4090

документами имеет специфические особенности, основными из которых являются резолюция руководителя с последующим внесением этих сведений в журнал регистрации и передача документов непосредственно исполнителю.

В данном разделе мы рассмотрим процесс работы с документами внутри организации, которую можно представить в виде рисунка 2.

11

12

Документационное обеспечение включает в себя 2 части –

документирование и организацию работы с документами.

Рассмотрим подробнее каждую часть.

В процессе документирования происходит создание, оформление и подписание документа.

Создание или составление проекта документа осуществляется его исполнителем. Секретарь проверяет правильность оформления документа и передаёт его на подпись руководителю организации. После подписания документ возвращается секретарю или исполнителю для дальнейшего использования или отправления в другую организацию. На этом этапе готовый документ необходимо зарегистрировать, то есть присвоить ему регистрационный номер и проставить его на документе. Такой порядок работы с документами применяется для внутренних и исходящих документов.

Документирование является обязательным и предписывается законами и актами государственного управления.

Например, в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» указывается, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию и их массивов, безопасность Российской Федерации» [1].

Организация работы с документами заключается в обеспечении движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Организация работы с документами состоит из следующих этапов, которые можно представить в виде рисунка:

-приём и регистрация входящих документов;

-рассмотрение документов руководителем организации;

-контроль исполнения документов;

-формирование дел и использование документов в справочноинформационной работе;

-текущее хранение документов, передача на архивное хранение или уничтожение документов.

Приём и регистрацию входящих документов осуществляет секретарь или работник службы делопроизводства, после чего они передаются руководителю. После рассмотрения руководителем и простановки резолюции документы

13

направляются на исполнение, в процессе которого они контролируются. Контроль исполнения документов охватывает внутренние, входящие, а в иногда и исходящие документы.

Исполненные документы необходимо сформировать в дела, что обеспечит оперативный поиск необходимых документов и их сохранность. Формируются дела в соответствии с заголовками, указанными в номенклатуре организации или по классификационным признакам. Процесс формирования дел одинаков для всех групп документов, так как они проходят одни и те же стадии.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

-в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

-документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

-документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

-документы касающиеся одного вопроса помещают в одно дело;

-в дело включается один экземпляр документа;

-каждый документ, помещённый в дело, должен быть правильно оформлен, то есть иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.;

-в дело формируются, как правило документы одного года;

-в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

-документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, например: 01.01.2011, 02.01.2011 и т. д. или в нумерационной, например: №1, №2, №3 и т. д.

Текущее хранение документов должно осуществляться каждым сотрудником на своем рабочем месте. Документы в зависимости от значимости могут храниться 6 мес., 1г., 3г., 5л., 10л., 15л., 50л. и 75 л. Эти сроки устанавливаются на основании «Перечня документов, образующихся в деятельности организации» или номенклатурой дел организации. По документам, сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, руководитель или работник службы документационного обеспечения управления устанавливают самостоятельно.

После истечения сроков хранения документы следует передать в архив или составить акт об их уничтожении.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по заработной плате, годовых отчётов, балансов) и переписка организации на архивное хранение не передаются.

14

В организации необходимо установить единый порядок (или единые требования) по составлению документов и работе с ними. Порядок следует закрепить инструкцией по делопроизводству или документационному обеспечению управления организацией. Можно довести эти требования до сотрудников в виде специальных инструктажей и должностных инструкций.

С учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003, которые будут приведены во 2 главе учебного пособия, можно составить альбом (или инструкцию) образцов документов, которые наиболее часто используются в практической деятельности организации и по которому работали бы все сотрудники.

Глава 2. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Правила оформления бланков документов

Основные правила оформления организационно-распорядительных документов регламентируются Государственным стандартом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Он является нормативной основой для обеспечения юридической силы документов, а также создаёт условия для автоматизации процесса документирования и обработки документной информации. Всё это влияет на качество документа.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа организации и его визитной карточкой. Если документ оформлен на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатан неразборчивым шрифтом, то он производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги всё реже применяется в России.

Чтобы соответствовать требованиям, следует разработать современный дизайн оформления бланка и собственный фирменный стиль, то есть использовать качественную бумагу, полный набор сведений об организации, правильное их расположение на листе бумаги. Всё это поможет произвести благоприятное впечатление на делового партнёра.

Бланки предприятия можно изготавливать типографским способом или с помощью персонального компьютера. Они имеют установленный набор реквизитов и определённый порядок их расположения.

Для изготовления бланков чаще всего используются два формата бумаги А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Большая часть документов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются

15

бланки формата А5. Достаточно редко используются бланки формата А3 (297х420 мм), которые предназначены для бизнес-планов, бухгалтерских отчётов, графиков и т. п.

Организациям рекомендуется использовать два вида бланков:

-бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);

-бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов должен содержать эмблему организации и наименование организации.

На бланке для внешних документов следует указывать: эмблему организации; наименование организации; почтовый адрес организации; банковские реквизиты; номер контактного телефона; номер телефакса; дату и номер письма; реквизит «На №___от___________», в котором указывается дата и номер того письма, на которое организация даёт ответ.

Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продольным расположением реквизитов.

Продольное расположение заголовочной части документа предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля (см. приложение В).

Чаще всего используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях, планах) и резолюции руководителя (на поступивших документах). По подсчётам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

Угловое расположение реквизитов может иметь два вида – флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, то есть находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа (см. приложение Г).

Организациям, которые работают с зарубежными партнёрами, необходимо изготовить специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнёра

16

или английском языке. При этом располагаться реквизиты будут следующим образом:

-при угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, а справа – на иностранном;

-при продольном расположении реквизитов сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже – на иностранном.

На всех бланках и документах необходимо оставлять поля, которые должны быть следующих размеров: левое, верхнее и нижнее – 20 мм и правое –

10 мм.

При необходимости разрешается оставлять поля более этих параметров, а менее – нет.

Текст документов следует печатать через 1,5 межстрочных интервала, а между отдельными реквизитами оставлять расстояние 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст нужно печатать через один интервал.

Документы, которые занимают более одной страницы, необходимо нумеровать, начиная со второй. Страницы нумеруются арабскими цифрами без точек или тире, при этом номер проставляется в центре верхнего поля страницы.

Любой документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, дата, регистрационный номер, печать, текст и т. д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определённым образом, составляет его формуляр.

Формуляр, характерный для определённого вида документов, называется типовым формуляром. Его следует разрабатывать в момент создания системы документирования. Формуляр-образец представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

2.2. Оформление реквизитов документов

Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» введён в действие с 01 июля 2003 года. Он устанавливает максимальный набор реквизитов для управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Стандартом установлено 30 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и

17

часть реквизитов зависит от вида документов, то на конкретном документе их будет гораздо меньше. Установлен следующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10– наименование вида документа;

11– дата документа;

12– регистрационный номер документа;

13– ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14– место составления или издания документа;

15– адресат;

16– гриф утверждения документа;

17– резолюция;

18– заголовок к тексту;

19– отметка о контроле;

20– текст документа;

21– отметка о наличии приложения;

22– подпись;

23– гриф согласования документа;

24– визы согласования документа;

25– оттиск печати;

26– отметка о заверении копии;

27– отметка об исполнителе;

28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29– отметка о поступлении документа в организацию;

30– идентификатор электронной копии документа.

Рассмотрим подробнее особенности оформления каждого реквизита.

18

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации

воспроизводится в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» на бланках:

-Президента Российской Федерации;

-палат Федерального собрания;

-Правительства Российской Федерации;

-Конституционного суда Российской Федерации;

-Верховного суда Российской Федерации;

-Высшего Арбитражного суда Российской Федерации;

-Прокуратуры Российской Федерации;

-Центрального банка Российской Федерации;

-Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

-Счётной палаты Российской Федерации;

-Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

-дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей;

-центральных органов федеральной исполнительной власти;

-иных органов государственной власти.

При изготовлении бланков документов необходимо соблюдать диаметр изображения Государственного герба Российской Федерации, который не должен превышать более 20 мм.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации размещают на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краёв, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

обслуживания) используется в соответствии с Законом РФ от 23.09.92 №3520- 1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы или логотипа помещают на бланках организаций на основании

19

учредительных документов (устава, положения об организации). Диаметр эмблемы не должен превышать более 20 мм.

Право на товарный знак охраняется законом. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой государственные гербы, флаги и эмблемы; официальные названия государств, эмблемы, сокращённые или полные наименования международных межправительственных организаций; официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия или сходные с ними до степени смешения. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца.

Эмблема организации или товарный знак не воспроизводится на бланке, если на нём помещён Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Реквизит 04. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне.

Код организации – автора документа, то есть юридического лица, создавшего документ. Он служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, одновременно с указанием названия организации на всех документах.

20