Модуль: Информатика 3.1. Знакомство с ms access 2007

Цель модуля: Ознакомление с основными понятиями СУБД Access на примере учебной базы данных компании «Борей».

Основные понятия. Краткие сведения

Базы данных являются одним из основных компонентов современных информационных систем. Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации.

Цель любой информационной системы – обработка информации конкретной предметной области.

Под предметной областью понимается совокупность связанных между собой функций, задач управления в некоторой области деятельности предприятия, с помощью которых достигается выполнение поставленной цели.

В широком смысле база данных – это совокупность сведений об объектах какой-либо предметной области. Информация в базе данных должна храниться в упорядоченном виде, т.е. данные должны быть структурированы. Структурирование данных это введение соглашений о способах представления данных.

База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области.

Особенностями такой совокупности данных являются:

• достаточно большие объемы информации;

• максимально возможная компактность хранения данных;

• возможность извлечения из базы данных разнообразной информации в определенной предметной области;

• удобные для пользователя вид и форма извлекаемой информации;

• высокая скорость доступа к данным;

• надежность хранения информации и возможность предоставления санкционированного доступа к данным для отдельных пользователей;

• удобство и простота конструирования пользователем запросов, форм и отчетов для выборки данных.

Создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного инструмента – системы управления базами данных.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска информации в них.

По технологии обработки базы данных делятся на централизованные и распределенные.

Централизованная база данных хранится в памяти одной машины.

Распределенная база данных состоит из нескольких частей, хранимых на нескольких машинах вычислительной сети. Работа с такой базой осуществляется с помощью системы управления распределенной базой данных - СУРБД.

Централизованные базы данных по способу доступа делятся на:

• базы данных с локальным доступом (данные и процедуры их обработки хранятся на одной машине);

• базы данных с удаленным (сетевым) доступом. СУБД с удаленным доступом могут быть построены с использованием архитектур файл-сервер и клиент-сервер.

СУБД Access использует реляционную модель базы данных, в которой данные представлены в виде взаимосвязанных таблиц (отношений по англ. - relations).

Важнейшим этапом проектирования базы данных является разработка информационно-логической (инфологической) модели предметной области, не ориентированной на СУБД, но отражающей предметную область в виде совокупности информационных объектов и их информационных связей.

СУБД Access позволяет работать с объектами базы данных, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа, макросы и модули.

Таблицы служат для хранения данных в определенной структуре.

Запросы создаются для выборки данных из одной или нескольких связанных таблиц.

Формы предназначены для ввода, редактирования и просмотра табличных данных на экране в удобном виде.

Отчеты являются выходными документами, предназначенными для вывода на принтер.

Макросы используются для автоматизации различных процедур обработки данных, являются программами, состоящими из макрокоманд высокого уровня. Макропрограммирование в Access не требует знания языка Visual Basic. Имеющийся в Access набор из около 50 макрокоманд обеспечивает практически любые действия, необходимые для решения задач.

Модули являются программами на языке Visual Basic, которые служат для реализации нестандартных процедур обработки данных.

Все данные БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением MDB.

Задание 1. Ознакомьтесь с учебной базой данных компании «Борей», входящей в комплект поставки Microsoft Access.

1. Загрузите Microsoft Access.

2. В окне Категории шаблонов выберите команду Учебная база данных. В появившемся окне выберите Борей 2007. Справа в окне учебной базы выберите команду Создать. Следуя инструкциям обеспечения безопасности, откройте файл учебной базы «Борей», после этого закройте диалоговое окно Окно входа, ничего в нем не выбирая.

3. Разверните слева Область перехода, нажав на двойную стрелку, и перейдите в категорию Тип объекта и выберите тип объекта таблицы. Просмотрите данные каждой таблицы, открывая их двойным щелчком мыши.

4. Просмотрите структуру каждой таблицы в режиме Конструктора. Обратите внимание на типы и свойства полей. Для переключения представления из Режима таблицы в Конструктор используйте команду Вид, расположенной на вкладке Главная в разделе Представления.

5. Откройте таблицу Customers. Выполните следующие операции:

• Определите количество записей в таблице, просматривая навигационный блок внизу экрана;

• Просмотрите 12-ую запись, введя ее номер в окне номеров записей, расположенном в внизу таблицы;

• Отсортируйте таблицу по полю Должность. Для этого установите указатель мыши на заголовок столбца и нажмите правую кнопку мыши. Столбец будет выделен и одновременно появится контекстное меню. Выберите в контекстном меню команду Сортировка от А до Я. Снимите сортировку, используя команду Очистить все сортировки расположенную в разделе Сортировка и фильтр.

• Отсортируйте поле Город, используя команду По убыванию, расположенную в разделе Сортировка и фильтр.

6. Скройте поле Адрес электронной почты, выделив его правой кнопкой мыши и выполнив команду Скрыть столбцы. Эту же команду вы сможете найти в разделе Записи, Дополнительно.

7. Отобразите скрытый столбец. Для этого выполните команду Записи, Дополнительно, Отобразить столбцы, установив флажок напротив столбца Адрес электронной почты.

8. Выделите два поля Домашний телефон и Мобильный телефон и скройте их.

9. Выделите первые два поля таблицы ИД и Организация и выполните команду За­кре­пить столбцы, используя контекстное меню по правой кнопке мыши. После этого прокрутите таблицу по горизонтали. Столбец Организация останется на месте, остальные столбцы будут двигаться. Отмените закрепление, выполнив команду Записи, Дополнительно, Освободить.

10. Примените фильтр для отображения на экране строк с клиентами в г. Сочи. Для этого выделите в любой строке поле со значением «Сочи» и вызовите по правой кнопке мыши контекстное меню. Выберите команду Равно «Сочи». Отмените фильтр, щелкнув в контекстном меню по команде Снять фильтр с Город.

Самостоятельно, примените фильтр для отображения строк с клиентами в г. Москва, затем клиентов с должностью Бухгалтер.

11. Измените вид сетки таблицы, используя команду Сетка в разделе Шрифт. Более подробное оформление таблицы можно выполнить, если воспользоваться значком группы Формат таблицы, расположенной в правом нижнем углу раздела Шрифт. В появившемся диалоговом окне Формат таблицы вы можете (рис.1.1):

• изменить оформление (обычное, приподнятое, утопленное);

• отобразить или снять отображение линий сетки как по горизонтали, так и по вертикали;

• указать цвет фона, цвет линий сетки;

• указать вид границы и линий.

Рис.1.1. Диалоговое окно Формат таблицы

Закройте таблицу Customers.

12. Просмотрите запросы и их структуру:

• откройте запрос Десять первых заказов по сумме, который отображает 10 записей с максимальной стоимостью заказа;

• переключите запрос в режим Конструктора и просмотрите структуру запроса;

• измените сортировку в поле Сумма (выберите по возрастанию);

• выполните запрос, используя команду Выполнить (пиктограмма с красным восклицательным знаком). Теперь в результате выполнения запроса будут отображаться заказы с наименьшей суммой;

• переключите запрос в режим Конструктора, снова измените сортировку в поле Сумма (выберите по убыванию);

• вернитесь в Режим таблицы и закройте запрос.

13. Просмотрите формы:

• «Список сотрудников», отсортируйте форму по полю ИД, просмотрите подчиненные формы для ИД3. На вкладке Общие вы можете просмотреть как личную так и служебную информацию о сотруднике, а также на вкладке Заказы увидеть все заказы, которые курирует данный сотрудник;

• «Сведения о товаре»;

• «Сведения о заказе»;

• Закройте все формы.

14. Просмотрите отчеты:

• «Телефонная книга сотрудников»;

• «10 самых крупных заказов»;

• «Адресная книга поставщиков»;

• «Продажи товаров по общему доходу»;

15. Просмотрите отчет «Адресная книга поставщиков» в режиме Конструктора.

16. Закройте базу данных Борей, используя команду Закрыть, расположенную на кнопке Office.