8712

Эффективное управление временем возможно только в том случае, если оно будет четко разделено на определенные периоды для выполнения какихлибо действий. При этом для удобства можно использовать различные способы планирования – записывать в блокноте или органайзере, в специальных приложениях на телефоне или компьютере. Наглядное планирование позволяет давать зрительную оценку составленному графику, что помогает более детально проанализировать его на предмет эффективности.

Некоторые люди хотя и составляют план на день, однако не записывают его, а удерживают все пункты в голове. Этот способ планирования малоэффективен, поскольку, в конечном счете, можно упустить какие-либо моменты или перепутать пункты плана местами, что может выразиться в нерациональном использовании временного ресурса.

2. Определение сложности выполнения задач.

При составлении плана необходимо ориентироваться на то, что некоторые задачи и операции являются более сложными, требующими максимальной концентрации внимания или большого объема времени. Именно их следует выполнять в первую очередь и желательно в первой половине дня, поскольку в этот период человек имеет больше сил, он сконцентрирован и его производительность намного выше. Сложные задачи могут «разбавляться» простыми. Кому трудно начинать работа, может вначале запланировать 2-3 простых дела, для собранности и сосредоточения.

После выполнения сложных задач можно уже заниматься более простыми операциями, которые могут быть выполнены в полуавтоматическом привычном режиме. Если же построить график в противоположном виде, то есть сначала делать легкие дела, а затем сложные, то с большой долей вероятности человек не сможет выполнить тяжелую работу, поскольку у него просто не останется сил или времени.

3.Разделение сложных процессов на простые.

Если при планировании появляются особо сложные пункты, требующие затратить большой объем ресурсов, грамотнее всего разделить их на более мелкие. В этом случае казалось бы неразрешимая цель будет выполнена, когда будет достигнуто выполнение совокупности простых подцелей.

4.Поиск скрытых резервов времени.

Зачастую люди не замечают того, что некоторые отрезки времени можно было бы использовать более продуктивно, а вместо этого они тратят их на бесполезные дела. Бич современного общества – социальные сети и Интернет, в котором так много информации (полезной и не очень), что порой человек не замечает, как может провести за компьютером или телефоном несколько часов подряд.

Существует такое понятие как, «поглотители времени» – это обстоятельства (люди, задачи, особенности внешней среды, и т.п.), приводящие к неэффективной трате времени. Важно понимать, что как определение эффективности использования времени, так и отнесение каких-либо обстоятельств к поглотителям, является субъективным и зависящим от системы

11

ценностей конкретного лица, анализирующего свою деятельность. То есть свои поглотители времени можете определить только вы сами.

Возможно, освободив немного времени от «поглотителей», его вполне можно было бы использовать с большей результативностью. Необходимо определить для себя те операции, которые являются малоэффективными и ненужными, и начать сокращать потраченное на них время. Вместо них можно придумать для себя занятия, которые бы действительно давали какой-то положительный результат.

Кроме того, можно эффективно совмещать два занятия, если они не мешают друг другу. К примеру, если человек ожидает своей очереди, он одновременно может почитать познавательную научную статью по своей профессии или начать составлять план на следующий день.

5.Мотивация.

Замотивированный человек осуществляет деятельность с гораздо большей производительностью. Внутренняя мотивация – это катализатор, благодаря которому проявляется более высокая степень усидчивости, концентрации внимания, нацеленности на получение конечного результата.

Мотивация может быть выражена в конкретном виде, и наиболее часто – это финансовый результат, то есть получение денежных средств за проделанную работу. Чтобы замотивировать себя, можно придумать, на какие блага будут потрачены денежные средства.

Кроме того, мотивация может быть и чисто эмоциональной, когда человек получает психологическое или физическое удовлетворение от результата своей деятельности.

2. ИСТОРИЯ СТАНОВЛЕНИЯ И РАЗВИТИЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА

Еще в давние времена люди пытались построить режим своей деятельности таким образом, чтобы в короткое время совершить необходимые мероприятия и при этом достичь максимального эффекта. Однако управлению временем не уделялось должного внимания, поскольку в этом не было особой необходимости.

Римский философ Сенека впервые задумался о том, что рациональное использование времени способно повысить производительность труда человека. Понятие тайм-менеджмент в историческом смысле изначально относился к философскому течению, а затем уже стал отдельным направлением для изучения, имеющим не только теоретическую основу, но и практическую базу знаний.

Отечественная школа научной организации труда и организации личного времени обладает рядом собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами.

12

В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить три основных этапа.

Первый этап (20-е годы ХХ века) – период бурного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Это время грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие таймменеджмента на этом этапе было связано с деятельностью А.К. Гастева (Центральный Институт Труда) и П.М. Керженцева (Лига «Время»), чьи идеи и опыт были особенно важны для дальнейшего изучения и развития организации времени.

Алексей Капитонович Гастев (1882-1938)

Революционер, коммунист, государственный и общественный деятель, поэт, создатель «социальной инженерии» – науки о рациональном, организованном, производительном и красивом человеческом труде. Годы его жизни – это время грамотного, эффективного хозяйствования и управления экономикой страны. Основатель института труда, революционер и поэт Алексей Капитонович Гастев,был убеждён в необходимости исследований трудовых процессов и их совершенствования.

Алексей Капитонович занимался изучением отдельных трудовых операций, предложил классификации работ, которыми занимались рабочие на заводах. Предложил свои правила по научной организации труда. Впоследствии, встретив у В.И. Ленина поддержку всех своих идей, направленных на научную организацию труда, Алексей Капитонович основал в 1921 г. Центральный институт труда (ЦИТ).

А. К. Гастев писал: «Работаем ли мы за канцелярским столом, пилим ли напильником в слесарной мастерской или, наконец, пашем землю – всюду надо создать трудовую выдержку и постепенно сделать ее привычкой».

Основными направлениями деятельности ЦИТа, после того как он окончательно сформировался, были:

1. Общеметодологическая работа по научной организации труда и производства, состоящая из исследования различных форм современной организации труда и производства, выработки методов и системы их

мест, так и организации труда и производства в подразделениях и на предприятиях.

3.Организация производственной подготовки промышленных кадров по издаваемым методам обучения для текстильной, строительной, машиностроительной, угледобывающей и металлургической промышленностей, авто, транспорта и сельского хозяйства.

4.Психофизиологические исследования производственного поведения работников в так называемой трудовой клинике ЦИТ, в которой изучалась работа сердечно-сосудистой и дыхательной систем человека, осуществлялся

13

контроль его утомляемости, энергетических затрат, количества и качества выполняемой работы.

5.Разработка и внедрение новых методов работы, рациональных инструментов, приспособлений, а также конструирование политехнического оборудования.

6.Работа в армии по улучшению её боевой и технической подготовки, в частности, работа по подготовке пилотов.

В начале 30-х годов Алексей Капитонович стал главным редактором журнала «Вестник стандартизации». Также он работал в печатных изданиях «Установка рабочей силы» и «Организация труда».

Ученый старался воспринимать мир творчески. В своих научных трудах он уже не касается тем мировой революции и космополитизма, его более заботят проблемы простого человека. Их практическое значение огромно и в сегодняшнее время.

Платон Михайлович Лебедев (1881-1940)(литературный псевдоним – В.

Керженцев)

Советский партийный и государственный деятель, дипломат, ученый, один из крупнейших теоретиков и организаторов науки управления в Советском государстве, инициатор и пропагандист научной организации труда (НОТ), автор научных трудов по этим направлениям.

Поинициативе П.М. Керженцева в 1923 г. была учреждена самая массовая общественнаяорганизация в СССР – Лига «Время», почетным председателем которой избралиВ.И. Ленина. А действующим председателем Лиги стал П.М. Керженцев. Какотмечается в литературе, Лига быстро разрослась до десятков тысяч членов во всехконцах Советского Союза и была страстным пропагандистом и агитатором идей НОТ иуправления. В 1924 г. Лига «Время» была переименована в Лигу «Время-НОТ», апотом – в Лигу «НОТ».

Особое значение П.М. Керженцев придавал фактору времени, считая, что научная организация означает, прежде всего, тщательное и бережливое к нему отношение. Он говорил, что нельзя серьезно говорить о развитии научной организации труда и управления и о её применении в практической деятельности до тех пор, пока не будет уничтожена организационная безграмотность. А это в первую очередь означает, что время нужно строго учитывать, распределять и экономить.

Под научной организацией управления Керженцев понимает, прежде всего, изучение организационных приемов и определение наиболее рациональных методоворганизационной работы.

П. М. Керженцев видел в управлении три взаимосвязанных, но вместе с тем самостоятельных научных направления:

1) изучение личного фактора производства, человека с точки зрения максимальной эффективности его работы (включает исследование рабочих движений человека, психофизиологических особенностей его труда и пр.);

14

2)изучение вещественных факторов производства: обстановки, орудий, материалов и т д. (включает исследование организацию материальных, вещественных сил и средств производственных предприятий);

3)изучение организационных методов(включает научную организацию управления).

П.М. Керженцев, по существу, предвосхитил основную идею праксиологии (философское учение очеловеческой деятельности, труде, практике, источниках и факторах ихэффективности), но применительно лишь к организационной деятельности.Благодаря такому подходу он получил возможность сделать чрезвычайно важныйвывод о полезности перенесения организационного опыта из одних областей в другие.

Выдвинутые Керженцевым идеи и положения во многом актуальны и сегодня.Так он говорил о необходимости стандартизации выпускаемой продукции, обулучшении условий труда, о рациональном использовании времени работника ируководителя, о стимулировании труда, о целесообразности использованияматериальных средств, об этапах работы по НОТ, о планировании, о широкомвнедрении в практику методов социальноэкономического экспериментирования.Много внимания уделял слаженности рабочего и управленческого аппарата,организационной культуре в работе, четкому распределению обязанностей средиисполнителей, о внедрении в организацию труда психофизиологии, психотехники и т.п.

С развитием научно-технического прогресса и ускорением темпов жизни

вобществе появляется новое направление мысли – тайм-менеджмент – как наука об управлении временем.

Второй этап отечественного тайм-менеджмента начинается с выхода в начале 70-х годов ХХ века книги Д.А. Гранина «Эта странная жизнь». В ней рассказывается о биологе А.А. Любищеве, в молодости поставившем себе глобальную цель – разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось гораздо больше средней продолжительность жизни человека. Тогда он решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности (учет расходов времени), анализировать его результаты и планировать свою работу.

С1916 года (Любищеву тогда было 26 лет) он начал вести ежегодный почасовой учёт расходуемого времени. На протяжении 56 лет (Любищев умер в 1972 г.) он ежедневно записывал: сколько времени потрачено на основную научную работу, сколько времени – на дополнительную, какие были ещё работы, сколько времени потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год проводился годовой баланс. Учитывалось только «чистое» время – без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры, ожидания и пр. Точность учёта – 10 минут. Учёт вёлся ежедневно на протяжении 56 лет.

15

Он использовал каждую минуту своей жизни и даже, так называемые, «отбросы времени»: в любой пешей прогулке он собирает насекомых; когда на заседаниях начинается болтовня, он решает задачки. Английский и немецкий языки он выучил в основном во время поездок в трамваях.

Это была его система жизни: беречь каждую минуту своей жизни.

Что бы он ни делал, он помнил, зачем он это делает, для какой цели. По итогам чтения каждой книги – ее конспект: то содержание, которое соответствовало целям чтения. По итогам нескольких конспектов – критический разбор, в котором Любищев формулирует уже свое видение предмета. Когда подходит время статьи – у профессора Любищева уже все готово, он пишет ее быстро. И на каждой его статье стоит «цена»: количество часов и минут, потраченных на ее подготовку и написание.

Не смотря на то, что своей глобальной цели он так и не достиг, по пути своих исследований он качественно продвинул вперед сразу несколько наук: биологию, зоологию, энтомологию, генетику, математику, систематику, философию, историю науки, кибернетику. Наследие Александра Александровича Любищева достаточно велико для страны и для народа: работы по систематике земляных блошек, истории науки, сельскому хозяйству, защите растений, теории эволюции, атеизму, классические работы по дисперсионному анализу, теория систематики и многие другие.

Третий этап В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть тренинги и семинары по планированию и рациональному распределению времени.

В XXI веке теория и практика тайм-менеджмента широко используется разными категориями и группами людей. К ним относятся и сотрудники предприятий, и фрилансеры, и домохозяйки, и люди, занимающиеся свободным творчеством, то есть практически каждому человеку следует подробно изучить правила и методы тайм-менеджмента для повышения производительности на работе и дома.

3. ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ ВРЕМЕНИ

Во всех техниках тайм-менеджмента уделяется большое внимание постановке и формулированию целей – именно это является первым этапом в работе над любым проектом. Правильно поставленные цели не только необходимы для эффективного планирования своей деятельности, но и усиливают мотивацию.

Целеполагание – это определение, конструирование цели, формирование образа, желаемого будущего. В свою очередь определение цели – это начальная точка отсчета для тайм-менеджмента. Почему же цель так важна для каждого человека?

16

Одним из самых важных этапов любых начинаний является работа с целями. Если не знать, чем вы хотите заниматься в жизни,невозможно это реализовать. Так, например, попробуйте купить билет на поезд «из Нижнего Новгорода» – вряд ли у Вас это получится. Всегда важно знать название станции, куда вы хотите попасть.Попробуем рассмотреть те определения «Цели», которые представлены в современной литературе.

1)Цель – идеальный или реальныйпредмет сознательного или бессознательного стремления субъекта; финальный результат, на который преднамеренно направлен процесс»

2)Цель – есть представление, которое человек стремитсяосуществить. В понятие цели входит определенное представление,стремление к его осуществлению и представление о тех средствах,коими цель может быть осуществлена.

Таким образом, понятие цель есть продуктдеятельности сознания и воли, субъективная априорная форма волевой мотивации к действию.Другими словами, сначала у человека появляется желание(потребность или «мечта»), представление о чем-либо. Затем человек решает, необходимо ли ему из мечты сделать цель. То есть ужене просто мечтать о чем-либо, а составить план по достижениюмечты и, как правило, на бумаге. После того как план составлен,прописываются мелкие шаги (действия), фактически это задачи.И самое главное после этих трех этапов – начать действовать. Тоесть постепенно выполнять намеченные шаги (задачи), продвигаяськ цели, реализуя ту самую мечту, о которой когда-то человек думал.

В отличие от мечты, которая подразумевает под собой лишь желание, цель – это руководство к действию. Причем данное руководство содержит описанные средства,необходимые для достижения представляемого желания. Для целиобязательно наличие сроков и ресурсов, необходимых для достижения данной цели.

Задачи также содержат в себе сроки и ресурсы. Разница заключается в том, что задача – это единичное действие, а цель – это подробный план по достижению желаемого.

3.1Подходы жизни

Стивен Кови, известный американский специалист по управлению временем, различает «проактивный» и «реактивный» подходы к жизни. Рассмотрим подробнее каждое из определений.

Реактивный подход к жизни – это ее проживание посредством реагирования на внешниеобстоятельства, жизнь по типу «как сложилось»и«как получилось».

Проактивный подход к жизни – выстраивание ее по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства. При таком подходе мы сами формируем свою жизнь и признаем себя ответственными за нее.

17

Для того чтобы определить проактивность произвольного взятого человека, необходимо рассмотреть, чему он посвящает большую часть времени и жизненных сил. Отсюда вытекают два новых понятия тайм-менеджмента: «круг забот» и «круг влияния».

Каждого из нас волнует значительный перечень вопросов и явлений: здоровье, отношения с родными и друзьями, наше будущее, безопасность страны, в которой мы живем, проблема неуставных отношений в армии и т. д. Все это можно отделить от процессов и явлений, не оказывающих на нашу жизнь особого эмоционального или интеллектуального влияния, и поместить все, что нас волнует, в свой персональный «круг забот».

Если проанализировать то, что в нем находится, можно увидеть, что на одни входящие в него явления мы способны влиять, а на другие – нет. То, что поддается личному контролю, помещаем вовторой круг, внутренний (круг влияния) по отношению к внешнему (круг забот). Наглядная представление о круге влияния и круге забот представлено на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1. «Круг влияния» и «круг забот»

Таким образом, на основе формализованного представления о личном контроле человеком окружающей среды дадим наглядное представление о двух подходах относительно личного влияния человека.Степень проактивности зависит от того, на каком из кругов сфокусироваться в большей степени.Проактивные люди отдают приоритет «кругу влияния». Они направляют силы, время и энергию на то, что в их власти изменить, в результате чего расширяют свой «круг влияния» (рисунок 3.2).

18

Рисунок 3.2. «Круг влияния» и «круг забот» при проактивном подходе

Реактивные люди, напротив, сосредоточивают свои усилия на «круге забот» – жалуются на поведение других людей, на обстоятельства, которые не в состоянии изменить, и обвиняют в своих неудачах кого угодно, только не себя. Они постоянно считают себя жертвой, и в их речи регулярно проскальзывают фразы: «Я ничего не могу поделать…», «Я такой, какой есть…», «От меня ничего не зависит…». Такие люди нередко упускают из виду те области, в которых реально могли бы что-то сделать. В результате их «круг влияния»сокращается (рисунок 3.3).

Рисунок 3.3. «Круг влияния» и «круг забот» при реактивном подходе

Фокусируясь на «круге забот», мы позволяем управлять собой тем процессам и явлениям, которые в нем находятся. Только проактивное мышление и поведение способны вызвать позитивные сдвиги, которые позволят расширить наш «круг влияния».

Всегда ли«круг влияния» находитсявнутри «круга забот»? Нет, бывают случаи, когда «круг влияния» человека, занимающего значимуюдолжность и имеющего высокий уровень материальногоблагосостояния или нужные связи, оказывается шире его «круга забот».Отметим, что проактивным людям свойственно ощущать ответственность за множество процессови явлений, происходящих в жизни. Они, как правило, задают себе вопрос: «Что я могу сделать для того,чтобы изменить нежелательную ситуацию?»– и пытаются повлиять на события, находящиеся в «кругезабот», которые для них приоритетны.

Можно ли как-то развить собственную проактивностьдля достижения мечты?

Успешных, счастливых и самореализовавшихся людей объединяет одно – у них обязательно есть четкое понимание своих целей. И главное – готовность активно воплощать свои идеи в жизнь, невзирая на«объективные внешние обстоятельства»

19

3.2. Суть целеполагания

Современный экономический словарь содержит следующее определение: целеполагание – первичная фаза управления, выработки и принятия решений, заключающаяся в постановке генеральной цели и совокупности целей (дерева целей) в соответствии с сущностью и характером решаемых проблем, назначением (миссией) системы, стратегическими установками.Социологический словарь значительно шире рассматривает процесс целеполагания, так целеполагание– смыслообразующее содержание практики, состоящее в формировании цели как субъективно-идеального образа желаемого (целеформирование) и воплощении ее в объективно-реальном результате деятельности (целереализации).

Таким образом, в наиболее общем понимание, целеполагание – это определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего.

Лишь четко поставленная цель позволяет добиваться значительных результатов. Если ее нет, мы не можем составить план действий, поскольку не знаем, чего хотим достичь. Даже если предпринимаются какие-то шаги, непонятно, приводят ли они к успешному результату, поскольку нет четкого определения, что же является таковым. Мы теряемся и разочаровываемся, жизнь начинает казаться неинтересной и пустой, а раз так, то уже нет смысла двигаться вперед.

К сожалению, идея ставить цели не всегда неочевидна для многих наших соотечественников, которые не стремятся управлятьобластями своей жизни.

3.3.Способы целеполагания

Вклассическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART.

Техника SMART чаще всего применяется для краткосрочных и среднесрочных целей (от нескольких недель до 1–1,5 лет). Чем дальше цель по времени и чем менее она очевидна, тем меньше возможность такой жесткой конкретизации. Следовательно, требуется подход к формулированию и способам достижения цели, альтернативный классической SMART-технике. Для этого необходимо рассмотреть те ситуации, в которых чаще всего приходится действовать:

Задачная ситуация – ситуация, когда ясно, что и как нужно сделать. Остается только взять и сделать. Пример: провести маркетинговое исследование.

Проблемная ситуация – ситуация, в которой не вполне ясно, ЧТО нужносделать, и тем более совершенно неясно, как это нужно делать.

При целеполагании необходимо пользоваться инструментами, которые помогают не сбиться с намеченного пути. Один из таких инструментов –

20