2872

2

Разгоняева В. В. Документооборот и делопроизводство [Электронный ресурс]: методические указания к самостоятельной работе для студентов по направлению подготовки 23.03.01«Технология транспортных процессов» / В.В. Разгоняева, В.А. Зеликов, Р.А. Кораблев., А.А. Штепа; М-во образования и науки РФ, ФГБОУ ВО «ВГЛТУ». – Воронеж, 2016. –ЭБС ВГЛТУ

Печатается по решению учебно-методического совета ФГБОУ ВО «ВГЛТУ»

Рецензент – заведующий кафедрой электротехники и автоматики ФГБОУ ВО «Воронежский государственный аграрный университет имени императора Петра I», доктор технических наук, профессор Афоничев Д.Н.

3

Содержание

Тема 1. История Отечественного делопроизводства Делопроизводство в учреждениях дореволюционной России………4

Тема 2. Законодательное и нормативное регулирование документирования и организации работы с документами в РФ…………….9

Тема 3. Бланк документа………………………………………………..13

Тема 4 Документирование организационной деятельности………….18

Тема 5. Документирование распорядительной деятельности…….…..23

Библиографический список……………………………………………..29

4

Тема 1. История Отечественного делопроизводства Делопроизводство в учреждениях дореволюционной России Содержание темы

1. Формирование системы приказного делопроизводства в XVI-XVII

вв.

2.Организация коллежского делопроизводства в XVIII в. 3.Развитие делопроизводства в XIX - начале ХХ в.

Методические рекомендации

Изучая историю и организацию отечественного делопроизводства,

студент должен знать, что она делится на два периода:

дореволюционный, включающий приказное, коллежское и министерское делопроизводство, и советский.

Важным для изучения темы является четкое определение

делопроизводство изучается с ХVI в. При подготовке к семинарам следует придерживаться определенного плана изучения каждого периода, что поможет усвоению и осознанию теоретического материала. Необходимо знать, что оказывало влияние на систему делопроизводства в каждый период, какими законодательными актами она регулировалась, какие

документов в учреждениях, порядок их обработки, хранения и т. д.). Кроме того, при изучении темы важно уяснить особенности организации

делопроизводства каждого периода и уметь провести сопоставительный

анализ основных делопроизводственных операций, выполнявшихся в

различные периоды, например: между периодами приказного

5

делопроизводства и коллежского, между периодами коллежского делопроизводства и министерского. Обычно данное задание вызывает у студента определенные трудности. Однако если теоретический материал будет изучаться по рекомендуемому плану, студент без значительных усилий справится с поставленной задачей.

При изучении периода приказного делопроизводства следует обратить внимание на то, что образование Русского централизованного государства требовало создания высших, центральных и местных органов власти и управления.

Главная задача студента – уметь раскрыть этапы формирования системы приказного делопроизводства, поскольку в этот период складывается система документирования деятельности государственных учреждений (состав документов, их формуляр). Студент должен знать, что представлял формуляр документа, уметь определить вид конкретного документа, его удостоверение. Очень важно познакомиться с приемами организации работы с документами, с этапами их обработки, включая архивное хранение. Необходимо знать, что имеется в виду, когда говорят, что делопроизводство этого периода основывалось на нормах обычного права, почему приказное делопроизводство называют cтолбцовым, каким законодательным актом была закреплена столбцовая форма.

Изучая коллежское делопроизводство, необходимо помнить, что в первой четверти ХVIII в. Петром I были осуществлены административные реформы, коренным образом изменившие систему государственного управления, что повлекло за собой изменения в организации делопроизводства.

Студент должен понять, каким образом введение коллегиального принципа принятия управленческих решений повлияло на внутреннюю организацию коллегий и делопроизводство в них; в каких структурных подразделениях принимались управленческие решения, а в каких

6

осуществлялась обработка документов и подготовка их к, слушанию..

Студент должен знать роль и значение Генерального регламента в развитии

отечественного делопроизводства, его основные положения,

устанавливающие структуру коллегий, штатный состав чиновников, их

обязанности в работе с документами. Следует обратить особое внимание

на принципиально новые положения, которые Генеральный регламент внес в делопроизводство: обработку документов, организацию текущего хранения документов, создание архивов; процесс документирования.

Студенту необходимо запомнить виды документов, создаваемых в XIX

в., особенности их формуляра; уметь объяснить причины отказа от столбцовой формы и перехода к листовой. Особое внимание следует уделить организации делопроизводства после Губернской реформы 1775 г.,

когда функции центральных учреждений –коллегий (за исключением трех) были переданы местным учреждениям.

Изучая делопроизводство в учреждениях XIX в., студент должен обратить внимание на то, что в результате административных реформ,

осуществленных Александром I, система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке.

Студент должен познакомиться с законом 1811 г. .Общее учреждение министерств. и знать, какими видами документов обменивались министерства с вышестоящими и подчиненными учреждениями и должностными лицами, какие виды документов составлялись внутри министерства, какие факторы влияли на формуляр документа XIX в., на его удостоверение. Необходимо помнить о том, что документы в XIX в. стали оформляться на бланках, и понимать значение введения бланков для отечественного делопроизводства.

Изучая делопроизводство дореволюционного периода, следует понять тенденции его развития после издания .Общего учреждения министерств. Студент должен учитывать, что важным фактором развития

7

делопроизводства в XIX в. стал поиск путей сокращения документооборота в связи с увеличением количества документов в сфере управления. В 30-60-е п. XIX в. были изданы законодательные акты, в

которых четко формулировались пути сокращения количества документов.

Студент обязательно должен изучить попытки отдельных ведомств разработать и внедрить способы рационализации делопроизводства. Такие попытки предпринимала Канцелярия попечителя Московского учебного округа и Военное ведомство. Изучение этого опыта представляет профессиональный интерес, поскольку он оказал влияние на развитие делопроизводства в последующие десятилетия.

Вопросы и задания

1.Какой была структура приказов и их штатный состав?

2.В чем состояли обязанности служилых людей в работе с документами?

3.Перечислите виды документов, в которых фиксировалась управленческая деятельность в учреждениях XVI-XVII вв. Уточните, в

каких учреждениях они составлялись и кому предназначались.

4.Охарактеризуйте формуляр документа ХVI-ХVII вв.

5.Опишите этапы обработки документов в приказах.

6.Что такое столбцовая форма делопроизводства? Каким

законодательным актом она была закреплена? Назовите дату ее отмены.

7.На чем основывалась система приказного делопроизводства?

8.Сформулируйте особенности приказного делопроизводства.

9.Поясните роль и значение Генерального регламента в отечественном делопроизводстве.

10.Какой была структура коллегий и состав должностных лиц структурных подразделений? Перечислите их основные должностные обязанности.

11.Назовите виды документов XVIII в. Охарактеризуйте их формуляр.

8

12.Как была организована работа с документами в коллегиях?

13.Какой стала организация делопроизводства после издания закона

1775 г.?

14. Как было организовано архивное хранение документов в XVIII в.?

Каким законодательным актом впервые был определен срок хранения в текущем делопроизводстве?

15.Сравните приказное и коллежское делопроизводство.

16.Сформулируйте особенности коллежского делопроизводства.

17.Каковы роль и значение. Общего учреждения министерств в отечественном делопроизводстве? Какие принципы организации делопроизводства ввел этот закон?

18.Какими были структура министерств, состав должностных лиц и их должностные обязанности в работе с деловыми бумагами?

19.Что представляли составные части порядка производства дел?

20.Назовите виды документов XIX в. Охарактеризуйте их

формуляр.

21.Каковы тенденции развития делопроизводства в XIX в.?

Перечислите направления и способы рационализации делопроизводства в

учреждениях XIX в. Какие ведомства их осуществляли?

22. Как было организовано хранение документов в учреждениях ХIХ

в.?

23.Дайте сравнительную характеристику коллежского и министерского делопроизводства.

24.Сформулируйте особенности делопроизводства XIX –

начала ХХ в.

9

Тема 2. Законодательное и нормативное регулирование

документирования и организации работы с документами в РФ

Содержание темы

1.Направления развития законодательного регулирования документирования управленческой деятельности.

2.Стандартизация и унификация документов.

3.Государственное регулирование процессов организации работы с документами. Нормативно-методические документы межотраслевого действия.

4.Регламентация сохранности документов.

5.Ответственность руководителей и должностных лиц за работу с документами.

Методические рекомендации

При изучении темы студенты должны, прежде всего, составить

представление об уровнях государственной регламентации

документирования. Затем классифицировать изученные законодательные,

правовые и нормативные акты, нормативно-методические документы,

государственные стандарты по отдельным направлениям регулирования

государственные стандарты, которые являются основой современной практики документирования.

хранения документов. Студентам не стоит в рамках изучения данной темы

10

детально изучать методику хранения документов, однако необходимо усвоить законодательно закрепленную обязательность хранения документов. Важно сформировать у студентов представление об установленной государством ответственности руководителей организаций и должностных лиц за несоблюдение правил и методов документирования и работы с документами.

Вопросы и задания

1. Какие из перечисленных законодательных актов содержат определение документа?

а) Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая;

б) Федеральный закон. Об участии в международном информационном обмене;

в) Федеральный закон. Об информации, информатизации и защите информации.;

г) Федеральный закон. Об архивном деле в Российской Федерации.;

д) Федеральный закон. О техническом регулировании.. 2. Выберите правильный вариант ответа. Документ – это:

а) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

б) официально документированная информация, созданная в процессе деятельности организации или должностного лица;

в) средство закрепления различными способами на специально изготовленном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности;

г) любая информация, зафиксированная на любом носителе,

предназначенная для обмена, пересылки, функционирования информационной системы.