Документоведение (110

Тема 2.2. Информационные свойства и коммуникативные возможности документа

Общие и специфические свойства документированной информации: релевантность, ценность, полнота, полезность и др.

Информационные уровни документа. Проблема измерения документированной информации. Информационная ёмкость, информативность документа.

Рассеяние информации во времени и пространстве. Проблемы поиска документированной информации.

Информационные барьеры, их классификация и характеристика. Пути преодоления информационных барьеров.

Тема 2.3. Функции документов

Социальная природа документа. Документ как система. Свойства документов. Понятие «функция документа». Зависимость понятия «документ» от его функции.

Информационный блок функций. Культурно-исторический блок функций. Функция документа как исторического источника. Функции, обеспечивающие процессы управления. Значение управленческой функции в организации управления.

Функции общие, главные, оперативного характера, постоянно действующие, специальные, явные и скрытые. Полифункциональность документа.

Тема 2.4. Способы документирования

Звуковая речь, ее возможности и недостатки в закреплении и передаче информации. Предметный и знаковый способы передачи сообщений. Кипу, вампумы, «бирочное письмо», чуринги, «жезлы вестников», тамги, тавро, клейма.

Понятия «документирование», «способы, методы и средства документирования». Исторический характер документов и документирования. Эволюция способов документирования. Этапы развития способов документирования.

Начертательный способ закрепления и передачи информации. Текстовое документирование. Предпосылки возникновения письменности: антропологическая, технологическая, общекультурная, социальная. Развитие типов письма.

Пиктографическое письмо и его особенности. Пиктограммы североамериканских индейских племен. Геоглифы и петроглифы.

11

Идеографическое письмо (логографическое), его достоинства и недостатки. Особенности идеограмм. Развитие древнеегипетского иероглифического письма (иероглифическое, иератическое, демотическое). Ассиро-вавилонская клинопись. Китайское иероглифическое письмо. Юкагирское письмо.

Применение пиктографического и логографического письма в настоящее время.

Слоговое (силлабическое) письмо. Древнекритское письмо. Индийское письмо деванагари. Японское и корейское силлабическое письмо.

Возникновение фонемографического (буквенно-звукового, алфавитного) письма. Консонантно-звуковое и вокализовано-звуковое алфавитное письмо.

Финикийский консонантный алфавит. Древнегреческое письмо. Славянский алфавит и история его возникновения. Деятельность Кирилла и Мефодия. Кириллица и глаголица.

Развитие графики русского письма. Реформы русского алфавита. Стенография и этапы ее развития. Применение текстового документи-

рования.

Техническое документирование. Понятие «технический документ». Основные группы технической документации. Виды технических документов. Картографическая, научно-исследовательская, патентная документация. Технологические документы. Стандартизация и стандарты. Области применения технического документирования.

Фотодокументирование. Понятие «фотодокумент». Изобретение фотографического способа отражения действительности. Комера-обскура. Дагерротипия. Первые фотоизображения в России. Эволюция фотографии. Значение фотографии как способа фиксации информации. Микрофотокопирование (микрофильмирование) документов. Использование фотодокументов в различных сферах человеческой деятельности.

Кинодокументирование. Понятие «кинодокумент». Родословная киноискусства. Виды кинодокументов. Видеозапись. Использование кинодокументов в различных сферах человеческой деятельности.

Фонодокументирование. Понятие «фоно(аудио)документ». Изобретение и развитие фонозаписи. Фонограф, телеграфон, граммофон, магнитофон. Особенности и области применения фонографии.

Изобретение телеграфа. Азбука Морзе.

Тема 2.5. Современные способы документирования с использованием новых технологий

Механические и электромеханические средства документирования. Изобретение пишущей машинки и ее эволюция. Возникновение электронных пишущих машин, магнитофонов, диктофонов и их эволюция.

12

Документирование с применением электронно-вычислительной техники. Документы на машинных носителях. Перфорационный метод. Метод двоичного кодирования. Электронные документы.

Автоматические средства составления документов. Возникновение и развитие электронно-вычислительных машин (компьютеров). Серверы, рабочие станции, персональные и портативные компьютеры. Электронные секретари и электронные записные книжки. Прикладные программы для персональных компьютеров.

Тема 2.6. Материальные носители информации

Понятие носителя документированной информации. Древнейшие материалы для письма. Материалы для письма в Передней Азии (глиняные таблички). Изготовление и применение папируса. Использование для письма пергамента, бересты и других материалов.

Изобретение бумаги, ее достоинства, обусловившие повсеместность распространения, совершенствование её производства. Водяные знаки (филиграни). История производства бумаги в России.

Свойства бумаги. Виды и форматы бумаги. Стандарт ISO 216. Средства и орудия письма и их влияние на развитие графики письма.

Материалы для технического документирования. Материалы для фотокинодокументирования. Материальные носители механической звукозаписи. Магнитные носители информации, их виды. Магнитные ленты, диски, карты. Оптические (лазерные) диски. Видеограммы. Цифровые универсальные видеодиски. Материалы для фонодокументирования. Компьютерные носители информации. Перспективные виды носителей информации. Влияние типа носителя информации на долговечность и стоимость документа.

Тема 2.7. Влияние носителя информации на долговечность и стоимость документа

Классификация современных носителей документированной информации. Актуальность проблемы долговечности документов. Поиски способов продления жизни документов в историческом аспекте. Проблема долговечности документов на бумажной основе. Проблема долговечности аудиовизуальных и машиночитаемых документов.

Тема 2.8. Средства документирования (орудия письма)

Историческое развитие и классификация средств документирования. Ручные пишущие средства, их достоинства и недостатки. Стило, калам, перо и его эволюция. Карандаш. История изобретения и эволюции чернил.

13

Механические и электромеханические средства документирования. Пишущие машины. Диктофоны. Транскрайберы. Автоматические средства составления и изготовления документов. Компьютеры и компьютерная периферия. Электронные записные книжки. Специализированные программные продукты для делопроизводства.

Тема 2.9. Основные технологии и средства копирования и размножения документов

Изобретение копировальной бумаги. Основные способы копирования документов: фотокопирование, микрофотокопирование (микрофильмирование), светокопирование (диазографический метод), термография, ксерография (электрографический способ), цифровое копирование.

Основные способы размножения документов. Методы оперативной полиграфии (гектографический, офсетный, трафаретный). Электронотрафаретная печать (ризография).

Раздел 3. Признаки и структура документа

Тема 3.1. Оригинальность документа

Документообразующие признаки. Юридическая сила документа. Черновики, подлинники, оригиналы. Понятие оригинала, признаки оригинала. Умноженные оригиналы. Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Оригиналы кино- и фотодокументов. Оригиналы фонодокументов. Оригиналы технических документов.

Тема 3.2. Подлинность документа

Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. История и основные способы подделки документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка.

Тема 3.3. Копийность документа

Понятие «копия». Историческое развитие копий. Виды копий: отпуск, дубликат, выписка, копия с копии. Дублетные документы. Виды копий, определяемые способом их воспроизведения, временем воспроизведения. Копии, различаемые по степени близости к оригиналу. Копии, различаемые по способу их удостоверения. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий.

14

Тема 3.4. Формуляр документа и его составные части

Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Формуляр документа и его составные части (реквизиты). Условный формуляр (латинская схема). Понятие «формуляр документа». Индивидуальный и типовой формуляр документа. Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению. Особенности формуляра документов, полученные различными способами документирования (текстовыми, машинными, кино-, фото-, фонодокументами, техническими документами).

Тема 3.5. Создание и развитие традиционной формы документа

Исторические этапы складывания и развития формуляра текстового документа.

Формуляр текстового документа XVI–XVII вв. Влияние традиций и закона на складывание формуляра документа. Специфика обозначения наименования вида документа, указание автора и составителя документа. Обозначение адресата. Особенности датировки документа. Место и характер подписей документа, «справы» и «приписи», авторская подпись. Виды печатей. Скрепа. Отметки на документах. Традиционно сложившаяся структура текста и особенности изложения содержания различных видов документов.

Формуляр текстового документа XVIII в. Законодательные и нормативные акты о составлении и оформлении документов. Влияние иерархии «властей и мест» на развитие видов документов. Роль законодательных актов XVIII в.в унификации текста определенных видов документов. Обозначение автора и его место в формуляре документа. Заголовок к тексту, его назначение и место. Печати и правила пользования ими. Отметки, их виды, назначение и место в формуляре.

Формуляр текстового документа XIX – начала XX в. Регламентация законодательными актами порядка составления и оформления документов. Обозначение вида, автора документов, их место в формуляре. Появление бланка. Особенности адресования документов и оформления даты. Изменение в порядке оформления подписи различных видов документов. Проставление печатей. Характер отметок на документах. Структура текста документа. Общегосударственная унификация документов и структуры текстов.

Формуляр документа советского периода. Декрет СНК 1918 года «О форме бланков государственных учреждений». Состав реквизитов официальных советских и партийных документов.

Тема 3.6. Формуляр современного управленческого документа

Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Развитие унификации и стандарти-

15

зации документов. Современные государственные стандарты на документы. Особенности организационно-распорядительных документов. ГОСТ Р 6.302003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» и изменения к нему. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом.

Бланк документа. Виды бланков. Состав бланка, порядок расположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и центрованным расположением реквизитов. Требования к конструированию бланков. Бланки с изображением государственного герба и герба субъекта федерации.

Автор документа. Порядок обозначения наименования организации автора документа. Справочные данные об авторе, их состав, размещение на бланке. Авторы личных документов. Подпись, печать как признаки автора.

Вид документа, его развитие. Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Связь видов документов и функции управления. Указание вида документа, его место и назначение в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида.

Обозначение адресата. Правила написания адресата и место указания адресата в формуляре документа. Отражение сферы действия документа в его адресате. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса.

Дата документа. Значение датирования документа. Авторские даты (составление, подписание), даты, относящиеся к содержанию. Даты, характеризующие элементы формуляра. Даты обработки документов. Порядок оформления дат.

Состав удостоверения документов. Назначение подписания документов. Правила подписи документов различных категорий. Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись.

Печати и их назначение. Виды печатей. Государственная гербовая печать. Законодательство об изготовлении печатей и пользовании ими. Порядок проставления печати на документах.

Утверждение документов. Способы утверждения. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа.

Согласование документа. Порядок и виды согласования. Визы и грифы согласования, их оформление, место в формуляре документа.

Пометы и отметки на документах. Виды, назначение отметок, их место в формуляре. Их роль в прохождении и исполнении документа. Особое назначение резолюции. Требование к ее содержанию и оформлению. Отметки о взятии документа на контроль, исполнении документа и др.

Тема 3.7. Текст документа

Понятие «текст документа», его особенности при различных способах документирования. Взаимосвязь содержания и формы документа. Сценарий

16

подготовки документа. Типы текста. Содержание простых и сложных документов. Порядок изложения текста документа. Требования четкости и ясности текста документа. Логическая структура текста. Формализация текста документа.

Элементы текста. Понятие «заголовок документа». Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок их оформления.

Лингвистические особенности документа. Стилистика деловой речи. Деловая лексика. Морфологические средства языка делового общения. Особенности правописания названий документов, учреждений, организаций, предприятий, должностей, званий, дат, чисел. Синтаксические особенности документа.

Редактирование документов. Основные этапы работы над текстом. Виды правки текстов. Техника правки текстов. Использование корректурных знаков.

Тема 3.8. Унификация текста документа

Понятие «унификация». Унификация документа как одно из направлений его совершенствования. Предпосылки унификации. Метод унификации.

Унификация структуры текста. Виды унификации и стандартизации текста служебных документов. Элементы формализации. Формализованный характер текстов учетной документации. Унификация языковых средств. Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблицы, анкеты, графики, диаграммы. Требования к составлению таблиц.

Раздел 4. Системы документации. Унифицированные системы документации (УСД)

Тема 4.1. Складывание систем документации

Понятие «система документации». Историческая обусловленность формирования систем документации и их развитие в историческом контексте. Признаки системы документации. Классификация документов. Иерархический и фасетный методы классификации. Основания классификации: по информационной составляющей документа, по физической (материальной) составляющей, по условиям бытования документа во внешней среде.

Основания классификации систем документации. Государственная система документации. Функциональные системы документации. Отраслевые и ведомственные системы и их взаимосвязь.

Развитие систем документации на современном этапе. Качественные изменения состава и содержания систем документации. Система организа-

17

ционно-распорядительной документации. Система плановой документации. Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Система отчетной документации. Кадровая информационнодокументационная система. Система договорной документации. Система научно-исследовательской документации. Система проектно-конструк- торской документации. Система технологической документации.

Тема 4.2. Унифицированные системы документации (УСД)

Понятие «унифицированная система документации». Разработка унифицированных систем документации – новый этап в унификации и стандартизации документов. Характеристика унифицированных систем документации. Государственные стандарты на унифицированные системы. Современные унифицированные системы документации в Российской Федерации.

Проектирование унифицированных форм документов. Типовые специализированные формы документов. Методы содержательной и формальной унификации.

Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов; унифицированные формы документов предприятия. Регистрация унифицированных форм документов. Порядок введения в действие унифицированных форм документов. Требования к построению формуляра-образца. Альбомы форм унифицированных документов.

Регламентация состава видов и разновидностей документов определенного комплекса по задачам управления. Табель форм документов.

Классификаторы документированной информации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Опыт международной стандартизации документов. Основные классификационные методы кодирования: регистрационный (порядковый, серийнопорядковый); классификационный (последовательный, параллельный). Структура классификатора. Структура кода.

Тема 4.3. Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Назначение и состав организационно-распорядительной документации. Особенности системы.

Основные виды организационно-правовых документов: учредительный договор, устав, положение об учреждении, положение о структурном подразделении, штатное расписание, регламент, должностная инструкция. Требования к их составлению и оформлению.

18

Назначение и состав распорядительных документов. Процедура издания распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания и др. Порядок их составления и оформления.

Информационно-справочные документы – справки, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, доверенности, служебные письма, телефонограммы, телеграммы, факсограммы. Разновидности информаци- онно-справочных документов, их составление и оформление.

Особенности оформления деятельности коллегиальных органов. Оформление унифицированной документации по личному составу.

Тема 4.4. Регламентация процессов документообразования

Необходимость регулирования процесса документообразования. Основные условия и формы регулирования процесса документообразования.

Выяснение и устранение причин неоправданного возрастания видового разнообразия и количества документов. Установление обоснованных критериев создания документов. Факторы, определяющие необходимый комплекс документов. Типизация форм документов. Разработка научных концепций межотраслевой унификации форм управленческих документов. Создание банков данных.

Правовое регулирование процесса документообразования. Формы правового регулирования.

Тема 4.5. Использование новых технологий в документировании

Влияние внедрения вычислительной техники на образование документов. Документ в электронной форме. Проблема правового режима документа, созданного в электронной форме. Особенности согласования и подписания электронных документов.

Особенности создания и оформления документов на компьютере: использование баз данных, создание шаблонов, текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Современное программное обеспечение.

Развитие системы передачи информации. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.

Информационная безопасность и система защиты документированной информации.

Информационно-документационный менеджмент. Организационноправовая система управления документацией в России и за рубежом. Обеспечение кадрами. Основные направления совершенствования системы управления информацией и документацией в современном обществе.

19

Тема 4.6. Комплексы документов

Понятие «комплекс документов». Первичные комплексы текстовых документов и их виды. Основные признаки заведения дел. Комплексы технических и кино-, фотофонодокументов.

Сложные комплексы. Понятия «документальный фонд» и «архивный фонд». Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений. Личные фонды. Понятие «коллекция документов».

Понятие «архив». Виды архивов, их задачи и функции. Государственные архивы. Государственный архивный фонд как комплекс документов, принадлежащих государству. Ведомственные архивы. Муниципальные архивы. Архивный фонд Российской Федерации.

Тема 4.7. Научно-историческая и практическая ценность документа. Экспертиза ценности документа

Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности». Возникновение и развитие экспертизы. Выработка принципов и критериев оценки документов.

Методологические и теоретические основы экспертизы. Принципы и критерии оценки ценности документов. Критерии оценки происхождения документов. Критерии оценки содержания документов. Критерии оценки внешних особенностей документов.

Методы анализа ценности документов: источниковедческий, системнофункциональный, информационный, документоведческий.

Внешняя и внутренняя критика документов. Анализ авторства, времени, места возникновении документа. Анализ содержания документа. Достоверность и ценность документа.

Документы с повторяющейся информацией. Классификация форм повторяемости документной информации: формальный вид (дублетность, цитирование, суммирование); аналитико-синтетический (обобщение, реферирование, изложение). Другие формы повторяемости информации: вариантность, поглощенность. Общие закономерности, определяющие возникновение документов с повторяющейся информацией. Факторы, вызывающие возникновение документов с повторяющейся информацией в пределах отрасли.

Значимость явлений, событий, фактов в первичных и вторичных документах, соответствие содержащейся в них информации основным или вспомогательным функциям учреждения. Юридическая сила этих документов. Характер повторяемости, периодичность образования документов. Выборочная оценка документов.

Три этапа экспертизы ценности управленческих документов и особенности каждого из них: в делопроизводстве, в ведомственном архиве, в госу-

20