Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии - Рогожин М.Ю

--------------------------------

<**> Анкетный способ представления текста в отношении бухгалтерских документов практически не применяется.

Уточним, что связный текст образует упорядоченная последовательность предложений, как правило, объединенных в абзацы. Подобный способ представления текста применяется в организационно-распорядительных документах, а также письмах, служебных записках, актах, справках. Заметим, что содержание, представленное в виде связного ,текстадолжно формулироваться исполнителем документа по возможности кратко, четко и ясно <*>.

--------------------------------

<*> Конкретные рекомендации на этот счет представлены в заключительной главе пособия.

Что касается формализованных бухгалтерских документов (прежде всего первичных учетных документов), то их текст в большинстве случаев представлен в табличной или комбинированной

│ характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты │ │ применяются в организационно-распорядительных документах (структура и │

│штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др.). │

│Слева над таблицей размещают слово "Таблица", выделенное разрядкой, │

│существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках │

│и подзаголовках строк и граф употребляются только общепринятые условные │

│ обозначения. (Например, в отношении денежных единиц.) │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Головка таблицы

Вторым обстоятельством, обеспечивающим достоверность содержания бухгалтерских документов, является исключительно жесткая регламентация порядка исправления в указанных документах ошибок. Указанный порядок, в частности, допускает:

71

Российской Федерации, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.

К примеру, требования к содержанию документов по оценке имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности определены упоминавшимся выше Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Эт требования представлены на рис. 3.3.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Имущество, обязательства и иные факты хозяйственной деятельности для │

│ отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежат │ │ оценке в денежном выражении. Оценка имущества, приобретенного за плату, │

│Формирование текущей рыночной стоимости производится на основе цены, │

│действующей на дату оприходования имущества, полученного безвозмездно, │

72

│Применение других методов оценки, в том числе путем резервирования, │

│ допускается в случаях, предусмотренных законодательством Российской │

│Федерации, а также нормативными актами Министерства финансов Российской │

│Федерации и органов, которым федеральными законами предоставлено право │

│Записи в бухгалтерском учете по валютным счетам организации, а также │

│Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций │

Рис. 3.3

Основными требованиями к содержанию бухгалтерской отчетности следует полагать

должна быть раскрыта(обоснована) в пояснительной записке. Изменения в содержании бухгалтерской отчетности, относящиеся к отчетному году(предшествовавшим периодам) (после ее утверждения), отражаются в отчетности за отчетный период, в котором были обнаружены искажения ее данных.

Глава 3.2. Требования к структуре документов бухгалтерии

Перейдем к рассмотрению требований к структуре бухгалтерских документов. Напомним, что под структурой управленческого документа следует понимать последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных единством излагаемого в документе вопроса (направления) деятельности.

Сказанное в полной мере справедливо в отношении бухгалтерских документов, содержание которых представляет связный текст(см. выше). Сравнительная характеристика структур некоторых таких документов представлена на рис. 3.4 <*>.

--------------------------------

73

Что касается бухгалтерских документов, содержание которых представлено в табличной или комбинированной форме, то их структура в значительной мере определяется способом расположения информации в таблице и за ее пределами. При этом особое внимание следует обратить на согласованность структуры текстовой и табличной частей в составе комбинированных документов.

Так, структуризация текстовой части документа обычно организуется в соответствии со схемой, представленной на рис. 3.5 <*>. Структуризация табличной части документа организуется в соответствии со структурой соответствующей таблицы.

--------------------------------

<*> Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. М.: Проспект, 2005.

Пример структуризации текста управленческого документа

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐

│└──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘

│┌──────────────────────────────┴──────────────────────────────┐

│└──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘ │

│┌──────────────────────────────┴──────────────────────────────┐ │

│└──────────────────────────────┬──────────────────────────────┘ │

┌─────────────────────────────┴──────────────────────────────┐ │ Структуризация в зависимости от способа представления │ │текста в составе приложения (связный текст, таблица, анкета)│ └────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 3.5

74

Глава 3.3. Требования к стилю изложения документов бухгалтерии

Стиль изложения - это разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. В

│1. Подчеркнутая официальность, находящая свое выражение в особых│

│4. Тематическая ограниченность управленческих документов, в которых,│

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 3.6

Служебно-деловой стиль предполагает изложение содержания документов с активным применением соответствующей (в нашем случае - бухгалтерской) терминологии и общепринятых сокращений. Кроме того, в содержании отдельных документов, представленных сплошным текстом, достаточно часто фигурируют устойчивые обороты письменной речи(идиомы), а также вводные слова и словосочетания <*>.

--------------------------------

<*> Примеры документов рассматриваются в заключительной главе пособия.

Глава 3.4. Требования к оформлению документов бухгалтерии

Оформление документа - это процедура воспроизведения его реквизитов на материальном

75

наименование вида документа <1>; код формы документа; дату документа;

содержание хозяйственной операции, фиксируемой в документе <2>; измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении) <3>;

подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (с указанием наименования должности и расшифровки подписи).

--------------------------------

<1> Реквизит 10 по ГОСТу Р6.30-2003, далее номер реквизита указывается в скобках, например, (10).

<2> Текст документа, реквизит 20 по ГОСТу Р6-30.2003. <3> То же.

В необходимых случаях для оформления первичного учетного документа могут быть применены дополнительные реквизиты, в том числе:

номер документа; наименование предприятия - разработчика документа;

справочные данные (сведения) о предприятии - разработчике документа <1>; основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом или <2>;

другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций, например, оттиск печати и т.п.

--------------------------------

<1> Состав справочных данных определяется локальными актами предприятия с учетом функционального назначения документа.

<2> В зависимости от вида обоснования.

Особые требования предъявляются и к средствам(способам) оформления содержания первичных учетных документов. Уточним, что для оформления содержания указанных документов могут применяться рукописный, машинописный или автоматизированный способы, либо комбинация этих способов <1>.

--------------------------------

<1> Например, форма документа создается автоматическим способом( применением компьютерной техники), а оформление содержания документа - рукописным и т.д.

Так, рукописные записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек<1>. Машинописные записи оформляются при помощи пишущих машин и иных средств механизации(в частности, штампов), обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

--------------------------------

<1> Использовать для записи простой карандаш запрещается.

При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, в обязательном порядке подписываются руководителем организации и главным бухгалтером (уполномоченными ими на то лицами, в том числе временно их замещающими).

Ответственность за своевременное и качественное оформление первичных учетных документов несут лица, составившие и подписавшие эти документы <**>.

--------------------------------

<**> См. в этой связи п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от29.07.1998 N 34н.

Дополнительные требования к оформлению первичных учетных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах(о

76

бухгалтериях), о ведении кассовых операций, правилами ЦБ РФ и другими нормативными актами, а также локальными актами предприятия. При этом состав реквизитов, применяемых с целью надлежащего оформления бухгалтерских документов, может быть расширен(по сравнению с составом, предусмотренным ГОСТом Р6-30.2003).

К числу таких реквизитов следует отнести, в частности, отметки, оформляемые на первичных учетных документах, прошедших обработку, в форме оттиска контрольного штампа <***>. На документах, приложенных к приходным(расходным) кассовым ордерам, а также документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, может оформляться отметка о гашении- в форме оттиска штампа("Получено", "Оплачено" и пр.) с указанием даты (числа, месяца, года).

--------------------------------

<***> С целью исключения повторного использования документов.

В отношении отдельных видов бухгалтерских документов(документов, используемых для организации (обеспечения) повседневной деятельности бухгалтерской службы), для которых не

документооборота бухгалтерской службы может быть оформлен не только в виде графика(см. ранее), но и в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке соответствующих документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Оформление регистров бухгалтерского учета допускается в специальных книгах(журналах), на отдельных листах и карточках, в том числе в электронном виде <*>. Правильность оформления

хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета(в том числе соблюдение их хронологии) обеспечивают лица, составившие и подписавшие соответствующие документы.

--------------------------------

<*> Форма книг (журналов), листов (карточек) определяется в соответствии с действующими на предприятии правилами и фиксируется в альбоме форм документов (см. ранее).

Оформление документов бухгалтерской отчетности также производится с учетом ряда специальных требований. В соответствии с одним из них оформление указанных документов производится таким образом, чтобы в них надлежащим образом были отражены числовые

бухгалтером предприятия.

--------------------------------

<**> В настоящее время - в соответствии с Приказом Минфина России от22.07.2003 N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций", см. далее.

Оформление документов кредитных организаций регламентируется в соответствии с предписаниями Положения о правилах ведения бухгалтерского учета(2002 г.). В указанном Положении обращается особое внимание на соответствие реквизитов одноименных бухгалтерских документов вне зависимости от вида их представления (бумажный, электронный) <***>.

--------------------------------

<***> Это касается в первую очередь платежных документов.

Правила оформления наиболее распространенных документов изложены в Положении подробно. Так, в выдаваемых кредитной организацией квитанциях, сумма прописью должна заполняться в начале строки.

Свободные места в реквизитах"сумма цифрами" и "сумма прописью" подлежат прочеркиванию двумя линиями. Оформление текста квитанции в приеме наличных ден(еге заполнение) допускается только от руки при помощи ручки с пастой или чернилами.

В соответствии с Положением для оформления некоторых видов документов допускается, как и вышеописанных случаях, применение дополнительных реквизитов. Например, на денежных чеках, расходных кассовых и мемориальных ордерах, на основании которых выдаются деньги и другие ценности, в дополнение к обычным(для данного вида документов) реквизитов оформляется расписка получателя (ручками с пастой или чернилами).

Кроме того, на этих документах должны оформляться отметки о предъявлении паспорта (заменяющего его документа) получателя. Правильность отметки заверяется подписью бухгалтерского работника.

77

Документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи, должны содержать в качестве дополнительных реквизитов обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись, а также дату проводки. Оформление документов, являющихся основанием для совершения операций по начислению и перечислению налогов, производится с учетом требований Минфина России и МНС России.

Глава 3.5. Особенности подготовки проекта учетной политики предприятия

└────────────────────┬───────────────────┘ ┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

└──────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘ ┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

│Рациональное ведение ├─┼─┤ Тождество данных аналитического │

│и величины предприятия │ │ │последний календарный день каждого│

│ │ │ │ месяца │

└──────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘ ┌────────────────────┴───────────────────┐ │Отражение в бухгалтерском учете факторов│

│хозяйственной деятельности предприятия │

│исходя из экономического содержания │

первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

порядок (регламент) проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия; методы оценки активов и обязательств предприятия; правила документооборота и технология обработки учетной информации предприятия;

порядок контроля за производимыми на предприятии хозяйственными операциями; другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета предприятия.

--------------------------------

78

<*> Утверждено Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н. <**> В качестве приложений или самостоятельных документов.

Оформление документа рекомендуется производить с применением следующих реквизитов: эмблема предприятия; наименование предприятия; наименование вида документа;

место составления или издания документа; гриф утверждения документа; заголовок к тексту; текст документа;

отметка о наличии приложения; подпись; оттиск печати;

отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.

Глава 3.6. Особенности подготовки первичных учетных документов

Рассмотрим далее особенности подготовки первичных учетных документов. Напомним, что на основании первичных учетных документов подтверждаются факты совершения предприятием хозяйственных операций.

Одно из важнейших требований, предъявляемых к подготовке первичных учетных документов, состоит в необходимости обеспечения их соответствия установленной форме- в противном случае первичные документы не могут быть приняты к учету. Форма первичных учетных документов, как правило, устанавливается решениями вышестоящих органов управления (власти), а также альбомом унифицированных форм первичной учетной документации предприятия(см. ранее).

В качестве основных особенностей подготовки первичных учетных документов следует

Прочие особенности обусловлены принадлежностью первичных учетных документов к той или иной функциональной группе. Примерная классификация первичных учетных документов(в зависимости от функционального назначения) представлена на рис. 3.8 <1>. Поскольку в деятельности практически любого предприятия применяются первичные документы по учету труда и его оплаты, а также по учету результатов инвентаризации, остановимся на их подготовке более подробно.

--------------------------------

<1> См. в этой связи Постановление Госкомстата России от29.05.1998 N 57а и Минфина России от 18.06.1998 N 27н.

79

┌────────────────────────────────────────┐ │Основные функциональные группы первичных│ │ учетных документов │

└────────────────────┬───────────────────┘ ┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

└──────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘ ┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐ │ Документы по учету основных ├─┼─┤ Документы по учету работ │ │ средств и нематериальных активов,│ │ │ строительных машин и механизмов, │

└──────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘ ┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐

Рис. 3.8

Глава 3.7. Особенности подготовки документов по учету труда и его оплаты

расчетов, журналов, ведомостей, лицевых счетов, актов.

Сведения об основных первичных документах по учету труда и его оплаты представлены на рис. 3.9. Рассмотрим функциональное назначение каждого из этих документов, а также особенности обращения с ними.

┌────────────────────────────────────────┐ │Первичные документы по учету труда и его│ │ оплаты │

└───┬────────────────┬───────────────┬───┘ ┌───────────────────┴──────────────┐ │ ┌─────────────┴────────────────────┐ │ Табели │ │ │ Записки-расчеты │

└────────────────────────────────┬─┘ │ └─┬────────────────────────────────┘ ┌────────────────────────────────┴─┐ │ ┌─┴────────────────────────────────┐

│Табель учета использования │ │ │ Записка-расчет о предоставлении │

┌──────────────────────────────────┐ │ ┌──────────────────────────────────┐ │ Ведомости и журналы ├─┼─┤ Лицевые счета │

│Журнал регистрации платежных │ │ │ Лицевой счет (свт) (ф. N Т-54а) │

│ ведомостей (ф. N Т-53а) │ │ │ │

└──────────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────────┘ ┌──────────┴─────────┐ │ Акты │

└──────────┬─────────┘

┌─────────────────────┴────────────────────┐

80