Делопроизводство

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Этот реквизит располагают начиная от границы левого поля. Он включает:

•надпись «В дело» и индекс дела, в которое будет подшит документ;

•краткие сведения о порядке решения вопроса;

•подпись исполнителя (руководителя);

•дату.

Например: В дело № 5–35

Подготовлен ответ № 13-17/214 от 20.01.2005 (подпись) В.А. Петров

10.02.2005

30. Отметка о переносе данных на машинный носитель.

Реквизит ставится на нижнем поле документа и включает:

•запись «Информация перенесена на машинный носитель»;

•дату;

•подпись лица, ответственного за перенос данных.

Этот реквизит необходим для исключения повторного ввода документа в компьютер; быстрого поиска документа в компьютере по имени файла; использования текста и других реквизитов документа при составлении ответа на него; установления лица, осуществившего набор.

31. Отметка о поступлении документа в организацию (на предприятие).

Проставляется на входящих документах от руки или резиновым штемпелем в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входят:

•сокращенное наименование организации, предприятия;

•дата поступления;

•номер входящего документа.

Например:

АО «Контур»

08.07.2005 Вх. № 234

32. Предупредительный знак. Реквизит является знаком для машинистки, свидетельствует, что до границы нижнего поля осталось 5 машинописных строк.

8.ЯЗЫК СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1.Понятие языка служебных документов

2.Особенности языка служебных документов

Язык служебных документов – это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.

21

Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратно и ясно.

Особенности языка служебных документов:

•точность и ясность;

•лаконичность;

•убедительность;

•нейтральность тона изложения;

•использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов);

•использование общепринятых сокращений.

Точность и ясность документов достигается:

•тщательным подбором слов;

•использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного;

•прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность.

Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.

Убедительность служебных документов достигается:

•наличием достоверной информации;

•наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;

•логикой изложения;

•безупречностью формулировок в юридическом отношении;

•обоснованностью предложений автора (со ссылкой на нормативные акты). Нейтральность тона документов предусматривает:

•изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»);

•отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий;

•отсутствие личностного подхода к оценке информации, т. к. автор действует от имени организации.

Устойчивые словосочетания – это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов.

Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:

•авторам – оперативно составлять документы;

•адресатам – облегчить восприятие документов;

•создавать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: в связи с решением (распоряжением)…, контроль возлагается…, выговор объявляется…, должностной оклад устанавливается…, в связи со сложным положением…, в целях

22

обеспечения…, в соответствии с Вашей просьбой…, считаем необходимым…, согласно приказу…, принимая во внимание…, допущены просчеты…, утвердить и ввести в действие… и т. п.

Использование общепринятых сокращений в служебных документах позво-

ляет:

•уменьшить объемы документов;

•ускорить восприятие информации. Сокращению подлежат:

•отдельные слова (например, рубль – руб.);

•словосочетания (например, и так далее – и т. д.).

При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть:

•понятны адресату;

•одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).

9. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1.Устав

2.Положение

3.Инструкция

4.Должностная инструкция

Устав – это правовой акт, регулирующий деятельность организаций, предприятий, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности.

Общие уставы утверждаются органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы организаций (предприятий) утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами).

Текст устава разбивается структурно на разделы:

•общие положения (определение задач и целей создаваемой организации);

•организационное единство (структурные подразделения и связи);

•регламентация деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

•финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

•отчетность и ревизионная деятельность;

•порядок ликвидации и ответственности по делам организации (предприятия).

Положение – это правовой акт, имеющий сводный кодификационный характер и определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства, структурного подразделения (комиссии, группы) или регламентирующий деятельность должностных лиц. В

23

отдельную группу выделяют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу, например, положение об открытиях и изобретениях или типовое положение о ведении делопроизводства и т. д.

Текст положения может включать:

•общие положения;

•основные задачи;

•функции;

•права и обязанности;

•взаимоотношения и связи;

•контроль, проверка и ревизия деятельности;

•реорганизация и ликвидация.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Текст инструкции носит организующий характер, поэтому в ней используются четкие формулировки с распорядительными словами: «Должен», «Следует», «Необходимо», «Имеет право», «Не рекомендуется», «Запрещается» и т. д. Текст излагается от третьего лица в безличной форме. Оформляют инструкции на общем бланке. Утверждается инструкция специальным распорядительным документом или непосредственно руководителем.

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника организации (предприятия).

Текст инструкции делится на разделы:

•общие положения;

•функции;

•должностные обязанности;

•права;

•ответственность;

•взаимоотношения.

10.РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1.Постановление

2.Решение

3.Приказ

4.Распоряжения, решения и указания

Эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам.

24

Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличаются жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить от зани-

маемой должности…; контроль за исполнением возложить на…; создать комиссию в составе…; установить причины нарушения…; назначить … на должность … и

т. п. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус. Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит,

как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии…, В целях…, Во исполнение… . Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т.п.

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Республики Беларусь в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:

«В целях удовлетворения потребностей населения Республики Беларусь рыбными продуктами Правительство Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:…»

Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:

«Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ…» Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными ор-

ганами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия РЕШИЛА…» или «Совет директоров РЕШИЛ…».

В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

25

Приказ – распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются:

•приказы по организационным вопросам – издаются в случаях создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и иных подобных документов;

•приказы по основной деятельности – регулируют порядок финансирования деятельности организации, ее материально-техническое обеспечение, научнотехническую работу, информационное и документационное обеспечение деятельности и др.;

•приказы по личному составу (кадровые приказы) – регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений.

Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок

ктексту, подпись, визы.

Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа. При этом строится заголовок по схеме «О чем?», например:

«Об организации Института современных технологий управления» «Об увеличении уставного капитала общества»

В первой части данного распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Создать комиссию в составе…

2.Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.

Если же задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору Института современных технологий управления Дорохову М.И. подготовить предложения по составу группы административного управления соз-

26

даваемого подразделения.

2.Бухгалтерии университета открыть отдельный расчетный счет Института современных технологий управления.

Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа должен содержать только одно предписываемое действие с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие носит постоянный характер. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничивается.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр. Например:

Срок представления 25.06.2005.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:

3.Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

или 4. Контроль за исполнением приказа возложить на первого проректора Бочко-

ва А. И.

Отсутствие указания об ответственном за контроль лице может означать, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издается.

Если приказ отменяет или дополняет ранее изданный распорядительный документ или какие-либо его положения, последний пункт приказа должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот «Считать утратившим силу приказ №___

от___________».

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа отсутствует вступительная часть. Пункты распорядительной части данного документа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т. д. В заголовок к тексту указывается: «По личному составу».

Секретарь организации (предприятия) после издания приказа организует ознакомление сотрудников, упомянутых в приказе, с его содержанием. При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации в распорядительную часть включают пункт «Приказ довести до сведения всех работников». На нижнем поле документа или на обороте сотрудник пишет «Ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости секретарь копирует подписанный приказ и раздает исполнителям для работы.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам организации (предприятия) единолично заместителем первого руководителя, заместителем главного инженера либо руководителями структурных подразделений.

Распоряжения организации составляются в основном по вопросам:

•информационно-методического характера;

•повседневной административной, производственно-хозяйствен-ной деятельно-

сти;

27

• связанных с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

ораспределении обязанностей между заместителями руководителя компании;

опередаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;

оприменении правил работы с конфиденциальными документами;

осроках предоставления авансовой отчетности;

опорядке использования служебного автотранспорта и т. п.

Распоряжение – правовой акт, обязательный для исполнения. Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Распоряжение должно иметь:

• наименование вида документа;

• дату;

• индекс;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Текст распоряжения состоит из двух частей:

• констатирующей;

• распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания распоряжения. В распорядительной части указывают:

• ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ);

• кому (исполнителю или структурному подразделению);

• что делать (указывают конкретную работу);

• до какого числа (сроки ее окончания).

Часто в тексте распоряжения слова ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ) опускают, указывая только действие, например:

Всем сотрудникам пройти инструктаж. Работникам отдела кадров провести аттестацию. Сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т. д.

Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т. е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением этого распоряжения.

Распоряжение подписывают руководитель или заместители руководителя предприятия.

Указания оформляют на гербовых бланках. Для составления этого документа используют те же реквизиты, которые применяют при составлении и оформлении приказов. Исключение составляет лишь реквизит «вид документа», который соответствует названию распорядительного документа.

Распорядительная часть этого документа начинается словами, которые пишутся прописными буквами без кавычек:

ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ.

Указания должны иметь заголовок, который формулируется так же, как и заго-

28

ловок к тексту приказа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, раскрывающую цели и причины его издания. Последний пункт распорядительной части – пункт о контроле за исполнением указания.

11. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

1.Акт

2.Справка

3.Служебная записка

4.Заявление

5.Договор (соглашение, контракт)

6.Доверенность

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в справочно-информационных документах: актах, справках, служебных записках и др.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии или к рекламации).

Акты составляются в различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:

•акт приема работ по договору;

•акт приема-передачи документов;

•акт списания материалов;

•коммерческий акт;

•акт проверки и т. д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, нарушения, но и содержать предложения по устранению недостатков (акт о нарушении правил безопасности, техники безопасности и т. п.).

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без подчисток, помарок или зачеркивания. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Если акт является внутренним документом предприятия, то оформляется на общем бланке.

Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Акт должен иметь:

•наименование организации (структурного подразделения);

•наименование вида документа;

29

•дату;

•индекс;

•заголовок к тексту;

•текст;

•подписи;

•печать (для важных и внешних актов);

•приложения (при наличии копий подтверждающих документов). Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании

которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата.

Далее указывается состав комиссии: фамилии и инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке.

Акт может иметь заголовок, например: «Акт о приеме-передаче документов с грифом «Конфиденциально», «Акт о списании имущества».

В основной части акта излагаются

•цели и задачи;

•сроки проведенной комиссией работы;

•результаты (выводы, заключения, предложения).

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) не-

обходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия. Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтвержде-

ние тех или иных фактов или событий. Содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего – выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и т. д.).

Справки бывают двух основных видов:

•справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, местопроживание и т. п., составляемые по запросам граждан;

•справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

Справки по запросам граждан (работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы.

Справки по производственным вопросам могут быть:

•внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации;

•внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

Как и любой документ, справка включает определенный набор реквизитов, оформляемых соответствующим образом:

•наименование вида документа;

•дату;

•индекс (при необходимости);

30