из электронной библиотеки / 319778434466570.pdf

простой пример. В качестве процесса будем представлять деятельность по обслуживанию пользователя на абонементе. Входом данного процесса является заполнение пользователем требования на необходимую книгу, а

выходом – соответствующий результат, т. е. непосредственно книга. При этом управляющими факторами являются правила заполнения формуляра,

которые регламентируют условия получения соответствующих услуг библиотеки. Механизмом данного процесса является сотрудник библиотеки,

который уполномочен выполнить все операции по выдаче книг [44].

Пример исходного представления процесса выдачи книг представлен на рисунке 2.

Заполнение формуляра (управление)

Заполнение

Рисунок 2 – пример SADT-модели верхнего уровня процесса выдачи книги.

Эта наглядная и доступная диаграмма демонстрирует сущность деятельности по обслуживанию пользователя на абонементе, показывает,

какие составляющие необходимы для осуществления этой деятельности и как они взаимодействуют, а главное, как эффективно организовать управление этой деятельностью. Можно предположить, что метод структурного анализа и проектирования может быть успешно модифицирован в управленческой деятельности современной библиотеки.

Можно предположить и эффективность рассмотренной методологии в

качестве оптимальной методологии анализа библиотечных систем.

21

Выполнение задач, стоящих перед библиотекой, в полной мере зависит от интеграции и координации ее деятельности с отделами. Все это, а также изменение основной парадигмы развития библиотеки – от накопления информации к предоставлению информационных услуг – позволяет предложить в качестве методологической стратегии развития библиотеки процессный подход.

Под процессом мы будем понимать устойчивую, целенаправленную совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы,

представляющие ценность для потребителя [27].

Таким образом, все виды деятельности в организации могут рассматриваться как процессы.

Рассмотрим два наиболее успешных проекта по использованию функционального моделирования в деятельности вузовских библиотек.

Заслуживает внимания пример библиотеки Санкт-Петербургского Северо-

Западного технического университета. Модель деятельности вузовской библиотеки была представлена в виде сети процессов. Для построения сети процессов использовались методологии IDEF0 и IDEF3 [20].

Так, на первом шаге моделирования все библиотечные процессы представлены в виде контекстной диаграммы, описывающей деятельность библиотеки в целом в соответствии с рисунком 3.

Посредством методологии IDEF0 процессы библиотечно-

информационной деятельности представлены на верхнем уровне с акцентом на управление процессами.

22

Рисунок 3 – начальный этап формирования сети процессов вузовской библиотеки.

Нотация IDEF0 позволяет отражать в модели обратные связи

различного типа (по информации, управлению).

Методология IDEF3 формально носит название WorkFlowModeling

(методология описания потоков работ) и используется для описания рабочих процессов. На верхнем уровне каждый процесс может быть рассмотрен как

«черный ящик», преобразующий входящие ресурсы в исходящие. Так, на первом шаге моделирования все библиотечные процессы могут быть представлены в виде контекстной диаграммы, описывающей деятельность библиотеки в целом [20].

Управляющими воздействиями являются нормативные документы Министерства образования и науки РФ, распоряжения руководства вуза и др.

На следующем этапе детализируем деятельность библиотеки по функциям.

Далее каждая функция рассматривается как процесс и представляется в нотации IDEF0. На нижнем уровне декомпозиции для описания процессов применяется нотация IDEF3. В этом случае схема процесса служит основой для выявления «узких мест» процесса и создания документов,

регламентирующих работу исполнителей. Примерами таких процессов

23

являются оцифровка документов, формирование БД «Книгообеспеченность дисциплин», создание БД читателей, автоматизация процесса выдачи литературы, составление списка новых поступлений и другие [24].

Разработанные модели стали основой для анализа деятельности вузовской библиотеки, принятия управленческих решений для реорганизации ее деятельности, создания регламентирующей документации.

Применение методики, разработанной на основе процессного подхода,

позволило сформулировать приоритеты развития библиотеки – обеспечение максимальной доступности информации для пользователей, расширение спектра информационных услуг, за короткий срок на базе библиотеки создать Учебно-информационный центр (УИЦ). Его структурные подразделения: библиотека (читальный зал, студенческий абонемент,

научный фонд, преподавательский абонемент, отдел комплектования, отдел научной и технической обработки, электронный каталог), медиатека (фонд электронных изданий, компьютерный читальный зал), видеостудия (создание учебных видеофильмов), технический отдел. Созданы два компьютерных класса для обеспечения доступа к электронным информационным ресурсам и дистанционного образования.

Расширился спектр услуг УИЦ: предоставление документов на электронных носителях, копировальные и брошюровальные работы,

распечатка документов на принтере, сканирование и оцифровка документов,

доступ в Интернет, прокат видеокассет, DVD и др. [24].

Таким образом, повысилась эффективность деятельности библиотеки.

Кроме того, применение процессного подхода к анализу и организации деятельности библиотеки позволяет гибко реагировать на изменения в сфере образования и новые информационные потребности читательского контингента вуза, так как при внедрении процессного подхода регламентируется взаимодействие между процессами и подразделениями УИЦ, ответственность и полномочия должностных лиц, система показателей,

характеризующих результативность и эффективность работы УИЦ [9].

24

Полученный комплект моделей может в дальнейшем использоваться для автоматизации деятельности УИЦ с применением имеющегося на рынке программного обеспечения программных продуктов для моделирования процессов, например, BPWin 4.0, ProCap, IDEF0/EMTool и аналогичных, а

также для получения сертификата соответствия системы менеджмента качества УИЦ требованиям международных стандартов ISO 9000 : 2000.

Абсолютно одинаковых методов реализации процессного подхода в разных библиотеках быть не может. И это естественно, поскольку каждый вуз,

каждая библиотека должны учитывать свои особенности, специфику деятельности и традиции. Но есть общность основ и принципов,

последовательности действий, опираясь на которые каждая библиотека сможет осуществить процессный подход на практике.

Чтобы оптимизировать взаимодействие библиотеки и других служб была поставлена задача – разработать и создать информационную систему поддержки управления комплектованием фонда вузовской библиотеки, что позволяет добиться однократного ввода информации внутри библиотеки и взаимодействия с кафедрами при формировании фонда.

Взаимодействие учебных и библиотечно-библиографических процессов в информационной системе вуза позволяет определять книгообеспеченность учебного процесса, информационные потребности пользователей не только с помощью эрудиции и интуиции экспертов отдела комплектования библиотеки, но и на основании научно разработанного тематического плана комплектования.

Инструментом для управления процессами комплектования,

доукомплектования, генерации выходных форм отчетов служат автоматизированные подсистемы «Книгообеспеченность учебного процесса» и «Статистика востребованности литературы». Подсистемы функционально состоят из четырех основных баз данных: фонда рабочих программ, учебных планов, учебного расписания и электронного каталога [27].

25

Обеспечение своевременного и актуального получения перечисленных данных подразделениями библиотеки играет важную роль в эффективной организации библиотечной деятельности при взаимодействии учебных и библиотечно-библиографических процессов, представленные на рисунке 4.

Рисунок 4 – Схема системы управления учебными и библиотечно-

библиографическими процессами для расчета показателей книгообеспеченности учебного процесса и востребованности литературы на основе данных информационной системы вуза.

В информационной системе Оренбургского государственного университета (ОГУ) возможен оперативный анализ книгообеспеченности учебного процесса, так как в ней присутствуют части единого информационного комплекса книгообеспеченности: данные о библиотечном фонде (электронный каталог с реальными количественными показателями названий и экземпляров изданий, распределенных по отделам библиотеки),

данные учебно-методического управления и деканатов ОГУ. Подсистемы

«Книгообеспеченность учебного процесса» и «Статистика востребованности

26

литературы» в вузовской библиотеке позволяют не только повысить эффективность использования фонда учебной литературы, но и являются необходимым информационным ресурсом при планировании и обеспечении учебного процесса в вузе [27].

Автоматизация системы управления комплектованием фонда библиотеки требует значительных затрат и состоит из несколько этапов. При этом успех выполнения каждого этапа зависит от определенных организационных мероприятий, которые должны закрепляться как регламентирующими, так и распорядительными документами,

позволяющими обеспечить эффективное взаимодействие участников сложного процесса и получить необходимый результат. В рамках автоматизации функций системы управления комплектованием библиотечных фондов установлены: обрабатываемые информационные потоки; связи информационных потоков с объектом управления

(комплектование фондов); организационное закрепление информационных потоков за подразделениями университета (ответственными лицами).

Поддержка управления комплектованием фонда библиотеки вуза на основе информационной системы может быть достигнута путем разработки модели, позволяющей описать схемы интегрированной обработки данных,

разработки метода обработки данных с целью получения показателей книгообеспеченности учебного процесса, создания инструмента для анализа показателей. Для достижения поставленной цели необходимо определить информационные потоки между учебными и библиотечно-

библиографическими процессами.

Таким образом, эффективное стратегическое управление библиотекой позволяет постоянно осуществлять процесс оптимизации деятельности,

постоянно совершенствоваться и развиваться. Методология функционального моделирования IDEF0 является достаточно простым инструментом, который позволяет разработать функциональную модель библиотечных процессов и изучить эту сферу деятельности в целостности,

27

тем самым решать задачи по повышению эффективности этой деятельности.

Также применение функционального моделирования позволяет решать не только технические проблемы заказчика, связанные с информационными технологиями, но также проблемы, имеющие отношение к сфере деятельности заказчика.

28

2 ОПТИМИЗАЦИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ЗАДАЧ ОТДЕЛА КОМПЛЕКТОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ НА ОСНОВЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ

2.1 Анализ деятельности отдела комплектования и обработки документов (на примере библиотеки БГИИК) и его основные функциональные задачи

Модель предметной области – это некоторая система, которая представляет структуру или функционирование исследуемой предметной области и согласованная с основным требованием – соответствие этой области. Для получения соответствующей предметной области функциональной модели нужно чтобы она была единой и системной.

Модель должна отражать все стороны функционирования информационной системы, которую мы получим в итоге [42].

Требования, предъявляемые к моделям предметных областей в библиотечной сфере:

формализация, обеспечивающая описание структуры предметной области в библиотеке;

графические средства отображения модели должны быть ясны и отчётливы в применении сотрудниками библиотеки;

воплощение, представляющее собой средства физического воплощения модели предметной области в информационную систему библиотеки;

оценка эффективности реализации модели предметной области,

опираясь на определённые методы и вычисляемые показатели библиотечно-

информационного обслуживания.

Могут возникнуть некоторые трудности при разработке модели предметной области (определении функциональных требований), которые присущи библиотечно-информационной деятельности:

29

–заказчик затрудняется правильно определить, какие задачи решаются

врамках информационной системы;

–каждый представитель заказчика (библиотекари, сотрудники различных отделов, руководители библиотеки) видит процесс работы системы по-своему и его требование к информационной системе иногда является взаимоисключающим;

–заказчик часто не знает реальных возможностей нынешних вычислительных систем и нацелен расценивать процесс автоматизации как элементарный вид деятельности, который выполняется вручную, на компьютере. Но заказчик даже не задумывается об оптимизации бизнес-

процессов, находящихся внутри организации с появлением новых перспективных технологий;

– заказчик не воспринимает всерьёз и не верит в возможность осуществления функций машинами.

Большая часть этих проблем должна решиться с помощью построения функциональной модели [18].

Моделирование требует правильного выбора языка моделирования.

Язык моделирования – это нотация, представлена в основном графически,

которая предназначена для описания проектов. Нотация представляет собой совокупность графических объектов, используемых в модели. Нотация является синтаксисом языка моделирования. Язык моделирования должен осуществлять решения проектировщиков, которые должны быть понятными пользователю, а также предоставлять проектировщикам средства довольно формализованного и конкретного определения проектных решений,

подлежащих воплощению в виде программных комплексов, образующих целостную систему программного обеспечения. Таким языком и является нотация IDEF0, которую мы выбрали [43].

Методология функционального моделирования IDEF0 достаточно простой инструмент для разработки информационных систем и изучения

30