Dokumentoved_i_ego_professia

—обеспечение сохранности документов, создаваемых в деятельности организации.

Из задач службы ДОУ вытекают ее функции. К наиболее важным относятся:

—организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;

—прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых документов;

—ведение контроля за исполнением документов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины;

—организация изготовления документов, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

—разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение подготовки номенклатур дел структурных подразделений;

—организация работы архива учреждения и использования архивных документов;

—разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами и др.

Кроме того, служба ДОУ осуществляет организационное и методическое руководство работниками (секретарями), отвечающими за работу с документами в подразделениях.

Функции службы ДОУ предопределяют ее структуру. В состав службы ДОУ обычно включаются:

—группа учета и регистрации документов;

—группа контроля исполнения документов;

—группа (бюро) по рассмотрению обращений граждан;

—секретариат;

—экспедиция;

—машинописное бюро (группа изготовления документов);

—копировально-множительное бюро;

—архив.

В крупных организациях в состав службы ДОУ может входить также группа по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств.

201

Если учреждение крупное, имеет сложную структуру, большую штатную численность, организацией работы с документами, как правило, занимается управление делами. В состав управления делами могут входить:

—секретариат (приемная или секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегиального органа — протокольное бюро);

—отдел (сектор) контроля исполнения документов;

—канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро (группа) учета и регистрации документов, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

—отдел (группа) обращений граждан;

—отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

—центральный архив.

Независимо от конкретного наименования правовой основой деятельности службы ДОУ является положение о ней и положения о ее структурных частях (группах, бюро, отделах), а также должностные инструкции работников. Эти документы закрепляют разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными подразделениями, должностными лицами и работниками.

Положение о службе делопроизводства и положения о ее структурных частях, если они имеются, разрабатываются ее руководителем с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу подразделения и организации в целом, и утверждаются руководителем организации.

Работа с документами в организации ведется по определенным правилам, установленным инструкцией по ДОУ (делопроизводству). Инструкция — нормативный документ, обязательный для всех работников организации, в ней устанавливаются единые правила составления и оформления документов, правила регистрации и учета документов, организации документооборота, контроля исполнения документов и формирования текущего архива организации.

Инструкция по ДОУ устанавливает технологию работы с документами в организации, охватывая весь жизненный цикл документа: от его создания или поступления документа до завершения исполнения и отправки адресату или передачи на хранение в архив. Ин-

202

струкция разрабатывается, как правилo, службой ДОУ, утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников.

Инструкции по ДОУ в организации разрабатываются на основе современного законодательства в сфере информации и документации, положений государственных стандартов России на документы, нормативных правовых актов Росархива по делопроизводству и архивному делу.

Инструкция по ДОУ должна последовательно отражать все стадии работы с документами в организации.

Основой построения службы делопроизводства является принятая в учреждении форма его организации.

Вучреждениях применяют централизованную, децентрализованную и смешанные формы организации делопроизводства (иногда говорят о соответствующих системах организации делопроизводства).

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии (делопроизводства) или у секретаря.

Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения,

сорганизационной структурой службы делопроизводства, характеризующейся наличием специализированных подразделений — экспедиции, машбюро, контрольной группы и т. д.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Вбольшинстве учреждений используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация. Централизация позволяет снизить стоимость делопроизводственных операций, улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование, обеспечить специ-

203

ализацию и взаимозаменяемость работников, использовать прогрессивные и производительные технические средства, обеспечить единство организационного и методического руководства.

Всовременных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

Делопроизводственным обслуживанием аппарата управления занимается канцелярия (сектор делопроизводства). Ее структура зависит от категории учреждения (в соответствии с годовым объемом документооборота) и типовой структуры.

Внебольших учреждениях, не имеющих канцелярий, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь.

Основой для разработки организационной структуры канцелярии в конкретном учреждении являются функции канцелярии и объем работ по каждой функции.

Основные функции канцелярии следующие: прием, регистрация (учет), распределение документов и доставка их исполнителям, оформление и отправка исходящих документов, стенографирование и печатание документов, контроль за сроками их исполнения, формирование дел и сдача их в архив, хранение и обеспечение использования документов в делопроизводстве и архиве учреждения канцелярии отражается в положении о канцелярии и инструкции по делопроизводству. Объем работ по каждой функции определяется на основе объема документооборота и норм времени на делопроизводственные работы.

Квалификация служащего представляет собой совокупность общего и специального образования, а также профессионального опыта, необходимого для выполнения в данных организационнотехнических условиях работ определенной сложности.

Формы, программы, сроки обучения делопроизводственного персонала определяет в каждом отдельном случае учреждение организатор занятий, исходя из конкретных задач делопроизводства в данном учреждении, контингента обучающихся, технических и других возможностей.

204

Одной из наиболее распространенных форм повышения квалификации делопроизводственных работников являются 24-дневные семинары, организуемые крупными предприятиями, архивными учреждениями и территориальными органами научно-технической пропаганды.

Краткосрочную переподготовку делопроизводственного персонала проводят каждые 3-5 лет.

11.4. Культура труда делопроизводственного персонала

Основными элементами культуры труда делопроизводственного персонала являются:

—культура содержания рабочего места;

—культура приема посетителей;

—личная культура делопроизводственного работника;

—культура работы с письмами трудящихся;

—культура управленческих документов.

Культуру содержания рабочего места определяют размещение всех используемых средств и документов в установленном и постоянно соблюдаемом порядке; размещение на рабочей поверхности стола только тех документов, которые в данный момент используются в работе; поддержание чистоты рабочего места и окружающего его пространства; освобождение рабочего места от громоздких предметов личного пользования; поддержание мебели и технических средств в рабочем состоянии, организация интерьера, отвечающего требованиям эстетики, эргономики и психологии труда служащего.

Личную культуру работника делопроизводства определяют высокие моральные качества, профессиональная подготовка и чувство ответственности за порученное дело.

Делопроизводственный работник должен быть внимателен к служебным поручениям руководителя и его личным просьбам, быть скромным, не допускать проявлений невыдержанности, грубости, соблюдать такт в обращении с коллегами и посетителями, хранить служебную тайну и не распространять информацию, которая стала ему известна в силу первоочередного знакомства с документами или организации им телефонных переговоров руководителя, обладать культурой речи и постоянно ее совершенствовать, поддерживать в порядке спецодежду и костюм.

205

Культура составления управленческих документов предполагает, прежде всего, строгое соблюдение требований стандартов на организационно-распорядительную документацию и положений ГСДОУ. Документ должен быть легко читаем, поэтому не следует использовать пятый или шестой экземпляры машинописного текста, папиросную бумагу; умелое расположение заголовка повышает восприятие информации, содержащейся в документе, повышает его выразительность. Огромное влияние оказывает на культуру документа язык.

Рабочие места делопроизводственного персонала оборудуют письменными столами (обычными или специальными); вспомогательными столами, тумбами, приставками для хранения документов и справочных материалов, обычными и специальными (для документов) шкафами, устанавливают пишущие машины, персональные компьютеры, телефоны, диктофоны, карточки, кресла и стулья. Наиболее удобна мебель, изготовленная из стандартных элементов, которые можно компоновать в зависимости от конкретных условий.

Не рекомендуется покрывать столы сукном или стеклом, оборудовать в них средние ящики, хранить в ящиках документы и карточки в горизонтальном положении.

Контрольные вопросы:

1.Понятие «документационное обеспечение управления».

2.Задачи и функции службы ДОУ.

3.Возможный состав службы ДОУ.

4.Основные функции канцелярии.

5.Основные элементы культуры труда делопроизводственного персонала.

6.Особенности современного делопроизводства.

7.На какие характеристики требуется обратить внимание при выборе обеспечения автоматизированных систем делопроизводства?

8.Что такое делопроизводство и каковы важнейшие его составляющие?

9.Назовите цели, задачи и основные принципы современного делопроизводства.

206

10.Определите место делопроизводства в структуре управленческого труда.

11.Назовите основные принципы организации современного делопроизводства.

12.Охарактеризуйте нормативно-правовую базу современного делопроизводства.

13.Каковы основные задачи документоведения?

14.Перечислите основные нормативно-методические документы, которыми следует руководствоваться в области делопроизводства в Российской Федерации.

Глава 12. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

12.1. Принципы организации документооборота

Основным источником, определяющим требования к документообороту в федеральных органах исполнительной власти, являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», раздел IV (утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477).

Условия и требования к документообороту в федеральном органе исполнительной власти, должны найти отражение в Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти.

В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая); б) отправляемая документация (исходящая); в) внутренняя документация.

В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

207

Раздел «Организация документооборота» Инструкции по делопроизводству содержит положения, устанавливающие:

—прием и первичную обработку поступающих документов;

—предварительное рассмотрение документов;

—порядок регистрации поступающих документов;

—порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей;

—порядок регистрации отправляемых документов;

—порядок отправки документов;

—порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;

—порядок регистрации и прохождения внутренних докумен-

тов;

—учет и анализ объемов документооборота:

—организацию работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

При установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:

—централизация операций по приему и отправке документов;

—распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

—организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

—исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

—однократность регистрации документов;

—устранение необоснованных согласований проектов доку-

ментов;

—регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте федерального органа исполнительной власти в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:

—поступающая документация (входящая);

—отправляемая документация (исходящая);

—внутренняя документация.

208

В составе входящей и исходящей документации могут выде-

ляться:

—документы, поступившие из Правительства РФ, Администрации Президента РФ, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ и других организаций;

—документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

—документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в субъектах РФ;

—обращения граждан;

—запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

—документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных федеральному органу исполнительной власти;

—документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

Принципиальную схему документооборота рассмотрим на схеме 12.1.

209

Исходящий

документ

Схема 12.1. Схема документооборота

12.2.Прием и первичная обработка поступающих документов

Вфедеральном органе исполнительной власти (как и в любом учреждении, предприятии, организации различной формы собственности) должен быть установлен порядок обработки поступающих документов, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в федеральный орган исполнительной власти корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции.

Винструкции по делопроизводству должны быть предусмот-

рены:

— проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

— сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистра-

210