1306

УВАГА!

Українські відповідники до російських конструкцій із по

Заняття 8

ЕТИКЕТ СЛУЖБОВОГО ЛИСТУВАННЯ

Класифікація листів. Реквізити листа та їх оформлення

Лист – це узагальнена назва різних за змістом документів, об’єднаних способом передавання тексту – пересиланням поштою.

Службові листи – поширений вид документації в системі управління, засіб спілкування між підприємствами, організаціями та приватними особами. Завдяки листуванню ведуть переговори про предмет зацікавленості, уточнюють певні питання, висувають претензії та вимоги, з’ясовують ділові стосунки, вносять пропозиції, повідомляють про певні заходи, висловлюють подяку тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на:

–листи, що потребують відповіді: листи-запити, листи-претензії, рекламаційні, супровідні, заохочувальні, спонукальні, інформаційні, рекламні, гарантійні, ініціативні, листи-запрошення, листи-пропозиції, листи-вимоги;

–листи, що не потребують відповіді: листи-підтвердження, листи-

розпорядження (циркулярні), листи-нагадування, рекомендаційні, листи-

51

вітання, листи-повідомлення, листи-подяки, листи-відмови.

Такий поділ умовний, адже на кожен лист можна дати відповідь. За кількістю адресатів та адресантів листи поділяють на:

–циркулярні – письмові звернення, розпорядження, які розсилаються підвідомчим установам або підлеглим посадовим особам;

–колективні – листи, які надходять від імені керівників кількох установ до певної установи, організації чи її керівника (найчастіше – листи-прохання, пропозиції, листи-звернення);

–звичайні – листи, які надсилаються однією особою (організацією) одній інстанції.

Службовий лист оформляють на бланку, рідше на чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа такі:

1.Штамп (повна назва установи – автора листа, поштова адреса та номер телефону) – посередині.

2.Номер (ліворуч) і дата листа (праворуч).

3.Адресат (друкують з правого боку у верхній частині сторінки; кожен елемент – назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу – подають з нового рядка і з великої літери). Зазначення прізвища особи не обов’язкове.

4.Текст листа. Як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

Восновній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Залежно від призначення службового листа й від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різним. Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину.

5.Позначку про наявність додатка роблять ліворуч під текстом з нового

рядка.

6.Підпис керівника організації.

7.Печатка.

52

Зразок листа-запиту:

Міністерство інфраструктури України Дніпропетровський національний університет залізничного транспорту імені академіка В. Лазаряна

вул. Акад. Лазаряна, 2, м. Дніпропетровськ-10, 49010

№ 07-4/148 09.04.2011

Видавництво «Сучасна література» вул. Лісова, 12, м. Київ, 03062

Шановні панове!

Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де представлено нові навчальні видання. Деякі із запропонованих монографій та підручників зацікавили нас як такі, що можуть ефективно використовуватися у самостій ній роботі студентів.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам докладні характеристики усіх видань. Просимо також надіслати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання та вартість упакування.

Заздалегідь вдячні Вам.

Для того, щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення службової кореспонденції:

1.Починати листа необхідно зі звертання. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є звертання: Шановний/а (ім’я по ба-

тькові); Шановний пане (пані)... ! Вельмишановний пане…!

Улистуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його про-

фесію: Високодостойний пане Міністре! Вельмишановний професоре! Високоповажний пане ректоре!

2.Важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо це лист-відповідь на запит, на запрошення, листподяка, то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за… Щиро дякуємо за лист із порадами та рекомендаціями щодо… Перш за все дозвольте подякувати Вам за...

Цей лист – вияв нашої вдячності за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Улистах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...

Офіційно підтверджуємо свою згоду на...

На підтвердження нашої попередньої домовленості (телефонної розмо-

ви) повідомляємо...

53

Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...

Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на попе-

редній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:

У відповідь на Ваш лист від (дата)...

Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...

Відповідно до пункту... укладеної угоди...

До клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із проханнями. Для

їх оформлення є чимало типових висловів:

Будь ласка, повідомте нам про...

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...

Просимо Вас терміново оплатити рахунки.

Будемо щиро вдячні, якщо Ви повідомите про своє рішення найближчим

часом.

Вибачте за додаткові турботи, але чи не були б Ви настільки люб'язні

дати детальні письмові пояснення з приводу...

Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відпо-

відь.

Уділовому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати замовлення, надійшла скарга від замовників, запізнилися на зустріч із клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...

Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю. Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.

Просимо вибачення за створені Вам не з нашої вини незручності. Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

Улистах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, ненав’язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочинати так:

Вважаємо за свій обов’язок ще раз нагадати Вам про...

Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на лист від (дата).

Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про...

Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунка. Дозвольте нагадати Вам, що...

Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

Усі наші намагання примусити Вас сплатити борг були марними, а тому

54

ми подаємо позов до суду.

До категорії складних листів належать також листи-відмови. Якщо ви не можете дати позитивну відповідь, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулювати відмову можна таким чином:

На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції.

Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з деяких причин.

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.

Вибачте, але ми не можемо погодитися на...

З. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи просто подякувати за допомогу, оскільки «дякую» – найуживаніше слово кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам… Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність...

Ще раз дякуємо Вам і висловлюємо надію, що...

Щиро дякуємо за...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Були б раді співпрацювати з Вами і чекатимемо Вашої відповіді.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Досить поширеною формою кінцівки у службових листах є висловлення надії, сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас. Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною. Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю.

Маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими установа-

ми.

4. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах ужива-

ються такі форми: З повагою...; Із вдячністю і повагою...; З повагою і найкращими побажаннями...; Бажаємо успіхів!

5. Якщо ви бажаєте досягти успіху, подбайте про те, щоб ваш лист був і за змістом, і за формою бездоганним. Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи, фірми.

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків.

55

УВАГА!

Головна мета листа – поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата. Лист не повинен бути надто довгим. Викладати свої міркування слід чітко, по суті, лаконічно, зрозуміло, не вказувати нічого зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації.

Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу, що досягається за рахунок чіткого членування тексту на абзаци. Добирати потрібні слова і тон укладач листа повинен відповідно до мети листування, ступеня знайомства з адресантом, його віку, статі та необхідності дотримання субординації.

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок Шановна Оксана Дмитрівна! Шановний директор! є ненормативною. Відсутність звертання може бути витлумачена як зневага до адресата і порушення етикету спілкування.

Ступенювання прикметників в офіційному мовленні

В українському офіційному мовленні порівняно обмежено вживаються форми вищого та найвищого ступенів порівняння, тому що тут відносні прикметники (які позначають ознаку предмета не безпосередньо, а за відношенням до предмета, дії, процесу, стану, місця, часу, кількості) переважають над якісними (які виражають безпосередню ознаку предмета, пов’язану з називанням кольору, розміру, форми, зовнішніх чи внутрішніх властивостей предмета). Із двох форм (синтетичної та аналітичної) вищого й найвищого ступенів порівняння прикметників перевагу слід надавати синтетичним формам. Вони утворюються за допомогою суфіксів -ш-, -іш- від основ звичайних прикметників (вищий ступінь порівняння) та префікса най-, що приєднується до синтетичної форми вищого ступеня (найвищий ступінь порівняння): вико-

ристати ефективніші методи; найсучасніші форми керівництва. Виняток становить аналітична форма найвищого ступеня порівняння, утворена зі слова найменш і звичайного прикметника,яка виражає меншу міру ознаки і не має співвідносної синтетичної форми: найменш досконалий, найменш ефек-

тивний, найменш перспективний.

Вживання самий + форма звичайного якісного прикметника (напр.: самий раціональний, самий важливий і под.) у сучасній українській літератур-

ній мові ненормативне. Правильно: найраціональніший, найважливіший.

Аналітична форма найвищого ступеня порівняння прикметників із самий характерна для російської мови. В українській мові аналітичні форми вищого ступеня порівняння можна утворити поєднанням форм звичайного прикметника зі словами більш, менш, аналітичні форми найвищого ступеня порів-

няння – зі словами найбільш, найменш, пор.: більш респектабельний, менш вдалий, найбільш перспективний, найменш досконалий. Уживання слів

більш, менш, найбільш, найменш із формами вищого ступеня порівняння типу більш респектабельніший, менш вдаліший, найбільш перспективніший,

найменш досконаліший суперечить нормам сучасної української літературної мови.

56

Деякі форми вищого ступеня порівняння російської мови українською мовою потрібно перекладати формами найвищого ступеня порівняння, пор.:

Вищий ступінь порівняння прикметників у російській мові можуть вира-

жати прислівники, пор.: практика полезнее учебы; прибыль больше затрат

та ін. В українській мові вживання прислівників замість прикметників вищого ступеня порівняння є ненормативним, тому правильно: практика корис-

ніша, ніж навчання; прибуток більший за витрати. Українській мовній нор-

мі відповідає вживання вищого ступеня з прийменниками від, за, порівняно з та сполучником ніж: вищі від задовільних умов (а не вищі задовільних умов), завдання складніше порівняно з попереднім (а не складніше попереднього), старший за мене (а не старший мене), міцніший ніж сталь (а не міцніший сталі).

У складі деяких стійких виразів форми вищого ступеня втратили значен-

ня порівнювальної ознаки: вищий сорт, вища освіта, старший викладач, молодший лейтенант.

Порушення правил творення ступенів порівняння та норм їх уживання призводить до зниження рівня культури мовлення.

УВАГА!

Не всі якісні прикметники утворюють ступені порівняння. Це залежить від специфіки та структури основи. Не мають ступенів порівняння прикметники, які виражають:

•абсолютну ознаку: глухий, сліпий, німий, хворий, мертвий;

•неповний вияв ознаки: темнуватий, білявий, чорнявий;

•ознаку предметів на основі кольорової схожості до інших предметів: кремо-

вий, бузковий, шоколадний, янтарний, брунатний;

•суб’єктивну оцінку якості: темненький, синенький, старезний;

•недосяжну ознаку: нездоланний, незрівнянний, нескінченний;

•мастьтварин: чалий, буланий, вороний, гнідий;

•прикметники, які мають у своїй структурі префікси пре-, все-, за-, над, уль-

тра-, архі-, гіпер-: предобрий, всеосяжний, завеликий, надважкий, ультрамодний, архіважливий, гіпереластичний;

•складні прикметники: темно-синій, жовтогарячий.

57

БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК

1.Вакуленко, Т. Українська мова [Текст]: практичний порадник / Т. Вакуленко,

Н. Косенко. – Х.: ВД «Школа», 2009. – 352 с.

2.Великий тлумачний словник сучасної української мови (з дод., допов. та CD) [Текст] / уклад. і голов. ред. В. Т. Бусел. – К.; Ірпінь: ВТФ «Перун», 2009. – 1736 с.

3.Вирган, І. О. Російсько-український словник сталих словосполучень [Текст] / І. О. Вирган, М. М. Пилинська. – Х.: Прапор, 2002. – 864 с.

4.Волкотруб, Г. Й. Практична стилістика сучасної української мови: Використання морфол. засобів мови [Текст]: навч. посібник / Г. Й. Волкотруб. – К.: ТОВ «ЛТД», 1998. – 176 с.

5.Глущик, С. В. Сучасні ділові папери [Текст] / С. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. – 4-те вид., переробл. і допов. – К.: Видавництво А.С.К., 2004. –

400с.

6.Годована, М. П. Словник-довідник назв осіб за родом діяльності [Текст] / М. П. Годована; за ред. Л. В. Туровської. – К.: Наук. думка, 2009. – 176 с.

7.Головащук, С. І. Російсько-український словник сталих словосполучень [Текст] / С. І. Головащук. – К.: Наук. думка, 2001. – 640 с.

8.Гриценко, Т. Б. Українська мова та культура мовлення [Текст]: навч. посіб / Т. Б. Гриценко. – К.: Центр навчальної літератури, 2005. – 536 с.

9.Діденко, А. Н. Сучасне діловодство [Текст]: навч. посібник / А. Н. Діденко. – 5-те вид. – К.: Либідь, 2006. – 384 с.

10.Єрмоленко, С. Я. Українська мова. Короткий тлумачний словник лінгвістичних термінів [Текст] / С. Я. Єрмоленко, С. П. Бибик, О. Г. Тодор; за ред С. Я. Єрмолен-

ко. – К.: Либідь, 2001. – 224 с.

11.Загнітко, А. П. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування [Текст] / А. П. Загнітко, І. Г. Данилюк. – Донецьк: ТОВ ВКФ «БАО», 2004. –

480с.

12.Зубков, М. Г. Сучасна українська ділова мова [Текст] / М. Г. Зубков. – 7-ме вид., виправлене. – Донецьк: СПД ФО Сердюк В. І., 2005. – 448 с.

13.Іванишин, В. Мова і мовлення [Текст] / В. Іванишин, Я. Радевич-Винницький. – Дрогобич: Відродження, 1994. – 218 с.

14.Коваль, А. П. Ділове спілкування [Текст]: навч. посібник / А. П. Коваль. – К.:

Либідь, 1992. – 280 с.

15.Культура писемного мовлення [Текст]: методичні вказівки до курсу «Ділова українська мова» / уклад.: О. О. Бочарова, С. П. Лагдан, Л. О. Малахова; Дніпропетр.

нац. ун-т залізн. трансп. ім. акад. В. Лазаряна. – Д.: Вид-во Дніпропетр. нац. ун-ту залізн. трансп. ім. акад. В. Лазаряна, 2003. – 32 с.

16.Культура фахового мовлення [Текст]: навч. посібник / за ред. Н. Д. Бабич. – Чернівці: Книги – ХХІ, 2011. – 528 с.

17.Лозова, Н. Є. Дзвона чи дзвону? або -а (-я) чи -у (-ю) в родовому відмінку [Текст]: словник-довідник / Н. Є. Лозова, В. Б. Фридрак. – К.: Наук. думка, 2007. –

168с.

18.Мацюк, З. Українська мова професійного спілкування [Текст]: навч. посіб. / З. Мацюк, Н. Станкевич. – К.: Каравела, 2006. – 352 с.

19.Мозговий, В. І. Українська мова у професійному спілкуванні: Модульний курс [Текст]: навч. посібник / В. І. Мозговий.. – К.: Центр навч. літератури, 2006. – 592 с.

58

20.Орфографічний словник української мови [Текст] / уклад.: С. І. Головащук, М. М. Пещак, В. М. Русанівський, О. О. Тараненко. – К.: Довіра, 1994. – 864 с.

21.Погиба, Л. Г. Складання ділових паперів [Текст]: практикум / Л. Г. Погиба, Т. О. Грибіниченко, М. П. Баган. – К.: Либідь, 2002 – 240 с.

22.Пономарів, О. Культура слова: Мовностилістичні поради [Текст]: навч. посібник / О. Пономарів. – К.: Либідь, 1999. – 240 с.

23.Сучасна українська мова [Текст]: підручник / О. Д. Пономарів та ін.; за ред. О. Д. Пономарева. – 2-ге вид., перероб. – К.: Либідь, 2001. – 400 с.

24.Українська ділова мова [Текст]: практичний посібник на щодень / М. Д. Гінзбург, І. О. Требульова, С. Д. Левіна, І. М. Корніловська; за ред. М. Д. Гінзбурга. – Харків: Торсінг, 2003. – 592 с.

25.Українська мова за професійним спрямуванням: Практикум [Текст]: навч. посіб. / Т. В. Симоненко, Г. В. Чорновол, Н. П. Руденко. – К.: ВЦ «Академія», 2010. –

272с.

26.Український правопис [Текст] / Академія наук України, Ін-т мовознавства ім. О. О. Потебні, Ін-т української мови. – 4-те вид., виправл. й доповнене. – К.: Нау-

кова думка, 1993. – 240 с.

27.Універсальнийдовідник-практикумзділовихпаперів[Текст] / С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт, Г. М. Сюта. – К.: Довіра; УНВЦ «Рідна мова», 1999. – 507 с.

28.Усне ділове спілкування [Текст]: методичні вказівки до курсу «Ділова українська мова» / уклад.: С. В. Бобиль, С. П. Лагдан, Л. Д. Янгель; Дніпропетр. нац. ун-т залізн. трансп. ім. акад. В. Лазаряна. – Д.: Вид-во Дніпропетр. нац. ун-ту залізн. трансп. ім. акад. В. Лазаряна, 2001. – 41 с.

29.Шевчук, С. В. Українська мова за професійним спрямуванням [Текст]: підручник / С. В. Шевчук, І. В. Клименко. – К.: Алерта, 2010. – 696 с.

30.Шевчук, С. В. Ділове мовлення. Модульний курс [Текст]: підручник / С. В. Ше-

вчук. – К.: Арій, 2009. – 448 с.

31.Шевчук, С. В. Практикум з українського ділового мовлення [Текст]: навч. посібник / С. В. Шевчук, О. О. Кабиш. – К.: Арій, 2009. – 208 с.

32.Ющук, І. П. Українська мова [Текст] / І. П. Ющук. – К.: Либідь, 2004. – 604 с.

33.Хміль, Ф. І. Ділове спілкування [Текст]: навч. посіб. для студ. вищих навч. закладів / Ф. І. Хміль.– К.: «Академвидав», 2004. – 280 с.

59