Del-stvo_Met_2013

Unfortunately, we have not yet received the computers “ORTIMA 133” which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money.

We look forward to hearing from you.

Yours sincerely

D. Barker

Derek Barker

Manager

Encl.: Order 345

Carbon copy M. Pryor

Рис. 20. Письмо иностранному партнеру (пример на английском языке)

Серийные документы

Серийные документы – это документы с текстом одинакового содержания, но разной конкретной информацией (адресом, именем и т.д.). Они могут использоваться при рассылке писем-приглашений, информационных писем и т.п., адресованных нескольким лицам или массовому адресату.

ЗАДАНИЕ 6

Создать серийный документ, используя приведенную ниже методику: 1. Загрузить MS WORD. Создать файл данных, оформив его в виде

таблицы, аналогичной приведенной ниже.

32

При создании таблицы графы (поля) можно задать самостоятельно. Число записей в таблице должно быть не менее пяти, причем они должны содержать сведения, как о мужчинах, так и о женщинах.

Сохранить файл данных на диске.

2.Создать файл основного документа. Это может быть приглашение на презентацию, юбилей, встречу; поздравление с праздником; рекламное письмо и т.п. При создании документа на месте обращения к адресату следует оставить пустую строку. Размер бумаги – А5 (ширина 21 см, высота

14,9 см).

Сохранить файл основного документа на диске.

3.Осуществить соединение двух файлов. Для этого выполнить следующие действия:

∙Выполнить команду меню «Рассылки»

∙Щелкнуть по кнопке «Выбрать получателей» (опция «Использовать существующий список»). Открыть источник данных, выбрав из соответствующей папки созданный ранее файл данных. После выполнения указанных действий произойдет активизация кнопок панели инструментов.

∙Используя кнопку «Вставить поле слияния», осуществить правку основного документа, добавив в него (в то место, куда необходимо вставить сменную информацию) поля слияния. Ими являются заголовки столбцов в таблице файла данных (например, фирма, адрес, кому, имя и др.). Для правильного обращения к мужчинам и женщинам в тексте (в позицию курсора) необходимо добавить поле WORD IF … THEN … ELSE, заполнив диалоговое окно, показанное на рис. 21. Указанное поле выбирается с использованием кнопки «Правила» на панели инструментов.

Если требуется пропустить некоторые записи можно воспользоваться полем SKIPIF, задав условие, при котором указанная запись должна быть пропущена.

На последнем этапе необходимо щелкнуть по кнопке «Начать слияние» (с выбором опции «Письма») на панели инструментов, а затем использовать команду «Найти и объединить» (опция «Изменить отдельные документы»). В окне «Объединить Записи» выбрать параметр «Все».

33

Каждый из серийных документов будет располагаться на отдельной странице. При необходимости можно вернуться к основному документу и внести в него требуемые коррективы (элементы форматирования и пр.). При этом основной документ и готовые серийные документы сохраняются в отдельных файлах.

Рис. 21. Диалоговое окно «Вставка поля IF»

Телеграммы, телексы, телефонограммы, факсы

Данные виды документов выделены в отдельную группу в связи со способом передачи их текста по каналам электросвязи.

Телеграмма – документ, передаваемый по телеграфной сети общего пользования.

Телекс – разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной сети, т.е. по аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией.

Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки, в дальнейшем оно может быть перепечатано.

Факс (телефакс, факсограмма) - это копия документа на бумажном носителе, полученная по каналам факсимильной связи.

Примеры оформления документов приведены на рис. 22–24.

34

СРОЧНАЯ СЕВЕРОДВИНСК СЕВМАШПРЕДПРИЯТИЕ

РЕМОНТНЫЕ РАБОТЫ ПРИОСТАНОВЛЕНЫ ЗПТ ПЛОХИЕ ПОГОДНЫЕ УСЛОВИЯ ТЧК ПРОДЛИТЕ ГРАФИК ДВЕ НЕДЕЛИ ТЧК НАЧАЛЬНИК РЕМОНТНОЙ ГРУППЫ КАРПОВ

20.06.2008

Печать

Рис. 22. Пример оформления телеграммы

ТЕКСТ

Справочные данные об организации: адрес, телефон, факс, номер счета в банке и т.п.

Рис. 23. Вариант оформления факса

35

Текст

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Рис. 24. Вариант оформления телефонограммы

ЗАДАНИЕ 7

1.Составить служебную телеграмму, связанную с решением текущих проблем предприятия или организации. Сохранить телеграмму, выбрав в качестве типа файла Документ Word.

2.Составить документ для передачи его по факсу. Сохранить документ, выбрав в качестве типа файла Документ Word.

3.Оформить телефонограмму (официальное сообщение, переданное по телефону). Сохранить документ, выбрав в качестве типа файла Документ Word.

Акты, протоколы

Актом называют документ, составляемый несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризации, приема-передачи и списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.п.

Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.п.) поставленных вопросов и принятых решений. Важность протокола как документа определяется тем, что совещательный характер подготовки решений является основным способом выработки решений в условиях коллективного управления.

Макеты и примеры оформления приведены на рис. 25–28.

36

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

Основание: распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта.

Составлен комиссией в составе:

Председатель: Наименование должности, И.О. Фамилия.

Члены комиссии: Наименование должности, И.О. Фамилии, располагаются в алфавитном порядке.

Присутствовали: Наименование должности, И.О. Фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта, располагаются в алфавитном порядке.

Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Составлен в двух экземплярах: 1-й экз. – кому (куда); 2-й экз. – кому (куда).

Приложение: Наименование приложения, если оно есть.

Рис. 25. Макет акта

37

Основание: приказ генерального директора от 06.06.2008 № 105

Составлен комиссией в составе:

Председатель: начальник отдела снабжения И.В. Смолин. Члены комиссии: 1. Заведующий складом И.В. Павлов.

2. Начальник отдела хозяйственных учреждений П.А. Смирнов.

Присутствовали: 1. Кладовщик В.С. Иванова

2.Инспектор финотдела Г.С. Уварова

Впериод с 06.06.2008 по 10.06.2008 комиссия провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества в связи с истечением срока его эксплуатации.

Комиссия установила, что имущество, согласно прилагаемому к акту перечню, подлежит списанию за непригодностью к дальнейшему использованию в связи с истечением срока эксплуатации.

Составлен в двух экземплярах: 1-й экз. – отдел снабжения; 2-й экз. – бухгалтерия.

Приложение: Перечень имущества на 3 л. в 3 экз.

38