Разное

Типовые документы / Typic_documents/ДОУ.doc

 

ТЕХНОЛОГИИ СОВРЕМЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Эффективность работы с управленческими документами на предприятии находится в прямой зависимости от уровня организации и качества работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Основное назначение службы ДОУ - организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению фирмы.

Служба ДОУ предприятия должна обеспечивать:

  1. единый порядок документирования и организации работы с документами;
  2. внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;
  3. разработку, внедрение и ведение Табеля унифицированных форм документов предприятия;
  4. проектирование бланков организационно-распорядительных документов;
  5. контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

  6. диктофонную запись, стенографирование, машинописное изготовление, копирование, оперативное размножение документов;
  7. экспедиционную обработку и доставку документов;
  8. своевременное рассмотрение поступивших документов и подготовку их к докладу руководству;
  9. регистрацию документов и их учет;
  10. создание и ведение информационно-поисковых систем по документам;
  11. выпуск распорядительных документов руководства предприятия;
  12. контроль за прохождением и исполнением документов в установленные сроки, информирование руководства по этим вопросам;
  13. подсчет, анализ, сокращение объема документооборота и количества форм документов;
  14. разработку номенклатуры дел предприятия;
  15. контроль за работой с документами в структурных подразделениях, правильностью формирования и оформления дел, выдачей дел для использования;
  16. оперативное и архивное хранение документов;
  17. организацию работы архива предприятия;
  18. организацию работы по обращениям граждан;
  19. секретарское обслуживание руководства предприятия;
  20. рациональную организацию рабочих мест делопроизводственного персонала;
  21. разработку (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;
  22. проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы;
  23. повышение квалификации делопроизводственного персонала.
  24.  

    Службе ДОУ предоставляется право:

  25. проводить проверки состояния документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и требовать от руководителей подразделений выполнения установленных на предприятии правил работы с документами;

  26. запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы;
  27. привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
  28. возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
  29. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
  30. участвовать в обсуждении с руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
  31. вносить предложения руководству о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
  32. разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкций ее работникам и др.
  33. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

    В качестве службы ДОУ на предприятиях распространены канцелярии.

    Но сегодня вместо канцелярий создаются отделы документационного обеспечения управления (ОДОУ), более приспособленные для работы с применением вычислительной и организационной техники.

    На малых предприятиях с небольшим объемом документооборота целесообразно вместо создания ОДОУ поручить работу по документационному обеспечению секретарю руководителя или другому специально назначенному лицу.

    Построение службы ДОУ зависит от многих факторов, в том числе от назначения и структуры предприятия, численности его работников, объема документооборота по каждой делопроизводственной функции.

    В состав службы следует включать участки, осуществляющие экспедиционную обработку и доставку документов, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, машинописные и копировально-множительные работы, секретариат, исполнителя, занятого внедрением технических средств.

    В структурных подразделениях ответственность за организацию документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и порядка в этой сфере возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за делопроизводство подразделения (при отсутствии секретаря).

    Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, утвержденным руководителем предприятия.

     

    В положение рекомендуется включать следующие разделы:

    1. Общие положения.

    2. Цели и задачи.

    3. Функции.

    4. Права.

    5. Ответственность.

    6. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

    Структура службы ДОУ закрепляется в организационной схеме.

    Каждое государственное предприятие разрабатывает Инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству) - нормативно-методический документ, которым при работе с управленческой документацией должны руководствоваться служба ДОУ, структурные подразделения.

    Инструкцию следует создавать на основе соответствующих межотраслевых и отраслевых (ведомственных) нормативных актов с учетом специфики конкретного предприятия. Утверждает Инструкцию руководитель предприятия.

    Положения Инструкции могут дополняться и детализироваться в рекомендациях, памятках, перечнях, классификаторах и других методических документах.

    Деятельность работников службы ДОУ и лиц, назначенных ответственными за делопроизводство, за архив, регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда.

    Должностные инструкции работникам службы ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает - руководитель предприятия. Должностная инструкция состоит из разделов: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности).

    Рабочие места службы ДОУ оснащаются средствами оргтехники для:

  34. составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, системы обработки текста, диктофоны, авторучки и др.);
  35. копирования и оперативного размножения документов;
  36. обработки документов (конвертовскрыватели, сшиватели документов, электрифицированные дыроколы, электрифицированные штемпелевальные аппараты, машины для уничтожения бумаг, конвертозаклеивающие машины, ламинаторы, адресовальные машины, маркировальные машины и др.);

  37. хранения документов и их транспортирования между служебными помещениями (картотечные устройства, специализированные шкафы, стеллажи, лотки и папки для документов, сейфы, тележки и др.);
  38. административно-управленческой связи (телефонные аппараты, факсы, переговорные устройства др.).
  39. Работники службы ДОУ должны быть обеспечены необходимыми справочными материалами и пособиями.

    ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

    Деятельность предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу.

    Состав документов предприятия определяется его компетенцией, кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с вышестоящими органами, сторонними организациями, зарубежными партнерами.

    В процессе документирования управленческой деятельности создаются различные комплексы управленческой документации: организационно-распорядительная, банковская, внешнеторговая, по труду и др.

    Особое место среди управленческих документов занимает наиболее многочисленная организационно-распорядительная документация, которая применяется при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности предприятия.

    Создание предприятия сопровождается подготовкой устава и других учредительных документов.

    Назначение и структура подразделений, должностные обязанности работников закрепляются в положениях, должностных инструкциях и т. д.

    Принятие управленческих решений сопровождается изданием распорядительных документов.

    Предприятие издает следующие распорядительные документы: приказы, указания, инструкции, иные акты в соответствии со своей компетенцией.

    Приказы издаются по основным вопросам деятельности предприятия и по личному составу, указания - по оперативным вопросам и для организации исполнения приказов.

    Приказы издает руководитель предприятия или по его поручению - заместитель руководителя предприятия.

    Указания и инструкции по предприятию издает руководитель предприятия и его заместители, по структурным подразделениям - руководители структурных подразделений.

    Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом издавшего его руководителя или вышестоящей организации (руководителя). Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими властными органами.

    По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию предприятия и государственных органов, создаются совместные распорядительные документы.

    Совместные распорядительные документы предприятия и других органов и организаций, издающих одинаковые по форме распорядительные документы, издаются в соответствующей форме (приказ, указание, инструкция). Совместные распорядительные документы предприятия и органов, полномочных издавать иные по форме распорядительные документы (постановления, распоряжения, решения) издаются в форме совместного решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа как на предприятии, так и в органе, совместно с которым создан документ.

    Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, собраниях фиксируются в протоколах.

     

    Взаимоотношения с деловыми партнерами регулируются с помощью договоров и других документов, используемых в совместной работе.

    Для осуществления оперативных связей предприятие подготавливает письма в вышестоящие и другие организации (учреждения, предприятия) и отдельным гражданам. Структурным подразделениям право подготовки писем от своего имени предоставляется распорядительным документом вышестоящего руководителя или положением о подразделении.

    Письма, как правило, следует составлять в тех случаях, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией. Переписка между структурными подразделениями предприятия не рекомендуется.

    При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

    Кроме перечисленных, на предприятии создаются и многие другие организационно-распорядительные документы, перечень которых закрепляется в классификаторе видов документов и табеле унифицированных форм документов (акты, представления, докладные записки, объяснительные записки, справки, штатные расписания и др.).

    Табель унифицированных форм документов

    Одним из условий упорядочения состава документации предприятия является разработка и применение Табеля унифицированных форм документов.

    Табель унифицированных форм документов представляет собой перечень управленческих документов, разрешенных к применению на предприятии.

    Табель - это средство унификации состава документов и формализации технологии работы с ними. Основное его назначение:

    установление состава документов предприятия по функциям управления (направлениям деятельности) или структурным подразделениям;

    исключение дублирования информации в различных формах документов;

    доведение до необходимого минимума количества управленческих документов;

    классификация документов предприятия для последующей организации информационно-справочного аппарата.

    Утверждает Табель руководитель предприятия. Ведение Табеля, внесение изменений, контроль за применением осуществляет служба ДОУ предприятия.

    Примерная форма Табеля унифицированных форм документов приведена в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (приложение 1).

    Организация работы с документами

    Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях информации по установленным правилам управленческих действий, т. е. в создании управленческих документов.

    Организация работы с документами — это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

    Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

    В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

    При создании и оформлении управленческих документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность их обработки с применением ПК

     

    Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций

     

     

    Требования к оформлению документов регламентируются действующими стандартами на управленческую документацию, инструкциями по документационному обеспечению управления. Табелем форм документов, другими распорядительными и нормативными документами, содержащими правила документирования.

    Документы должны, как правило, оформляться на бланках, иметь установленный нормативными документами комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

    Отдельные внутренние документы предприятия (докладные и объяснительные записки, справки и т. п.), а также документы, выпускаемые предприятием совместно с другими организациями и предприятиями, оформляются на листах бумаги форматов А4 и А5. Оформление документов на листах бумаги должно производиться аналогично оформлению на бланках.

    Регистрация проводится для всех групп документов, прежде всего, для входящих. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

    Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы. Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1-3 лет и определение дальнейшей судьбы документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

    Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

     

    Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления иного порядка составления документов и организации работы с ними предприятии и содержит образцы правильно оформленных документов, правила работы с ними, ответственность должностных лиц за конкретные виды работ с документами.

    Обработка поступающих документов

    Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

    Поступившие документы проходят следующие этапы

    - первичную обработка;

    - предварительное рассмотрение, “фильтрация”, разметка;

    - регистрация;

    - рассмотрение документов руководством;

    - направление на исполнение;

    - контроль исполнения;

    - исполнение документов;

    - подшивка документов в дела.

    1. Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе Примечание. Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку Лично (Privatе). Корреспонденция, имеющая пометку Конфиденциально, обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

    2. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

    На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит отметка о поступлении документа в организацию, содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

    Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять фильтрацию входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или исполнителям.