Лекции по делопроизводству

3. ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ВИДОВ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

3.1.Организационно-распорядительные документы

3.2.Порядок утверждения и согласования документов. 3. Документы оперативной информации

3.1ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ.

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Слайд 2

Воформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:

наименование организации (министерства, ведомства) – автора документа;

дата;

гриф утверждения;

текст;

подпись.

Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. Слайд 3.

Положение – это организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Слайд 4

Воформлении положений должны присутствовать следующие реквизиты:

наименование организации (ведомства, структурного подразделения) – автора документа;

гриф утверждения;

дата;

заголовок к тексту

текст;

подпись;

гриф согласования;

визы согласования.

Пример положения. Слайд 5.

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, устанавливающий для работников организации (подразделении) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью. Слайд 6.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязанности руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсультантом и затем утверждается руководителем организации.

Пример. Слайд 7

22

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач. Слайд 8

Различают: Слайд 8

приказы по основной деятельности

приказы по личному составу

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока. Слайд 8

Приказы по основной деятельности формируются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты: Слайд 9

наименование предприятия;

наименование вида документа;

код организации (ОКПО);

дата;

индекс;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст;

подпись;

визы;

отметка об исполнении документа;

отметка о переносе данных на машинный носитель. Текст приказа состоит из двух частей: Слайд 10

констатирующей, в которой отражаются цели и задач предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

распорядительной, в которой содержатся предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое печатается прописными буквами.

Распорядительная часть приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с указания конкретного действия, выражаемого глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Пример. Слайд 11.

В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности.

Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. Слайд 12

23

В выписке из приказа содержатся все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.

Пример. Слайд 13.

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Текст решения также состоит из констатирующей и распорядительной ча-

стей. Констатирующая (вводная) часть решения оформляется по форме:

В связи (на основании) /причины издания документа/ /название распорядительного органа/

РЕШИЛ (а, о):

Распорядительная часть содержит текст решения, который оформляется в виде пунктов.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями.

Распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого лица должностных лиц

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу реквизитов в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием срока исполнителя и срока исполнения.

В случаях, когда констатирующая часть распоряжения присутствует, текст распорядительной части начинается со слов «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

3.2 ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лиц утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Рога и копыта»

___________О.И. Бендер 18.12.2005

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ)

24

(без кавычек), названия утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДЕНО приказом директора предприятия 20.12.2003 № 264/18

Утверждению подлежат:

акты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций );

договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности);

задания (на проектирование объектов, на кап. строительство, на проведение НИР, ОКР и технологических работ);

инструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудового распорядка, документационному обеспечению управления);

нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);

отчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.);

перечни (должностей работников с ненормируемым рабочим днем; типовых документов с указанием сроков хранения и т.д.)

планы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектноизыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

программы (командировок, проведения работ и мероприятий);

положения (о структурном подразделении, премировании, о персонале организации);

расценки на производство работ;

структура и штатная численность;

тарифные ставки;

штатные расписания и изменения к ним;

смета расходов средств организации;

смета расходов на содержание специалистов организации.

Гриф согласования

Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации),

25

личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Главный бухгалтер ЗАО «Компания АБВ»

__________О.М.Кузнецов 24.07.2005

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей, форме например:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании «АБВ» от 21.09.2005 № 12

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

с организациями, интересы которых затрагивает документ;

с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

с общественными организациями (при необходимости);

с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);

с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Виза согласования

Используется для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визирования не допускается.

Виза согласования включает:

личную подпись визирующего;

ее расшифровку (инициалы и фамилию);

дату;

при необходимости - должность визирующего, например:

Начальник отдела международных связей К.И.Смехов 18.02.2006

26

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности:

Последовательность согласования документа

составитель документа;

руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;

общественные организации (при необходимости);

руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.

Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.

В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.

Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных

27

целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и т.д.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати дожжен хорошо читаться.

Перечень документов, на которых ставится печать:

Акты, доверенности, договоры, задания на проектирование и технические, заявки, исполнительные листы, заявления (на аккредитив и т.д.), заключения и отзывы, нормы расхода драгоценных металлов, гарантийные письма, платежные поручения, протоколы согласования планов поставок, реестры чеков, сметы расходов, штатные расписания и изменения к ним, спецификации продукции, образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения хозяйственных операций, Устав организации, справки о начисленной зарплате.

28