Moreq2_MoReq2_body_v1_04_ru_003

Спецификации MoReq2

Внесение подобных изменений противоречит общему принципу сохранения неизменным содержания (контента) документов, однако этого нельзя избежать, если многокомпонентные документы должны сохраняться в своём оригинальном формате, без потери функциональности и точности воспроизведения. Обычно подобные изменения будут рассматриваться как допустимые, при условии, что они протоколируются СЭД в составе контрольной информации (см. следующее требование). Альтернативный подход предусматривает создание представления документа в ином файловом формате (таком, как PDF/A), который сохраняет статическое изображение; см. требование 11.7.8. Однако, хотя такой подход позволяет избежать внесения изменений в ссылки, вероятным следствием может быть утрата ссылок.

6.1.6Если СЭД во время ввода корректирует содержащиеся в документах Y ссылки, она должна автоматически протоколировать все подробности сделанных изменений в контрольной информации.

6.1.7СЭД должна автоматически захватывать сведения о файловом P формате (см. Глоссарий), включая версию, каждой из вводимых компонент, и должна сохранять эти сведения в метаданных компоненты.

Это требуется в интересах обеспечения долговременной сохранности документов - их доступности во времени. См. раздел

11.7.

Определенную информацию о формате компоненты обычно можно получить, исходя из расширения имени соответствующего файла (например, “.htm” или “.pdf”). Порой по расширению однозначно определить формат невозможно, - например, под расширением “.doc” могут скрываться несколько не связанных между собой форматов. Однако по одному только расширению зачастую невозможно установить не только версию формата, но и сам формат. Во многих случаях это приемлемо, хотя окажется недостаточным там, где требуется обеспечить долговременную сохранность, или в случаях, где требуется высокая точность представления (например, точность отображения цвета).

Файловых форматов много, и они подвержены частым изменениям, - следовательно, неразумно требовать от СЭД, чтобы она могла захватывать информацию обо всех возможных файловых форматах. Поэтому приемлемо:

установить для СЭД список файловых форматов, которые могут быть распознаны;

полагаться на авторитетный реестр файловых форматов, - предпочтительно специально разработанный в интересах обеспечения долговременной сохранности электронных документов.

Спецификации MoReq2

В любом случае, организация-пользователь должна убедиться, что набор распознаваемых форматов достаточен с точки зрения ее требований к сохранности документов.

6.1.8В процессе ввода документов в СЭД должна проверяться Y правильность значений метаданных, вводимых в СЭД одновременно с документами, - как минимум, на соответствие правилам модели метаданных MoReq2.

См. также п. 6.1.34 данного раздела.

6.1.9Желательно, чтобы СЭД поддерживала контроль правильности Y значений элементов метаданных, используя алгоритмы с контрольной цифрой.

Например, дела могут идентифицироваться при помощи 16-значного номера кредитной карты. Последняя цифра этого номера является контрольной, вычисляемой по остальным пятнадцати цифрам (последняя цифра их суммы).

Например, пользователь может получить, в качестве приложений к сообщению электронной почты, план проекта и чертеж, выполненный в системе автоматизированного проектирования CAD/CAM. Если у пользователя нет доступа к программному приложению для планирования проекта или к CAD/CAM-системе, он, возможно, не сможет просмотреть эти приложения. Желательно, чтобы, несмотря на это, у пользователя была возможность ввести эти приложения в качестве документов в СЭД. СЭД может иметь программное обеспечение для просмотра таких документов

(“viewer”),- но MoReq2 этого не требует.

6.1.11СЭД должна быть способна собирать и сохранять метаданные об Y электронных документах в соответствии с моделью метаданных

MoReq2.

6.1.12Желательно, чтобы СЭД могла автоматически извлекать значения из Y полей, указанных исполнителем административной роли для определенных типов информационных материалов, автоматически используя эти значения для заполнения элементов метаданных, в соответствии с моделью метаданных MoReq2.

Спецификации MoReq2

Функциональные возможности для выполнения данного требования нужны только для отдельных видов электронных объектов, - например, для писем, созданных с применением определенного шаблона в определенном текстовом редакторе.

Многие виды документов, включая некоторые виды офисных документов49 и PDF-файлы, содержат определяемые пользователем элементы метаданных. Желательно иметь возможность так сконфигурировать СЭД, чтобы она автоматически извлекала значения этих элементов метаданных и сохраняла их вместе с документом.

6.1.13СЭД должна поддерживать заполнение всех элементов метаданных, Y указанных при конфигурировании системы, и обеспечивать постоянное их сохранение в неразрывной связи с электронным документом.

6.1.14Желательно, чтобы в случае, когда пользователь хочет ввести Y документ в СЭД, но не в состоянии обеспечить заполнение всех обязательных элементов метаданных, СЭД позволяла временно сохранить в ней такой документ.

Иными словами, желательно, чтобы в СЭД имелись средства сохранения документов даже в отсутствие полного набора обязательных метаданных, т.е. не завершив нормальный процесс ввода. Подразумевается создание отчетов об особых ситуациях и контроль над дальнейшей судьбой таких документов. Не подразумевается каких-либо требований в части возможности обработки таких документов наравне с нормальными документами с целью выполнения экспорта, передачи, создания представления и т.д. MoReq2 не предписывает способ выполнения данного требования.

На более поздней стадии допускается изменение только разрешенных для редактирования значений метаданных, а остальные метаданные (например, сведения о прохождении сообщения электронной почты) должны оставаться неизменными.

6.1.15СЭД должна обеспечить, чтобы значения определённых элементов Y метаданных электронного документа могли быть изменены только авторизованными пользователями и исполнителями административных ролей, в соответствии с правилами, описанными в главе 12.

уместно).

49В оригинале здесь использован термин «информационные материалы» (documents). (прим. переводчика)

50Не очень понятно, зачем потребовалось специально упоминать суб-дело, ничего при этом не сказав о томе (прим. переводчика)

Спецификации MoReq2

6.1.17Желательно, чтобы в СЭД имелись средства автоматизации процесса N ввода электронных документов51 путем автоматического извлечения максимально возможного количества метаданных из максимально возможного числа видов документов.

Основанием для этого требования является желание:

минимизировать объем ручного ввода данных пользователем (опыт показывает, что во многих случаях необходимость вводить метаданные вручную приводит к тому, что пользователи отказываются использовать систему);

повысить точность метаданных.

То, какие именно элементы метаданных, и из каких видов документов могут быть извлечены, зависит от конкретных обстоятельств. Некоторые рекомендации по этому поводу даны в модели метаданных.

6.1.18СЭД должна способствовать автоматизации процесса ввода и Y сохранения исходящих и внутренних информационных материалов (например, стандартным образом оформленных меморандумов и текстовых писем в определённом файловом формате) как документов, путем автоматического извлечения из них следующих метаданных:

дата документа (указанная в теле документа);

список получателей;

список получателей копий (если есть);

название (заголовок. тема сообщения);

список авторов;

исходящий или внутренний регистрационный номер или ссылка (обычно обозначаемые как “наша ссылка”);

по мере их наличия.

51В оригинале везде в этом требовании используется термин documents (информационные материалы). Он заменен на термин «документы» из соображений «читаемости», и в надежде, что это не исказит смысл требования. Документы, напомним, являются частным случаем информационных материалов (прим. переводчика)

Спецификации MoReq2

MoReq2 не устанавливает, какое программное обеспечение и форматы офисных документов и сообщений электронной почты должны использоваться при подобной обработке. Извлечение метаданных может осуществляться путем локализации метаданных внутри документа; путем использования шаблона документа для выделения метаданных и для заполнения бланка документа; или же с использованием иных методов.

6.1.19СЭД должна фиксировать дату и время ввода документа как в Y метаданных, так и в контрольной информации.

Если дата и время входят в состав уникального идентификатора документа, и если их можно явным образом из него извлечь, то отдельно сохранять дату и время необязательно.

MoReq2 не предписывает необходимую точность значения времени.

Вбольшинстве СЭД время фиксируется с точностью не хуже, чем до секунды.

Вряде юрисдикций требуется проставление отметок времени с использованием сертифицированного устройства или услуг сертифицированной службы времени. Там, где это имеет место, соответствующие требования должны быть включены в национальное введение - "нулевую главу".

6.1.20Для каждого введенного документа, СЭД должна быть способна Y показать на экране его метаданные, включая те, что были указаны при конфигурировании системы.

Метаданные, указываемые при конфигурировании системы, могут представлять собой произвольный набор элементов из соответствующего раздела главы 12.

6.1.21СЭД должна обеспечить наличие всех обязательных метаданных для Y каждого введенного документа.

MoReq2 не требует наличия возможности назначать ключевые слова томам.

6.1.24Желательно, чтобы СЭД давала возможность исполнителю Y административной роли установить во время конфигурирования системы, является ли наличие ключевых слов обязательным или необязательным для всех рубрик, дел и суб-дел.

Спецификации MoReq2

6.1.25СЭД должна допускать создание нескольких объектов (рубрик, дел и Y т.д.), имеющих одну и ту же комбинацию ключевых слов.52

6.1.26Желательно, чтобы СЭД давала возможность создающему Y определенный объект пользователю скопировать, в ходе одной операции, ключевые слова другого объекта.

6.1.27Желательно, чтобы СЭД давала возможность пользователю для Y любого документа ввести идентификаторы одного или нескольких языков.

6.1.28СЭД должна поддерживать возможность выбора ключевых слов и Y значений других элементов метаданных из контролируемых словарей (или из списков допустимых значений), или возможность их проверки по этим словарям (спискам).

Например, путем использования списков для выбора значений (pick lists) или тезаурусов. См. также требование 11.8.11.

6.1.30В случае попытки ввести либо переименовать объект, используя уже Y существующее в рамках родительского объекта название (заголовок), СЭД должна сообщить об этом пользователю.

См. также 11.8.6.

6.1.31В СЭД должна иметься возможность ввести ограничения, Y позволяющие только исполнителю административной роли и другим авторизованным пользователям корректировать название (заголовок) электронного документа.

Организация сама решает, будет она использовать эту функциональную возможность или нет.

6.1.32Когда пользователь вводит в СЭД информационный материал, Y существующий более чем в одной версии, то СЭД должна, как минимум, дать пользователю возможность выбрать один из перечисленных вариантов:

зарегистрировать все версии информационного материала как один документ;

зарегистрировать в качестве документа только одну определенную версию;

52По поводу ключевых слов см. комментарий в «Предисловии переводчика» (прим. переводчика)

Спецификации MoReq2

зарегистрировать каждую из версий в качестве отдельного документа.

6.1.33Желательно, чтобы СЭД могла автоматизировать процесс принятия P решений по размещению (классификации) электронных документов, за счёт использования как минимум одной из перечисленных мер:

предоставляя пользователю либо исполнителю определенной роли доступ только к подмножеству классификационной схемы;

предлагая пользователю последние использованные им рубрики или дела;

предлагая пользователю наиболее часто используемые им рубрики или дела;

предлагая рубрики или дела в соответствии с результатами анализа метаданных документа (например, по результатам анализа значащих слов в названии документа или в теме сообщения электронной почты);

предлагая рубрики или дела в соответствии с результатами анализа содержимого документов.

6.1.34Желательно, чтобы СЭД не требовала выполнения всего процесса Y ввода одним и тем же пользователем, допуская участие нескольких пользователей.

Желательно, чтобы СЭД допускала возможность разделить процесс ввода на этапы, выполняемые различными пользователями. Обычно это означает, что один пользователь вводит определенные метаданные, а затем передает электронный документ другому пользователю, который вводит остальные метаданные и классифицирует документ (размещает его в системе).

6.1.35Желательно, чтобы в СЭД имелись простые средства автоматизации Y процессов (workflow), поддерживающие простую маршрутизацию информационного материала на согласование и утверждение до его ввода; а также протоколирование принятых решений, их авторов, и возможность для каждого автора указать обоснование принятого решения.

Следует отметить, что для этого нужны только базовые возможности по управлению процессами (workflow). Здесь сознательно не рассматривается полный набор возможностей workflow, описанный в главе 10.

6.1.36Желательно, чтобы СЭД предоставляла API-интерфейс для N прикладного программирования, позволяющий принимать из другой прикладной системы и вводить в реальном времени в СЭД отдельные документов и транзакции.

Спецификации MoReq2

в п. 6.1.37), имеющий те же значения идентифицирующих метаданных, что и другой документ, который уже был помещен в это же дело (или, в случае размещения документа непосредственно в рубрике, - в эту же рубрику).

Под идентифицирующими метаданными в данном требовании понимаются:53

Название;

53В наших условия желательно также выдавать предупреждение при попытке ввести в то же дело или рубрику документ с регистрационным номером, совпадающим с регистрационным номером уже имеющегося в этом деле или рубрике документа. (прим. переводчика)

Спецификации MoReq2

Дата;

Автор;

Адресат.

6.1.40Желательно, чтобы, где это возможно и уместно, СЭД выдавала N сообщение при попытке ввести документ, неполнота или несогласованность которого ставят под сомнение его надежность.

Например, распоряжение о закупке, не имеющее правильной электронной подписи; или счет от неизвестного поставщика..

При выполнении подобного действия не должна обновляться сохраненная в метаданных дата закрытия тома.

Эта возможность предназначена для исправления ошибок, сделанных пользователями, - например, в случае, когда том был неумышленно закрыт. В этой связи важно, чтобы особая ситуация, повлекшая за собой использование данного средства, была должным образом задокументирована.

MoReq2 не предписывает способа реализации данного требования. Оно может быть реализовано за счет временного переоткрытия закрытого тома, или же иным способом.

6.2Массовый ввод документов

Массивы документов могут поступать в СЭД различными путями, например:

массовая передача из совместимой электронно-информационной системы (EDMS);

массовая передача из совместимой СЭД;

как отдельный совместимый файл данных, содержащий массив однотипных документов (например, поступившие за день инвойсы);

из совместимой системы сканирования или управления графическими образами;

Спецификации MoReq2

документы из иерархической структуры («дерева») директорий (папок) операционной системы.

СЭД должна быть в состоянии принять эти документы, и должна иметь функциональные возможности для управления процессом массового ввода и для сохранения контента и структуры импортируемых документов.

При выполнении массового ввода СЭД должна обеспечить ввод той же информации, что и в процессе обычного ввода, - а именно, самих документов и их метаданных. СЭД должна также разместить документы в классификационной схеме, - если нужно, расширяя её (см. п. 3.1.12), - и, возможно, вводя также контрольную информацию. Наконец, должна быть предусмотрена обработка особых ситуаций и ошибок, которые могут возникнуть в процессе массового ввода.

В момент написания данного документа, разработка XML-схемы для MoReq2 только начинается. Ожидается, что в этой схеме будет реализована модель метаданных MoReq2, и что она послужит идеальным протоколом для массового импорта электронных документов из других СЭД, соответствующих требованиям MoReq2.

6.2.1После опубликования формальной XML-схемы для MoReq2, СЭД P должна быть способна выполнять массовый импорт документов в виде, соответствующем этой схеме.

См. также требование 5.3.1 относительно экспорта документов. Совместно эти два требования обеспечивают возможность взаимодействия соответствующих требованиям MoReq2 систем электронного документооборота.

6.2.2В СЭД должна иметься возможность ввода создаваемых другими P системами транзакционных документов. Сюда входят:

поддержка «пакетного» режима импорта транзакций;

поддержка редактируемых правил, позволяющих настраивать процесс автоматического ввода документов;

проверка целостности данных.

MoReq2 не предписывает способ реализации данной функциональной возможности.

6.2.3В ходе массового ввода СЭД должна быть способна автоматически P вводить ассоциированные с документами метаданные (допуская ручной ввод недостающих или неверных метаданных).