Доп.мат-Краткое руководство по СУБД Access

11

Поле подстановки

Поле подстановки представляет собой всплывающее окно, появляющееся при вводе данных в таблицу, когда маркер ввода переносится в соответствующее поле. О наличии поля подстановки сообщает специальный значок. Для создания поля подстановки нужно выбрать одноименный тип данных поля в Конструкторе таблицы. После этого возникает последовательность диалоговых окон (рис. 9).

Рис. 9. Мастер поля подстановки

При выборе опции фиксированного набора значений в следующем окне необходимо написать список этих значений. При использовании таблицы надо указать ее и поле-источник данных.

Значение по умолчанию

Значение по умолчанию вводится в окне Конструктора таблицы в области свойств поля Общие. После этой операции при вводе данных в таблицу в этом поле в новой записи автоматически будет появляться указанная информация. Дополнительно в Конструкторе можно указать Условие на значение (определяет требование к данным, вводимым в поле) и Сообщение об ошибке (текст сообщения при несоответствии введенных данных и условия на значение).

12

Автозамена

Эта возможность включается командой меню Сервис/Параметры автозамены (Сервис/Автозамена) (рис. 10). В этом окне можно задать соответствие вводимого символа и появляющегося в таблице окончательного значения. (например, Р – Рыбинск).

Рис. 10. Окно создания режима Автозамена

2.3. МНОГОТАБЛИЧНЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Возможно создание БД, информация в которых содержится в нескольких таблицах. При этом между таблицами должны быть установлены связи (отношения). Связь устанавливается на основании данных в совпадающих полях. Поля могут иметь и разные имена, но тип данных должен совпадать (допуска-

ется связь через поля Счетчик-Числовое/Длинное целое). MS Access поддерживает четыре типа отношений:

один к одному;

один ко многим;

многие к одному;

многие ко многим.

13

Отношение один к одному означает, что каждая запись в одной таблице соответствует только одной записи в другой таблице.

Отношение один ко многим и многие к одному означает, что каждая запись в одной таблице соответствует нескольким записям в другой таблице.

Отношение многие ко многим означает, что одна запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй таблице и одна запись во второй таблице может быть связана с несколькими записями в первой таблице. Такую связь можно создать только через третью (промежуточную) таблицу.

Связь устанавливается заданием общего поля.

Первые три вида связей формируются одинаково. Создание связей выполняется в окне Схема данных (рис. 11) при выполнении команды Сервис/Схема данных или при нажатии одноименной кнопки. Таблицы должны быть закрыты. В окне надо указать таблицы командой Связи/Добавить таблицу или кнопкой на панели инструментов (через окно Добавление таблицы). Имя поля в первой таблице схемы данных надо «перетащить» мышью во вторую таблицу на связываемое поле. В результате появится линия и окно диалога Изменение связей. Необходимо проверить правильность связи и подтвердить ее создание. Также в этом окне важно определиться с опцией Обеспечение целостности данных. При выборе этой опции, правильном задании ключевого поля и индекса (в Конструкторе таблиц) на линии связи возникает соответствующие значки типа связи.

Одно из полей связи обязательно должно быть ключевым.

В окне Схема данных можно выполнять следующие действия:

изменить структуру таблицы (правая кнопка мыши на обозначении таблицы);

изменить связь (двойное нажатие кнопки мыши на линии связи);удалить связь (двойное нажатие кнопки мыши на линии связи);удалить таблицу из схемы данных (кнопка Delete).

В результате установления связей при просмотре таблицы возникает специальный значок (крест), нажатие на который открывает связанные записи подчиненной таблицы. Повторное нажатие закрывает эту всплывающую информацию. Такая процедура не позволяет полностью просмотреть информацию в БД со связью многие ко многим.

14

Рис. 11. Схема данных

Подтаблицы

Связь можно установить и в Конструкторе таблиц. Необходимо в зоне описания имен полей и их типов нажать правую кнопку мыши и в появившемся меню выбрать опцию Свойства. В строке Имя подтаблицы из всплывающего списка можно выбрать имя подчиненной таблицы. Однако такой способ не отражается в схеме данных и обладает более высоким приоритетом по сравнению со связью через Схему данных. Поэтому с ним надо обращаться осторожно.

2.4. ОПТИМИЗАЦИЯ СТРУКТУРЫ БД

MS Access предоставляет широкие возможности улучшения структуры БД. Возможно или автоматическое разбиение БД на связанные таблицы, или вручную с подсказкой MS Access. Для запуска этой функции надо выполнить команды меню Сервис/Анализ/Таблица. В последовательности окон надо выбрать (рис. 12) ручное или автоматическое разделение таблиц.

15

Рис. 12. Окно анализа таблиц

В последнем случае Мастер предложит вариант разбиения (рис. 13). Схему можно корректировать, перетаскивая мышью поля между изображениями таблиц.

При ручном разбиении действия аналогичны. Новую таблицу здесь можно создать, перетащив имя поля на пустое место схемы данных. Ключевые поля создаются нажатием соответствующих кнопок управления.

При оптимизации создаются новые таблицы. Исходная таблица не меняется. Все другие объекты БД остаются связанными с ней. Если надо связать их с новыми таблицами, то результат оптимизации надо сохранить как запрос (в последнем окне Мастера).

2.5. ОПТИМИЗАЦИЯ БЫСТРОДЕЙСТВИЯ БД

Для ускорения работы БД надо выполнить команды Сервис/Анализ/Быстродействие. Запуск этой процедуры через систему окон не вызывает затруднений.

16

Рис. 13. Вариант разбиения таблиц

3. ПОИСК ИНФОРМАЦИИ В БД

Поиск информации является одной из основных задач СУБД. В MS Access возможны следующие способы поиска:

использование команд Поиск/Замена;

использование фильтров;

применение запросов.

Ускорение поиска достигается при задании индекса. Индекс представляет собой конструкцию, определяющую порядок сортировки по одному полю (простой индекс) или по нескольким полям (составной индекс). Для его создания в окне Конструктора таблицы надо нажать кнопку Индекс. В появившемся окне (рис. 14) в столбце Индекс указывается имя индекса (любое), в столбце Имя поля перечисляются поля (выбираются из всплывающего списка), в столбце Порядок сортировки указывается ее тип (возрастание/убывание). Составной индекс необходим, если сортировка по одному полю не позволяет однозначно упорядочить записи в таблице.

17

Рис. 14. Конструктор индексов

Индекс сохраняется в структуре таблицы.

Аналогичного результата сортировки можно достичь путем выделения нужных полей в режиме таблицы и запуске процедуры сортировки через кнопку панели инструментов, но запоминания этой процедуры в дальнейшем не произойдет.

3.1. КОМАНДА ПОИСК/ЗАМЕНА

Этот метод является простейшим. Необходимо нажать кнопку Найти на панели инструментов или выбрать команду основного меню Правка/Найти. В диалоговом окне (рис. 15) надо задать параметры поиска и образец.

Рис. 15. Окно задания условий поиска

Возможно использование специальных символов для задания условий неточного совпадения образца и данных в БД:

* – любое количество любых символов;

? – любой текстовый символ;

18

[ ] – любой один символ из заключенных в скобки;

! – любой один символ, кроме заключенных в скобки;

– – любой символ из диапазона;

# – любая цифра.

Дополнительными возможностями обладает функция поиска и замены. Ее можно запустить командой меню Правка/Заменить. Появившееся окно очень похоже на окно поиска.

3.2. ФИЛЬТРЫ

Возможности фильтров шире, чем поиска. Фильтр используется для того, чтобы видеть только значения, соответствующие условиям. Фильтр можно создать в любом режиме работы с таблицей. Существуют следующие типы фильтров:

фильтр по выделенному;

фильтр для;

фильтр по исключенному;

расширенный фильтр;

универсальный фильтр.

Любой фильтр можно создать или через команду главного меню Записи/Фильтр, или нажатием соответствующей кнопки панели инструментов, или, находясь в таблице, нажатием правой кнопки мыши. Фильтр можно сохранить. Возможно применение фильтра к фильтру.

Фильтр по выделенному

Простейший фильтр. Выделив нужную информацию в соответствующей записи нужного поля таблицы, надо нажать кнопку (выполнить команду) Применить фильтр. Для возврата в таблицу можно нажать ту же кнопку панели инструментов (теперь она называется Удалить фильтр).

Фильтр для

Аналогичен вышерассмотренному. Однако нет необходимости искать запись в таблице. Достаточно ввести критерий поиска в текстовое поле (рис. 16) и

нажать Enter или Применить фильтр.

Фильтр по исключенному

Аналогичен фильтру по выделенному, но исключает выделенную информацию из просмотра.

19

Рис. 16. Запуск фильтра для

Универсальный фильтр

Для задания критерия поиска надо выполнить команду Изменить фильтр. Фильтр позволяет использовать выражения и операторы И и ИЛИ. При нажатии кнопки возникает Конструктор фильтра (рис. 17). Для каждого поля таблицы здесь имеется всплывающий список значений, которые можно выбрать. Кроме того, в соответствующей строке можно написать условие поиска с использованием операций >, < и т. п., операций И (обязательное совпадение обоих условий), ИЛИ (выполнение хотя бы одного критерия поиска).

Расширенный фильтр

Этот фильтр позволяет выполнять и сортировку данных. Окно диалога представлено на рис. 18. В верхней части окна указана структура таблицы, откуда можно переместить нужное поле в бланк фильтра мышью. Возможности фильтра приближаются к простейшему запросу.