Access 2007

11

0б авторе

Мэтью Мак-Дональд (Matthew MacDonald) — автор и выдающийся программист. Он автор "Excel 2007: The Missing Manual", "Creating Web Sites: The Missing Manual" и десятков книг о программировании с помощью Microsoft .NET Framework. В почти забытой, прошлой жизни он изучал английскую литературу и теоретическую физику.

12

Благодарности

Написать книгу о такой объемной и сложной программе, как Access, можно только из любви (т.е. любви к страданию и боли). Я глубоко признателен множеству людей, включая тех, кто помог мне исследовать все искусно разработанные и изобретательные средства, вошедшие в последнюю версию пакета Office (включая выдающихся блоггеров Дженсена Харриса (Jensen Harris) и Эрика Ракера (Erik Rucker), тех, кто сделал эту книгу ясной, лаконичной и технически достоверной (Питер Мейерс (Peter Meyers), Сара Милштейн (Sarah Milstein), Брайан Сойер (Brian Sawyer), Джуел Бортолусси (Juel Bortolussi) и Майкл Шмалц (Michael Schmalz)), и тех, кто терпел, пока я писал ее (больше об этом — чуть позже). Я также благодарен всем, кто трудился над форматированием книги, созданием предметного указателя и ее изданием.

Написание книги потребовало нескольких бессонных ночей (и множества дней с недосыпом). Я выражаю любовь и признательность моей дочери Майе, которая выдержала большую часть времени без слез; моей дорогой жене Фарии (Faria), поступавшей в основном так же; и нашим мамам и папам (Hope (Nora), Разин (Razia), Полу (Paul) и Хамиду (Hamid)), нянчившим внучку, готовившим вкусную еду и помогавшим по дому, что позволяло не останавливать работу над книгой. Большое спасибо вам всем — без вас половина книги все еще оставалась бы только у меня в голове!

13

Введение

В прошлом люди использовали различные технологии для организации информации. Они применяли вращающиеся картотеки барабанного типа компании Rolodex, перфокарты, картонные коробки, картотечные устройства вертикального хранения, каталоги с десятками тысяч страниц и (когда все оказалось тщетным) огромные стопки на плоских поверхностях. Но после многолетних страданий люди обнаружили, что для обработки информации гораздо удобнее использовать компьютеры, особенно если ее объем велик, структура сложна, а корректировки очень часты.

Именно тогда и пригодилась программа Access корпорации Microsoft. Access — это система управления базами данных — тщательно структурированные каталоги информации (или данных). Базы данных могут хранить почти любой тип информации, включая числа, страницы текста и изображения. У баз данных очень разные размеры — они могут обрабатывать все, начиная со списка семейных номеров телефонов и заканчивая огромным каталогом изделий для магазинчика тетушки Этель, торгующего пуговицами и кнопками со скидкой (Aunt Ethel's Discount Button Boutique).

В этой книге вы узнаете, как проектировать законченные базы данных, поддерживать их, находить значимую информацию и создавать привлекательные формы для быстрого и легкого ввода данных. Вы даже проникнете в черную магию программирования в Access и освоите важные приемы и методы, применяемые для автоматизации широко распространенных задач, даже если до этого вы не написали ни одной строки программного кода.

Главное достоинство книги состоит в том, что она с самого начала писалась для программы Access 2007, последней и величайшей реинкарнации самого популярного программного обеспечения для управления базами данных, созданного корпорацией Microsoft. Программа Access 2007 слегка отличается от предыдущих версий, благодаря яркому новому интерфейсу, вызвавшему оживленные толки в среде ярых компьютерных фанатов. Но в данном случае он не просто диковинка. Как вы убедитесь, освоив новый стиль Access, вы сможете создавать большие базы данных в рекордное время.

Какие задачи можно решать в программе Access

Современный мир наполнен информацией. Поиск в Web-пространстве скучного словосочетания "консервированная морковь" вылавливает более миллиона Web-страниц. В результате неудивительно, что людям разных профессий нужны мощные средства для хранения информации и управления ею.

Невозможно описать даже часть различных баз данных, создаваемых приверженцами Access каждый день. Для того чтобы дать вам профессиональное представление о базах данных, далее перечислены распространенные типы информации, которые можно легко хранить в базе данных Access:

■ каталоги книг, CD-дисков, редких марочных вин, рискованных фильмов или еще чего-то, что вам хотелось бы коллекционировать и за чем вы хотели бы следить;

14

■списки почтовой рассылки, позволяющие поддерживать связь с друзьями, семьей и коллегами;

■деловая информация, например, списки клиентов, каталоги изделий, записи заказов и счета;

■списки гостей и подарков для свадеб и других торжеств;

■перечни расходов, вкладов и других подробностей финансового планирования.

Воспринимайте программу Access как личного ассистента, который может помочь организовать, обновить и найти любой тип информации. Эта помощь — не только удобство: она позволяет делать то, что вы никогда бы не сделали самостоятельно.

Рис. В1. Эта база данных о продажах содержит удобные формы, которые продавцы могут использовать для размещения новых заказов (показанных здесь), агенты по обслуживанию клиентов — для регистрации новых клиентов, а работники склада — для просмотра отправляемых заказов. Самое главное в том, что люди, использующие формы в базе данных, могут ничего не знать об Access. После того как специалисты по базам данных (это и ваше будущее после прочтения книги) разработали данные формы, любой может пользоваться ими для ввода, редактирования и просмотра данных

15

Представьте, что вы только что закончили составление базы данных для вашей коллекции 10000 редких комиксов. По внезапному порыву вы решили взглянуть на все книги, написанные в 1987 г. или те, в которых изображен человек-амфибия (Aquaman), или же те, в заголовках которых есть слова "специальное издание". Поиск такого рода в бумажном каталоге занял бы несколько дней. На среднем компьютере Access может выполнить все три поиска меньше чем за секунду.

Программа Access также — король мелких предприятий из-за ее легендарной способности к самонастройке. В конце концов, на деле вы можете использовать любую программу управления базами данных для создания списка заказов клиентов. Но только Access облегчает создание полного пользовательского интерфейса для такой базы данных (как показано на рис. В1).

На профессиональном уровне. Преимущества хорошо спроектированной базы данных

Множество людей применяет адресную книгу для связи с близкими друзьями, дальними родственниками и надоедливыми коллегами. По большей части простая адресная книга отлично справляется с задачей. Но подумайте, что произойдет, если вы решите хранить эту информацию в базе данных Access. Несмотря на то, что ваш список контактов не сравним с объемами информации, хранимыми компанией Google, он все равно приобретет новые функциональные возможности, не доступные без программы Access.

•Резервная копия. Если вы когда-нибудь пытались рассмотреть номер телефона сквозь кофейное пятно, то знаете, что порой выгодно хранить данные в электронной

форме. После того как вы поместите контактную информацию в базу данных, вы сможете уберечь ее от стихийного бедствия и напечатать столько копий, сколько нужно (каждую с отображением частичной или полной информации). Вы даже можете поделиться этим списком с друзьями, которым нужны те же номера телефонов.

•Место. Несмотря на то, что большинству людей для хранения всех контактов достаточно маленькой адресной книжки, база данных гарантирует, что вы никогда не займете полностью раздел "М". Не говоря уж о том, что вы можете вычеркивать и записывать заново адрес вашего странствующего дядюшки, пока не израсходуете всесвободное пространство в книжке.

•Поиск. В адресной книге контакты упорядочены одним способом — по имени и фамилии. Но что произойдет, если вы вносили всех, соблюдая алфавитный порядок для фамилий, а вам нужно найти контактную информацию человека, которого, кажется, зовут Джоу? Программа Access может без усилий выполнить такой поиск. Она также может найти записи по номеру телефона, что очень удобно, если ваш телефон сообщает перечень звонков и вы хотите выяснить, кто же это надоедает вам.

•Совместное использование. Только один человек в конкретный момент времени может редактировать самые обычные файлы, такие как документы программы Microsoft Word и электронные таблицы. Это ограничение создает проблемы, если всем сотрудникам офиса необходимо поработать над составлением обеденного меню.

Программа Access позволяет одновременно многим людям просматривать и изменять данные на разных компьютерах. В главе 18 приведена более подробная информация.

16

•Интеграция с другими приложениями. Access вводит вас в царство времясберегающих возможностей, таких как автоматическое составление стандартных писем (mail merge). Вы можете передать список контактов в форме письма, которое создаете в программе Word, и автоматически сгенерировать десятки писем с разными адресами. Вы увидите, как это делается, в главе 19.

Все эти примеры демонстрируют серьезные основания для перехода к электронному способу хранения информации любого типа.

Две стороны программы Access

Как вы увидите, с помощью программы Access решаются две разные задачи.

■Проектирование вашей базы данных. В эту задачу входит создание таблиц для хранения данных, запросов, способных выискивать важные порции информации, форм, облегчающих ввод данных, и отчетов, формирующих привлекательные распечатки.

■Обработка данных. Эта задача включает добавление новой информации в базу данных, обновление имеющейся или поиск необходимых подробностей. Для выполнения этой работы используются таблицы, запросы, формы и отчеты, которые вы уже сформировали.

Большая часть книги посвящена первой задаче — созданию и усовершенствованию вашей базы данных. Эта работа — суть программы Access и та часть, которая поначалу кажется самой страшной. Это именно то, что отличает знатоков Access от новообращенных.

После того как первая задача выполнена, вы можете переходить ко второй задаче — к активному использованию базы данных в повседневной жизни. Несмотря на то, что первая задача труднее, вы затратите больше времени (в конечном счете) на вторую задачу. Например, вы можете провести пару часов над созданием базы данных ваших любимых кулинарных рецептов, вводить же новую информацию и искать рецепты вы будете годами (скажем, каждый раз, когда вам нужно приготовить обед).

Access или Excel?

Программа Access — это не единственная составляющая пакета Office, способная обрабатывать списки и таблицы данных. В программу Microsoft Excel также включены функции для создания списков и управления ими. Так в чем же разница?

Несмотря на то, что программа Excel отлично работает с малыми порциями простых данных, она не в состоянии обрабатывать информацию того объема и сложности, которая подвластна Access. Excel плохо справляется с обработкой множественных списков со связанными данными (например, если вам нужно отслеживать список ваших деловых клиентов и список сделанных ими заказов). Программа Excel вынуждает полностью разделить эти списки, что затрудняет анализ ваших данных и создает возможность появления противоречивых результатов. Access позволяет установить четкие связи между таблицами и, тем самым, устранить подобные проблемы.

Программа Access также предоставляет полный набор функций, не имеющих аналогов в мире электронных таблиц, таких как возможность создания настраиваемых процедур поиска, проектирование форм для ввода данных с тонкой настройкой и вывод на печатающее устройство ярко оформленных отчетов.

17

Конечно, все это не говорит о том, что Access лучше Excel. В действительности вам захочется использовать обе эти программы. Excel придает блеск бесконечным рядам чисел, создавая диаграммы, генерируя статистические характеристики или прогнозируемые тренды. Во многих организациях программу Access применяют для хранения информации и управления ею, а затем экспортируют часть этой информации в электронную таблицу Excel для того, чтобы проанализировать ее. Вы узнаете, как это делается, в главе 19.

Access или SQL Server?

Корпорация Microsoft предлагает еще одну программу управления базами данных промышленного уровня — SQL Server, поддерживающую все, начиная от собственной поисковой машины корпорации Microsoft и кончая фондовой биржей NASDAQ. Ясно, что SQL Server — это промышленный магнат, и поклонники Access удивятся, как можно сравнивать с ним их любимую программу управления базой данных.

Одно из главных различий между Access и системами управления базами данных, подобными SQL Server, заключается в том, что Access — это программа, управляющая базой данных на стороне клиента. Если без технических терминов, это означает, что Access выполняется непосредственно на вашем персональном компьютере. Процессоры баз данных, такие как SQL Server, — это системы, использующие сервер. Они хранят данные на высокопроизводительном компьютере-сервере, к которому вы обращаетесь с обычного ПК. (Это взаимодействие происходит с помощью локальной сети.)

Базы данных на основе сервера (server-based databases) гораздо труднее создавать и сопровождать, но они обеспечивают более высокую производительность и нерушимы как скала, даже если одновременно их используют тысячи людей. Но высококлассные базы данных SQL Server нужны только крупным организациям. Amazon.com не продержался бы и пяти минут, если бы положился на базу данных Access. Тем не менее Access вполне подходит для большинства предприятий малого и среднего бизнеса. Программа идеальна для личного применения. (Если вы все еще сомневаетесь, подойдет ли вам Access, посмотрите далее

примечание "Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно ".)

Другое важное различие между программой Access и серверными системами управления базами данных состоит в том, что Access предлагает единое решение для хранения и обработки данных. Серверные процессоры баз данных, такие как SQL Server, нацелены исключительно на хранение данных (и пересылку этих данных на другие компьютеры, когда они их запрашивают). За столь узконаправлеиный подход приходится платить. Обычный пользователь не может напрямую редактировать базу данных, сохраняемую SQL Server. Вместо этого вы вынуждены использовать еще одну программу, способную общаться с SQL Server и запрашивать нужную информацию. В большинстве случаев такая программа должна быть написана профессиональным программистом. Другими словами, если вы применяете SQL Server, вы должны написать целое приложение, прежде чем сможете эффективно использовать вашу базу данных.

Для тех, кто понимает.

Когда программы Access недостаточно

Если вы выбрали эту книгу, то, вероятно, считаете, что программа Access соответствует вашим потребностям. Если же есть какие-то сомнения, быстрая проверка в режиме реального времени покажет, на верном ли вы пути.

18

В следующем перечне описывается несколько предупреждающих признаков того, что программа Access не очень вам подходит. Если вы не попадаете в данные категории, поздравляю — вы готовы к использованию в любой области наиболее последовательного и эффективного программного обеспечения для управления базами данных!

•Вы должны хранить огромные объемы информации (более 2 Гбайт данных). Вы врядли превысите этот предел, если не будете хранить в базе данных больших изображений или цифрового контента других типов. У большинства баз данных Access размер — несколько мегабайтов (в 1000 раз меньше 2 Гбайт).

•Вы собираетесь совместно использовать базу данных в сети, и десяткам людей придется обращаться к ней одновременно. Это ограничение трудно корректно интерпретировать. Базу данных могут спокойно использовать время от времени сотни людей, но проблемы возникнут, когда группа людей настроена вносить изменения в один и тот же файл базы данных точно в один и тот же момент времени. Следует протестировать вашу базу данных, чтобы понять, сможете ли вы преодолеть это ограничение, не создавая проблем, В главе 18 приведена дополнительная информация о совместном использовании программы Access группами пользователей.

•Вы должны использовать вашу базу данных для запуска Web-приложения. Webприложение предоставляет большому числу людей возможность обращаться к базе данных одновременно. Программа Access может не справиться с нагрузкой. В этой ситуации вы выиграете от применения серверной базы данных, такой как SQL Server (и сильной команды программистов, которая выручит вас).

Иногда фанаты программы Access обращаются в гуру программы SQL Server. Можно начать с современной базы данных Access и затем перейти к SQL Server, когда ваши потребности превысят то, что может предложить программа Access. Этот процесс не всегда бывает гладким, но он возможен. Вы даже можете продолжать использовать Access как клиента для управления вашей базой данных, созданной SQL Server. Этот метод описан в главе 20.

Новый облик программы Access 2007

С тех самых нор, когда пакет Office корпорации Microsoft завоевал мир (в давних 1990 гг.), программы Word, Excel и Access не слишком изменились. Несмотря на то, что время от времени появляется действительно полезная новая функциональная возможность, Microsoft тратит больше времени на втискивание причудливых трюков вроде говорящей канцелярской скрепки.

Программа Access 2007 нарушает эту традицию и вводит ряд изменений, наиболее значительных из известных поклонникам программы со времен Office 95. Наиболее очевидное изменение — полностью исправленный пользовательский интерфейс (окна, панели инструментов, меню и ускоряющие сочетания клавиш, которые применяются для взаимодействия с программой Access). Потратив слишком много времени на упрощение бессистемного, засоренного панелями инструментов интерфейса, в конце концов, корпорация Microsoft набралась смелости и переработала его весь с нуля.

Лента

Лента программы Access 2007 — это инструментальная суперпанель, заменившая разнообразные панели инструментов и меню предыдущих версии.

19

Примечание

Программа не выводит на экран ленту до тех пор, пока вы не создадите базу данных. Если больше нет сил оставаться в неведенье и вы очень хотите увидеть ленту на вашем мониторе, выполните действия, описанные в разд. "Создание новой базы данных" главы 1, для создания пустой базы данных.

Лента разделена на зависящие от выполняемых задач вкладки — Главная (Ноmе), Создание (Create), Внешние данные (External Data) и т. д. Запускается программа Access с выводом на экран четырех вкладок (другие вкладки появятся, когда вы начнете решать конкретные задачи). Программа начинает работу на вкладке Главная (Ноmе). Щелкните кнопкой мыши вкладку Создание (Create) (как показано на рис. В2) и вы получите доступ к множеству мощных команд, позволяющих вставлять новые компоненты базы данных.

Рис. В2. Лента наполнена высокопрофессиональными средствами. Когда вы перемещаете указатель мыши над кнопкой ленты, вместо привычного скудного двух-трехсловного описания в желтом поле вы увидите привлекательное раскрывающееся поле с осмысленным кратким описанием. На рисунке мышь перемещается над командой Таблица

Подсказка

Хотите использовать пространство экрана, занятое лентой? Просто щелкните дважды кнопкой мыши текущую вкладку, и лента свернется, оставив видимой только строку с заголовками вкладок. Снова дважды щелкните мышью вкладку для того, чтобы вернуть кнопки на всеобщее обозрение. Это свойство более подробно описано в примечании "Малоизвестная или недооцененная возможность. Сворачивание ленты" (см. разд. "Просмотр таблиц с помощью области переходов" в главе 1).

Далее приведен краткий обзор четырех основных вкладок ленты.

На вкладке Главная (Ноmе) собраны вместе разнообразные общие команды, включая хорошо известные инструменты копирования и вставки и команды форматирования для выбора шрифтов и цветов оформления. Здесь же можно найти удобные средства, такие как сортировка, поиск и фильтрация, с которыми вы познакомитесь в главе 3.

На вкладке Создание (Create) находятся команды вставки всевозможных объектов баз данных, о которых вы узнаете в этой книге (более подробную информацию см. в разд. "Что такое базы данных Access" главы 1). К ним относятся таблицы, хранящие данные,

20