УПРАЖНЕНИЕ 12 – Работа с формами

Формы и их назначение

В делопроизводстве постоянно приходится иметь дело с различными типами форм. Раньше приходилось хранить большие запасы бланков для форм, которые готовились типографским способом и печатались заранее большими тиражами. Средства подготовки форм, предоставляемые Word, позволяют полностью отказаться от этого метода, и хранить только шаблоны форм, распечатывая их по мере необходимости. Такой метод подготовки форм дает значительный экономический выигрыш.

Форма – это структурированный документ со специальными незаполненными областями, называемыми полями формы, в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word.

В редакторе Word можно создать следующие виды форм:

• печатные формы;

• электронные формы.

Печатныеформы, как следует из названия, распечатываются и заполняются на бумаге. Печатная форма ничем не отличается от обычного документа Word.

Электронныеформы значительно удобнее печатных форм, так как заполняются прямо на компьютере, и поэтому идеально подходят для распространения через электронную почту или по сети.

Электронная форма состоит из двух типов элементов: постоянной части и полей.

Постоянная часть может содержать текст, таблицы с данными, рисунки и другие объекты, которые НЕ могут быть изменены пользователем, заполняющим форму. Эти элементы задаются разработчиком формы. Постоянная часть при заполнении формы остается неизменной.

Поля – это незаполненные области, где размещаются сведения определенной категории, т.е. места, предназначенные для ввода данных пользователем, заполняющим форму.

Заполнение формы возможно только после установки соответствующей защиты документа.

Создание постоянной части формы

Первым этапом создания формы является создание и оформление постоянной части. Для структурирования и организации данных на странице удобно пользоваться таблицами, ячейки которых отлично подходят для размещения информационных полей. Такие возможности таблиц, как выравнивание текста, рамки для выделения заполняемых полей, выделение цветом заголовков и другие специальные приемы, делают форму более привлекательной и легкой в использовании.

Электронные формы позволяют выполнять автоматическую проверку введенных данных, обновление зависимых полей (например, полей города и области при вводе почтового индекса), различные вычисления (например, автоматический расчет итоговой суммы в бланке заказа). Для упрощения заполнения к полям формы обычно добавляют подсказки.

Разработчик формы создает ее образец. Так как предполагается многократное использование, то необходимо создать форму, которая будет хранится в виде шаблона. Для использовании формы создается новый документ на основе этого шаблона. При этом никаких изменений в шаблон не вносится, и он может использоваться повторно.

Итак, разработка электронной формы состоит из трех этапов:

• создание шаблона и разработка ее структуры;

• добавление полей в шаблон формы;

• защита формы.

После завершения создания формы и установки защиты пользователи могут только вводить текст или выбирать значения из списка. Остальная часть документа для них недоступна.

В созданной и защищенной форме изменить параметры оформления содержимого поля будет невозможно. Все оформление необходимо произвести на этапе создания формы.

Все эти этапы последовательно описаны с следующих параграфах.