Офисные технологии Учебная программа курса

ративные мероприятия. Внешние корпоративные мероприятия (промоакции, рекламные кампании в СМИ).

Формальная и неформальная корпоративные культуры. Корпоративные правила. Прогнозирование и предотвращение конфликтных ситуациях в офисной деятельности. Градации корпоративной культуры. Роль руководителя в модернизации существующей корпоративной культуры.

Негативное влияние двойных стандартов в корпоративной культуре предприятия.

Тема 5. Управление офисным персоналом. Офис-менеджер в системе секретариата.

Персонал офиса и его характеристика. Руководители, специалисты и технические работники. Структура административной службы. Виды умственного труда: эвристический, административный, операторный.

Анализ потребности аппарата управления в персонале. Поиск, отбор и найм офисного персонала. Определение пределов компетенций, делегирование полномочий офисному персоналу. Обучение и консультирование персонала. Информирование по кадровым вопросам. Материальная и нематериальная мотивация работников офиса. Отрицательная мотивация. Контроль деятельности офисного персонала. Традиционные и нетрадиционные методы оценки сотрудников офиса. Методы оценки деятельности руководящего состава. Планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициализация их перемещений.

Повседневное управление офисным персоналом. Внутриофисные отношения. Классификация офисных манипуляций. Проблема моббинга в офисе. Вертикальный и горизонтальный виды моббинга. Методы моббинга. Офисные конфликты. Объективные и субъективные причины конфликтов.

11

Определение офисных работников по их устойчивости к конфликтным ситуациям. Методы управления конфликтами. Положительное влияние конфликтов в организации.

Коммуникации в офисе. Виды офисных коммуникаций и их инструменты. Внешние и внутренние коммуникации. Вертикальные, горизонтальные и диагональные коммуникации. Классификация основных офисных инструментов современных коммуникаций. Устные коммуникации: публичные выступления, совещания, переговоры. Виды публичных выступлений. Типы совещаний. Телефонный разговор в системе офисных устных коммуникаций. Стратегия деловой телефонной беседы. Письменные коммуникации. Внешняя и внутренняя деловая переписка. Виды внутренней деловой переписки.

Понятие «офис-менеджмент». Задачи, решаемые в рамках функций офис-менеджмента. Место и значение офис-менеджера в структуре офисного управления.

Тема 6. Организация эффективного офисного делопроизводства.

Нормативно-правовая база офисного делопроизводства. Основные принципы организации офисного документооборота.

Классификация управленческой информации. Информационные потоки в офисной деятельности. Система связей с общественностью (PR) как технология управления информацией. Внешний PR. Формы реализации внутреннего PR. Основные средства передачи информации. Физические средства передачи информации. Автоматические системы передачи документированной и недокументированной информации. Информационное обеспечение деятельности офисного руководителя. Информационные ресурсы офисной деятельности. Организация офисной информационно-

12

поисковой системы (ИПС). Планирование, рациональная организация работы с информацией.

Маркетинговые документы и электронная коммерция.

Бумажное и безбумажное офисное делопроизводство. Разработка офисных бланков. Понятие «электронный документ». Электронные офисные программы. Практическое применение электронной цифровой подписи в офисной деятельности. Классификация управленческих документов, используемых в работе офиса. Формирование дел. Определение сроков хранения офисной документации. Этапы подготовки документов к передаче на архивное хранение. Обеспечение сохранности документной информации. Риски объективных и субъективных угроз сохранности документов.

Обеспечение информационной безопасности в офисном пространстве. Работа с конфиденциальными информационными ресурсами офиса. Классификация информационных офисных ресурсов по уровню доступности. Открытые информационные ресурсы. Информационные ресурсы ограниченного доступа и использования: секретные и несекретные. Угрозы безопасности ценным и конфиденциальным информационным ресурсам. Основные и вторичные угрозы. Каналы несанкционированного доступа к информации. Организационные и технические каналы утечки информации. Методы защиты конфиденциальной офисной информации. Защита информации при проведении совещаний и переговоров.

Анализ и модернизация системы офисного делопроизводства.

Тема 7. Требования к оснащению современного офиса.

Нормативные требования к оснащению офиса. Виды офисных материалов. Офисные материалы повседневного пользования. Офисные материалы длительного пользования. Определение запасов материалов. Планирование и оснащение помещения офисной мебелью. Автоматизация офиса.

13

Требования к архитектуре офисных персональных компьютеров. Средства организационной техники. Прогнозирование и обеспечение офиса расходными материалами для оргтехники. Эргономика офиса. Организация рабочих мест сотрудников офиса. Охрана труда. Факторы, влияющие на условия труда. Санитарно-гигиенические факторы. Психофизические факторы, фазы работоспособности. Психологические факторы. Социально-бытовые факторы. Технические факторы. Эстетические факторы. Достижение необходимого уровня комфорта современного офиса. Системы рационализации рабочих мест. Расчет площади служебных помещений. Обеспечение офиса канцелярскими принадлежностями. Шкафы для хранения документации, требования безопасности к их конструкции. Планирование уровня затрат на оснащение офиса.

Эффективность аутсорсинга в офисной деятельности.

Тема 8. Документирование проведения инвентаризации и ревизий.

Планирование инвентаризаций и ревизий. Порядок проведения инвентаризаций и ревизий. Документы о составе инвентаризационной (ревизионной) комиссии (приказы, постановления, решения). Инвентаризационные описи и акты инвентаризации. Формирование актов ревизий.

Тема 9. Формирование и подготовка отчетной документации для офисного руководителя.

Определение и фиксация отчетных периодов. Документы по учету использования рабочего времени и расчетов по оплате труда. Статистическая отчетность. Формирование справок, сводок, перечней для представления офисному руководителю. Роль отчетной документации в деятельности офисного руководителя.

14

Вопросы для самопроверки и задания для практического занятия

1.Охарактеризуйте понятие“офис”.

2.Охарактеризуйте понятие “офисные технологии”.

3.Подумайте, каким образом изменились задачи и назначение офисной деятельности по сравнению с конторской деятельностью советского времени.

4.Как различаются по назначениям структурные подразделенияофиса?

5.Перечислите основные структурные подразделения офиса.

6.Какие из структурных подразделений офиса являются ведущими, а какие – второстепенными? Как это связано с масштабом и спецификой деятельности организации? Поясните свойответ.

офисменеджером. В чем причины смешения данныхпонятий?

8.Какие работы в офисе можно отнести нааутсорсинг?

9.Объясните, почему, несмотря на явные технические и представительские преимущества офисных зданий класса А, большинство арендаторов предпочитают арендовать помещения классов В иС?

10.Объясните причины появления класса D в классификации офисных зданий в России.

11.В каких случаях используют временныйофис?

12.Перечислите основные средства офисной оргтехники и опишите их назначение.

13.Какие средства оргтехники вы считаете устаревшими на сегодняшний момент?

14.Укажите какие виды программного обеспечения используются в деятельности современного офиса.

15.Подумайте по каким признакам офис может считатьсяэлектронным.

16.Оправдано ли, по вашему мнению, употреблять понятия «виртуаль-

15

ный» и «мобильный» офис как синонимы? Обоснуйте своюпозицию.

17.Назовите средства передачи информации, используемые для организации мобильного офиса.

18.Для каких сфер бизнеса, по вашему мнению, удобнее организация мобильного офиса, а для каких предпочтительней стационарныйофис?

19.Что такое эргономика офиса?

20.Назовите факторы, влияющие на условия труда офисных сотрудни-

ков.

21.Назовите и обоснуйте основные требования и рекомендации по рациональной организации рабочих мест сотрудниковофиса.

22.В каких случаях закрытая планировка офиса удобнееоткрытой?

23.Подумайте, в каких случаях и для каких организаций предпочтительнее открытая планировкаофиса.

24.Опишите особенности комбинированнойпланировки.

25.Как, по вашему мнению, интерьер офиса связан с имиджемфирмы?

26.Какие интерьерные решения в оформлении офиса вызнаете?

27.Укажите, какие информационные ресурсы используются в современном офисе.

28.Если вам понадобится отправить письмо, которое содержит обязательство оплатить оказанные услуги, то каким видом связи вы воспользуетесь, чтобы письмо сохранило свою юридическую силу? Обоснуйте.

29.Поясните, почему всегда следует помнить, что факт документирования резко увеличивает риск угрозыинформации.

30.Какие технические каналы утечки информации вам известны? Назовите способы их перекрытия.

31.Назовите способы, какими, по вашему мнению, можно минимизировать угрозы утраты ценной информации из-за намеренного сотрудничества работника фирмы.

16

32.Назовите виды и назначение коммуникаций вофисе.

33.Перечислите известные вам уловки, употребляемые в полемической деятельности (переговоров, деловой беседы), и обоснуйте, какие из них кажутся вам допустимыми, а какие – недопустимыми.

34.Перечислите основные виды совещаний и укажите ихспецифику.

35.Приведите наиболее распространенные формулы, употребляемые в деловой переписке.

36.Обсудите значение и роль неформальных коммуникаций (слухов, сплетен, новостей и т. п.) в системе офисныхкоммуникаций.

37.Назовите основные категории служащихофиса.

38.Назовите недостатки, которые могут возникнуть при формировании спектра должностей офиса.

39.Опишите ситуации, при которых может возникнуть проблема появления «офисногопланктона».

41.Назовите основные требования к подборуофисныхкадров.

42.Назовите традиционные и нетрадиционные методы оценки и аттестации персонала.

43.Охарактеризуйте корпоративную культуру известных фирм. Из каких элементов она состоит?

44.Укажите, по каким признакам можно распознатьманипуляцию.

45.Назовите основные факторы, способствующие появлению моббинга в офисе, и укажите меры, какие, по вашему мнению, стоит предпринимать руководству и остальным сотрудникам по егопредотвращению.

46.Отметьте, в каких случаях конфликт в офисе помимо отрицательных сторон может иметь иположительные.

17

Задания для проведения ролевых игр

Задание 1. Ролевая игра: по жребию выберете «администратора Reception». Остальные должны разыграть разного рода посетителей и клиентов. После игры необходимо обсудить, какие качества и навыки были продемонстрированы этим «администратором» и какие из них стоитулучшить.

Задание 2. Определите организационную структуру офиса организации по плану:

организационно-правовая формаорганизации;

название, цели и направления еедеятельности;

структура организации;

организационная структураофиса;

основные задачи, решаемые каждым подразделениемофиса.

Задание 3. Укажите, к какому классу принадлежит здание, в котором располагается знакомый вам офис. Перечислите параметры, по которым вы определили принадлежность к данному классу этогоофиса.

Задание 4. Опишите различия между прежней классификации офисных зданий и современной классификацией.

Задание 5. Назовите основные требования к санитарно-гигиеническим условиям труда офисных служащих. Оцените условия труда в знакомом вам офисе и подумайте, насколько они соответствуютнормам.

Задание 6. Охарактеризуйте социально-бытовые факторы, влияющие на условия труда офисных служащих. Определите методом опроса, насколько удовлетворены сотрудники знакомого вам офиса социально-бытовыми условиями труда.

Задание 7. Составьте перечень используемых в современном офисе средств связи и их характеристик (в виде таблицы).

18

Задание 8. Проведите ролевую игру «секретарь – клиент» с тем, чтобы разыграть разные типы секретарей и способы прохождения поставленного ими «секретарского барьера».

Задание 9. Представьте ситуацию, что вы – офис-менеджер. Какие бы изменения и исправления в организации и оснащении рабочих мест сотрудников, в интерьере и дизайне офиса вы предложили бы в этом случаеруководителю?

Задание 10. Проведите ролевую игру: разделитесь на пары и по соглашению или жребию определите роли участников телефонного разговора – сомневающегося или возмущенного клиента и менеджера, работающего с его возражениями. Аналогично разыграйте разные тактики снятия сопротивления.

Задание 11. Придумайте пример дресс-кода для офиса, в котором вы хотели бы работать, и обоснуйтеего.

Задание 12. Вспомните, приходилось ли вам быть субъектом или объектом манипуляции со стороны руководства или подчиненных? Назовите конкретные примеры манипуляций и способы борьбы сними.

Задание 13. Проведите наблюдение или опрос (например, социометрический), чтобы выяснить, настолько психологический климат в коллективе чреват возникновением моббинга.

Задание 14. Проанализируйте, какие причины конфликта являются наиболее распространенными в офисе (вашем коллективе).

Вопросы к зачету:

1.Управление офисом как составная часть управления организацией.

2.Понятие «офис», роль офиса как органа управления в условиях рыночной экономики.

3.Понятие “офисные технологии”. Структура, методы офисных техно-

19

логий.

4.Теоретические модели офиса.

5.Специфика деятельности офиса как административнойединицы.

6.Функции офиса, виды и направления офиснойдеятельности.

7.Организационная структура офиса. Условия создания эффективной структуры офиса.

8.Принципы разделения и кооперации труда в офисе. Основные подразделения в структуре офиса.

9.Информационно-документационная служба, ее функции и подразделения.

10.Функции, задачи и подразделения юридической, финансово - бухгалтерской и кадровой службыофиса.

11.Функции и задачи технической, социально-бытовой службы и службы безопасности.

12.Функции и задачи службы связей с общественностью и службы

Reception.

13.Секретарская служба: функции итребования.

14.Основные функции и задачиофис-менеджмента.

15.Классификация офисных зданий.

16.Оборудование и жизнеобеспечение деятельностиофиса.

17.Общие сведения о программных продуктах, используемых в современном офисе.

18.Функциональные группы оргтехники, используемые вофисе.

19.Стационарные (традиционные) офисы, их виды иназначение.

20.Понятие электронного (автоматизированного) офиса.

Его преимущества и недостатки.

20