Moreq2_MoReq2_body_v1_04_ru_003

Спецификации MoReq2

Источник: адаптированное определение из Функциональных требований Национальных Архивов Великобритании (см. приложение 1, [2]).

физический документ

Документ, сохраняемый на носителе информации вне СЭД таким образом, что самим этим документом в индивидуальном порядке СЭД не управляет.

Замечание: примерами могут служить бумажные документы, документы на микроформах, а также электронные документы на съемных носителях, в случае, когда СЭД не управляет ими в индивидуальном порядке.

представление, отображение (воспринимаемое) (presentation)

Создаваемое СЭД отображение (проявление) электронного документа, которое пользователь может воспринимать и на которое он может ссылаться.

Замечание: сюда, в частности, входят показ на экране дисплея, вывод на печать и мультимедийные презентации.

Замечание: особенности представления зависят от используемого оборудования и программного обеспечения. Обычно у различных представлений одного и того же документа могут отличаться используемые шрифты, признаки конца строки, разбиение на страницы, разрешение, глубина цвета, цветовая схема и т.д. Как правило, такие различия вполне приемлемы, однако в ряде случаев возможные последствия подобных различий необходимо отдельно проанализировать. Такой анализ находится за рамками настоящих требований.

Замечание: в предыдущей версии MoReq в этом значении использовался термин "rendition".

профиль

Набор прав, данных пользователю, группе или роли.

документ (record)

Информация, созданная или полученная организацией или отдельным лицом, и сохраняемая в дальнейшем в качестве доказательства и сведений, - для выполнения требований законодательства, или же в интересах деловой деятельности.

Источник: стандарт ISO 15489 (см. Приложение 7).

Замечание: Могут также применяться национальные определения.

Замечание: документ может включать в себя один или несколько информационных материалов (например, когда имеются приложения к одному из информационных материалов), и может быть на любом виде носителя и в любом формате. Как следствие, документ может состоять из одного или нескольких компонентов. Желательно, чтобы, в дополнение к содержанию информационных материалов, документ также включал контекстуальную информацию и, где это уместно, структурную информацию (например, информацию, описывающую компоненты документа). Ключевой особенностью документа является то, что его нельзя изменить.

Спецификации MoReq2

Замечание: СЭД способна управлять как электронными документами, так и физическими документами.

тип документа

Описывает документ, созданный на основе информационного материала, имеющего соответствующий тип информационного материала.

цензурирование

Процесс сокрытия144 содержащейся в документе конфиденциальной информации.

Замечание: для сокрытия информации (имен и т.п.) могут использоваться непрозрачные прямоугольники (аналог вымарывания текста из бумажных документов при помощи чернил); могут применяться иные, более надёжные методы сокрытия информации; и могут удаляться отдельные страницы из цензурированной копии документа.

Замечание: во всех случаях оригинальный электронный документ остается без изменений. Цензуру проходит копия электронного документа, называемая открытой версией или выпиской.

выписка (открытая версия) (redaction)

(из документа) Копия документа, в которую вносятся определенные изменения с целью убрать либо закрыть неснимаемыми «масками» определенную часть содержания, - при этом добавление или существенное изменение существующего содержания документа не допускается.

Источник: Определение понятия «экземпляр» (instance) в функциональных требованиях Национальных Архивов Великобритании (Приложение 1, [2]).

Замечание: вносимые при создании выписки изменения обычно обусловлены ограничениями на раскрытие информации. Например, в ряде случаев документ может быть предоставлен только после того, как из него будут убраны (или замаскированы) фамилии и имена; в этом случае создается выписка (открытая версия) из документа, в которой фамилии и имена сделаны нечитаемыми145. Процесс маскирования также известен как

«цензурирование» (redacting).

Замечание: В предыдущей версии MoReq в этом значении использовался термин "extract".

регистрация

Действие по присвоению документу уникального идентификатора при вводе его в систему.

Источник: стандарт ISO 15489 (см. Приложение 7).

Замечание: в контексте MoReq2, регистрация является частью процесса ввода (capture).

144Или удаления. В настоящее время предпочтительными считаются такие методы цензурирования, после применения которых скрытую информацию уже невозможно восстановить путем какой-либо обработки открытой версии (выписки). (прим. переводчика)

145Или удалены – что намного безопаснее. (прим. переводчика)

Спецификации MoReq2

представлять, реализовывать (render)

Процесс создания представления (реализации).

рандеву (rendezvous)

Точка в workflow-процессе, в которой два или более параллельно выполняемых процесса сходятся и сливаются в единый общий поток (thread of control)

Источник: Терминология и Глоссарий «Коалиции по технологиям управления рабочими процессами» (Workflow Management Coalition), выпуск 3.0.

представление, реализация (в формате) (rendition)

Реализация (manifestation) документа или компоненты в файловом формате, или с использованием одного или нескольких файловых форматов, отличном(-ых) от его первоначального файлового формата(-ов).

Замечание: Представления обычно создаются в целях обеспечения сохранности электронных документов, а именно, для минимизации риска того, что содержащаяся в документе информация (контент) с течением времени станет недоступной. Например, документы, первоначально созданные в «коммерческом» (proprietary) файловом формате, могут сохраняться в виде реализаций в стандартном формате, таком как PDF/A или XML.

Создание нового представления документа означает создание нового представления либо для всех, либо только для некоторых его компонент. При создании нового представления число компонент документа может измениться. Например, для документа, состоящего из 30 компонент, в том числе - из 10 графических объектов в формате GIF, могут быть созданы различные представления, включая:

Представление документа в файловом формате PDF/A. В этом случае, если исходный документ состоял из 30 компонент, то его представление в формате PDF/A состоит только из одной компоненты.

Представление, когда ограничиваются преобразованием GIF-компонент в файлы формата JPEG. В этом случае как исходный, так и получившийся документ состоят из 30 компонент каждый; кроме того, ряд объектов при создании нового представления приходится корректировать, с тем, чтобы они правильно ссылались на созданные представления графических объектов в формате JPEG (вместо GIF).

Замечание: В первоначальной версии спецификаций MoReq термин "rendition" использовался в ином значении.

опись (repertory)

Список заголовков дел, размещенных в каждом из низших уровней классификационной схемы.

Спецификации MoReq2

указания в отношении срока хранения и дальнейшей судьбы документов ("срок хранения") (retention and disposition schedule)

Формальный инструмент, устанавливающий авторизованные сроки хранения и последующие действия по решению судьбы соответствующих документов.146

Источник: адаптация определения из Глоссария делопроизводческих терминов Национальных Архивов Австралии.

Замечание: в предыдущей версии MoReq в этом значении использовался термин «указания в отношении срока хранения» (retention schedule).

роль

Совокупность функциональных прав, предоставленных предопределенному подмножеству пользователей системы.

Источник: Функциональные требования Национальных Архивов Великобритании (Приложение 1, [2]).

категория защиты (гриф доступа) (security category)

Один или несколько атрибутов документа или набора документов, которые определяют правила, регулирующие доступ к ним.

Замечание: Категории защиты (грифы доступа) устанавливаются, как правило, на национальном уровне или на уровне организации. Примерами грифов доступа, используемых в государственных организациях большинства стран Европы, являются грифы «Совершенно секретно», «Секретно», «Конфиденциально», «Для ограниченного распространения» и «Несекретно» (“Top Secret”, “Secret”, “Confidential”, “Restricted”, “Unclassified”). Иногда дополнительно используются другие грифы, такие как «Только для стран Евросоюза» или «Документы по персоналу» (“WEU Eyes Only”, “Personnel”).

Замечание: Данное толкование термина не является общеупотребительным. Данный термин введен в MoReq2 вместо часто используемого специалистами в области безопасности термина classification, во избежание путаницы с термином "классификация" (также classification), используемым в управлении документами.

уровень допуска (security clearance)

Один или несколько атрибутов пользователя, определяющие те категории защиты, к которым пользователь имеет право доступа.

"контрольный талон" (stub)

См. "остаточные метаданные" (metadata stub).

146В английском языке данный термин может означать как набор указаний для нескольких видов дел и/или документов (что соответствует такому инструменту, используемому в отечественной практике, как перечень с указанием сроков хранения), - так и указания в отношении отдельного дела или документа (тогда ему соответствует статья перечня). (прим. переводчика)

Спецификации MoReq2

суб-дело (sub-file)

Смысловая (логическая) составная часть дела

Замечание: суб-дела чаще всего используются при работе с досье. Обычно каждое суб-дело имеет имя, и используется (в каждом отдельном досье) для хранения документов определенного вида (видов), - например, таких, как «инвойсы», «результаты экспертизы» или «корреспонденция». Суб-дела, однако, могут также аналогичным образом использоваться и при управлении делами, не являющимися досье.

передача, перемещение (transfer)

Процесс перемещения полных электронных дел, вместе с их метаданными, в другую систему.

Источник: адаптация определения из Функциональных требований Национальных Архивов Великобритании (Приложение 1, [2]).

Замечание: все дела из одной рубрики классификационной схемы часто передаются совместно в тех случаях, когда целью передачи является перемещение дел в архив для последующего постоянного хранения.

Замечание: см. также экспорт.

пользователь (user)

Любое лицо, использующее СЭД (ERMS).

Замечание: в число пользователей могут входить, среди прочих, администраторы, персонал офиса, обычные граждане и сотрудники внешних организаций, например, аудиторы.

Замечание: пользователь может одновременно быть и исполнителем ролей, и членом

групп.

группа пользователей

См. «группа».

профиль пользователя

Профиль, определенный для пользователя.

роль пользователя, пользовательская роль (user role)

Набор прав на использование функциональных возможностей (functional permissions), устанавливаемый для тех пользователей, которым разрешено выполнение действий, связанных с управлением документами.

Пользователь может исполнять несколько пользовательских ролей, но у него имеется один и только один профиль пользователя.

Замечание: В MoReq2 этот же термин используется для обозначения лиц, обладающих соответствующими правами.

Спецификации MoReq2

версия (version)

(информационного материала) Состояние информационного материала в определенный момент его разработки.

Источник: Функциональные требования Национальных Архивов Великобритании (Приложение 1, [2]).

Замечание: версия – это, обычно, или один из проектов информационного материала, или его окончательный вариант. В ряде случаев в виде нескольких версий существуют законченные материалы (например, технические описания и руководства). Версиями могут быть переводы на другие языки. В отличие от информационных материалов, документы не могут иметь версий. См. также «выписка».

важнейший документ (vital record)

Документ, который критически-важен для выживания и/или способности функционировать организации во время и/или после чрезвычайной ситуации.

том (volume)

Составная часть суб-дела.

Замечание: Тома создаются для улучшения управляемости содержимым суб-дел за счет разделения их на не слишком большие по объему и поэтому более удобные в управлении части. Деление на тома чаще бывает механическое (т.е. основывающееся на количестве документов, или на диапазоне номеров либо дат), чем смысловое.

13.2Модель взаимосвязей между объектами СЭД

Для удобства пользования, в данном разделе частично повторен материал раздела 2.3.

В данном разделе описывается модель взаимосвязей между объектами СЭД, которую можно использовать в качестве справочного материала, помогающего понять Спецификации. Раздел 13.3 содержит краткое описание и объяснение этой модели.

Модель взаимосвязей между объектами СЭД показана на рис. 13.3. Существенной особенностью приведенной в данном разделе диаграммы является то, что она не предназначена для иллюстрации тех структур хранения данных, которые на самом деле используются в реальных СЭД. Диаграмма отражает теоретическое представление о взаимосвязях ассоциированных с документами объектов СЭД. Система электронного документооборота использует эти связи для управления документами таким образом, как если бы показанная на диаграмме структура реально существовала. Подробнее этот вопрос освещён в разделе 2.2.

На приведенной ниже диаграмме показаны взаимосвязи между делами, томами, документами и другими ключевыми объектами. Диаграмма является формальным представлением ряда структур, с помощью которых можно описать поведение СЭД.

Объекты СЭД – дела, документы и т.д. – показаны на диаграмме прямоугольниками. Линии, соединяющие прямоугольники, показывают взаимосвязи между объектами. Каждая связь снабжена описанием, расположенным на середине линии, и соответствующий текст следует читать в направлении, указанном стрелкой. На каждом конце связи указана мощность связи (cardinality), см. блок «Обозначения» на диаграмме.

Спецификации MoReq2

Например, приведенный на рис. 13.1 фрагмент означает: «один документ состоит из одной или нескольких компонент» (обратите внимание на направление связи, обозначенное стрелкой).

Рис. 13.1

Дуга, пересекающая две и более линии, в каждом случае обозначает взаимоисключающие взаимосвязи. Например, дуга на рис.2.4 означает, что «каждый документ сохраняется либо в томе, либо в суб-деле – но не в том и другом одновременно».

Том Суб-дело

Рис. 13.2

Следует обратить внимание, что объект «Рубрика» связан сам с собой связью «состоит из». Такая рекурсивная связь формально описывает взаимосвязи между рубриками в иерархической классификационной схеме, в которой рубрика может содержать одну или несколько подрубрик. Если эту рекурсивную связь убрать, то полученная модель будет равно применимой и к неиерархическим классификационным схемам.

Спецификации MoReq2

13.3Пояснения к модели взаимосвязей между объектами

Диаграмма на рис. 13.3 представляет собой упрощенную модель, в которой не предполагается показывать все возможные объекты и связи. На ней отражены только те объекты и связи, которые наиболее важны для целей данных требований. Так, например, на диаграмме не отражены пользователи, роли и т.д.

Ниже описываются показанные на диаграмме объекты и их взаимосвязи.

Классификационная схема

Для выполнения на практике принципов управления документами, в организации должна иметься как минимум одна классификационная схема, определяющая структуру размещения дел (как правило, иерархическую) для определенной части организации. 147Классификационная схема содержит ряд рубрик.

Рубрика

Иерархические классификационные схемы можно рассматривать как иерархические структуры, состоящие из рубрик, наподобие того, как дерево состоит из ветвей. Каждая рубрика148 "прикрепляется" к иерархической структуре на определенном уровне, и может идти на несколько уровней в глубину. Рубрика может содержать подрубрики. Несколько рубрик могут начинаться на одном и том же уровне иерархической структуры, но каждая рубрика начинается только на одном уровне. Каждая рубрика может (используя "либо" в качестве "исключающего или"):

состоять из подрубрик; либо

содержать дела; либо

содержать документы;

но какие-либо комбинации этих вариантов не допускаются.

Дело

Дела помещаются в рубрики, которые могут располагаться на любом из уровней иерархической структуры. Дела помещаются только в рубрики, не содержащие подрубрик. Дела могут (используя "либо" в качестве "исключающего или"):

подразделяться на суб-дела; либо

подразделяться на тома; либо

хранить документы;

но какие-либо комбинации этих вариантов не допускаются.

147В отечественной практике бумажного делопроизводства функции классификационной схемы часто выполняет номенклатура дел (прим. переводчика)

148Имеется в виду рубрика и все её рубрики-потомки (подрубрики) т.е. ветвь иерархической древовидной структуры. (прим. переводчика)

Спецификации MoReq2

Суб-дело

Каждое дело может подразделяться на суб-дела (соответствующая опция конфигурации системы устанавливает, допускается существование суб-дел или нет). На практике некоторые дела не подразделяются на суб-дела. Если в деле существует только одно субдело, оно должно быть "невидимым" ("прозрачным") для пользователя при выполнении любых действий. Обычно суб-дела используются при работе с досье. Суб-дела могут (используя "либо" в качестве "исключающего или"):

подразделяться на тома; либо

хранить документы;

но какие-либо комбинации этих вариантов не допускаются.

Том

Суб-дела могут разделяться на тома (соответствующая опция конфигурации системы устанавливает, допускается существование томов или нет), в соответствии с определенными правилами. На практике большинство суб-дел не делятся на тома. Если существует только один том, он должен быть "невидимым" ("прозрачным") для пользователя при выполнении любых действий.

Правила разбиения на тома могут учитывать объём и число документов, выполненные транзакции и истечение определенных периодов времени. Практика разбиения дел на тома возникла при работе с физическими делами, где она использовалась для того, чтобы ограничить разумными рамками вес и размер единицы хранения. Там, где это оправдано, подобная практика продолжается и в отношении электронных дел с целью разделения их на «порции» разумного размера, удобные при проведении экспертизы ценности, при передаче и т.д.

Если в деле имеется только одно суб-дело, то его тома могут восприниматься пользователями скорее как тома самого дела, чем как тома суб-дела.

Термины «дело», «суб-дело» и «том» порой используются достаточно вольно и взаимно заменяют друг друга, - вследствие сформулированного выше требования о «прозрачности» существования единственного тома или суб-дела.

Например, пользователь обычно запрашивает «дело», вместо того, чтобы использовать более точную терминологию и просить «том». Это особенно наглядно проявляется в случае физического дела, состоящего из единственного однотомного суб-дела. В этом случае, хотя дело формально состоит из одного суб-дела, содержащего один том, зачастую номера субдела и тома не проставляются (часто они ставятся только тогда, когда оформляется второе суб-дело или второй том).

Срок хранения

Объекты СЭД «Срок хранения», содержащие указания в отношении срока хранения и дальнейшей судьбы документов (retention and disposition schedule), используются для установления правил хранения, передачи и уничтожения документов. В СЭД может быть несколько таких объектов. Каждой рубрике, делу, суб-делу и тому назначается один или несколько сроков хранения. Сроки хранения могут быть также назначены документам, и один срок хранения может быть назначен каждому типу документа.