905

К п. 13. С помощью данного окна можно задать параметры для столбца отчета, в котором нужно вывести итоговую информацию. Мастер отчета перечислит все числовые поля отчета, не являющиеся счетчиками, и предложит установить для указанного столбца флажки Sum, Avg, Min, Max. В зависимости от установленных флажков мастер отчетов добавит итоговые поля в отчет. Группа Показать позволяет выбрать, следует ли в отчете указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя итоговые поля в конце каждой группы и в конце отчета.

В результате этой работы получим отчет, который можно распечатать или просмотреть в режиме предварительного просмотра. Для предварительного просмотра отчета необходимо выполнить команду Файл

– Предварительный просмотр или нажать кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов.

Разработка собственных отчетов

Если отчеты, создаваемые по умолчанию (Автоотчет) или с помощью мастеров, не удовлетворяют вашим требованиям, то можно изменить их в режиме конструктора (кнопка Вид на панели инструментов) или разработать новый отчет вручную. Для этого необходимо:

1.В окне базы данных выбрать вкладку Отчеты и нажать кнопку

Создать.

2.Выбрать в списке пункт Конструктор.

3.Из раскрывающегося списка выбрать имя базовой таблицы (или запроса), данные из которой должны использоваться в отчете.

4.Нажать кнопку ОК. В окне конструктора появится пустой отчет.

5.Поместить в отчет поля, надписи, рисунки и другие элементы управления.

6.Добавить нужные разделы для установки сортировки или группирования внутри отчета.

7.Выполнить команду Сохранить в меню Файл для сохранения созданного отчета.

Добавление в отчет полей исходной таблицы и элементов управления осуществляется так же, как при создании форм (см. выше). Вообще работа с отчетом в режиме конструктора аналогична работе с формой в режиме конструктора. Добавление, выделение, форматирование элементов управления производится точно так же.

63

Макет отчета

Отчет может состоять из следующих разделов: заголовок отчета, верхний колонтитул, заголовок группы, область данных, нижний колонтитул, примечание группы и примечание отчета (рис. 30).

Рис. 30. Макет отчета

Заголовок отчета является необязательным разделом, он выводится только один раз в начале отчета и содержит обычно логотип предприятия, заголовок, дату печати отчета и т. д.

Раздел примечаний аналогично заголовку отчета выводится только один раз в конце отчета и обычно используется для вывода итогов по всему отчету. Добавить или убрать заголовок и примечание отчета можно с помощью команды Заголовок/примечание меню Вид.

Верхний и нижний колонтитулы появляются соответственно вверху и внизу каждой страницы отчета. Верхний колонтитул может содержать заголовки столбцов табличного отчета. Нижний колонтитул обычно содержит номер страницы и итоговые данные. Добавить или убрать колонтитулы в отчет можно с помощью команды Колонтитулы меню

Вид.

Область данных содержит основную часть данных отчета. Здесь отображается каждая запись таблицы или запроса, для которых создавался

64

отчет. Добавить поля в отчет можно с помощью команды Список полей меню Вид.

Заголовок группы является необязательным разделом. Он появляется в начале каждой группы записей. При добавлении этого раздела указывается способ группировки данных в отчете по данному заголовку.

Примечание группы также является необязательным разделом. Он появляется в конце каждой группы записей и используется для вывода итоговых значений по группам. Добавить или убрать заголовок и примечание группы можно с помощью команды Сортировка и группировка меню Вид (в свойствах группы нужно указать Да для заголовка или примечания группы).

Пример

Для отчета, содержащего десятки записей о студентах различных факультетов, можно выбрать группирование данных по полю «Факультет». Данные отчета будут отсортированы по этому полю и сгруппированы так, что для каждой группы соответствующее название факультета будет выводиться только один раз.

Создание в отчете вычисляемых полей

Как и в формах, в отчетах можно создавать вычисляемые элементы управления (см. выше). В вычисляемых элементах управления перед каждым выражением необходимо ставить знак равенства (=).

Пример

Пусть необходимо создать с помощью конструктора отчет об успеваемости студентов, выдающий список всех оценок каждого студента (рис. 31). Записи сгруппировать по номерам зачеток и отсортировать по дате. Вычислить количество зачетов и экзаменов для каждого студента и для всех студентов в целом. Пронумеровать страницы отчета.

Для этого нужно создать отчет на основе таблицы «Итоги сессии». В заголовке отчета поместить надпись «Итоги сессии». В заголовок группы поместить поле № зачетки, а в область данных поместить поля Дата и Оценка. В примечании группы создать вычисляемое поле и создать в нем выражение:

=Count([№ зачетки]).

Аналогичное вычисляемое поле создать в примечании отчета. В нижнем колонтитуле создать вычисляемое поле, в котором ввести выражение:

=Page.

65

Библиографический список

1.Базы данных: Учеб. для вузов / Ф.Д. Хомоненко, В.М. Цыганков, М.Г. Мальцев. – СПб.: Корона принт, 2000.

2.Джонс Э. Библия пользователя Microsoft Office Professional для Windows 95 / Э.

Джонс, Д. Саттон. – Киев: Диалектика, 1996.

3.Базы данных: Методические указания для выполнения индивидуальных заданий. Сост. С.В. Зыкин. – Омск: ОмГУ, 1999.

4.Першиков В.И., Савинков В. М. Толковый словарь по информатике. – 2-е изд., доп.

– М.: Финансы и статистика, 1995.

5.Слободин В.Я. Построение выражений и вычисления в Microsoft Access6: Учеб. пособие. – Омск: Изд-во СибАДИ, 2000.

6.Шафрин Ю. Основы компьютерной технологии. – М.: АБФ, 1996.

67

68