DOU_Lektsia_4

Лекция 4

Тема: Основные требования составлению и оформлению документа.

1. Реквизиты документа.

Среди разнообразных систем управленческой документации особое значение имеет система организационно-распорядительной документации (ОРД).

Для системы ОРД ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов включающий 30 наименований: 

• 01 Государственный герб РФ.

• 02 Герб субъекта РФ.

• 03 Эмблема организации или товарный знак.

• 04 код организации.

• 05 основной Государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

• 06 идетнификационный  номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет ИНН/ КПП.

• 07 код формы документа.

• 08 наименование организации.

• 09 справочные данные об организации.

• 10 наименование  вида документа.

• 11 дата.

• 12 регистрационный номер документа.

• 13 ссылка на регистрационный номер и дату документа.

• 14 место составления или издания документа.

• 15 адресат.

• 16 гриф утверждения документа.

• 17 резолюция.

• 18 заголовок к тексту.

• 19 отметка о контроле. 

• 20 текст.

• 21 отметка о наличии приложения.

• 22 подпись.

• 23 гриф согласования документа.

• 24 визы согласования документа.

• 25 оттиск печати. 

• 26 отметка о заверении копий. 

• 27 отметка об исполнителе и номер его телефона.

• 28 отметка об исполнении документа И направление его в дело.

• 29 отметка о поступлении документа.

• 30 идентификатор электронной копии документа..

Перечень реквизитов составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификации. Этой цели служат реквизиты 01,02,03,04,07,08,09,10,11,13,16,22,23,24,25. Реквизиты 13,15,17,18,19,21,26,27,28,29 - предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат.

        Каждый конкретный вид документа Содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).ГОСТом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое закреплено за реквизитом в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения. Схемы расположения реквизитов позволяют максимально увеличить полезную площадь - место для размещения текста.20 реквизита

2. Форматы бумаги.

В соответствии с ГОСТ 9327-60 " Бумага. Потребительские форматы" стандартные форматы обязательны в нашей стране. Эти форматы приняты и в ИСО.

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО( 841мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам.

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 ( 2010х 297) А5 (148х210) 

Отдельные виды документов содержащие таблицы и графики оформляются на формате А3 (297х 420). 

3. Бланки документов.

Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа. На бланках изготавливают только первую страницу документа для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для организации создаются 3 вида бланков:

• Для писем.

• Общий бланк.

• Бланк конкретного вида документа. 

Бланк письма – могут быть размещены реквизиты: 01(02 или 03),04,05,06,08,09. При необходимости: 11,12,13,14,15,17,18,19,20. 

На бланке для писем наименование вида документа не указывается. 

Общий бланк – реквизиты 01(02 или 03),08,11,14. Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов. 

Бланк конкретного вида документа – ( кроме письма) включает реквизиты: 01(02 ил 03), 08,10,14. При необходимости 11, 12,13,18,19. Эти бланки создают если в организации применяется большое количество документов этих видов. 

Гербовые бланки. Могут создаваться только типографским способом, в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей. Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Расположение Реквизитов предусмотрено стандартам в двух вариантах: продольном и угловом. 

4. Требования к изготовлению документов.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга полтора - два интервала. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервала. Максимальная длина  строки каждого отдельного реквизита кроме текста- 28 знаков. 

Текст документа на бланках А4 печатают через 1,5 интервала; на бланке А5 через 1 интервал.

• От границы левого поля: 

  • Заголовок к тексту.

  • Текст без абзацев.

  • Отметка о наличии приложений.

  • Фамилия исполнителя, номер его телефона.

  • Отметка в исполнении документа и направлении его в дело.

  • Наименование должности в реквизите, подпись.

  • Гриф согласования.

  • Заверительная надпись " верно".

  • Слово "примечания".

  • Слова " ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ".

• Отступив 5 печатных знаков печатают начало абзацев.

• Отступив 32 печатных знака реквизит "адресат".

• Отступив 40 печатных знаков реквизиты: гриф ограничения к доступу к документу и гриф утверждение.

• Отступив 48 печатных знаков печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите " подпись".