Министерство образования и науки РФ Иркутский национальный исследовательский технический университет

Т.Ю. Базюк

ИНФОРМАТИКА. ОСНОВЫ РАБОТЫ

ВТЕКСТОВОМ ПРОЦЕССОРЕ WORD

ИТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ EXCEL

Учебное пособие

Издательство Иркутский национальный исследовательский технический университет

2017

УДК

ББК

О

Рекомендовано к изданию ученым советом ИРНИТУ

Рецензенты:

канд. физ.-мат. наук, старший научный сотрудник лаб. №1.2 ИДСТУ СО РАН С. В. Свинина;

кафедра информатики и кибернетики ФГБОУ ВО «БГУ» (заведующий кафедрой, канд. физ.-мат. наук, доцент В. В. Братищенко)

Базюк Т.Ю.

Информатика. Основы работы в текстовом процессоре Word и таб-

личном процессоре Excel: учебное пособие – Иркутск: Изд-во ИРНИТУ,

2017. – 132 с.

Пособие представляет собой лабораторный практикум для студентов специальностей: нефтегазовое дело, горное дело, прикладная геология, изучающих средства вычислительной техники, и обеспечивает методическую основу для взаимодействия со специальными курсами. Наряду с базовыми понятиями, в пособии рассмотрены основные приемы работы с прикладными программами MS Word, Excel.

Пособие оформлено в соответствии с СТО-005-2015

© Базюк Т.Ю., 2017 © Иркутский национальный ис-

следовательский технический университет, 2017

2

3

ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

Информатика – одна из специальных дисциплин, определяющих профиль инженера. Вид деятельности все в большей степени зависит от информированности, способности эффективно использовать информацию. Для свободной ориентации в информационных потоках современный специалист любого профиля должен уметь получать, обрабатывать и использовать информацию с помощью компьютера.

Дисциплина охватывает круг вопросов относящиеся к виду деятельности выпускника: производственно-технологическая деятельность (ПТД), организационно-управленческая деятельность (ОУД), экспериментальноисследовательская деятельность (ЭИД), проектная деятельность (ПД).

Учебное пособие посвящено освоению студентами современных информационных компьютерных технологий. Информатика входит в структуру математического и естественнонаучного цикла дисциплин и опирается на учебные материалы курсов математика, физика, а также материалы гуманитарного, социального и экономического цикла. Информатика носит междисциплинарный характер, и ее изучение активно содействует освоению других дисциплин.

Задачами изучения курса информатики являются: ознакомление студентов с основными принципами построения компьютеров, их характеристиками; получение навыков использования прикладного программного обеспечения для решения задач по обработке информации; освоение принципов алгоритмизации и объектно-ориентированного программирования; формирование навыков грамотного и рационального использования компьютерных технологий при выполнении теоретических и экспериментальных работ во время обучения и в последующей профессиональной деятельности.

4

Глава 1. Обработка информации с использованием текстового процессора MS WORD

Microsoft Word — основа любого офиса и, пожалуй, самая нужная и популярная программа во всем Microsoft Office. С помощью Word вы можете не просто набрать текст, но и оформить его по своему вкусу: включить в него таблицы и графики, картинки и даже звуки и видеоизображения. Word поможет вам составить простое письмо и сложный объемный документ, яркую поздравительную открытку или рекламный блок.

По своим функциям Word вплотную приближается к издательским системам и программам верстки. Это значит, что в этом редакторе можно полностью подготовить к печати (или, как говорят специалисты, сверстать) журнал, газету или даже книгу, изготовить WWW-страницу Интернет.

Программы, создающие и обрабатывающие текстовую информацию, можно разделить на:

—редакторы общего назначения (например, Блокнот, Editor);

—редакторы исходных текстов программ (встроенные редакторы систем программирования, например, Turbo Pascal, QBasic),

—редакторы научных документов (например, ChiWriter, Тех);

—процессоры общего назначения (например, Microsoft Word);

издательские системы (например, Adobe PageMaker, Corel Ventura)

Что умеет Microsoft Word?

• Возможность создания нового документа с помощью специальных

шаблонов (в частности, в Word включены шаблоны стандартных писем, поздравительных записок, отчетов, факсов и ряд других офисных документов).

•Возможность одновременного открытия и работы с большим количеством документов.

•Автоматическая проверка орфографии, грамматики и даже стилистики при вводе документа.

•Автоматическая коррекция наиболее часто повторяющихся оши-

бок.

•Расширенные возможности форматирования документа. Допускает выравнивание документа по обоим краям, многоколоночную верстку.

•Использование стилей для быстрого форматирования документа.

•Возможность автоматизации ввода повторяющихся и стандартных элементов текста.

•Удобные механизмы работы с ссылками, сносками, колонтитула-

ми.

•Включение в текст элементов, созданных в других программах Microsoft Office, — графических изображений, электронных таблиц и графиков, звуков, видеоизображений и так далее.

5

•Возможность подготовки простых электронных таблиц и гипертекстовых документов Интернет.

•Возможность работы с математическими формулами.

•Возможность автоматического создания указателей и оглавления документа.

•Возможность отправки готового документа непосредственно из Microsoft Word на факс и по электронной почте (в обоих случаях необходимо, чтобы компьютер пользователя был оснащен модемом).

•Расширенные возможности индексации готового документа.

•Встроенный Мастер подсказок и объемная система помощи.

...И многое, многое другое....

Прежде чем пользоваться Word, необходимо запустить его. Для этого в главном меню выбрать Все приложения, открыть Microsoft Office и выбрать Microsoft Word (см. рисунок 1).

Рисунок 1 – Окно запуска Microsoft Word

К основным понятиям текстового процессора относятся:

Документ – совокупность объектов, разработанных для представления общей темы. Объектами могут быть фрагменты текста, рисунки, диаграммы, таблицы, видеоклипы и т.п.

Фрагмент – непрерывная часть текста.

Символ – минимальный элемент текста документа.

Слово — произвольная последовательность символов, ограниченная с обеих сторон служебными символами (пробелом, дефисом, точкой, запятой и т. п.).

Строка — произвольная последовательность символов между левой и правой границей абзаца.

Абзац – фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием клавиши <Enter>.

Страница — последовательность символов, ограниченная параметрами страницы документа.

6

Текстовый документ сохраняется в файле, содержащем, помимо алфавитно-цифровых и служебных символов, двоичную информацию о форматировании текста, различные объекты, в том числе и графические.

Группы операций с текстовыми данными:

—основной стандарт редактирования (ввод символов, перемещение по тексту, удаление и вставка символов, удаление и вставка строк);

—базовый набор операций с текстом (поиск и замена фрагментов текста, сохранение и печать файла или его фрагмента);

—работа над текстовыми документами (форматирование символов, абзацев, страниц, документов в целом, проверка правописания, автоматический перенос слов).

Редактирование текста – это процесс изменения смысловой части текста.

Форматирование текста – это процесс его оформления (см. Рису-

—Растровый — кодирование точек битовой матрицы. Растровые шрифты хранятся в файлах с расширением .fon.

—Векторный — расчет контуров символов по определенным формулам. Векторные шрифты хранятся в файлах с расширением .ttf.

Характеристики шрифтов:

—кегль — размер шрифта (1 пункт = 1/72 дюйма = 0,353 мм, 1 дюйм

=2,54 см);

—гарнитура — вид шрифта, одного рисунка (например, Times New Roman, Arial, Courier);

—начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);

—ширина (пропорциональный, моноширинный).

Стиль — определенное оформление, присущее абзацу текста. Основными элементами стиля являются:

7

—гарнитура, кегль и начертание шрифта;

—интерлиньяж (расстояние между строками);

—метод выравнивания (по левому или по правому краю, по центру, по ширине);

—красная строка, абзацный отступ слева и справа;

—интервал между абзацами.

Шаблон – заранее отформатированный текст; например, шаблон

приказа.

Буфер обмена – часть оперативной памяти, используемой для временного хранения информации.

Этапы работы над текстовым документом:

1.Форматирование страницы

Форматирование страницы устанавливается с помощью диалогового окна Параметры страницы (см. Рисунок 3), вызываемого двойным щелчком по полю горизонтальной линейки.

Горизонтальная линейка

В Word встроены вертикальная и горизонтальная координатные линейки, которые, однако, появляются на экране только в режиме предварительного просмотра или разметки страницы (см. рис. 3).

Над рабочим листом располагается горизонтальная линейка. Ее можно использовать для установки табуляторов с помощью мыши, быстрого изменения отступов абзацев, ширины столбцов таблицы, ширины колонок в многоколоночном тексте, а также позволяет задавать левое и правое поля страницы.

Рисунок 3 - Линейка

Горизонтальную линейку можно вывести на экран посредством команды Вид → Линейка. Серая часть горизонтальной линейки отвечает за поля (левое и правое). С помощью линейки и обитающих на ней бегунков можно установить ширину текста и величину абзацного отступа. Нижние бегунки – правый и левый – отвечают за отступ основного текста от границ страницы (границы выделены серым цветом), а верхний бегунок – за абзацный отступ.

При форматировании страницы устанавливаются поля (см. Рисунок 4), ориентация страницы (книжная, альбомная), размер листа (для деловой документации в соответствии со стандартом СТО 005-2015, лист формата А4 с размерами 21×29,7 см), установлен раздел для колонтитулов (для верхнего 0, для нижнего под нумерацию страницы 1,25 см).

2. Общее форматирование для дальнейшего редактирования текста устанавливается:

8

<Ctrl>+<C> - копировать, <Ctrl>+<X> - вырезать, <Ctrl>+<V> - вставить.

Для проверки орфографии нужно подать команду Рецензирование → Правописание.

При редактировании текста в первую очередь необходимо выделить фрагмент.

Таблица 1 - Способы выделения текста

Правила компьютерного набора текста:

—знаки препинания не отделяются пробелом от предшествующего текста (допускается отделять пробелом только вопросительный знак);

—знаки «процент», «градус», «минута», «секунда» от цифр не отделяются пробелом;

—цифры отделяются от № и § одним неразрывным пробелом;

—дефис не отделяется пробелом от предшествующего и последующего текста;

—тире (<Cr1>+минус на числовой клавиатуре) отделяется пробелом от предшествующего и последующего текста;

—слова, заключенные в кавычки или скобки, не должны отделяться от них пробелами;

10