@IRBIS_10_OMEI__data_1165

Первые два вида расходов: по проезду и по найму жилого помещения – оплачиваются по фактическим расходам. Суточные определены в качестве дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальными нормативными актами организации (ст. 168 ТК РФ).

Трудовое законодательство определяет только минимальный размер компенсации командировочных расходов на уровне, установленном Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Организации вправе предусмотреть иной размер и состав компенсаций работнику, направляемому в командировку, при условии, что они не менее установленного минимального размера компенсаций.

Расходы по проезду

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться.

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются работнику в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями).

Командированному работнику возмещаются документально подтвержденные расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань, если они находятся за чертой населенного пункта, в местах отправления, назначения, пересадок.

Также возмещаются консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы, подтвержденные документально.

Работодатель имеет право внутренними документами ограничить размер расходов на проезд верхней планкой для различных видов

31

транспорта. Он может определить каким видом транспорта надлежит в каком случае воспользоваться сотрудникам в зависимости от ситуации, дальности поездки, должности и т.п.

Если работником документы, подтверждающие осуществленные расходы по проезду, не представлены (утрачены), работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника. В бухгалтерском учете эти суммы будут учтены в составе расходов по обычным видам деятельности либо в составе прочих расходов в зависимости от цели командировки.

Расходы по найму жилого помещения

Расходы по найму жилого помещения (в том числе и бронированию места в гостинице) возмещаются сотруднику в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами.

Если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в этой местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и «расчетного часа», принятого в этой гостинице. Обычно, единый расчетный час в гостиницах – 12.00 по местному времени.

Для каждого работника должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов.

Снимая номер в гостинице, работники ориентируются на требования работодателя к предельной стоимости этих услуг. Работодатель имеет право внутренними документами установить верхнюю планку оплаты расходов на проживание.

В счете гостиницы могут быть указаны дополнительные оказанные услуги, связанные или не связанные с проживанием. Решение о возмещении таких расходов сотруднику руководитель принимает самостоятельно. Следует учитывать, что стоимость ряда услуг для целей налогообложения прибыли не учитывается.

Если работником документы, подтверждающие осуществленные расходы по найму помещения, не представлены (утрачены), работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по заявлению работника. В бухгалтерском учете эти суммы будут учтены

32

в составе расходов по обычным видам деятельности либо в составе прочих расходов в зависимости от цели командировки.

Счета гостиниц за рубежом оформить в соответствии с российским законодательством невозможно. Они должны быть приложены с переводом на русский язык к авансовому отчету работника.

Суточные

Суточные являются дополнительными расходами, связанные с проживанием работника вне места постоянного жительства.

Нормы выплаты суточных коммерческие организации устанавливают самостоятельно в соответствии со ст. 168 ТК РФ в коллективном договоре или в локальном нормативном акте.

При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

С 1 января 2008 г. вступают в силу изменения, внесенные в п. 3 ст. 217 НК РФ Федеральным законом от 29.07.2007 № 216-ФЗ. Согласно этим изменениям специально для целей исчисления НДФЛ установлены нормативы суточных:

–для командировок по России – 700 руб. в сутки;

–для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки.

Если в организации суточные выплачиваются в большем размере, то сумма превышения с 1 января 2008 г. должна облагаться НДФЛ.

Работнику выплачиваются суточные за каждый день командировки на территории РФ, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки.

Первоначально при выплате аванса на командировочные расходы суточные выплачиваются, исходя из количества дней, указанных в приказе о направлении в командировку работника или на лицевой стороне удостоверения.

После возвращения работника определяется фактическое время пребывания в командировке.

Если командировка осуществлена на территории РФ либо в страну с безвизовым режимом въезда, то фактическое время пребывания определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

33

Вудостоверении должны быть отмечены день прибытия в место командировки и день выбытия из места командировки. Если же работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Если фактическое количество суток не соответствуют дням, на которые был выдан аванс, должен быть произведен перерасчет суммы суточных при окончательном расчете с работником.

Если фактическое время пребывания в командировке превысило число дней, указанных в приказе о командировании (на лицевой стороне удостоверения), то должен быть издан приказ о продлении срока командировки.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспорта из местности, где командированный находится на постоянной работе. А днем приезда – день прибытия транспортного средства в местность, где находится его постоянная работа.

Необходимо обратить внимание на уточнение в Инструкции порядка определения дня выбытия или прибытия: при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, то при определении дня выезда в командировку (приезда из командировки) учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани.

Аналогично определяется день приезда работника к месту постоянной работы.

Пример. Работник выезжает в служебную командировку на поезде. Предположим, что время отправления поезда 21 мая в 00 часов 55 минут.

Если железнодорожный вокзал находится в черте города, днем выезда в командировку будет считаться 21 мая.

Если вокзал находится в отдалении от города и требуется значительное время, чтобы добраться до него, первым днем нахождения в командировке будет 20 мая.

Внекоторых случаях бывает сложно точно определить, сколько времени может занять дорога в аэропорт, на станцию и т.д. Нечеткая работа транспорта, наличие «пробок» на дорогах и другие факторы приводят к тому, что командированный работник заранее выезжает из

34

дома даже при относительной близости места назначения. Для обоснования произведенной в таком случае оплаты суточных и возмещения расходов по проезду можно посоветовать оформить соответствующую докладную записку, в которой будет указано, сколько времени и по какой причине было затрачено на дорогу.

Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются также за каждый день пребывания в командировке.

При однодневных командировках выплачивать ли суточные или нет и в каких размерах – это дело руководителя. Его решение должно быть установлено для всех работников организации в распорядительном документе, и бухгалтер только выполняет указание руководителя.

При направлении работника в командировку по территории РФ в местность, откуда он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные не выплачиваются. Если руководство примет решение выплатить в этом случае суточные, то налоговые органы для целей налогообложении рассматривают их как сверхнормативные.

Иные расходы

Среди наиболее встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, являются затраты на проведение телефонных переговоров.

К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, в которых указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат. Целесообразность и производственная направленность может быть подтверждена резолюцией руководителя на служебной записке работника и приложенных документах (договоры, доверенности, информационные письма и др. документы, в которых указаны соответствующие телефонные номера.)

Ряд иностранных государств (например, Германия, Франция, Австрия, США, Испания) не разрешает оформление документов на въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки.

В таких случаях расходы по оплате обязательной медицинской

35

страховки могут быть отнесены к расходам по оформлению выездных документов и при документальном их подтверждении возмещаются работнику.

Все прочие документально подтвержденные работником расходы возмещаются по решению руководителя организации.

Авансовый отчет

По возвращении из командировки подотчетное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчет. Унифицированная форма его № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет», она применяется юридическими лицами всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений.

Авансовый отчет должен быть представлен в течение 3 дней после возвращения из командировки на территории РФ или в течение 10 календарных дней от даты окончания служебной зарубежной командировки.

Срок для отчета по командировочным расходам установлен законодательно, в отличие от срока предоставления авансовых отчетов по подотчетным суммам, выданным на хозяйственные нужды.

К авансовому отчету прилагаются:

9командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, или ксерокопия загранпаспорта, в том числе его страниц, подтверждающих даты пересечения границы.

Эти документы необходимы для окончательного расчета суточных по факту пребывания работника в командировке. Если локальным нормативным актом организации установлено, что командировочное удостоверение в организации не выписывается, то суточные будут оплачены работнику либо на основании отметок о пересечении границы в загранпаспорте, либо на основании приказа о командировании работника и проездных документов.

9документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения;

9документы, подтверждающие фактические расходы по проезду;

9другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы.

Отчитаться по ранее выданным суммам должно каждое подотчет-

36

ное лицо, которому выдавались из кассы деньги. Передавать подотчетные суммы от одного лица другому не разрешается.

На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Работник бухгалтерии производит проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления. Бухгалтер оформляет расписку в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются: фамилия, имя и отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, сумма документально подтвержденных расходов (прописью), количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Затем руководитель структурного подразделения производит проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания используются информация служебного задания для направления в командировку и отчет о его выполнении.

После этого авансовый отчет передается руководителю организации на утверждение.

После утверждения авансового отчета бухгалтер производит бухгалтерские записи списании подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Производится подсчет сумм, на оборотной стороне формы авансового отчета указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте. Если расходы произведены в валюте, то кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте.

На лицевой стороне авансового отчета расположена таблица «Бухгалтерская запись», в которой бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета/субсчета и суммы).

37

В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета командировочные расходы, в зависимости от их назначения, можно списывать за счет следующих средств организации:

9 затрат на производство и продажу оказываемых услуг (продукции, работ), если они были связаны с текущей деятельностью организации;

9 первоначальной стоимости приобретенных товарноматериальных ценностей, если командировка была связана с их приобретением, в том числе и с приобретением ценных бумаг, основных средств и т.п.;

9 капитальных вложений при условии, что они связаны с осуществлением инвестиционной деятельности или строительством;

9 расходов будущих периодов с последующим равномерным списанием на счета учета затрат, если командировка связана с открытием нового производства, новых направлений работы, продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т.п.;

9целевых источников финансирования;

9прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах и др. Если командировка связана с отдыхом, развлечениями, мероприя-

тиями культурно-просветительского характера, то командировочные расходы представляют собой прочие расходы и должны отражаться по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В нижней части лицевой стороны бланка помещена отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

Суммы сверхнормативных расходов в бухгалтерском учете желательно выделить в тексте отчета (на отдельный субсчет или внесистемно с помощью специально составленного расчета). Это облегчит бухгалтеру расчет налога на прибыль в соответствии с требованиями ПБУ 18/02.

Суммы, указанные в отчете работником и принятые к бухгалтерскому учету, могут расходиться. Например, руководитель может решить, что нецелесообразно возмещать командированному лицу стоимость приобретенных канцелярских товаров, медикаментов, туалетных принадлежностей в месте командировки. Поэтому суммы по от-

38

чету, отраженные работником, будут больше, чем принятые бухгалтером в качестве затрат после резолюции руководителя. Разница будет внесена наличными работником в кассу либо удержана из его заработной платы.

Окончание взаиморасчетов с работником

После утверждения авансового отчета с работником заканчиваются взаиморасчеты по командировке.

Сроки произведения окончательных расчетов по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы, также установлены законодательно. Это 3 рабочих дня со дня возвращения из командировки по территории РФ и 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы РФ.

Если фактически израсходованная работником в командировке сумма меньше выданного на командировочные расходы аванса, работник обязан остаток неиспользованного аванса вернуть в кассу предприятия. Возврат суммы оформляется приходным кассовым ордеру в установленном порядке.

Если указанная в авансовом отчете сумма расходов, понесенных в связи с командировкой, оказывается больше выданного ранее работнику аванса на командировочные расходы, образуется перерасход по авансовому отчету. Перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Отметка о выдаче работнику перерасхода или внесения в кассу работником остатка аванса с указанием номеров и дат приходных или расходных ордеров делается на лицевой стороне авансового отчета.

Удержание невозвращенных сумм

Если работник не представил в законодательно установленный срок авансовый отчет по подотчетным суммам, выданным на командировочные расходы, и не произвел окончательный расчет по ним, можно говорить о долге работника перед работодателем.

Трудовым законодательством предусмотрено, что работодатель может производить удержание задолженности из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

39

Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размер удержания. Работодатель вправе издать приказ (распоряжение) об удержании долга не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса или погашения задолженности.

Статья 138 ТК РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся к выплате работнику. И только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, удерживаемая сумма может составлять до 50% от суммы, причитающейся к выплате.

Если работник оспаривает удержание, или месячный срок пропущен, организация теряет право на бесспорное взыскание суммы невозвращенного аванса. Она может быть взыскана с работника только через суд. Для этого руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновным работником причиненного ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с осужденных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых судом на основании принятого судом решения.

Если администрация не предприняла никаких мер по взысканию долга, и работник задолженность не оспаривает, задолженность подлежит включению в совокупный доход, полученный в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности. При последующем представлении авансового отчета либо погашении долга по этим суммам производится перерасчет НДФЛ.

Подотчетные суммы учитывают на активном, расчетном счете 71»Расчеты с подотчетными лицами».

Дт71 Кт50 на сумму, выданную в подотчет из кассы Дт08 Кт71 на сумму, израсходованную при приобретении основных средств

Дт44 ст. 14 Кт71 на сумму командировочных расходов в пределах норм Дт26 ст. 5 Кт71 на сумму затрат (без НДС)

Дт19 Кт71 на сумму НДС (с проездных билетов, квитанций) Дт10 Кт71 на сумму приобретенных материалов с расчетом из подотчетных сумм Дт50 Кт 71 на неизрасходованную сумму, возвращенную в кассу организации

40