3

АВТОНОМНАЯ НЕКОММЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БЕЛГОРОДСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ КООПЕРАЦИИ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА»

кафедра организации и технологии защиты информации

Практическая работа №7

Порядок оформления входящих документов

Цель: Изучить порядок оформления входящих документов

Время: 2 учебных часа

Содержание отчета: отчетный материал согласно формы отчета

БЕЛГОРОД 2014

Порядок оформления входящих документов следующий:

Нумерация дополнительно изготовленных экземпляров производится с учетом количества ранее изготовленных экземпляров данного издания.

Нумерация издания, отпечатанного в типографии, начинается с первого экземпляра.

На обложке и титульном листе каждого экземпляра издания проставляется гриф секретности, регистрационный номер и номер экземпляра. Страницы (листы) издания нумеруются. На обороте титульного листа указывается общее количество страниц (листов) издания и количество листов пронумерованных вставок с указанием их грифа секретности.

Тираж и список рассылки (разверстки) издания подписываются исполнителем и утверждаются руководством вышестоящих организаций.

При необходимости рассылка изданий производится с сопроводительными письмами. Приложение 1.

Об отправке и возвращении изданий в журнале формы 6 (карточке формы 35) делаются отметки со ссылкой на номера и даты сопроводительных писем или реестров, при которых издания направлены или возвращены.

При направлении в один и тог же адрес нескольких экземпляров изданий, не подлежащих возврату, в регистрационных формах против этих экземпляров разрешается делать одну общую запись об их направлении.

При направлении изданий, подлежащих возврату, в сопроводительном письме или на самом издании производится запись: «Подлежит возврату».

Сопроводительные письма к поступившим изданиям учитываются в регистрационных формах входящих документов с производством в графе <(Вид и краткое содержание документа» записи - «Сопроводительное письмо к изданиям», которые затем передаются од расписку сотруднику, осуществляющему регистрацию изданий.

Если поступившие издания при одном сопроводительном письме будут передаваться на регистрацию в разные подразделения, то каждое из них в регистрационной форме входящих документов записывается отдельной строкой и под расписку передается соответствующим сотрудникам. Сопроводительное письмо в этом случае передается с первым приложением.

Поступившие без сопроводительных писем издания передаются сотруднику, осуществляющему их учет, под роспись в журнале формы 26 (в реестре формы 27, с которым поступило издание).

Издания регистрируются в журнале формы 6 или на карточке формы 35, ее экземпляры полученного издания (в том числе и дополнительно поступившие) регистрируются за одним номером с перечислением при необходимости каждого номера экземпляра в отдельности в графе 7 формы 6 или соответствующих графах формы 35.

Регистрационный номер по журналу формы 6 (карточке формы 35) проставляется на обложке и титульном листе издания и переносится в РКФ учета поступивших документов или в журнале формы 26 (реестре формы 27).

Сопроводительные письма к изданиям и другие документы по их рассылке, систематизируются в отдельных номенклатурных делах. После ежегодной проверки, в ходе которой будет подтверждено, что все сопроводительные письма в наличии, а поступившие при них издания взяты на учет, эти дела уничтожаются.

Передача изданий на доклад и в пользование производится только после их регистрации в журнале формы 6 (карточке формы 35) под роспись в карточке формы 24.

Все издания периодически пересматриваются комиссией, назначаемой руководителем организации, выявляются не имеющие практической и исторической ценности.

Издания, не подлежащие возврату и не требующиеся в работе, уничтожаются в установленном порядке на месте.

Для обеспечения оперативного поиска изданий и эффективного использования при принятии решений информации, содержащейся в них, создаются и ведутся, в т.ч. с использованием ПЭВМ, картотеки или классификационные справочники. Приложение 2.

Печатные издания дополнительно учитываются в журнале инвентарного учета письменных сброшюрованных материалов. Приложение 3. Приложение 1а

__________________________________________________________________

Фирменный бланк

__________________________________________________________________

На исх. 77-СС

От 12 сентября 2005 года

Начальнику отдела безопасности

старшему специалисту

государственного предприятия

ООО «Импульс»

А.А.Иванову

Направляем Вам для дальнейшего использования техническую литературу и документация для обеспечения мероприятий по защите информации в организации ООО «Импульс».

Приложения:

1. План проверок специальной техники, 4 листа, экз.№1, секретно.

2. План розыскных мероприятий, 3 листа, экз.№1, ДСП.

3. План совместной мероприятий отделов службы безопасности, экз.№1-2, 23 листа каждый, сов.секретно.

4. График подготовки оперативных мероприятий, экз.№1-2, 3 листа каждый, сов.секретно.

5. План проверок специальной техники, экз.№4, 3 листа, секретно.

6. Распоряжение администрации, экз.№1867, 1 книга.

7. Инструкция по правилам ведения переписки, экз.№18, 1 книга, секретно

Приложения только в адрес.

Начальник режимно-секретного подразделения

администрации области А.А.Петров

Приложение 1б

(обратная сторона левый нижний угол)

Исп. А.А.Петров

Отп. 2 экз

Экз. №1 – в адрес

Экз. №2 – в дело

Тел. 65-76-88

Приложение 2

форма № 30

Порядко- вый номер (входящий) и гриф секрет- ности	Номер и дата поступившего документа	Откуда поступил	Вид и краткое содержание	Количество листов и номера экземпляров
				основного документа	приложе- ния
1	2	3	4	5	6
1С	77сс 12 09.05	РСП администрации области	План проверок специальной техники	4листа экз.№1
2 ДСП	77сс 12 09.05	РСП администрации области	План розыскных мероприятий	3 листа экз.№1
3 СС	77сс 12 09.05	РСП администрации области	План совместной мероприятий отделов службы безопасности,	23 листа экз.№1
4 СС	77сс 12 09.05	РСП администрации области	План совместной мероприятий отделов службы безопасности	23 листа экз.№2
5 СС	77сс 12 09.05	РСП администрации области	График подготовки оперативных мероприятий,	3 листа экз.№1
6 СС	77сс 12 09.05	РСП администрации области	График подготовки оперативных мероприятий,	3 листа экз.№2
7 С	77сс 12 09.05	РСП администрации области	План проверок специальной техники	3 листа экз.№4
8	77сс 12 09.05	РСП администрации области	Распоряжение администрации,	1 книга экз. №1867,
9 С	77сс 12 09.05	РСП администрации области	Инструкция по правилам ведения переписки	1 книга экз. №18

Приложение 2 (продолжение)

Исполнитель, расписка и дата	Расписка работника режимно-секретного подразделения в получении документа от исполнителя и дата	Номер дела и тома, в котором подшит документ, и номера листов. Номер и дата акта об уничтожении.		Отметки о проверке наличия документов	Приме-чание
		основного документа	приложения
7	8	9	10	11	12
А.А.Федоров 12.09.05
А.А.Федоров 12.09.05
А.А.Федоров 12.09.05
А.А.Федоров 12.09.05
А.А.Федоров 12.09.05
А.А.Федоров 12.09.05
А.А.Федоров 12.09.05
А.А.Федоров 12.09.05
А.Ф.Сидоров 12.09.05