Шпоры по ДОУ

15. 1. Приказ - основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения. Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением. Формуляр приказа:

• постоянные реквизиты "единого" бланка: эмблема (03); наименование организации (06); наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ); переменные реквизиты "единого" бланка: дата (09); регистрационный номер (10); место составления или издания документа (12); заголовок (17); текст (19); отметка о наличии приложения (20)1; подпись (21); визы (23). Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?»

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания приказа.

В распорядительной части перечисляют предписываемые действия. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля. Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений. Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр. Например: Срок 23.09.99 или ... до 23.09.99 или ... к 23.09.99. В последнем пункте распорядительной части указывают должности (в родительном падеже), фамилии (в родительном падеже), инициалы коконкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. В последнем пункте распорядительной части указывают должности (в родительном падеже),

15. 2.Пример приказа:

ЗАО «Информационные системы»      

ПРИКАЗ __________№_________ Москва      

О мерах по обеспечению сохранности документов    

В целях совершенствования организационного и документационного обеспечения деятельности организации и обеспечения сохранности документов

ПРИКАЗЫВАЮ:  

     1. Создать комиссию в составе: председатель - заместитель директора по персоналу Петров П.П. Члены комиссии: 1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С. 2. Начальник отдела кадров Васильева В.В. 3. Менеджер Романова Р.Р.

     2. Комиссии проверить организацию и условия хранения управленческих документов и представить на утверждение акт проверки до 25.12.99.

     3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.  

Директор И.И. Иванов                 Павлов  

123 45 67  

15. 3. Указания.

Указание - правовой акт, издаваемый по следующим вопросам:

• информационно-методические;

• организация исполнения приказов, инструкций;

• оформление решения оперативных вопросов.

Указания оформляются аналогично приказам. Распорядительная часть указания начинается со слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.

Круг лиц, имеющих право подписать указание, определяется Положением о документационном обеспечении управления или приказом ее руководителя.оставление и оформление распоряженийРаспоряжение - правовой акт, издаваемый для решения оперативных вопросов. Распоряжения оформляются аналогично приказам В распоряжении может отсутствовать констатирующая часть и слова ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ или

СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ:.

Круг лиц, имеющих право подписать распоряжение, определяется Положением о документационном обеспечении управления или приказом ее руководителя.

Заполняется при необходимости.

Вопрос 16..1.Должностные лица подписывают документы (принимают решения и несут за них ответственность) по вопросам, входящим в их (должностных лиц) компетенцию и в рамках делегированных им полномочий. В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Реквизит «Подпись» располагается под текстом (ниже на одну-две строки) или под отметкой о наличии приложения (ниже на одну-две строки). Наименование должности фиксируется от границы левого поля. Сокращения слов не допускаются.Если наименование должности включает в себя более двух слов, его оформляют в несколько строк, длиной не более 73 мм. Расшифровка подписи указывается на последней строке наименования должности.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. Должностные лица подписывают подлинники документов.Под документом указывается одна подпись. Исключение составляют: акт, протокол, договор, письмо гарантийное, письмо коллективное, доверенность на совершение финансово-хозяйственных операций.При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в соответствии с должностными рангами. Например:

Генеральный директор подпись И.И.Иванов.

Главный бугалтер подпись И.И.Петров.

№5 Назначение и правила оформления реквизита «заголовок к тексту».

Заголовок - краткое содержание - отвечает на вопрос «о чем (о ком)?», начинается с прописной буквы с предлогов «О» или «Об», занимает не более двух строк. После заголовка точка (.) не ставится, кавычки (« ») не используются. Рекомендуется формулировать заголовок с помощью отглагольных существительных. Например: Об участии в специализированной выставке. Или о сбыте продукции. В отдельных случаях заголовок может отвечать на вопрос «чего (кого)?». Например; АКТ, на 2 строчке проверки сохранности документов.

№4 (1) Содержание и правила оформления реквизита «адресат» в служебных письмах. Документ адресуется организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам, физическим (частным) лицам. Соответственно, существуют 4 варианта адресации. При адресации юридическому лицу («На имя организации») указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже. Например:

При адресации структурному подразделению юридического лица («В такой-то отдел такой-то фирмы») указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже и наименование структурного подразделения на новой строке с прописной буквы в именительном падеже. Например:

№4 (2)

Первый и второй вариант адресации не могут использоваться при оформлении ответного письма. При адресации руководителю организации или его заместителю указывается наименование должности с прописной буквы в дательном падеже (кому?) и наименование организации в родительном падеже (чего?). Буквенные

аббревиатуры (сокращения) и наименования организаций, данные в кавычках, по падежам не изменяются. После наименования организации или наименования структурного подразделения точка (.) не ставится. Фамилия должностного лица указывается на новой строчке в дательном падеже, после фамилии - инициалы. Например:

№4 (3) или

При адресации руководителю структурного подразделения (например, начальнику отдела) или лицу, должностной ранг которого ниже, указывается наименование организации с прописной буквы в именительном падеже, на следующей строке - наименование

должности с прописной буквы в дательном падеже. Фамилия должностного лица указывается на новой строчке в дательном падеже, после фамилии - инициалы. Например:

№4 (4) При адресации должностному лицу допускается использовать не включенные в ГОСТ Р 6.30-97 вежливые обращения. В этом случае перед фамилией со строчной буквы указывается только «г-ну» или «г-же». В военных и правоохранительных структурах принято уставное обращение «товарищ» («тов.» или «т.»). В состав реквизита при необходимости может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Документ не должен содержать более четырех адресатов (в этом случае они располагаются один под

другим). Слово Копия перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При наличии более четырех адресатов необходимо составлять список рассылки. При адресации частному лицу, аналогично оформлению конверта, указывается почтовый индекс, город, область (если город областного подчинения), улица, номер дома и номер квартиры. Фамилия и инициалы получателя фиксируются на отдельной строке. Например:

№4 (5)

№3 Значение, состав и правила оформления реквизитов «наименование организации» и «наименование вида документа».

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них. При существовании вышестоящей организации над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если оно имеется.

Наименование структурного подразделения указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Например:

Наименование вида документа указывается в случае, если оформляется любой вид ОРД, кроме письма. Вид документа «письмо» не указывается.

№2 (1) Правила и основные требования к оформлению реквизита «текст документа». «Текст» — реквизит, отражающий основное смысловое содержание документа. Тексты подразделяют на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами), подзаголовки - с прописной буквы. Точка(.)в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Разделы, подразделы, пункты, подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов указывают с нового абзаца с красной строки. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

Первая часть содержит аргументирующую информацию (цели, задачи, причины создания документа, факты, описание ситуаций, ссылки на нормативные документы). Во второй (заключительной) части излагают позицию автора (выводы, предложения, просьбы, рекомендации, решения, распоряжения и т.д.). Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только вторую (заключительную) часть. Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать тексты управленческих документов. В основе унификации текстов лежит выявление типовых, повторяющихся ситуаций и решений. Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие

№2 (2) управленческих решений и упростить процесс подготовки и оформления документов. Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного (типового) текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц). Связный текст - это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает выделение в нем постоянной и переменной информации. Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов и т.д. Трафарет - форма представления унифицированного текста, предполагающая разделение текстовой информации на постоянную (присущую всем документам данной группы) и переменную (индивидуальную для каждого документа). Для фиксации переменной информации в трафаретном тексте оставляют пробелы. Анкета -

форма представления унифицированного текста, в котором дается характеристика одного переменного объекта по определенным постоянным признакам, параметрам, критериям. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной - их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально. Таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении числовой или текстовой информации о нескольких

№2 (3) объектах по определенным постоянным признакам. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Постоянная информация представлена в виде заголовков граф или строк. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф используются только общепринятые сокращения и условные обозначения. Соединение форм представления унифицированного текста представляет собой сочетание связного текста с таблицей или анкетой.

№1 (1) Способы оформления реквизита «гриф утверждения документа». «Гриф утверждения документа» - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер его содержания. Утверждение документа свидетельствует о распространении его действий на определенный круг учреждений или должностных лиц. Утверждение документа осуществляется двумя способами: 1)путем проставления личной подписи должностного лица; 2)путем издания распорядительного документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, без двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, инициалов и фамилии (расшифровки подписи), даты утверждения. Например:

Наименование организации в наименование должности не включается в том случае, если документ утверждается руководителем той организации, бланк которой использован при его оформлении. Дату утверждения вписывают от руки после проставления личной подписи. При утверждении распорядительным документом (постановлением,

№1 (2) решением, приказом, указанием) гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек, без двоеточия) и наименования вида утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, т.е. ссылки на ОРД. Например:

Наименование организации в наименование должности не включается в том случае, если распорядительный документ издан той организацией, бланк которой использован при оформлении утверждаемого документа. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению: акты, задания, инструкции, нормативы, отчеты, перечни, планы, положения, программы, расценки, сметы, стандарты, уставы организаций.

16. 2. При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне. Например:

Вопрос17.1.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом (ниже на одну-две строки), фиксируется от границы левого поля и оформляется несколькими способами.Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование, дата и регистрационный номер (ссылка на ОРД) с указанием количества листов и количества экземпляров.

Например:

Если документ имеет несколько приложений, не названных в тексте, дается наименование, дата и регистрационный номер (ссылка на ОРД) с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения. В этом случае приложения должны быть пронумерованы арабскими цифрами (без знака №). Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляетсяследующим образом:

17. 2. Если приложения к документу переплетены или сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет. Например:

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Существует несколько видов приложений к ОРД:

• приложения к распорядительным документам, утверждаемые или вводимые ими в действие;

• приложения, уточняющие или дополняющие основной документ;

• приложения, направляемые с сопроводительным письмом.

На первом листе каждого прилагаемого документа в правом верхнем углу указывают:

17. 3.Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами без знаков препинания и без обозначения номера. При необходимости в правом верхнем углу прилагаемого документа дают ссылку на основной документ. Например:

Все приложения, являющиеся организационно-распорядительными документами, должны быть подписаны.

Вопрос 18.1.Согласование - предварительная оценка содержания и оформления документа.

Существует две формы согласования: согласование внешнее, т.е. предварительная оценка специалистов сторонних организаций. Внешнее согласование оформляется грифом согласования (реквизит 22); согласование внутреннее (визирование), т.е. предварительная оценка специалистов организации-автора (реквизит 23).

Внешнее согласование (реквизит 22) оформляется двумя способами:

• путем проставления личной подписи должностного лица;

• путем издания распорядительного документа.

При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без двоеточия),

и наименования вида документа в именительном падеже, его даты и номера, т.е. ссылки на ОРД. Например:

18. 2. согласования документа» (визы) - реквизит, включающий в себя личную подпись специалиста и дату оценки документа. При необходимости указывают должность и расшифровку подписи визирующего.

При наличии у визирующего замечаний или возражений по содержанию документа виза включает в себя указание на это. Например:

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо).Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа документа (распорядительный документ, единственный экземпляр письма, отправляемого по факсу) или на отдельном листе согласования. На листе согласования указывают наименование, автора, дату и номер согласованного документа.Предварительная оценка содержания документа специалистами необходима руководителю для принятия единственно верного управленческого решения. Право руководителя - принять во внимание мнение специалистов и вернуть проект документа на доработку или взять на себя ответственность и подписать документ.Последовательность сбора виз: исполнитель (автор текста), его руководитель, руководители структурных подразделений, к деятельности которых содержание документа имеет отношение, заместитель руководителя организации, в чьем подчинении находится структурное подразделение исполнителя, другие заместители руководителя организации

18. 3.Порядок визирования представлен на рис. 1.

Вопрос 19.

Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

21.1. Исходящие документы.ю Прохождение исходящих документов включает в себя:составление проекта документа; его изготовление; согласование (визирование); подписание; утверждение (если необходимо); регистрацию; экспедиционную обработку; сортировку по способам отправки; отправку. Изготовление документовРукопись документа должна быть оформлена в соответствии правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОУ вправе принять в работу только рукопись, написанную чернилами или пастой только черного, синего или фиолетового цвета.Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста).На подпись или утверждение документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, на основании которых они готовились. Исходящие документы регистрируются только после подписи должностного лица.Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления:наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ); наличие печати (если она необходима); наличие даты и регистрационного номера; правильность адресации; наличие всех страниц и всех указанных приложений. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по поче, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.Сортировка..После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:документы, отправляемые по почте; документы, отправляемые по факсу; документы, отправляемые с курьерами. При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные