ОИТ РГЗ 2013

21

формы, в область Выбранные поля и нажать кнопку Далее. Во втором окне необходимо выбрать внешний вид формы. В третьем окне надо выбрать стиль оформления формы. В четвертом окне задается имя формы, после чего необходимо нажать кнопку Готово.

На экране должна появиться созданная форма. При желании ее можно доработать в режиме Конструктор.

5.2. Создание формы с помощью Конструктора

Конструктор поможет создать форму в более свободном стиле.

B главном окне базы данных следует выбрать объект Формы и нажать кнопку Создать. Появится окно Новая форма. Здесь надо выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос, выделить необходимо фразу Конструктор, после чего нажать ОК. На экране должны появиться окна: главное окно Форма1:форма и вспомогательные окна Список полей выбранной таблицы или запроса и Панель элементов.

Если вспомогательные окна на экране отсутствуют, их можно вы-

звать c помощью одноименных кнопок на панели инструментов

(Список полей) и (Панель элементов).

Из меню Вид надо выбрать пункт Заголовок/примечание формы. Форма поделится на три части, которые разделены поперечными разделителями

c названиями Заголовок формы, Область данных и Примечание формы. Раз-

мер каждой части можно регулировать передвижением разделителей вверх или вниз. Размер формы ограничен размером экрана. При увеличении размеров каждой отдельной части формы можно потерять информацию.

Ширину формы также можно изменить перемещением вертикальной границы влево или вправо. Правильность установки размера проверяется в режиме формы, в который можно перейти, нажав первую кнопку на панели инструментов.

B зоне Заголовок формы впишите название формы. Для этого надо вы-

делить кнопку (Надпись) на Панели элементов. Курсор примет вид +А. Удерживая левую кнопку мыши, выделите место для записи. На экране появится прямоугольник c мигающим внутри него курсором, который предлагает вписать название формы. Выполнение надписи в базе данных производится аналогично операции Рамка с текстом в текстовом редакторе Word. Форматировать текст следует при выделенной рамке c помощью инструментов форматирования.

Зону заголовка, как и любую другую зону, можно залить цветом. Правой кнопкой мыши щелкните в пределах зоны и выберите строку контекстного меню Цвет заливки/фона.

22

Перейдем к зоне Область данных. B окне Список полей поочередно выделитe поля и, удерживая их левой кнопкой мыши, перетащите из тaблицы в зону Область данных. Здесь поля превратятся в элементы управления, состоящие из двух рамок c одинаковым названием. Поле в белой рамке это связанное поле, т.е. надпись при выходе в режим формы заменится на данные из отобранных таблиц или запросов, поэтому текст в связанном поле изменять нельзя, его можно только форматировать: изменить размер, шрифт, цвет. Поле в серой рамке это присоединенная надпись (т.е. поясняющая). При переходе в режим Форма она будет располагаться рядом c данными таблицы как пояснение. Присоединенную надпись можно полностью изменять для более привычного обозначения. Эту часть также можно форматировать. Форматирование каждой части производится автономно.

B режиме Конструктор в любую область формы можно добавить рисунок. Для этого нужно выделить область (щелчком мыши по разделительной линии c названием области) и выполнить команду Вставка/Рисунок. B этом случае можно вставить любой имеющийся рисунок, указав путь к файлу, в котором он содержится. Можно воспользоваться библиотекой рисунков программы Microsoft Word. Для этого следует выполнить команду Вставка/Объект.

Изменить любую часть формы можно только в режиме Конструктор. Режим Форма предназначен для работы c данными, поэтому составные части формы изменению не подлежат.

B зону Примечание можно добавить запись для пояснения работы формы. Обычно эта зона закрыта, поэтому, чтобы ее открыть, установите курсор в нижней части разделительной линии. Указатель мыши примет вид разделителя со стрелками . Когда это произойдет, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, установите размер зоны примечания. Примечания выполняются так же, как и заголовок, т.е. c помощью инструмента Надпись.

Переходим в режим Форма. B нижней части формы в строке Запись отображается номер записи в таблице или запросе. Стрелки, расположенные справа и слева, указывают направление перехода от одной записи к другой, а также к новой записи. При внесении данных в форму переход от одного окна к другому осуществляется клавишей Tab, но так как отобранные поля при создании формы могут изменить свое местоположение, то следует настроить последовательность перехода. Эта операция производится в режиме Конструктор c помощью команды меню

Вид/Последовательность перехода.

B открывшемся диалоговом окне устанавливается последовательность заполнения полей. Кнопки для изменения расположения полей в

23

форме относительно друг друга отсутствуют, порядок мест устанавливается перетаскиванием выделенного поля левой кнопкой мыши до указания жирной чертой нового местоположения. Выделение поля производится щелчком мыши по серому квадрату, расположенному слева от названия.

5.3. Подчиненная форма

B каждой базе данных есть одна или несколько основных форм. В них часто добавляют подчиненную форму, или подформу, т.е. одну форму вкладывают в другую.

Подчиненную форму можно использовать в следующих случаях:

для сбора в одной форме данных из нескольких таблиц c целью показа дополнительной (справочной) информации;

для получения доступа к записям из различных таблиц в одной форме.

Обычно подформа работает синхронно с основной формой: при выборе одного их полей в основной форме информация в подчиненной форме автоматически изменяется, так как она дополняет информацию выбранного поля. Поле для синхронизации в основной форме называет-

ся основным, a в подформе подчиненным. Для создания таких форм используются специальные запросы.

6. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА

Отчет это результирующий документ. К ним относят приказы, справки, счета, накладные, ордера, сводки и т.д. Общий принцип создания отчетов во многом схож c методом создания форм.

В Access первоначально создается макет отчета, по которому осуществляется вывод данных в виде печатного документа. Организация макета позволяет создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисление итоговых данных. Печать отчета выполняется с помощью

команды меню Файл/Печать или нажатием на кнопку (Печать).

Отчет может создаваться c помощью Мастера или в режиме Конструктор. Созданный мастером отчет можно доработать в конструкторе. B качестве основы для отчета может быть использован запрос или таблица.

6.1. Создание отчета c мастером

Отчеты создаются при выборе объекта Отчеты в главном окне базы данных и нажатии на кнопку Создать, расположенную на панели инструментов окна базы данных. В появившемся диалоговом окне Новый

24

отчет необходимо выбрать режим создания отчета и указать источник данных.

Предпочтительнее создавать отчет с помощью Мастера. Для этого в окне новый отчет выбираем строку мастер отчетов (ОК), переходим в окно для выбора полей, выбираем в нем таблицу или запрос для отчета. Затем необходимо установить уровень группировки, т.е. если вы хотите вывести все данные по наименованию товара, то первым надо выбрать поле Товар, если же вы отдаете предпочтение цене, первым полем будет цена. После Мастер предлагает выполнить сортировку записей в отчете и произвести подведение итогов. Кнопка итоги откроет окно подведения итогов, где нужно поставить галочку напротив поля c указанием итоговой операции. И наконец, на последующих шагах, определяют вид, стиль отчета и сохранение отчета.

Имя отчета автоматически вносится на первый лист в качестве заголовка. Информация в отчете соответствует базе данных на момент составления отчета. Если такие же данные потребуются через какое-то время, то отчет надо повторить, так как новые данные могут не совпадать c предыдущим отчетом.

Отчет можно доработать в режиме Конструктор, в который можно перейти с помощью кнопки Вид, расположенной на панели инструментов.

6.2. Создание отчета для одной записи

Часто требуется создать отчет для одной записи. Особенность данного отчета состоит в том, что он создается в режиме Конструктор.

Сначала нужные поля переносятся левой кнопкой мыши из окна со списком полей в область заголовка. Это даст возможность вывода в отчет только одной записи. Можно установить дату распечатки отчета. Для этого выполняется команда Вставка/Дата и время. Далее в отчете следует заменить надписи полей, приближал его к форме печатного документа. Если отчет небольшого размера, то следует установить параметры листа, выполнив команду Файл/Парaметры страницы. На вкладке Страницы в строке Размер выберите из списка требуемый размер бумаги. Эту операцию можно производить для отчетов в режимах Конструктор и Просмотр. Затем необходимо присвоить имя отчета.

26

28

в базе данных, который осуществляется на основе заданных критериев. И четвертый этап оформление записей по запросу, т.е. составление отчетов.

Для создания базы данных откроем программу. Выберем поле Создание новой базы данных. Разрабатываемую базу данных назовем Товар, укажем размещение, а затем нажмем кнопку Создать.

Таблицы будем создавать в режиме Конструктора. Рассмотрим более подробно создание табл. 3. В режиме Конструктор создадим два поля КодТовара (первичный ключ) и Товар. Тип данных укажем – Текстовый (рис. 15). Сохраним данную таблицу под именем Товар. Перейдем в режим Таблица и заполним записи.

Рис. 15. Таблица Товар

Аналогично создадим все остальные таблицы (табл. 4 9).

В табл. 5 и 7 имеется поле Телефон. Для удобства набора номера воспользуемся созданием Маски ввода.

Маска ввода это шаблон, позволяющий вводить в поле значения, имеющие одинаковый формат. Маска ввода автоматически изображает в поле постоянные символы.

Для того чтобы изменить маску ввода для телефона, следует переключиться в режим конструктора таблицы.

Окно Конструктора содержит таблицу, в первом столбце которой перечислены поля, а во втором типы данных (форматы).

Зададим маску ввода для поля Телефон. Установите текстовый курсор в имя поля Телефон в нижнем поле Общие напротив Маски ввода и создай-

те шаблон в окне Создание масок ввода (рис. 16).

Щелкнем по кнопке Список, введите в поле Описание – Номер телефо-

на, Маска ввода – 000-00-00, Образцы данных – 222-33-56 и щелкните по

кнопке Закрыть. Далее заполнение номеров телефонов заключается в вводе в каждую ячейку цифр, перемещая курсор из ячейки в ячейку.

29

Рис. 16. Создание маски ввода

Для облегчения работы по созданию таблиц можно использовать Ма-

стер подстановки.

Вызов мастера подстановки оправдан, когда вместо данных вносится код. Для программы базы данных это понятно, а для пользователя нет.

В наших таблицах Поставка товара и Продажа можно вместо кода установить список выбора данных из таблиц оригиналов, например Код товара заменить его названием. Для этого снова воспользуемся мастером. Откроем таблицу Поставка в режиме Конструктор. В столбце Тип данных напротив имени поля КодТовара из списка выбираем пункт Мастер подстановки, появляется окно Создание подстановки. В окне точка ставится

напротив предложения Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса, а затем нажать кнопку Далее. В этом окне

надо указать таблицу, из которой будут взяты данные вместо кодов. Для нашего примера выберем таблицу Товар, а затем нажать кнопку Далее. В этом окне производится отбор полей для замены кода. Само поле кода также следует выбрать, так как оно является связующим между двумя таблицами. В итоге код не будет выведен на экран. Отбор полей производится из окна в окно с помощью кнопок,

расположенных между окнами: кнопка переносит выбранное поле слева направо, кнопка перенос в том же направлении всех полей окна Доступные поля. Как только что-то будет перенесено в окно Выбранные поля, заработают две другие кнопки: (кнопка перенесет выбранное поле в обратном направлении, а кнопка отменит весь выбор и вернет поля в исходное состояние).

На следующем шаге устанавливаем порядок сортировки записей по возрастанию или убыванию.

30

Затем устанавливается ширина столбца передвижением его правой границы вправо или влево (данные вы видите на экране, и от установленной здесь ширины зависит, как столбцы будут отражаться в будущем

списке). Установкой флажка в строке Скрыть ключевой столбец (рекоменду-

ется) исключается столбец ключевого поля. Далее надо задать требуемую подпись столбца или согласиться с предложенной по умолчанию. Нажать кнопку Готово. Результат данной операции можно увидеть только в режиме Таблица.

После данной замены в режиме таблицы вместо записи кода будет стоять поле со списком, выбор данных из которого приведет к более понятному виду.

Не забывайте, что главной таблицей (таблицей оригинала) считается таблица с первичным ключом. Информация в нее вносится в первую очередь. Именно в этих таблицах можно просмотреть подчиненные таблицы, т.е. те, в которых были заменены коды (рис. 17). Для этого надо открыть главную таблицу, например Поставщик. Щелкните по знаку "+" в правом столбце. Откроется подчиненная таблица, а значок преобразуется в " ". Щелкните по " ", если захотите закрыть записи.

По результатам проектирования базы данных в электронной базе

данных Товары будут созданы таблицы Товар, Поставщик, МенеджерПоставки, ПоставкаТовара, Клиент, МенеджерПродажи, Продажа. Всего семь таблиц.

Не забудьте проверить связанные поля. Они должны быть одинакового типа (кроме поля Счетчик), одинакового размера и иметь отметки в индексированном поле в разделе Свойство поля.

Рис. 17. Окно контроля связанных таблиц

Для дальнейшей работы необходимо установить связи. Для этого выберем режим Схема данных. После установки всех связей вид окна должен получиться примерно таким, как на рис. 18.