Щоденник ВКХП № 1 Венедиктова Анастасія

Індивідуальне завдання (заповнити починаючи з сторінки 8 Щоденника починаючи з пункту «Характеристика підприємства»)

В ТОВ «Вінницький комбінат хлібопродуктів №2» організація роботи з документами являється важливою частиною процесів управління і прийняття управлінських рішень, що суттєво впливає на оперативність та якість управління.

Сукупність робіт в ТОВ «Вінницький комбінат хлібопродуктів №2», які включають ведення кореспонденції (листування), приймання і відправку докумен-тів, реєстрацію, контроль за виконанням, зберігання оброблених документів можна охарактеризувати єдиним терміном «діловодство».

На досліджуваному підприємстві встановлена автоматизована система діловодства, яка відмінно зарекомендувала себе і включає засоби і правила створення документів, ведення їх електронного архіву, підтримку документообігу і при цьому базується на програмно-технічних засобах.

Під документообігом розуміють організовану систему створення, переві-рки та обробки первинних документів в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів. Розробка механізму управління документообігом в ТОВ «Вінницький комбінат хлібопродуктів №2» є необхідною складовою організації бухгалтерського обліку, що за безпечує:

• стабільність роботи бухгалтерської служби,

• чіткість руху та оперативність обробки документів,

• своєчасність прийняття управлінських рішень.

Невірно організований документообіг може призвести до негативних наслідків на підприємстві, а саме:

• несвоєчасна доставка звітної інформації (документів),

• непрогнозованість маршрутів руху звітних і управлінських документів.

• відсутність відповідальність через не закріпленість документів за відповідними співробітниками

• неможливість прийняття рішень без залучення додаткової інформації.

На підприємстві розробляється графік документообігу. Графік документообігу – це затверджений порядок обробки інформації, що зазначена в первинних документах, який регламентує строки складання, надання та обробки первинних документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях для обробки, строк надходження документів до бухгалтерії від комірників, майстрів тощо, термін обробки і проходження документів всередині облікового відділу і завершення всіх робіт за звітний період до складання бухгалтерського балансу та звітності.

Шлях, який повинен пройти той чи інший документ, залежить від змісту останнього і визначається при складанні графіку документообігу.

Даний графік повинен сприяти покращанню усієї роботи на підприємстві, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня автоматизації облікових робіт.

Графік документообігу розробляється головним бухгалтером, затверджу-ється і вводиться в дію наказом керівника для того, щоб бути безумовно обов’язковим не тільки для облікових, але й для інших працівників, пов’язаних з первинними документами та веденням обліку. Контроль за дотриманням документообігу здійснює головний бухгалтер підприємства.

В графіку рекомендується своєчасно робити необхідні позначки та регулярно повідомляти керівництво підприємства про дотримання встановлених строків здачі документації.

Графіки виправдають своє призначення тільки при їх неухильному вико-нанні. За дотримання графіка повинен здійснюватись поточний контроль. Його результати потрібно враховувати при підведенні підсумків оцінки роботи структурних підрозділів та окремих осіб.

Предметом діяльності ТОВ «Вінницький комбінат хлібопродуктів №2» згідно Статуту є: виробництво сільськогосподарської продукції, переробка і реалізація виробленої товариством продукції, оптова і роздрібна торгівля товарами власного виробництва і придбаних , комерційна (фірмова) комісійна торгівля через власні і орендовані бази (склади), магазини, кафе, бари, ресторани, виробництво будівельних матеріалів, виконання будівельних та ремонтно-будівельних робіт, придбання та будівля споруд, будинків та будівель в тому числі сільськогосподарського призначення, створення підсобних промислів, виробництво і реалізація товарів широкого вжитку, надання послуг і консультацій фізичним і юридичним особам обробітку землі, вирощування сільськогосподарських культур, ремонт і технічне обслуговування автомобілів, сільськогосподарської техніки, постачання товаровиробникам:

• виготовлення малогабаритної сільськогосподарської техніки, інструмен-тів, дрібного інвентаря, предметів побуту

• надання комунально-побутових послуг населенню, перевезення вантажів, пасажирів в Україні та за її межами

• придбання та реалізація автомобільного та мототранспорту, в тому числі сільськогосподарського призначення

• проведення робіт по упорядкуванню земель

• надання ветеринарних послуг

• операції з нерухомістю в сільській місцевості