книги / Основы делопроизводства
..pdfМинистерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Пермский национальный исследовательский политехнический университет
Н.И. Демидова
ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Учебное наглядное пособие
Утверждено Редакционно-издательским советом университета
Издательство Пермского национального исследовательского
политехнического университета
2016
2 |
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
|
|
УДК 651.4 Д 30
Рецензенты:
начальник учебно-методического отдела ГОО ДПО «Институт повышения квалификации – РМЦПК» Н.Б. Макарова;
старший преподаватель кафедры менеджмента и маркетинга Пермского национального исследовательского политехнического университета И.М. Будянская
Демидова, Н.И.
Д30 Основы делопроизводства : учеб. наглядное пособие / Н.И. Демидова. – Пермь : Изд-во Перм. нац. исслед. политехн. ун-та, 2016. – 46 с.
ISBN 978-5-398-01674-1
Даны иллюстративные материалы в помощь к изучению дисциплины, практические задания, способствующие развитию навыков работы с управленческими документами и лучшему усвоению изучаемого курса.
Все иллюстративные материалы: образцы бланков, образцы основных видов управленческих документов, представленные в пособии, соответствуют требованиям действующей законодательной и нормативнометодической базы в области делопроизводства.
Предназначено для студентов бакалавриата по направлению «Менеджмент», «Государственное и муниципальное управление», «Управление человеческими ресурсами».
ISBN 978-5-398-01674-1 |
© ПНИПУ, 2016 |
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
3 |
|
|
СОДЕРЖАНИЕ |
|
1. Основные термины и определения.......................................................................................... |
4 |
|
2. Составные части делопроизводства ........................................................................................ |
5 |
|
3. Документооборот ...................................................................................................................... |
5 |
|
4. Классификация организационно-распорядительных документов ....................................... |
6 |
|
5.Состав реквизитов организационно-распорядительных документов ................................... |
7 |
|
6. Классификация бланков документов УСОРД ........................................................................ |
8 |
|
7. Классификация бланков по расположению реквизитов........................................................ |
8 |
|
8. Состав реквизитов бланков ...................................................................................................... |
9 |
|
9. Расположение реквизитов и границы зон углового бланка на формате А4 ...................... |
10 |
|
10. |
Расположение реквизитов и границы зон продольного бланка на формате А4 ............ |
11 |
11. |
Зоны расположения реквизитов от левого поля................................................................. |
12 |
12. |
Образец общего бланка......................................................................................................... |
13 |
13. |
Образцы бланка конкретного вида документа организации ............................................ |
13 |
14. |
Образец продольного бланка письма .................................................................................. |
14 |
15. |
Образец углового бланка письма......................................................................................... |
14 |
16. |
Дата документа ...................................................................................................................... |
15 |
17. |
Пример оформления даты и регистрационного номера .................................................... |
16 |
18. |
Оформление реквизита «адресат» ....................................................................................... |
17 |
19. |
Оформление реквизита «гриф утверждения»..................................................................... |
18 |
20. |
Оформление реквизита «резолюция».................................................................................. |
19 |
21. |
Оформление реквизита «заголовок к тексту» .................................................................... |
19 |
22. |
Оформление реквизита «отметка о заверении копии» ...................................................... |
19 |
23. |
Оформление реквизита «отметка о наличии приложения» .............................................. |
20 |
24. |
Оформление отметки о наличии приложения в распорядительных документах |
|
|
и приложениях к ним ............................................................................................................ |
21 |
25. |
Оформление реквизита «подпись» ..................................................................................... |
22 |
26. |
Процедура согласования....................................................................................................... |
23 |
27. |
Оформление реквизита «виза согласования».................................................................... |
23 |
28. |
Оформление реквизита «гриф согласования» .................................................................... |
24 |
29. |
Реквизит «оттиск печати» .................................................................................................... |
24 |
30. |
Форма положения о структурном подразделении ............................................................. |
25 |
31. |
Образец инициативного письма, находящегося на оперативном хранении |
|
|
в обществе с ограниченной ответственностью «Ярмарка» ............................................... |
26 |
32. |
Образец ответного письма, содержащего ошибки............................................................. |
27 |
33. |
Вариант правильного оформления ответного письма ....................................................... |
28 |
34. |
Письмо, содержащее ошибки в оформлении ..................................................................... |
29 |
35. |
Пример объяснительной записки ........................................................................................ |
30 |
36. |
Образец внутренней докладной записки ............................................................................ |
31 |
37. |
Классификация справок........................................................................................................ |
32 |
38. |
Присутствие реквизитов в зависимости от вида справки ................................................. |
32 |
39. |
Образец справки служебного характера ............................................................................. |
33 |
40. |
Образец справки личного характера ................................................................................... |
34 |
41. |
Образец приказа .................................................................................................................... |
35 |
42. Образец проекта протокола.................................................................................................. |
36 |
|
43. Форма выписки из протокола по второму вопросу повестки дня ................................... |
37 |
|
44. Образец проекта акта ............................................................................................................ |
38 |
|
45. |
Образец журнала регистрации входящих писем |
|
|
ООО «Выставочный центр ярмарка» .................................................................................. |
39 |
46. |
Форма журнала регистрации внутренних документов...................................................... |
40 |
47. |
Образец журнала регистрации исходящих документов ООО «Ярмарка» ...................... |
40 |
48. |
Форма регистрационно-контрольной карточки ................................................................. |
41 |
49. |
Форма номенклатуры дел структурного подразделения................................................... |
42 |
49. Форма номенклатуры дел организации .............................................................................. |
43 |
|
50. Форма и образец обложки дел постоянного и временного хранения .............................. |
44 |
|
51. |
Фрагмент Перечня типовых управленческих архивных документов .............................. |
45 |
4 |
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
1. ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ1
Автор документа – организация, должностное лицо или гражданин, создавший документ.
Архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
Вид документа – классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
Временное хранение документов – хранение документов до их унич-
тожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами. Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному
вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирова-
ние, документооборот, оперативное хранение и использование документов. Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – деятельность,
целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. Документирование – запись информации на носителе по установлен-
ным правилам.
Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Организация работы с документами – обеспечение движения доку-
ментов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
Оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов.
Постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их уничтожения.
Реквизит – элемент оформления документа.
Срок хранения документов – период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
Хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
Юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия.
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
5 |
2.СОСТАВНЫЕ ЧАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Делопроизводство 
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ |
|
|
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ |
||||
|
|
|
|
|
С ДОКУМЕНТАМИ |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Задание: впишите компоненты составных частей ДОУ
3. ДОКУМЕНТООБОРОТ
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Регистрация |
|
|
Распределение |
|
|
Прием |
Постановка |
|
на контроль |
||
|
||
ДОКУМЕНТООБОРОТ |
Контроль |
|
|
||
|
за исполнением |
|
|
Исполнение |
|
Отправка |
|
6 |
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
4. КЛАССИФИКАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Организационнораспорядительная документация
|
Организационно- |
Распорядительные |
Информационно- |
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
нормативные до- |
|
документы |
справочные доку- |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
кументы |
|
|
|
|
менты |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Комплекс учре- |
|
Комплекс регла- |
|
|
|
|
|
|
|
||
дительных до- |
|
ментирующих до- |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
кументов |
|
|
кументов |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Задание: впишите виды документов
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
7 |
5. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ2
01 – государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации (по ОКПО);
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа (по ОКУД);
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11– дата документа;
12– регистрационный номер документа;
13– ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14– место составления или издания документа;
15– адресат;
16– гриф утверждения документов;
17– резолюция;
18– заголовок к тексту;
19– отметка о контроле;
20– текст документа;
21– отметка о наличии приложения;
22– подпись;
23– гриф согласования документа;
24– визы согласования документа;
25– оттиск печати;
26– отметка о заверении копии;
27– отметка об исполнителе;
28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29– отметка о поступлении документа в организацию;
30– идентификатор электронной копии документа.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
8 |
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
6. КЛАССИФИКАЦИЯ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ УСОРД
Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
Общий бланк |
|
|
Бланк письма |
Бланк |
|
документа УСОРД |
||
|
||
Бланк конкретного |
|
|
вида документа |
|
Бланк организации
Бланк структурного подразделения
Бланк должностноБланк го лица
должностного лица
|
|
|
|
|
|
|
|
Бланк |
|
|
|
Бланк угловой |
|
|
продольный |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. КЛАССИФИКАЦИЯ БЛАНКОВ ПО РАСПОЛОЖЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ
_____________________
________
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
________ |
|
|
|
|
|
________ |
|
|
|
_______ |
|
|
|
|
|
_______ |
|
|
|
____ |
|
|
|
|
|
____ |
|
|
|
__________ |
|
|
|
|
|
__________ |
|
|
|
________ |
|
|
|
|
|
________ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
3 |
|
|
4 |
|||||
1 – бланк с продольным расположением реквизитов, идентифицирующих автора документа; 2 – бланк с угловым расположением реквизитов, идентифицирующих автора документа;
3 – бланк с угловым флаговым расположением реквизитов, идентифицирующих автора документа; 4 – бланк с угловым центрованным расположением реквизитов, идентифици-
рующих автора документа.
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
9 |
8. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ
ОБЩИЙ БЛАНК |
реквизиты |
01 (02 или 03) |
|
||
|
08, 14 |
|
|
|
отметки |
11, 12 |
|
|
реквизиты |
01 (02 или 03) |
|
04, 05, 06 |
|
|
|
|
|
|
08, 09 |
БЛАНК ПИСЬМА |
|
|
БЛАНКИ |
|
11, 12, 13, 14 |
|
|
|
|
отметки |
15, 17, 18, 19 |
|
20 |
|
|
|
|
БЛАНК КОНКРЕТ- |
реквизиты |
01 (02 или 03) |
|
||
НОГО ВИДА ДО- |
|
08, 10, 14 |
КУМЕНТА |
|
|
|
|
11, 12, 13 |
|
отметки |
18, 19 |
10 |
Демидова Н.И. Основы делопроизводства |
9. РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН УГЛОВОГО БЛАНКА НА ФОРМАТЕ А4
20
3
17
51
18 22
20 40 20
16
|
|
|
73 |
88 |
10 |
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
01 |
02 |
|
|
|
16 |
19 |
|
|
|
03 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
08 |
09 |
10 |
|
|
15 |
|
|
|
04 |
05 |
06 |
07 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11 |
12 |
|
|
|
|
|
|
|
13 |
|
|
|
|
17 |
|
|
|
14 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
18 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
20 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
297 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
21 |
22 |
|
25 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
23 |
24 |
|
26 |
|
|
|
|
|
27 |
|
|
|
|
|
|
|
|
28 |
30 |
|
|
29 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
210 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|