Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

DOU_Lektsia_1

.doc
Скачиваний:
38
Добавлен:
14.05.2015
Размер:
88.06 Кб
Скачать

Лекция 1

Тема: Введение в дисциплину ДОУ.

1. Документоведение как научная дисциплина. Содержание и основные задачи современного ДОУ.

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. Первоначально термин появляется в устной речи (ок. XVII века) и означает сам процесс решения (производства дела). Уже в XVI веке употребляется слово дело, как собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу. Параллельно с терном делопроизводство последние десятилетия используется термин ДОУ.

ДОУ – деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами, в процессе осуществления им управленческих функций.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы так и вся совокупность документации в целом.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов и надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ – отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах; обеспечение рационального использования документов в деловой практики предприятия.

2. Связь ДОУ с другими дисциплинами.

Документоведение относится к циклу наук об обществе со многими из которых находится во взаимосвязи. Например, ДОУ связано с исторической наукой (источниковедение), связано с дипломатикой, связано с архивоведением, тесно связано с книговедением (изучает источники информации), связано с правоведением, связано с экономическими науками, связано с теорией управления и менеджментом. ДОУ испытывает влияние прикладных дисциплин. Например, социология управления, психология управления, деловое общение. ДОУ связано с прикладной лингвистикой, связано с науками об информации.

3. Служба ДОУ, ее задачи и структура.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

  • Обеспечение своевременного и грамотного создания документов.

  • Организация работы с документами – получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив и уничтожение.

Основная задача служб ДОУ – своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации.

В практике управления действуют следующие службы ДОУ:

  • Управление делами в министерствах и ведомствах РФ.

  • Общий отдел в местных органах власти.

  • Канцелярия в большинстве предприятий и организаций.

Функции службы ДОУ:

  • Функция экспедиции – прием поступающей корреспонденции, ее сортировка и распределение по подразделениям, количественный учет документов, отправка и доставка корреспонденции в подразделения и адресатам.

  • Функции по учету и регистрации корреспонденции – учет и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, проверка правильности составления и оформления документов.

  • Функция контроля – контроль за своевременным исполнением документов.

  • Функция архива – прием, учет, хранение и использование дел.

  • Функция печатания и размножения документов.

4. Документ, его свойства и функции.

Документ – это документированное на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, предназначенная для передачи ее во времени и пространстве, в целях хранения использования в том числе в качестве доказательства.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа, предающий ему юридическую силу (подпись, печать и др.).

Документ имеет два свойства:

  • Информативное – способность предавать информацию (актуальность, достоверность, доступность).

  • Эксплуатационное – определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма (долговечность, прочность, способность противостоять различным воздействиям).

Функции документа:

  • Информационная.

  • Организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).

  • Коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия).

  • Юридическая (содержание документа может использоваться в качестве доказательства).

  • Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки).

  • Учебная.

Основные свойства документа:

  • Атрибутивность – это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых она существовать может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа – это содержание (мысли, идеи), материальная – это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации).

  • Функциональность – это предназначенность документа для передачи во времени и пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.

  • Структурность документа – это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе т.е. сохранение основных свойств и различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть составляющим образом оформленным с целью его использования и хранения.

Основные признаки документа:

  • Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью и/или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отожествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.

  • Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма). Такими образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расположенных в определенном порядке и формате на материальном носителе.

  • Предназначенность для использования в социальной коммуникации т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

  • Завершенность сообщения, что обуславливается область применения документа. Незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. При этом используется не только указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особенности из применения в общественных отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются: назначение, доказательное значение (юридическая сила), время появления документа, стадии изготовления, сроки действия, средства фиксации, вид деятельности, характер правоотношений, субъектность и т.д.

4. Классификация документов.

Группы документов:

По способу документирования:

  • рукописные;

  • электронные;

  • графические;

  • кино- и фотодокументы

По сфере использования:

  • организационно-распорядительные;

  • финансовые;

  • научно-технические;

  • отчетно-статистические.

По содержанию:

  • простые;

  • сложные.

По месту составления:

  • внутренние;

  • внешние.

По степени гласности:

  • открытые;

  • с грифом ограничения доступа (секретно, коммерческая тайна).

По происхождению:

  • официальные (служебные);

  • личные (интерес определенного лица).

По юридической силе:

  • оригиналы (подлинники);

  • копия (не имеет юридической силы);

  • заверенная копия;

  • отпуск (копия, изготовленная под копирку);

  • выписки (часть документа с указанием из какого документа сделана выписка);

  • дубликаты (равные по силе подлинники документов).

По форме изложения:

  • индивидуальные;

  • трафаретные;

  • типовые;

  • примерные;

  • унифицированные.

По срокам исполнения:

  • срочные;

  • несрочные.

По срокам хранения:

  • временного хранения (до 10 лет);

  • долговременного хранения (свыше 10 лет);

  • постоянного хранения).

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]