Управление проектами.-7

2.2 Группа процессов инициации

Группа процессов инициации состоит из процессов, которые выполняются для определения нового проекта или новой фазы существующего проекта путем получения разрешения для начала проекта или фазы. В рамках процессов инициации определяются изначальные цели и содержание и фиксируются изначальные финансовые ресурсы. Определяются внутренние и внешние заинтересованные стороны проекта, которые будут взаимодействовать и влиять на общий результат проекта. Выбирается менеджер проекта, если он еще не назначен. Данная информация закрепляется в Уставе проекта и в Реестре заинтересованных сторон проекта. После утверждения Устава проекта считается, что проект официально авторизован.

Проведение процессов инициации в начале каждой фазы помогает поддерживать ориентацию проекта на бизнес-потребности, ради удовлетворения которых он был предпринят. Подтверждаются критерии успеха, а также пересматриваются влияние и цели заинтересованных сторон проекта.

Затем принимается решение, должен ли проект быть продолжен, отложен или остановлен. Группа процессов инициации включает в себя следующие процессы управления проектами (табл. 2.2): разработка Устава проекта и определение заинтересованных сторон проекта.

Таблица 2.2 – Группа процессов инициации [7]

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Фазы жизненного цикла проекта связаны между собой: результат выполнения одной фазы становится исходной информацией для другой, проходя через контрольные точки.

Фазы проекта — фаза концепции проекта; фаза планирования; фаза осуществления; фаза оценки и завершения.

Фазы проекта не должны протекать стихийно, ими нужно управлять, что является предметом проектно-ориентированной деятельности.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Основные процессы управления проектами (макропроцессы) разбиваются на пять основных групп, реализующих различные функции управления: процессы инициирования проекта; процессы планирования; процессы исполнения; процессы мониторинга и управления; процессы завершения.

Окружение проекта включает:

1.Внешнее окружение оказывает существенное влияние на проект, как через предприятие, так и непосредственно. Причем, чем крупнее масштабы проекта, тем более существенно влияние.

2.Факторы основных компонент внешнего окружения, которые принимаются во внимание, т. к. они могут оказать решающее или весьма ощутимое воздействие на проект:

•Политические характеристики и факторы — политическая стабильность; поддержка проекта правительством; националистические проявления; уровень преступности; торговый баланс со странами-участниками; участие в военных союзах.

•Экономические факторы — структура национального хозяйства; виды от-

ветственности и имущественные права, в т. ч. на землю; тарифы и налоги; страховые гарантии; уровень инфляции и стабильность валюты; развитость банковской системы; источники инвестиций и капитальных вложений; степень свободы предпринимательства и хозяйственной самостоятельности; развитость рыночной инфраструктуры; уровень цен; состояние рынков сбыта, инвестиций, средств производства, сырья и продуктов, рабочей силы.

•Общество, его характеристики и факторы — условия и уровень жизни; уровень образования; свобода перемещений, трудовое законодательство, запрещение забастовок; здравоохранение и медицина, условия отдыха; общественные организации, пресса, телевидение; отношение местного населения к проекту.

•Законы и право — права человека; права предпринимательства; права собственности; законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот.

•Наука и техника — уровень развития фундаментальных и прикладных наук; уровень информационных технологий и компьютеризации; уровень промышленных и производственных технологий; энергетические системы; транспортные системы; связь, коммуникации.

•Культура — уровень грамотности, история, культурные традиции и потребности, уровень требований к качеству результатов и условий труда.

•Природные и экологические факторы — естественно-климатические условия, высота над уровнем моря, сейсмичность, ландшафт и топография, природные ресурсы, расположение и связь с транспортными сетями, стандарты по качеству воздушного пространства, водных источников и почвенного покрова; санитарные требования к окружающей среде; законодательство по защите окружающей среды; характеристика тенденций и состояния экологических систем воздуха, воды, почвы.

•Характеристики и факторы инфраструктуры — средства транспорта, связи и коммуникации; перевозка грузов; сети ЭВМ и информационные системы; энергоснабжение; коммунальные службы; сырье и услуги; сбытовая сеть; логистика и материально-техническое снабжение; промышленная инфраструктура; обслуживающие системы.

3.Внутреннее окружение проекта.

На сам проект и, особенно, на процесс его успешной реализации существенное влияние оказывает его внутреннее окружение. Наиболее существенные факторы этого типа: стиль руководства проектом; специфическая организация проекта;

участники проекта; команда проекта; методы и средства коммуникации; экономические условия проекта; социальные условия проекта.

К прочим факторам можно отнести: экологическое воздействие результатов

проекта; технические условия; уровень компьютеризации и информатизации проекта; организация, система документации проекта.

2.3 Группа процессов планирования

Группа процессов планирования (рис. 2.4) состоит из процессов, осуществляемых для определения общего содержания работ, постановки и уточнения целей и разработки последовательности действий, требуемых для достижения данных целей. В процессах планирования разрабатываются план управления проектом и документация проекта, которые будут использованы для выполнения проекта.

Значительные изменения, происходящие на протяжении жизненного цикла проекта, приводят к необходимости вновь вернуться к одному или нескольким процессам планирования и к процессам инициации. Эта последовательная детализация плана управления проектом часто называется «планированием набегающей волной» («rolling wave planning»), что указывает на то, что планирование и документирование — повторяющиеся и постоянно идущие процессы. Обновления и изменения, вносимые в план управления проектами, уточняют расписание, стоимость и ресурсные требования, необходимые для исполнения содержания проекта.

Рис. 2.4 – Группа процессов планирования [7]

2.4 Группа процессов исполнения

Группа процессов исполнения состоит из процессов, применяемых для выполнения работ, определенных в плане управления проектом для осуществления целей проекта. Эта группа процессов включает в себя координацию людей и ресурсов, а также интеграцию и выполнение операций проекта в соответствии с планом управления проектом (рис. 2.5).

Рис. 2.5 – Группа процессов исполнения [7]

Во время исполнения проекта может потребоваться внесение изменений в план и принятие нового базового плана. Это могут быть изменения в длительности операции, производительности и доступности ресурсов, непредвиденные риски. Такие изменения могут вызвать изменение плана управления проектом или потребуют создания новых базовых планов. На осуществление группы процессов исполнения затрачивается большая часть бюджета проекта.

2.5 Группа процессов управления

Группа процессов мониторинга и управления состоит из процессов (рис. 2.6), требуемых для отслеживания, анализа и регулирования хода и эффективности выполнения проекта, выявления тех областей, в которых требуется внесение изменений в план, и инициации соответствующих изменений. Группа процессов мониторинга и управления включает:

•выявление отклонения от плана управления проектом;

•управление изменениями и разработку рекомендаций по применению предупреждающих действий в отношении возможных проблем;

•мониторинг соответствия текущих работ проекта плану управления проектом и базовому плану исполнения проекта.

Рис. 2.6 – Группа процессов мониторинга и управления [7]

Подобный анализ может привести к внесению рекомендованных и одобренных изменений в план управления проектом. Например, просрочка даты завершения операции может потребовать произвести корректировку текущего плана обеспечения персоналом, предусмотреть сверхурочные работы или искать компромиссы между ограничениями бюджета и расписания.

Оценка результатов проекта, процессы анализа

Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта. Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные. К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта: анализ сроков; стоимости; качества; подтверждение целей. Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают оценку исполнения; анализ ресурсов.

Группа процессов завершения состоит из процессов, выполняемых для завершения всех операций в рамках всех групп процессов управления проектом для формального завершения проекта, фазы или контрактных обязательств. Данная группа процессов подтверждает, что процессы, определенные в рамках всех групп процессов, выполнены необходимым образом для завершения проекта или фазы проекта, и формально устанавливает, что проект или фаза проекта завершена. При завершении проекта или фазы может происходить следующее:

•получение приемки заказчиком или спонсором;

•проведение анализа после окончания проекта или фазы;

•документирование последствий адаптации для любого процесса;

•документирование накопленных знаний;

•внесение необходимых изменений в активы процессов организации;

•архивация всех значимых документов проекта в Информационной системе управления проектами (Project Management Information System, PMIS) для использования в качестве исторических данных;

•закрытие закупок.

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Контрольные вопросы по главе 2

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.Какие существуют классификационные признаки, на основе которых осуществляется систематизация всей совокупности проектов?

2.Назовите группы процессов управления проектами.

3.Какой документ является основным стандартом по управлению проектами? Дайте краткую характеристику.

4.Перечислите области знаний и процессы управления проектами.

5.Приведите определение инициации проекта. Назовите группу процессов инициации проекта.

6.Назовите и дайте краткую характеристику процессам инициации.

7.Назовите группу процессов планирования и дайте краткое описание.

8.Что можно отнести к основным процессам планирования?

9.Назовите группу процессов исполнения проекта и краткое описание.

10.Назовите группу процессов мониторинга и управления, их описание.

11.Назовите группу процессов оценки и завершения. Приведите краткое содержание.

12.Что входит в процесс «мониторинг и управление» расписанием?

13.В чем основное назначение офиса проекта? Перечислите основные функции, закрепленные за офисом проекта.

14.Назовите основную цель мониторинга и управления. Перечислите виды мониторинга.

15.Перечислите основные требования к системе контроля, основные принципы построения эффективной системы контроля.

16.Назовите содержание процессов анализа при оценке результатов проекта.

17.Назовите основные процессы анализа, их содержание.

18.Назовите вспомогательные процессы анализа и содержание задач.

19.Перечислите основные и вспомогательные процессы контроля.