8538

∙Нажмите кнопку Office и выберите команду Открыть ( рис. 1.24).

Рис. 1.1. Открытие файла

∙В окне Открытие документа ( рис. 1.25) перейдите к папке, содержащей нужный файл,

и щелкните два раза по значку открываемого файла или выделите этот файл и нажмите кнопку Открыть. При необходимости можно открыть сразу несколько файлов одной папки. Выделите значки требуемых файлов и нажмите кнопку Открыть.

Рис. 1.2. Выбор открываемого файла Для открытия недавно открывавшегося файла можно выбрать его в списке Последние

документы меню Office (см. рис. 1.1). Кроме того, можно воспользоваться списком Недавние документы Главного меню Windows.

Для открытия файла можно также щелкнуть по его значку в окне Проводника

Windows.

Работа со списком последних файлов

Список Последние документы меню Office (см. рис. 1.1) формируется автоматически.

Можно настроить количество файлов, которое в нем отображается.

11

∙Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.

∙ В категории Дополнительно диалогового окна Параметры Word в

разделе Экран ( рис. 1.3) укажите необходимое число в соответствующем счетчике.

Максимально число 50.

Рис. 1.3. Настройка количества документов в списке Последние документы меню Office

Если какие-то файлы приходится открывать очень часто, можно поместить их в постоянную часть списка, чтобы они всегда отображались в списке Последние документы.

∙Нажмите кнопку Office.

∙В списке Последние документы меню Office (см. рис. 1.1) щелкните по рисунку кнопки напротив имени файла.

Рис. 1.4. Добавление файла в постоянную часть списка Последние документы По мере открытия других файлов этот файл будет опускаться в нижнюю часть списка,

но не покинет его.

Для удаления файла из постоянной части списка щелкните по рисунку зеленой кнопки напротив имени файла.

Для быстрого открытия первых девяти файлов из списка Последние документы меню Office можно нажать соответствующую ему цифровую клавишу на клавиатуре. Например, для открытия файла Минкевич (см. рис. 1.24) достаточно нажать цифру 4.

Уровень 1. Сохранение файлов

Для сохранения изменений в существующем файле достаточно нажать кнопку Сохранить панели быстрого доступа.

Для сохранения нового документа в виде файла или существующего документа в виде нового файла (с другим именем и/или в другой папке) выполните следующие действия.

∙Нажмите кнопку Office и выберите команду Сохранить как (см. рис. 1.24).

∙В окне Сохранение документа (см. например, рис. 1.19) перейдите к нужной папке.

∙В поле Имя файла введите (при необходимости) имя файла (расширение имени

12

вводить не следует) и нажмите кнопку Сохранить.

Закрытие файлов

Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна Word 2007.

Для закрытия единственного открытого файла без завершения работы с Word 2007 нажмите кнопку Office и выберите команду Закрыть.

Для закрытия всех открытых фалов и завершения работы с Word нажмите кнопку Office и выберите команду Выход из Word (см. рис. 1.24).

Уровень 2. Работа с файлами других форматов

О файлах Microsoft Office Word 2007

В Microsoft Office 2007 введен новый формат файлов, основанный на языке XML. По умолчанию документы, создаваемые в Word 2007, сохраняются с новым расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса " x " или " m " к привычному расширению. Суффикс " x " указывает на то, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс

" m " - что XML-файл макросы содержит. Таким образом, имена обычных файлов Word 2007

имеют расширение docx, а не doc.

XML-форматы предоставляют целый ряд преимуществ - не только для разработчиков и создаваемых ими продуктов, но также для отдельных пользователей и организаций.

Файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 процентов по сравнению с предыдущими версиями Word.

Формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены по модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся в файле отдельно друг от друга. Это позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента файла (например, диаграммы или таблицы).

Обеспечивается более легкое обнаружение документов, содержащих макросы. Файлы,

которые сохраняются с расширением docx, не могут содержать макросы, написанные на языке

VBA (Visual Basic для приложений) или элементы управления ActiveX, следовательно, в них отсутствует угроза безопасности, связанная с такого рода внедренными кодами. Только файлы,

с расширением docm могут содержать макросы на языке VBA и элементы управления ActiveX,

хранящиеся в обособленных частях файла. Различные расширения имен файлов позволяют легко отличать файлы, содержащие макрос, от файлов, которые его не содержат, и облегчают обнаружение антивирусными программами файлов, содержащих потенциально опасный код.

Кроме того, системные администраторы могут заблокировать документы, содержащие нежелательные макросы или элементы управления, что повышает безопасность открытия документов.

Следует отметить, что файлы новых форматов недоступны для работы в предыдущих версиях Word. Для того чтобы можно было открывать и изменять файлы Word 2007 в более ранних версиях, в них следует загрузить необходимые конвертеры файлов.

Открытие файлов других форматов

Word позволяет открывать файлы разных форматов. По умолчанию в окне Открытие

13

документа (см. рис. 1.25) отображаются только файлы Word. Для открытия файла другого формата щелкните по кнопке, на которой указан тип открываемых файлов ( рис. 1.29) и

выберите необходимый формат или режим Все файлы.

Рис. 1.5. Выбор типа открываемого файла

Таким образом, например, можно открывать файлы формата txt или rtf. При открытии текстовых файлов формата txt может появиться запрос на выбор кодировки при преобразовании файла.

При открытии в Word 2007 документа, созданного в Word 2003, Word 2002 или Word 2000, автоматически включается режим совместимости, а в строке заголовка окна документа отображается надпись Режим ограниченной функциональности. Включение режима совместимости гарантирует, что при работе с документом не будут использоваться новые и расширенные возможности Word 2007 и пользователи более ранних версий Microsoft Word

смогут редактировать любую часть этого документа.

Следует отметить, что в режиме совместимости можно открывать, редактировать и сохранять документы Word 97-2003, но использование новых возможностей Word 2007 будет невозможно.

Сохранение файлов в другом формате

По умолчанию все файлы сохраняются в том же формате, в котором были открыты. Новые документы и файлы Word 2007 сохраняются в формате Документ Word, файлы предыдущих версий сохраняются в формате Документ Word 97 2003, файлы RTF сохраняются

как Текст в формате RTF и т.д.

При сохранении можно изменить формат файла. Для этого в окне Сохранение документа щелкните по кнопке с указанием типа файла и в появившемся меню выберите необходимый тип ( рис. 1.30).

14

Рис. 1.6. Сохранение файла в другом формате

Выбранный формат может не поддерживать какие-то элементы оформления документа,

очем появится соответствующее предупреждение. При сохранении документа в

формате Обычный текст необходимо будет выбрать кодировку для преобразования файла.

Заполнение свойств файла

Свойства документа (метаданные) - это подробные сведения о файле, которые его описывают или определяют. К свойствам документа относятся заголовок, имя автора, тема и ключевые слова, определяющие раздел или содержимое документа. Указав соответствующие значения для полей свойств документа, эти документы можно будет упорядочить и легко находить в дальнейшем. Можно также выполнять поиск документов по их свойствам.

Свойства документа делятся на следующие пять типов.

Стандартные свойства. По умолчанию документы Microsoft Word имеют набор стандартных свойств, таких как автор, название и тема. Для более простой организации и определения документов этим свойствам можно задать пользовательские текстовые значения.

Например, в Microsoft Word с помощью свойства "Ключевые слова" можно присвоить всем файлам со сведениями о продажах ключевое слово клиенты. По этому ключевому слову можно найти все такие файлы.

Автоматически обновляемые свойства. К этим свойствам относятся системные свойства файлов (например, размер файла, дата создания или последнего изменения файла) и

статистические сведения, предоставляемые приложениями Microsoft Office (например,

количество слов или знаков в документе). Задавать или изменять автоматически обновляемые свойства нельзя. Автоматически обновляемые свойства можно использовать для определения или поиска документов. По этим свойствам можно, например, найти все файлы, созданные после 3 августа 2005 года или измененные последний раз вчера.

Пользовательские свойства. Для документов Microsoft Word можно определить дополнительные пользовательские свойства. Пользовательским свойствам можно назначать

15

текстовые, числовые значения или значения даты/времени, а также значения да или нет. Имя пользовательского свойства можно выбрать из предлагаемого списка или определить самостоятельно.

Свойства для организации. Если в организации настроена область сведений о документе, то документы пользователя могут иметь определенные для его организации свойства.

Свойства библиотеки документов. Это свойства, связанные с документами,

хранящимися в библиотеке документов на веб-узле или в общей папке. При создании новой библиотеки документов можно определить одно или несколько ее свойств и задать правила для их значений. При добавлении документа в библиотеку пользователь должен будет указать значения для каждого из этих свойств. Например, при добавлении документа в библиотеку рационализаторских предложений может потребоваться задание таких его свойств как "От", "Дата", "Категория" и "Описание". При открытии документа из библиотеки в Office Word 2007,

можно изменять и обновлять эти свойства, воспользовавшись областью сведений о документе.

При работе с документом его свойства можно просматривать или изменять, используя область сведений о документе, которая отображается над документом.

∙Нажмите кнопку Office, наведите указатель мыши на команду Подготовить и выберите команду Свойства.

∙Введите необходимые свойства документа в соответствующие поля ( рис. 1.7).

Рис. 1.7. Заполнение стандартных свойств документа

∙Для заполнения пользовательских свойств нажмите кнопку Свойства документа в

левом верхнем углу области сведений о документе (см. рис. 1.7) и выберите

команду Дополнительные свойства.

∙ Во вкладках Документ и Прочие диалогового окна Свойства ( рис. 1.8) введите

необходимые свойства.

16

18

19

20