книги / Организация работы с управленческими документами

Приложение 2

Основные функции автоматизированных систем обработки документов*

Автоматизированные системы обработки документов сохраняют все основные функции делопроизводства и в то же время позволяют более эф­ фективно, чем традиционные «ручные» технологии, организовать работу с документами, по-новому решать типовые задачи делопроизводства, уско­ ряя и упрощая движение управленческих документов на предприятии.

Ниже представлены основные функции некоторых автоматизирован­ ных систем делопроизводства.

«ДЕЛО» (ООО «Электронные офисные системы»):

-регистрация в автоматизированном режиме переданных по элек­ тронной почте документов;

- сканирование и распознавание бумажных документов; -прикрепление к регистрационной карточке электронного образа

документа;

-разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документов;

-обеспечение доступа должностного лица только к документам, отно­ сящимся к его компетенции;

-рассылка электронных документов и поручений по ним по сети;

-полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;

-отправка по электронной почте исходящих документов;

-архивное хранение электронных документов организации.

«БОСС-Референт» (ЗАО «АйТи»):

-автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистра­ ции документов, быстрый поиск нужных документов;

-передача визированных документов на ознакомление и исполнение;

-автоматизация сканирования, распознавания, регистрации входящих документов;

-создание и хранение шаблонов стандартных документов; -создание поручений с различными приоритетами исполнения, кон­

троль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извеще­ ние о просроченном или исполненном поручении;

-согласование документов с возможностью делегирования полномо­ чий и оповещения о принятом решении;

«Делопроизводство» (ЗАО «Компания ИнтерТраст»):

-регистрация и поиск входящих, исходящих и внутренних документов;

-контроль исполнения документов и поручений;

-ведение архива официальных документов;

-ведение различных библиотек рабочих документов;

-управление доступом;

ФПодробнее см. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.- практ. пособие. М : КНОРУС. 2007.

-формирование повестки дня заседаний, подготовка документов к за­ седаниям;

-оформление протоколов;

-выдача поручений по протоколам и контроль их исполнения;

-подготовка проектов ОРД, их визирование и согласование;

-контроль исполнения ОРД;

-сканирование и распознавание ОРД;

-ведение картотеки;

-временная выдача электронных копий ОРД по заявкам.

«Документооборот» (ЗАО «ИНФОСОФТ»):

-разработка экранных форм ввода реквизитов документов;

-настройка алгоритмов заполнения учетных карточек;

-автоматический расчет реквизитов документов по заданным формулам;

-разработка макетов печати документов;

-определение этапов обработки и операций по документам;

-ведение истории исполнения документов;

-создание полнотекстных документов и приложений к ним в различ­ ных форматах;

-автоматическое создание и заполнение учетных карточек новых до­ кументов по специально настраиваемой схеме копирования данных из лю­ бого зарегистрированного в системе документа;

-настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов;

-поиск документов по их реквизитам.

«Золушка» (ЗАО «Научно-технический центр ИРМ»):

-регистрация корреспонденции в РКК;

-поиск документов по набору атрибутов или по содержанию;

-выдача поручений и напоминаний о сроках исполнения документов;

-контроль исполнительской дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров;

-организация доступа к электронным копиям документов;

-автоматическое формирование папки документов по вопросу: пер­ вичные документы, повторные и сопроводительные документы, переписка «во исполнение»;

- возможность разделения прав доступа по подразделениям и испол­ нителям;

-автоматическая отправка поручения и напоминаний по электрон­ ной почте;

- выдача «сигнальных» напоминаний о контрольных документах

исроках их исполнения;

-сквозной контроль исполнения документов в территориально распре­ деленных организациях, в.том числе ведущих самостоятельную переписку;

-формирование истории движения документов.

1. О стандартизации: закон Российской Федерации от 10.06ч93 №5154-1.

2.Об информации, информационных технологиях и о защите инфор­ мации: федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ.

3.Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

4.Основные правила работы архивов организаций (2002 год).

5.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

6.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Си-

тема организационно-распорядительной документации. Требования

коформлению документов.

7.Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93.

8.Государственная система документационного обеспечения управле­ ния. Основные положения. Общие требования к документам и службам до­

кументационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

9. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2005 год).

Список дополнительной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.- практ. пособие для вузов / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС, 2007.

2.Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учеб.-практ. пособие для вузов / В.И. Андреева.— М. : КНОРУС, 2006.

3.Делопроизводство: организация и технологии документационного обеспечения управления / Т.В. Кузнецова [и др.]. - М.: ЮНИТИ, 2004.

4.Делопроизводство: учебник для вузов / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР, 2006.

5.Ватолина М.В. Организация работы с документами / М.В. Ватолина.

-Ростов н/Д: Феникс, 2004.

http://www.sekretariat.ru

- Федеральный закон «Об информации, информационных технологи­ ях и о защите информацию) от 27.07.2006 № 149-ФЗ.

-Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. (Одобрен Цен­ тральной экспертно-проверочной комиссией Росархива 3 июля 2000 года.)

-Основные правила работы архивов организаций. (Одобрены реше­ нием коллегии Росархива от 06 февраля 2002 года.)

-Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ.

-Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184^ФЗ.

- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины

иопределения.

-ГО СТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Уни­ фицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

http://www.sekretariat.ru

-Государственная система документационного обеспечения управле­ ния. Основные положения. Общие требования к документам и службам до­ кументационного обеспечения. - М.: Главархив СССР, 1991.

http://www.rusarchives.ru

- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от

и массовых коммуникаций Российской Федераций от 08.11.2005 № 536.)

Учебное издание

ДЕМИДОВА Надежда Ивановна

Организация работы с управленческими документами

Учебно-методическое пособие

Редактор и корректор Б.Ю. Щепина

Подписано в печать 13.03.2009. Формат 60x90/16. Уел. печ. л. 8,5.

Тираж 100 экз. Заказ № 43/2009.

Издательство Пермского государственного технического университета.

Адрес: 614990, г. Пермь, Комсомольский пр., 28, к. 113. Тел. (342) 219-80-33.