access теория

Министерство образования Российской Федерации

НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра "Информационные радиосистемы"

Приобретение практических навыков работы с

Системой Управления Базами Данных Access для Windows

Методические указания к лабораторной работе № 4 по дисциплине "Информатика", часть № 1

для студентов специальности 200700 "Радиотехника", 200800 "Проектирование и технология радиоэлектронных средств"

Нижний Новгород 2001

Составитель Е.Н.Приблудова

УДК 621.325.5-181.4

Приобретение практических навыков работы с Системой Управления Базами данных Access для Windows: Метод. указания к лаб. работе № 4 по дисциплине "Информатика" для студентов спец. 200700, 200800 / НГТУ; Сост.: Е.Н.Приблудова. Н.Новгород, 2001, с.

Изложены краткие сведения о работе с базой данных - Microsoft Access

для Windows. Сформулированы задания и порядок выполнения для лабораторной работы.

Редактор И.М.Морозова

Нижегородский государственный технический университет. Типография НГТУ. 603600, Н.Новгород, ул.Минина, 24.

Нижегородский государственный технический университет, 2001

2

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Практически научить студентов основным приемам работы с СУБД Access для

Windows:

-создание базовых таблиц;

-создание межтабличных связей;

-создание запросов;

-создание составной формы, состоящей из основной и подчиненной форм;

-создание отчетов.

КРАТКИЕ СВЕДЕНИЯ

1. ЗАПУСК MICROSOFT ACCESS ДЛЯ WINDOWS

Рассмотрим один из способов запуска СУБД Microsoft Access. Нажав кнопку Пуск, получаем доступ к главному меню, которое тут же раскроется, а через это меню выполняем команду Программы и выбираем необходимую программу - Microsoft Access. Программа будет загружена, на панели задач появится новая кнопка, на экране будет открыто окно Microsoft Access.

2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ MICROSOFT ACCESS

База данных (БД) – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или задаче.

Реляционные БД – базы данных с табличной формой организации информации. Реляционная БД состоит из одной или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц.

СУБД (Система Управления Базами Данных) – программное обеспечение для работы с базами данных. Большинство современных СУБД предназначены для работы с реляционными базами данных.

Данные – это все, что вы хотите сохранить и к чему намерены обращаться неоднократно. В Microsoft Access данными могут быть тексты, числа, даты и картинки. Если, например, вы продаете книги, то можете хранить их названия, изображения обложек, координаты авторов, количество пачек на складе, цены на них, даты продаж.

Запись – строка таблицы. Одна запись содержит информацию об отдельном объекте, описываемом в БД.

3

Поле – столбец таблицы. Поле содержит определенное свойство объекта. Каждое поля имеет имя. Внутри имени поля нельзя использовать пробелы. Для связки между словами можно ставить знак подчеркивания.

Первичный (главный) ключ БД – это поле или группа полей, с помощью которых можно однозначно идентифицировать запись. Значение первичного ключа не должно повторяться у разных записей.

Тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. В реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, логический. Логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: "да" – "нет" или "истина" – "ложь".

Таблица базы данных – это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или категории объектов.

3.СВОЙСТВА ПОЛЕЙ БД:

имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой;

тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство имя поля);

значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически;

условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой, денежный или тип даты);

сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым);

4

индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряется.

4.ЗАПОЛНЕНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ БД

После запуска СУБД Microsoft Access, появится окно, в котором необходимо отметить соответствующее действие: создать новую или открыть старую базу данных.

Для начала работы с уже созданной базой данных требуется открыть файл, где она хранится. Все таблицы, входящие в состав БД, хранятся в одном файле. Для ввода и редактирования записей БД в СУБД есть два режима: таблица и форма.

Режим таблицы позволяет просматривать и редактировать данные, организованные в виде строк и столбцов. Каждый столбец таблицы соответствует одному полю, а каждая строка – одной записи. В режиме таблицы на экран выводится сразу несколько записей БД. Его удобнее использовать для просмотра и удаления записей, а также для ввода информации в таблицы, состоящие из небольшого количества полей.

Режим формы удобно использовать для ввода данных в таблицы с большим числом полей. В этом режиме в большинстве СУБД поля таблицы можно расположить в любом месте экрана, для чего существует специальный Конструктор форм. В более простых СУБД существует одна стандартная форма, в которой каждое поле занимает одну или несколько строк. В этом режиме на экран обычно выводится только одна запись таблицы базы данных.

5. ИЗВЛЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ ИЗ БД

Запрос – это средство извлечения информации из базы данных, отвечающей некоторым условиям, задаваемым пользователем. Команды запроса справки могут формироваться пользователем двумя основными способами: 1) путем ввода команды; 2) с помощью специальных конструкторов формирования запросов.

Простое логическое выражение представляет собой либо операцию отношения , , , , , , либо поле логического типа. Сложное логическое выражение содержит логические операции "И", "ИЛИ", "НЕ".

Сортировка – процесс упорядочения записей в таблице.

Порядок сортировки – один из двух вариантов упорядочения записей: по возрастанию значений ключа или по убыванию значений ключа.

6. ПРОЕКТИРОВАНИЕ И НОРМАЛИЗАЦИЯ БД

От этапа проектирования зависит дальнейший успех работы с базой. При неправильно спроектированной базе данных придется вносить изменения не

5

только в ее структуру, но и во все уже созданные для этой базы приложения (формы, отчеты, запросы, программы и т.д.).

Первое, что нужно сделать при проектировании БД, - определить список данных, которые необходимо хранить в базе. Следующий шаг – сформировать структуру таблиц (одной или нескольких). База данных, созданная при проектировании, может обладать некоторыми недостатками. Например, может содержать избыточную информацию (например, повторение записей). Для избавления от недостатков база данных должна быть нормализованной. Обычно в результате нормализации получается многотабличная БД.

БД может считаться нормализованной, если выполнены следующие усло-

вия:

-каждая таблица имеет главный ключ;

-все поля каждой таблицы зависят от главного ключа целиком;

-в таблицах отсутствуют группы повторяющихся значений.

Для успешной работы с многотабличными базами данных обычно требуется установить между ними связи. При установке связей обычно пользуются терминами базовая таблица и подчиненная. Связь создается парой полей, одно из которых находится в базовой таблице, а другое – в подчиненной. Базовая

–это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (название этого поля на Схеме данных отображается полужирным шрифтом). Эти поля могут содержать повторяющиеся значения. Когда значение в связанном поле записи базовой таблицы совпадает со значением в связанном поле подчиненной, то эти записи называются связанными.

Если связанное поле подчиненной таблицы содержит только уникальные значения, то создается связь один-к-одному. Если это поле может содержать повторяющиеся значения, то создается связь один-ко-многим.

7. ПРИМЕР СОЗДАНИЯ БАЗЫ ДАННЫХ "РЕЗУЛЬТАТ СЕССИИ"

Пусть одна таблица содержит данные о студентах – номер зачетной книжки, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер группы (рис. 1). Другая - может быть посвящена результатам сессии (рис. 3). Третья – назначению стипендии (рис. 4).

Из рис.1 видно, что каждое поле представляет собой столбец таблицы и содержит определенную категорию информации. Каждая запись представляет собой строку таблицы и содержит всю информацию о конкретном студенте.

Для того чтобы изменить высоту строк в таблице, используют разделители записей, расположенные с левой стороны таблицы. Для изменения ширины колонки пользуются разделителями полей, которые находятся в верхней части таблицы.

Вносить данные в таблицу можно в Режиме таблицы, выбрав команду Режим таблицы из пункта меню Вид. Также можно создать новую таблицу в

6

Режиме конструктора, выбрав команду Режим конструктора из пункта меню

Вид. Переключение между режимами осуществляется двумя кнопками на панели инструментов.

Рис. 1

При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Это поможет впоследствии, при организации связей между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся динамическом меню выбрать пункт Ключевое поле. Microsoft Access вводит в таблицу в качестве ключевого поля то, в котором находится слово Счетчик (рис. 1). Нет нужды самостоятельно заполнять это поле - Microsoft Access автоматически присвоит номер каждой из ваших записей. Остальную информацию придется вводить с клавиатуры. Для перехода к следующей записи нажмите клавишу [Tab].

Присвоение имен полям и выбор типа данных

В столбце Тип данных таблицы, открытой в режиме конструктора, нужно определить необходимый тип данных и присвоить определенные имена полям (рис. 2).

Тип данных:

текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

поле Memo – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в дру-

7

гом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда;

числовой – тип данных для хранения действительных чисел; дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;

денежный – тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа;

Рис. 2

счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей;

8

логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например, Да или Нет);

поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например, мультимедийных. Реально такие объекты в таблице не хранятся, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них;

гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне;

Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

Каждый тип данных связан с вполне определенным набором свойств.

Установление связей между таблицами

Microsoft Access имеет дело с базами родственных данных, благодаря чему вы можете одновременно работать с данными из нескольких таблиц. Сформировав таблицы базы данных и установив ключевое поле для каждой таблицы, можно создать между таблицами взаимоотношения. Они помогут Microsoft Access связывать данные в каждом новом запросе, форме или отчете, включающем обе связанные таблицы.

ВMicrosoft Access можно создать два типа связей: отношение один-ко- многим (рис. 7) или отношение один-к-одному (рис. 6). В первом случае, более распространенном, одна запись таблицы связана с множеством записей другой таблицы.

Вслучае менее распространенного отношения один-к-одному одной записи в первичной таблице соответствует только одна запись связанной таблицы. Например, фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, группа студента могут располагаться в одной таблице, а данные о результатах сессии - в другой. Между этими таблицами будет существовать отношение один-к-одному, так как каждой записи в одной из них соответствует единственная запись в другой.

Создание связи между двумя таблицами

Для создания связи между двумя таблицами, следует прежде убедиться, что в них есть совпадающие поля, выбрать базовую таблицу из двух (если речь идет о связи один – ко – многим).

Например, в двух таблицах студент и сессия (рис. 1 и рис. 3) количество записей одинаково, следовательно, здесь тип связи один – к –одному. Для осуществления связи необходимо предварительно в режиме Конструктора (таблицы студент и сессия) установить Ключевое поле с помощью динамиче-

9

ского меню, нажав мышью напротив поля Номер. Установив Ключевое поле в двух таблицах, их можно связать.

Например, в двух других таблицах: сессия (рис. 3) и стипендия (рис.4) , количество записей разное, следовательно, здесь тип связи один – ко – многим. В этом случае необходимо выбрать из них базовую таблицу. Базовая таблица – эта та таблица, в которой нет совпадающих записей в одинаковых полях двух таблиц (совпадающие поля – Результат). В данном примере базовой будет таблица стипендия и только в ней необходимо установить Ключевое поле

напротив поля Результат. Установив Ключевое поле в таблице стипендия,

можно установить тип связи один – ко - многим.

После того как связь установлена, нельзя изменять или удалять поля, на которых она основана, до тех пор, пока не удалите саму связь.

Прежде чем создать связь, необходимо открыть окно Схема данных. Для этого выберите команду Схема данных из меню Сервис. Если данное окно открывается не впервые, окно появится точно в таком виде, в каком сохранили его в последний раз. При первом установлении связи окно будет пустым и сначала появится диалоговое окно Добавление таблицы. Затем необходимо добавить все таблицы, которые необходимо связать.

В данном примере в окне Схема данных показана взаимосвязь между таблицами базы данных sess.dmb (рис. 5). Дополнительные две таблицы: сессия и стипендия показаны на рис. 3 и рис. 4 соответственно.

Для установления связи между таблицей студент и таблицей сессия необходимо:

-Перетащите мышью поле Номер из списка полей студенты в поле Номер из списка полей сессия. Отпустив клавишу мыши, появится диалоговое окно Связи (рис.6).

Замечание: проверьте, что имя поля находится в обоих списках. В диалоговом окне Связи также приведены элементы управления для обеспечения условий целостности данных. Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя.

Если включены и флажки Каскадное обновление связанных полей и Кас-

кадное удаление связанных записей, то, соответственно, операции редактирования и удаления данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице.

-Нажмите на кнопку Создать, теперь таблица студент связана с таблицей сессия. Видно линию, которая соединяет два совпадающих поля в этих таблицах (рис. 5). Взаимосвязь будет сохраняться до тех пор, пока ее не удалите. Два раза щелкнув по данной связи, можно ее изменить.

-Закройте данное окно, при этом система спросит, сохранить ли изменения макета Схема данных. Заметим, что от вашего решения зависит

10