книги / Документирование управленческой деятельности. Деловое письмо требования к оформлению; алгоритм работы с текстом делового письма; классификация; образцы текстов деловых писем

Подпись является обязательным и, как правило, заключи­ тельным элементом структуры письма. Функциональное назна­ чение подписи - двойное. Во-первых, она придает официально­ му письму юридическую силу. Во-вторых, удостоверяет лич­ ность автора послания. Подпись располагается ниже заключи­ тельной формулы вежливости.

Правом подписи писем, как правило, обладает руководитель организации или его заместители, в соответствии с распределени­ ем их обязанностей. В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений. В состав подписи входит наименование должности лица, подпи­ савшего документ, личная подпись, инициалы и фамилия.

личная подпись

Следует помнить, что в зависимости от того, на чем оформ­ лено письмо (на бланке или на чистом листе писчей бумаги), под­ пись приводится в сокращенной, полной или развернутой форме.

Сокращенная форма предполагает указание подписи и ее расшифровки - в виде инициалов и фамилии автора послания. Ука­ занная форма подписи применяется при оформлении письма на бланке должностного лица организации, уполномоченного вести переписку и выступающего в качестве отправителя послания.

личная подпись

Полная форма предполагает выполнение всех стандартных требований, предъявляемых к оформлению реквизита «подпись» и подразумевающих указание должности, собственно подпись автора письма и ее расшифровку - в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на бланке письма (бланке структурного

подразделения организации, если последнее уполномочено вес­ ти переписку и выступает в качестве отправителя).

Приведем далее несколько вариантов оформления полной формы подписи:

Развернутая форма предполагает дополнение полной фор­ мы подписи сведениями об авторе письма, а в некоторых случа­ ях - использование иных сведений вместо общепринятых. В ка­ честве таких сведений могут выступать:

•наследственные и почетные титулы;

•почетные и специальные звания;

•сведения, указывающие на иные особые заслуги автора (напри­

мер, сведения о присужденных ему наградах, премиях и т.п.). Указанная форма подписи применяется при оформлении

письма на чистом листе писчей бумаги.

Приведем далее несколько вариантов оформления развер­ нутой формы подписи:

Примеры оформления деловых писем

Ниже даны образцы деловых писем на бланках различных

видов. Обратите внимание на оформление текста, стиль и этикет

делового общения.

3. ОСНОВОПОЛАГАЮ Щ ИЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ

НАД ТЕКСТОМ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Текст письма - результат творчества. Говоря о работе над текстом документа, в том числе и делового письма, авторы пособий употребляют термин «составить текст». Очевидно, что регламентируемая ГОСТом форма документа, которым является деловое письмо, обусловливает жесткую логическую конструк­ цию его текста и особый стиль языка. Его текст не только один из способов коммуникации, имеющий юридическую значи­ мость, но и элемент корпоративного имиджа.

Парадокс: регламентированная форма не препятствует вы­ ражению эмоций. Конечно, в большей или меньшей степени, так как это зависит от обстоятельств и целей, которые ставит перед собой автор письма. Можно сказать, что текст делового письма - в большей степени результат творческого процесса, в отличие от текстов прочих документов.

Принципы работы над текстом. Начинающему автору деловых писем следует знать о главной ошибке тех, кто впервые составляет деловое послание: в большинстве случаев процесс подготовки к написанию письма игнорируется. Многие просто начинают писать - и с первой строчки терпят поражение. Будьте внимательны, не допустите эту ошибку!

Проверено опытом: прежде чем приступить к написа­ нию текста, следует провести кропотливую подготовитель­ ную работу. Творческий процесс по созданию текста письма состоит из двух этапов:

1.Процесс обдумывания текста.

2.Процесс написания текста.

Отделяйте процесс мышления от процесса создания. За­ ставляйте себя полностью завершить процесс обдумывания, прежде чем садиться за стол и писать. Неукоснительно следуйте

этому основополагающему принципу. Не экономьте время на подготовку материала. На исправление и доведение до ума на­ спех сделанного текста уйдет больше времени. Никогда не начи­ найте писать текст с первой строки (если, конечно, это не трафа­ рет, однако и трафарет вначале следует создать).

Как преодолеть страх перед белым листом бумаги? Очень просто. Забудьте на время о написании текста. Начните подгото­ вительную работу.

4. ПРОЦЕСС ОБДУМЫВАНИЯ ТЕКСТА

Что такое текст? Текст - это связная речь, точно выражаю­ щая мысль; последовательное изложение какого-либо события.

Определите тему. Менеджеры, вынужденные писать текст делового письма, чаще всего говорят: «Я просто не знаю, о чем писать, не имею представления». Иногда они в мучитель­ ных раздумьях ждут, не появится ли в их голове именно первая строка, чего делать нельзя ни при каких обстоятельствах. Если совсем ничего не приходит в голову, нужно спросить у себя: «О чем я хочу написать?» (о товаре, событии, ситуации, пробле­ ме). Ответив на этот вопрос, вы определите тему письма. Начни­ те обдумывание с формулировки темы. Тема письма - это про­ странство, за границы которого вы не можете выходить. Для то­ го чтобы адресат понял вас, вы должны раскрыть одну тему, ра­ ди которой пишете.

Предметом переписки являются различные стороны дея­ тельности организации. Необходимо помнить, что для простоты восприятия в письме нужно освещать одну тему, которая может иметь как один, так и несколько аспектов.

Тема не должна быть очень широкой. Не старайтесь объ­ ять необъятное. Если вам не удается сформулировать тему, зна­ чит, вам нужно сузить ее, а остальную информацию перенести в другое письмо.

Определите цель. Задайтесь вопросами, зачем вы будете писать, какой результат вам нужен? Это означает, что необходи­ мо сформулировать цель составления делового письма.