Методичка по информатике

По окончании описания полей таблицу необходимо сохранить: Файл - Сохранить или на панели инструментов щелкнуть по кнопке дискета. Если вы забыли сохранить таблицу, то при переходе в режим таблицы. появится диалоговое окно, которое запросит подтверждение сохранения таблицы. При этом будет предложено ввести имя таблицы или оно будет дано автоматически как Таблица 1. Для нашей таблицы задано имя Firm (для удобства дальнейшей работы имена даем латинскими буквами).

1.4.2.2 Заполнение таблицы

Таблица считается созданной, если описаны ее поля и определено ее имя. При этом она может быть совсем пустой. Заполнение таблицы осуществляется в режиме таблицы. При заполнении можно попробовать вводить ошибочные значения для полей с указанными условиями на значение и увидеть сообщения о «своих» ошибках.

При заполнении полей, описанных как поля со списком, значения не вводятся, а выбираются из списка, выпадающего при щелчке по стрелке, расположенной в верхнем правом углу поля. Поля со списком всегда снабжаются стрелкой, выводящей весь список значений. При заполнении поля «kdi» по стрелке выпадают два списка, в котором мы выбираем название

61

изделия, такое же, как в предыдущем столбце, а в таблицу заносится соответствующий код изделия.

По окончании ввода, данные следует сохранить. Сохранение следует проводить после любого изменения в любом объекте базы данных.

После заполнения таблица «Firm» примет вид (рисунок 1.4.2.2)

Рис. 1.4.2.2 Вид таблицы БД в режиме «Таблица».

Строка, заполненная нулями, может быть заполнена еще одной записью, т.е. таблица открыта для добавления записей.

1.4.2.3 Редактирование таблицы

Редактирование таблицы включает как изменение внешнего вида таблицы, так и ее содержания.

Изменение ширины столбца осуществляется путем растягивания мышью правой границы столбца или с помощью меню: Формат - ширина столбца - по ширине данных, стандартная или ввести вручную.

Изменение высоты строк осуществляется путем растягивания мышью или с помощью меню Формат - Высота строки -- стандартная или ввести вручную.

Изменение шрифта можно осуществить с помощью меню Формат - Шрифт выбрать название шрифта, начертание, размер, атрибуты и набор символов. В нашем примере мы изменили шрифт и насыщенность (жирный курсив)

Для изменения цвета ячейки её нужно выделить, затем Меню - Формат Ячейки - Цвет фона или воспользоваться соответствующей кнопкой на панели инструментов.

Чтобы изменить порядок столбцов нужно выделить столбец, который хотим переместить, и с помощью мыши «перетащить» его в нужное место.

Для переименования полей следует выполнить следующую последовательность действий: - Формат - Переименовать столбец - написать новое имя или с помощью двойного щелчка мышью на названии столбца удалить старое и записать новое или в режиме конструктора изменить свойство подпись для изменяемого поля. В любом случае будет изменено имя поля, а свойство подпись, если оно было определено, исчезнет. Если это свойство не было определено, то в заголовке столбца используется имя поля. Изменять имена полей желательно в режиме конструктора, так как только в этом режиме видно, что изменяется: имя поля или подпись.

62

Только в режиме конструктора можно изменять свойства полей или добавлять новые поля и определять для них свойства.

Если при просмотре таблицы в режиме таблицы некоторые поля не нужны, то их можно скрыть с помощью команд меню Формат - Скрыть столбец или перетащить правую границу столбца влево до исчезновения столбца.

Чтобы отобразить столбцы, нужно включить флажок напротив того поля, которое хотим отобразить, или перетащить правую границу столбца вправо до полного появления данных столбца.

Вставить поле можно с помощью меню Вставка - столбец. При добавлении поля необходимо ввести его имя (имя поля) или в режиме конструктора описать новое поле.

Удалить столбец можно с помощью меню, выполнив следующие действия: Правка - Удалить столбец, предварительно выделив его, или в режиме конструктора выделить строку и удалить, либо с помощью контекстного меню - Вырезать, предварительно выделив столбец.

Все манипуляции с полями рекомендуется производить в режиме конструктора. Все манипуляции с записями можно производить только в режиме таблицы.

Так, вставить запись можно в режиме таблицы с помощью меню, выполнив следующие действия: Вставка - Новая запись.

Добавить запись можно просто, заполнив пустую последнюю строку в режиме таблицы.

Удалить запись можно, предварительно выделив запись, с помощью команд меню Правка - Удалить запись, или на панели инструментов нажать кнопку «Ножницы».

Сортировка данных

В режиме таблицы можно сортировать данные по какому-либо столбцу. Для этого нужно выделить столбец и в меню выбрать режим Записи - Сортировка - по возрастанию/убыванию. Более легким способом является использование кнопок панели инструментов: кнопки Сортировка по возрастанию / убыванию.

Копирование таблицы

В режиме таблицы можно копировать любые значения столбцов или строк, используя команды меню Правка - Копировать, а затем Правка - Вставить.

Копировать можно и целиком таблицы, но для того чтобы производить операции над таблицами необходимо вернуться в окно базы данных, т.е. закрыть все объекты. Для создания копии таблицы требуется выделить имя таблицы (Firm), которую вам необходимо копировать, затем в меню выполнить следующие действия Правка - Копировать и Правка - Вставить, а затем ввести имя новой таблицы (Newfirm). После нажатия кнопки ОК имя новой таблицы появится в окне базы данных.

63

При этом возможно копировать не всю таблицу,а только структуру копируемой таблицы (Рисунок 1.4.2.3).

Рис. 1.4.2.3 Создание структуры новой таблицы (Newfirm).

Для удаления таблицы необходимо выделить в окне базы данных имя таблицы, а затем с помощью команд меню выполнить следующие действия: Правка - Удалить.

Работа с таблицей

Из таблиц можно извлекать информацию, в соответствии с условиями поставленной задачи. Информацию можно получать с помощью фильтров или с помощью запросов.

Фильтр - это режим, который позволяет осуществлять выбор записей из таблицы по различным параметрам, задаваемым с помощью выделения конкретного значения какого-либо столбца или задания условий и значений для нескольких столбцов таблицы. В результате работы фильтра мы получаем динамический набор записей, соответствующий поставленным условиям, но само определение фильтра и условия поиска не сохраняются и, если выбор необходимо повторить, то фильтр описывается заново. Фильтры работают с таблицей, открытой в режиме таблицы.

Запрос - это объект базы данных, содержащий предложение на языке SQL. Предложение состоит из инструкций, которые позволяют выбирать информацию из таблицы или из других запросов, проводить вычисления и создавать новые поля в динамических наборах записи. Запросы являются объектом, так как сохраняются в базе данных и, в отличие от фильтров, могут выполняться многократно.

1.4.2.4 Использование фильтров

Фильтры могут быть нескольких уровней: от простых до расширенных, в зависимости от решаемых задач.

Фильтр по выделенному – это один из простых фильтров. Он позволяет выбрать информацию из всей таблицы со столбцом, имеющим такое же значение, как значение, выделенное в этом столбце. Такой фильтр может быть установлен через главное меню: Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному или с помощью специальной кнопки на панели инструментов.

Например, в задаче: вывести информацию об изделии «Телевизор» можно использовать фильтр по выделенному.

64

Для этого необходимо выделить нужное значение (Телевизор) в столбце изделие нашей таблицы. Затем, либо в главном меню выбрать команды Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному, либо нажать соответствующую кнопку на панели инструментов. В результате из таблицы будут выбраны все записи с указанным значением в выделенном столбце. Мы получим результат, представленный на рис. 1.4.2.4.1.

Рис. 1.4.2.4.1 Результат работы фильтра по выделенному

Фильтр Исключить выделенное позволяет решить задачу: вывеси информацию обо всех изделиях, кроме выделенного (Телевизор). Для этого необходимо выделить нужное значение (Телевизор) в столбце изделие нашей таблицы. Затем, в главном меню выбрать команды Записи – Фильтр – Исключить выделенное. Результат представлен на рисунке 1.4.2.4.2.

Рис. 1.4.2.4.2 Результат работы фильтра Исключить выделенное

Простой фильтр

Для поиска записей по значениям нескольких полей нужно использовать простой фильтр. Включение режима простого фильтра осуществляется командами главного меню Запись - Фильтр - Изменить фильтр, или с помощью соответствующей кнопки панели инструментов. На экране появится таблица с одной пустой строкой, в каждый столбец которой можно ввести условие отбора для соответствующего поля.

Например, требуется вывести информацию об изделиях фирмы "Агат" с годовым выпуском в той же строке более 400.

В фильтре введем соответствующие условия в столбцы «Фирма» и «Год.вып». Вид фильтра представлен на рисунке 1.4.2.4.3.

\

Рис. 1.4.2.4.3 Вид простого фиьтра

65

Для включения фильтра необходимо нажать кнопку Применить фильтр на панели инструментов или использовать команды меню Записи – Фильтр - Изменить фильтр. Результат работы фильтра для нашей таблицы будет следующим (Рисунок 1.4.2.4.4).

Рис. 1.4.2.4.4.Результат работы простого фильтра.

Для отключения фильтра надо еще раз нажать кнопку Применить фильтр, которая превратилась в кнопку Удалить фильтр, или использовать команды меню Записи - Удалить фильтр.

Расширенный фильтр.

Позволяет задавать не только условия отбора записей, но и сортировку по одному или нескольким столбцам.

Например: для произвольно задаваемой фирмы вывести список изделий

впорядке возрастания годового выпуска.

Вданной задаче параметром будет любое вводимое с клавиатуры название фирмы. Для создания расширенного фильтра в главном меню надо выбрать команду Записи - Фильтр - Расширенный фильтр.

Врезультате появится окно конструктора расширенного фильтра. Нижнюю часть окна Фильтра заполним как показано на рисунке 2.8.

Чтобы можно было выводить информацию по любой фирме, в строке Поле в первом столбце выбираем имя Nazf, а в строке Условия отбора этого столбца введем параметр, т.е. подсказку в квадратных скобках ([вв. фирму]).

Для сортировки по полю God, во втором столбце в строке Поле выбираем поле с именем god, а в строке Сортировка этого же столбца выбираем значение по возрастанию.

Рис. 1.4.2.4.5. Вид конструктора Расширенного фильтра

66

После нажатия кнопки панели инструментов Применить фильтр появится диалоговое окно для ввода значения параметра (окно параметра,

рисунок 1.4.2.4.6).

Рис. 1.4.2.4.6 Окно параметра.

Параметр позволяет ввести любое имя фирмы, имеющееся в таблице, в результате чего будет выведена соответствующая информация. Например, если введем значение "Агат", то получим результат, представленный на рисунке 1.4.2.4.7.

Рис. 1.4.2.4.7. Результат работы Расширенного фильтра.

Для выключения действия фильтра надо нажать кнопку Удалить фильтр, или использовать команды меню Записи – Удалить фильтр.

Расширенный фильтр может быть сохранен для многократного использования. Для этого в главном меню выполнить команды Файл - Сохранить как запрос, а затем присвоить имя запросу. Чтобы использовать сохраненный фильтр, надо открыть окно Фильтр и выполнить команду Файл - Загрузить из запроса. С помощью фильтров невозможно выбирать информацию для различных задач, так как фильтр может быть только один. Кроме этого, фильтры вбирают информацию только из одной таблицы. Для решения различных задач, выбора информации из одной или нескольких таблиц, в базе данных может быть создан объект Запрос.

1.4.3 Объект базы данных – Запросы

1.4.3.1 Простые однотабличные запросы

Запрос – это объект базы данных, который решает какую-либо задачу: выборки информации, или модификации таблиц или подведения итогов по всей таблице или по группе записей. В запросах можно производить вычисления, создавая новые поля и используя данные нескольких таблиц. Запросы – это программы, написанные на языке запросов SQL, или созданные в режиме конструктора, который так же переводит запрос на язык SQL. Запрос характеризуется:

67

∙именем в окне базы данных на вкладке Запросы;

∙содержанием, которое можно просмотреть в режиме конструктора или SQL, и которое определяется решаемой задачей;

∙динамическим набором записей, который формируется при

открытии запроса и является его результатом.

Для создания запроса необходимо в окне базы данных выбрать вкладку

Запросы и затем либо Создать - Конструктор, либо сразу Конструктор. В

любом случае результатом будет окно Добавить таблицу, где нужно выбрать имя таблицы, по которой создается запрос. На экране получим окно конструктора запроса (Рисунок 1.4.3.1.1).

Рис. 1.4.3.1.1 Вид конструктора запроса.

Вверхней половине конструктора отражается имя и структура записи выбранной таблицы. В нижней части описываются столбцы, отбираемые в динамический набор записей, или столбцы, определяющие условия отбора записей.

Встроке Поле выбирается имя столбца. Если нужно выбрать все столбцы, то указывается имя таблицы со знаком * (звездочка). В строке Имя таблицы автоматически выводится имя таблицы, содержащей выбранное поле. В строке Сортировка для описываемого столбца можно указать вид сортировки (по убыванию/ по возрастанию) или не указывать сортировку. В строке Вывод на экран устанавливается флажок. Он включается, если описываемое поле входит в создаваемый набор записей, и не включается, если поле используется только для описания условий отбора записей.

Встоке Условие отбора записываются логические выражения, соответствующие решаемой задаче. Логические выражения могут содержать

операции отношений (>;<;>=;<=;=;<>), логические операции And (И), Or (Или), Between (Между), Like (Похоже на), In (Из списка). Логические операции могут идти с отрицанием (Not).

Синтаксис операции Between:

<имя поля> [Not] Between <нижняя граница> And <верхняя граница> Операция используется для числовых полей, значения которых должны быть в пределах диапазона, определенного границами операции, или наоборот (Not), не входить в указанный диапазон. Логическая операция Between аналогична следующему логическому выражению:

<Имя поля> >= <нижняя граница> And < имя поля> <= <верхняя граница>

68

Синтаксис операции Like

<имя поля>Like “ шаблон”. Операция используется для числовых или текстовых полей, имеющих определенные признаки. Так например, текстовые поля содержащие букву «А» могут быть выбраны с помощью логической операции: <имя поля> Like “* А*” ; или текстовые поля, состоящие из 5 букв и начинающиеся на букву «А»: <имя поля> Like “ А????” ; или поля, значения которых заканчиваются сочетанием букв «ов»:<имя поля> Like “* ов” .

Использование символов шаблона:

*- соответствует любому набору любых символов; ?- только одному любому символу;

#- заменяет позицию цифры; [0-9]-соответствуют указанной цифре; [А-Я или A-Z]-соответствуют самим себе.

Например, арифметические поля, содержащие ровно 3 цифры с нулем в середине могут быть выбраны логической операцией: <имя поля> Like “#0#”.

Синтаксис операции In.

<имя поля> In<список констант>. Операция используется для числовых и текстовых полей, имеющих одно из перечисленных в списке констант значений. Текстовые константы записываются в кавычках. Константы разделяются точкой с запятой, если операция пишется в конструкторе запроса, и запятой, если операция записывается в предложении языка SQL.Так например, для того, чтобы выбирать поля, значение которых должны быть: стол, стул или диван можно записать следующую операцию:

<имя поля> In(“ стол”;” стул”;” диван”) .

Или выбирать числовые поля со значениями 10, 20, 30 можно операцией

<имя поля> IN(10;20;30).

Рис. 1.4.3.1.2 Конструктор запроса Z1.

Например, необходимо вывести информацию об изделиях, в названии которых присутствует буква “ в” . Для нашего примера окно конструктора запроса будет выглядеть следующим образом (рисунок 1.4.3.1.2). Сохраним запрос с именем Z1.

Для выполнения запроса нужно нажать на кнопку выполнить (!) панели инструментов. Результат запроса представлен на рисунке 1.4.3.1.3.

69