- •Технологии современного делопроизводства организация службы документационного обеспечения управления
- •Документирование управленческой деятельности
- •Табель унифицированных форм документов
- •Организация работы с документами
- •Обработка поступающих документов
- •8. После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела. Технология обработки входящих документов
- •Обработка отправляемых документов
- •Порядок работы с внутренними документами
- •Технология работы
- •Доставка документов
- •Учет количества документов
- •Регистрация и индексация документов
- •Исполнение документов в структурных подразделениях
- •Сроки исполнения документов
- •Организация оперативного контроля исполнения
Технологии современного делопроизводства организация службы документационного обеспечения управления
Эффективность работы с управленческими документами на предприятии находится в прямой зависимости от уровня организации и качества работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Основное назначение службы ДОУ - организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению фирмы.
Служба ДОУ предприятия должна обеспечивать:
единый порядок документирования и организации работы с документами;
внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;
разработку, внедрение и ведение Табеля унифицированных форм документов предприятия;
проектирование бланков организационно-распорядительных документов;
контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
диктофонную запись, стенографирование, машинописное изготовление, копирование, оперативное размножение документов;
экспедиционную обработку и доставку документов;
своевременное рассмотрение поступивших документов и подготовку их к докладу руководству;
регистрацию документов и их учет;
создание и ведение информационно-поисковых систем по документам;
выпуск распорядительных документов руководства предприятия;
контроль за прохождением и исполнением документов в установленные сроки, информирование руководства по этим вопросам;
подсчет, анализ, сокращение объема документооборота и количества форм документов;
разработку номенклатуры дел предприятия;
контроль за работой с документами в структурных подразделениях, правильностью формирования и оформления дел, выдачей дел для использования;
оперативное и архивное хранение документов;
организацию работы архива предприятия;
организацию работы по обращениям граждан;
секретарское обслуживание руководства предприятия;
рациональную организацию рабочих мест делопроизводственного персонала;
разработку (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы;
повышение квалификации делопроизводственного персонала.
Службе ДОУ предоставляется право:
проводить проверки состояния документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и требовать от руководителей подразделений выполнения установленных на предприятии правил работы с документами;
запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы;
привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
участвовать в обсуждении с руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
вносить предложения руководству о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкций ее работникам и др.
Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия.
В качестве службы ДОУ на предприятиях распространены канцелярии.
Но сегодня вместо канцелярий создаются отделы документационного обеспечения управления (ОДОУ), более приспособленные для работы с применением вычислительной и организационной техники.
На малых предприятиях с небольшим объемом документооборота целесообразно вместо создания ОДОУ поручить работу по документационному обеспечению секретарю руководителя или другому специально назначенному лицу.
Построение службы ДОУ зависит от многих факторов, в том числе от назначения и структуры предприятия, численности его работников, объема документооборота по каждой делопроизводственной функции.
В состав службы следует включать участки, осуществляющие экспедиционную обработку и доставку документов, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, машинописные и копировально-множительные работы, секретариат, исполнителя, занятого внедрением технических средств.
В структурных подразделениях ответственность за организацию документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и порядка в этой сфере возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за делопроизводство подразделения (при отсутствии секретаря).
Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, утвержденным руководителем предприятия.
В положение рекомендуется включать следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Цели и задачи.
3. Функции.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.
Структура службы ДОУ закрепляется в организационной схеме.
Каждое государственное предприятие разрабатывает Инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству) - нормативно-методический документ, которым при работе с управленческой документацией должны руководствоваться служба ДОУ, структурные подразделения.
Инструкцию следует создавать на основе соответствующих межотраслевых и отраслевых (ведомственных) нормативных актов с учетом специфики конкретного предприятия. Утверждает Инструкцию руководитель предприятия.
Положения Инструкции могут дополняться и детализироваться в рекомендациях, памятках, перечнях, классификаторах и других методических документах.
Деятельность работников службы ДОУ и лиц, назначенных ответственными за делопроизводство, за архив, регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда.
Должностные инструкцииработникам службы ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает - руководитель предприятия. Должностная инструкция состоит из разделов: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности).
•Рабочие места службы ДОУ оснащаются средствами оргтехники для:
составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, системы обработки текста, диктофоны, авторучки и др.);
копирования и оперативного размножения документов;
обработки документов (конвертовскрыватели, сшиватели документов, электрифицированные дыроколы, электрифицированные штемпелевальные аппараты, машины для уничтожения бумаг, конвертозаклеивающие машины, ламинаторы, адресовальные машины, маркировальные машины и др.);
хранения документов и их транспортирования между служебными помещениями (картотечные устройства, специализированные шкафы, стеллажи, лотки и папки для документов, сейфы, тележки и др.);
административно-управленческой связи (телефонные аппараты, факсы, переговорные устройства др.).
Работники службы ДОУ должны быть обеспечены необходимыми справочными материалами и пособиями.