы. Так,

результаты исследований показывают, что при внедрении системы характерно частичное обновление штата сотрудников, как неизбежная мера[10]. По этой причине работе с командой необходимо уделять наибольшее внимание, четко формулировать требования к работе, что снизит чувство неопределенности у сотрудников и уровень неприятия системы, как следствие.

Таким образом, становится очевидно, что при внедрении КСУП вероятность возникновения конфликтов различного рода весьма велика.

Избежать их возможно в случае предварительного анализа возможности возникновения проблем и планирования методов их предотвращения и решения. Так, например, детальная и продуманная регламентация должностных обязанностей и полномочий позволяет избежать таких проблем,

как борьба за ресурсы, «проблема власти», дезориентация персонала.

Разработка КСУП должна осуществляться на основе предварительного всестороннего планирования, учитывающего наличие «узких мест»,

определяющих устойчивость системы в соответствии с законом минимума.

В результате анализа литературы в предыдущих параграфах можно заключить, что управление проектами требует особенного подхода к организации деятельности, подразумевает использование специфических знаний и практик и подразумевает комплексный подход к внедрению для осуществления успешной реализации проектов в дальнейшем. Наличие регламентированной методологии, системы планирования распределения ресурсов и их координации, комплекса организационных и программных средств, возникающих в результате внедрения КСУП, позволяет выстроить устойчивую систему ведения деятельности и эффективность управления проектами. Наличие проблем, сопутствующих процессу внедрения и адаптации системы обуславливает необходимость соблюдения последовательности действий и учета факторов успеха при внедрении системы, анализа всех возможных проблем, правильной разработки нормативно-методологической базы, обучения персонала, проведения мероприятий по объяснению ценности системы. Необходимо стремиться к минимизации возможных неточностей и расхождений в трактовке обязанностей персонала и внимательное поддержание мотивации сотрудников.

Особенности управления в сфере организации мероприятий

Итак, в ходе анализа теоретических данных было получено представление о процессе и сущности внедрения КСУП в целом, однако,

необходимо определить особенности, характерные исключительно для проектов ивент сферы. Наличие признаков, характерных для управления проектами, в области организации мероприятий очевидно: ограниченность сроков создания результата, уникальность мероприятий и действие в условиях ограниченности ресурсов. По этой причине принципы, такие как, например,

метод критической цепи, и последние тенденции в управлении проектами,

связанные с использованием информационных технологий, таких как MS

Project, Open plan, Suretrak, Primavera, Spider project, становятся удобными и полезными для администрирования проектов сферы ивент.[6] Как и в других сферах развитие конкуренции и масштаба деятельности требует профессионализма, что делает управление без соответствующей методологии нежизнеспособным. Управление мероприятиями требует от руководителей компетенций в сфере управления интеграцией, стейкхолдерами, рисками,

умения действовать в межфункциональной сфере, реагировать на изменяющиеся условия среды, что требует комплексного подхода для реализации и глубокой интеграции проектных структур в организацию[33].

Если обратиться к стандарту управления в ивент сфере EMBoK, то можно заключить, что основными ценностями в организации проектов этой сферы являются:

•интеграция;

•этика и креативность;

•стратегическое мышление и постоянное улучшение.

Стадии жизненного цикла проектов сферы практически полностью соответствуют общепринятым: начало, планирование и подготовка,

выполнение работ , непосредственно проведение мероприятия, как отдельная фаза, и завершение. Основными процессами являются непосредственно организация, как процесс распределения ресурсов, коммуникация,

оптимизация и подстройка решений, составление и контроль расписания,

анализ рисков, а также отдельно выделяется маркетинг[6].

В ивент сфере значимость областей знаний управления проектами является отличной от других, и далеко не все области знаний, присущие управлению проектами, необходимы для организации мероприятий. Так, по результатам анализа деятельности организаций сферы ивент и мнения профессионалов области, было обнаружено, что для данной сферы характерны следующие признаки[33]:

Таблица 2. Особенности управления проектами в сфере организации мероприятий

Таким образом, можно заключить, что приоритетными областями знаний в организации мероприятий являются управление сроками,

коммуникациями, персоналом, интеграцией и заинтересованными сторонами проекта. Кроме того, по мнению представителей отрасли, высокой значимостью в ивент сфере обладает скорость адаптации к изменениям,

социальным, политическим и экономическим; возможность вариативного подхода к построению организационной структуры, наиболее подходящей для конкретной организации; скорость распространения информации, в том числе подробное описание продукта на сайте компаний . В отношении же управления рисками, профессионалами была отмечена низкая значимость данной области знаний и практически полное отсутствие ее на практике[33].

Особенно важным для управления ивент проектами также становится внедрение общей терминологии, поскольку строительная, коммуникационная,

связанная с продажами, и финансовая деятельность зачастую обладает специфической терминологией, что затрудняет процессы передачи информации впоследствии[33].

Таким образом, мы видим, что в ивент сфере, в отличии от других,

управлению расписанием, коммуникациями, наличию общей терминологии,

скорости адаптации к изменениями уделяется особенно повышенное

внимание, что вызвано необходимостью обширной коммуникации и планированию к определенной дате с полным отсутствием возможности изменения сроков. Однако, такие сферы как управление рисками являются слабо развитыми. Наличие этих особенностей требует внесения изменений в построение методологии при внедрении КСУП, поскольку области особого внимания изменяются, так наибольшая значимость отдается построению коммуникаций проектов, внедрению информационных систем и автоматизации процесса передачи информации для увеличения скорости выполнения работ и соблюдения сроков.

При рассмотрении факторов определяющих успех проектов в ивет сфере, как способности выполнить работу в рамках тройственного ограничения, достигать поставленных целей при соблюдении интересов стейкхолдеров и удовлетворении их требований, поддержании отношений,

Cserháti G. и Szabó L. в своем исследовании выявили, что:

•«ориентация на задачу» в данной сфере имеет меньшее влияние на успешность реализации проекта, чем «ориентация на отношение»;

•качество и полнота планирования, высокая степень контроля отклонений, а также наличие корпоративной культуры и лидерство определяет способность выполнить ограничения проекта и выполнить проект

всрок и согласно бюджету;

•построение коммуникаций и многообразие способов передачи информации играет наиболее решающую роль в определении успеха

выполнения проектов с точки зрения удовлетворения требований

стейкхолдеров[19].

Подтверждение того, что ориентация на задачу имеет меньшее значение в ивент менеджменте, чем ориентация на отношения, было приведено в исследованиях Wahab S. и Shahibi M. и соавторов, которые изучали наиболее эффективные стили лидерства в управлении мероприятиями. Так, в их исследовании было обнаружено, что обучение и работа с персоналом играет наибольшее значение в достижении успеха, а также важным является

способность быстрого реагирования на изменения и участие сотрудников в процессах принятия решений[43]. Исходя из этого, связывая эти выводы с необходимостью построения правильного внедрения КСУП, можно заключить, что участие сотрудников в разработке методологий играет решающую роль, также как и их обучение. Кроме того, высокая значимость управления сроками также находит дополнительное подтверждение в другой работе Wahab S. в соавторстве с Mohd A., Ahmad L., Shobri D.. Так, в работе приведены дополнительные эмпирические исследования, подтверждающие наличие в ивент менеджменте высокой зависимости успешной организации мероприятия от соблюдения сроков, установленных в планах[11], что обуславливает высокую значимость детализации процессов управления сроками в методологии КСУП.

Кроме того, в исследовании Phi G. и соавторов, было обнаружено, что огромное влияние на успешность организации международного ивент проекта, имеет управление коммуникациями, связанное с процессами передачи информации внешним стейкхолдерам проекта. Так, от организации,

функционирующей в ивент сфере требуется, для реализации проекта,

требуется заручиться поддержкой государства, в виде различных министерств,

а также поддержкой профессиональных сообществ, что в огромной степени определяет успешность в проведении мероприятия[37].

Таким образом, в данном параграфе были проанализированные значимые особенность управления в сфере организации мероприятий. В

результате можно сделать вывод о том, что наиболее значимыми элементами КСУП в организациях ивент сферы являются каналы коммуникации,

выстроенные методы по управлению человеческими ресурсами, в частности командой проектов и отношениями внутри коллектива, а также управление коммуникациями, которые оказывают влияние как на отношения с партнерами, так и на возможность реализации проектов в срок. В связи с этим методология КСУП для организации сферы ивент должна быть сосредоточена в большей степени на описании методов и процессов коммуникации, методам

работы с персоналом, его обучением, внедрении инструментов контроля

расписания, а также на построении эффективных каналов связи.