7405

41

11.3 Добавление формулы в коллекцию формул

Набранную формулу можно внести в коллекцию формул, если планируется

ее использовать в дальнейшем.

Последовательность действий:

выделить формулу;

открыть список формул и выбрать пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекции формул. Откроется окно Создание нового стандартного блока;

встроке Имя дать название формуле в коллекции;

встроке Описание задать комментарий, нажать кнопку ОК.

Новая формула появится в коллекции формул.

11.4 Удаление формулы

Удаление формулы, созданной в Редакторе формул, производится в следующем порядке:

выделить формулу;

нажать клавишу [Delete].

12 Слияние

Слияние - это средство текстового процессора MsWord-2010, позволяющее быстро создавать документы на бланках, почтовые наклейки, конверты, т.е.

документы, которые имеют постоянную информацию и изменяющиеся данные.

Таковыми могут быть, например, письма с одинаковым текстом, но предназначенные разным получателям.

Графически принцип слияния представлен на схеме, изображенной на ри-

сунке 9.

Метод слияние документов использует два вида документов: основной документ и источник данных.

Основной документ – документ, содержащий элементы (слова, фразы,

рисунки, графики и др.), имеющие стандартное расположение и повторяющиеся в

42

отдельных экземплярах. Основной документ может иметь вид бланка, почтовой наклейки, конверта, каталога и др.

Источник данных - документ, содержащий данные, которые переносятся в основной документ. При этом создается экземпляр документа. Источник данных может быть в виде текста, электронной таблицы, таблицы базы данных и др.

Рисунок 9

Слияние реализуется в три этапа:

подготовка источника данных;

подготовка основного документа;

слияние в новый документ.

43

Слияния, т. е. соединение основного документа с данными источника данных, осуществляется с использованием на ленте вкладки Рассылки=> группа

Начало слияния.

12.1 Подготовка источника данных

Источники данных могут быть практически любого типа, включая: таблицу

Word, список контактов Ms Outlook, электронную таблицу Excel, базу данных

Ms Access.

Если пользователь не использует ранее созданные источники данных, то их можно создать, используя вкладку Рассылки => группа Начало слияния =>

Выбрать получателей => Ввести новый список. Word поможет шаг за шагом выполнить настройку таблицы Word, содержащей имена, адреса и другие данные.

12.2 Подготовка основного документа

Откройте ранее созданный или создайте новый документ, содержащий базовый текст. Порядок работы:

выбрать вкладку Рассылки => группа Начало слияния => Начать слияние

=> определить тип создаваемого документа;

ввести постоянную часть текста;

нужных местах вставить заголовки полей слияния, которые являются прототипами полей в источнике: выбрать на ленте вкладку Рассылки=>

группа Составление документа и вставка полей => Вставить поле слияния => в раскрывшемся списке выбрать нужное поле.

12. 3 Слияние в новый документ

После создания основного документа и источника данных производится их автоматическое слияние.MS Word предоставляет возможность перед сохранением произвести предварительный просмотр результатов слияния и внести необходимые изменения.

Чтобы просмотреть результаты слияния, воспользуйтесь на вкладке

Рассылки => группа Просмотр результатов => кнопка Просмотреть резуль-

таты (рисунок 10).

44

Рисунок 10

Поле со стрелочками справа от кнопки, позволяет просмотреть результат слияния для разных записей источника данных.

После окончательной проверки документы можно сохранить, отправить на печать или отправить электронным сообщением: вкладка Рассылки => группа За-

вершение => Найти и объединить.

13 Работа с документами

13.1 Проверка орфографии

Ms Word-2010 осуществляет автоматическую проверку правописания при вводе текста, подчеркивая возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а грамматические ошибки – зеленой волнистой линией.

13.1.1 Установка режима автоматической проверки орфографии

Для того, чтобы установить режим автоматической проверки, необходимо выполнить следующие действия:

выбрать на ленте вкладку Файл => Параметры => Правописание;

установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику.

13.1.2 Исправление ошибок

Ms Word-2010 подчеркивает слово не только при его неправильном написании, но и при отсутствии этого слова в словаре Ms Word-2010. В таких в случаях есть два возможных варианта действий: либо добавить новое слово в словарь (нажать кнопку Добавить), либо дать команду Пропустить незнакомое приложению слово.

Исправить ошибки можно следующим способом:

45

подвести указатель мыши к слову, подчеркнутому волнистой линией, и на-

жать правую кнопку мыши;

выбрать правильный вариант написания в появившемся контекстном меню.

13.2 Поиск и замена фрагментов текста

Существует возможность поиска и замены текста, форматирования и специальных символов: символов абзаца, полей, рисунков и т. п. Для описания сложных условий поиска используются подстановочные знаки.

Поиск текста Для того, чтобы отыскать нужное слово, необходимо выполнить следующие

действия:

выбрать на ленте вкладку Главная => группа Редактирование => Найти;

в поле поиска ввести искомое слово.

Замена текста Для того чтобы отыскать слово и заменить его новым, необходимо

выполнить следующие действия:

выбрать на ленте вкладку Главная => группа Редактирование =>

Заменить;

ввести искомый текст в поле Найти; ввести новый текст в поле Заменить на;

нажать кнопку Заменить или Заменить все.

Для удаления найденных фрагментов текста в поле Заменить на поставить символ пробела. Для прерывания поиска нажать клавишу [Esc].

13.3 Печать документа

Перед тем, как выводить документ на печать, желательно просмотреть его на ПК, как он будет выглядеть на бумаге, и только потом приступать к печати документа, вид которого на экране вас устраивает. Ms Word-2010 позволяет про-

смотреть документ в окне печати. Порядок вывода на печать документа следующий:

включить принтер;

выбрать на ленте вкладку Файл => команду Печать;

46

указать в появившемся окне в поле Страницы номера страниц документа,

которые требуется напечатать;

установить необходимые параметры печати (количество копий, режим печати и прочее);

нажать кнопку Печать.

13.4 Работа с несколькими документами одновременно

Достаточно часто при работе возникает необходимость иметь «под рукой» сразу несколько документов (копирование фрагментов одного документа в другой, просмотр отдельных частей разных документов, например, с целью сравнения и анализа материалов и т.п.). Ms Word-2010 позволяет проделать эту работу без многократного повторения операций Закрыть – Открыть документ,

так как позволяет одновременно открыть до девяти документов (количество открытых одновременно документов зависит от памяти ПК).

13.4.1 Вывод на экран нескольких документов

В Ms Word-2010 имеется возможность вывести на экран все открытые документы. Для этого необходимо выбрать на ленте вкладку Вид => группа Окно

=> Упорядочить все. Эта команда помещает каждый документ в своѐ мини – окно (мультидокументальный интерфейс).

Хотя одновременно пользователь может видеть несколько документов,

работать по-прежнему можно только с одним, у которого подсвечена панель заголовка, т.е. активным.

Эта команда имеет смысл только в случае работы с двумя – тремя документами (например, для сравнения текстов). Та же процедура с большим количеством документов делает область просмотра настолько маленькой, что упорядочивание становится практически бесполезным.

13.4.2 Работа с несколькими частями одного документа

В Ms Word-2010 имеется возможность просматривать, на экране две или больше частей одного и того же документа. Это свойство полезно при работе с

47

длинными документами, например, при перемещении графика или рисунка из одного конца документа в другой.

Эту работу с несколькими частями одного документа можно осуществить двумя способами:

1) выбрать на ленте вкладку Вид => группа Окно => Новое окно, что создаст новое окно, содержащее копию активного документа. При этом нужно помнить, что все изменения, которые вносятся в одну из копий, немедленно вносятся и в другие копии;

или

2) разделить экран, используя команду Разделить во вкладке Вид =>

группа Окно, в результате чего экран разделится на два независимых окна, в

каждом из которых будет копия документа.

Снять разделения можно, воспользовавшись командой Снять Разделение

во вкладке Вид => группа Окно.

13.5 Создание оглавления

Создание оглавления начинается с применения встроенных стилей заголовков («Заголовок 1 — 9») к тем заголовкам, которые следует включить в оглавление. Далее следует выбрать вид оглавления, после чего собрать его. Ms Word-2010 найдет все заголовки, оформленные указанными стилями, отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе.

Создание оглавления с использованием встроенных стилей заголовков осуществляется в следующем порядке:

применить встроенные стили заголовков («Заголовок 1 — 9») к абзацам -

заголовкам, которые будут включены в оглавление документа;

установить курсор в то место документа, куда следует вставить оглавление;

выбрать на ленте вкладку Ссылки => группа Оглавление => Оглавление;

выбрать нужный вид оглавления в диалоговом окне;

выбрать количество уровней заголовков, которые должны войти в оглавление в поле Уровни;

48

указать другие требуемые параметры создаваемого оглавления;

нажать кнопку ОК.

Оглавление используют для быстрого перемещения по документу: для перехода к любому заголовку документа достаточно щелкнуть соответствующий ему номер страницы в оглавлении при зажатой клавиши [Сtrl].

49

Содержание

1.Возможности Ms Word -2010……………………………………………………3

2.Работа в среде текстового процессора Ms Word-2010………………………….4

2.1Запуск Ms Word-2010………………………………………………….............4

2.2Экран Ms Word-2010……………………………………………………...........4

2.3Содержание вкладок……………………………………………………………6

3.Управление файлами – документами……………………………………………9

3.1Создание нового документа …………………………………………………..9

3.2Сохранение документа…………………………………………………...........9

3.3Открытие документа………………………………………………………….11

3.4Закрытие документа…………………………………………………………..11

4.Набор и редактирование текста………………………………………………...11

4.1Непечатаемые символы………………………………………………………11

4.2Режим разметки……………………………………………………………….12

4.3Отмена последнего действия………………………………………………....12

4.4Правила набора текста………………………………………………………..13

4.5Расстановка переносов………………………………………………………..14

4.6Перемещение по тексту………………………………………………………14

4.7Способы выделения текста…………………………………………………...14

4.8Редактирование символов в тексте…………………………………………..15

4.9Редактирование текста документа…………………………………………...16

4.9.1Перемещение……………………………………………………….........16

4.9.2Копирование………………………………………………………..........16

4.9.3Удаление…….……………………………………………………………17

4.10Повторное использование фрагментов документа………………………..17

4.10.1Автотекст………………………………………………………...............17

4.10.2Повторение последнего действия………………………………………18

4.11Сноски………………………………………………………………………..18

4.11.1Создание сноски…………………………………………………............19

4.11.2Просмотр и печать сносок…………………………………....................20

4.11.3Удаление сноски………………………………………………................20

5.Форматирование текста…………………………………………………………21

5.1Форматирование символов……………………………………………...........21

5.2Фигурный текст……………………………………………………………….22

5.2.1Создание фигурного текста………………………………………………22

5.2.2Редактирование фигурного текста………………………………………22

5.4Форматирование стилем……………………………………………….........24

5.4.1Создание стилей…………………………………………………………..24

5.4.2Применение стиля…………………………………………………...........24

5.4.3Удаление cтиля……………………………………………………............25

5.4.4Встроенный стиль «Заголовок»………………………………………….25

5.4.5Стили «Названия»………………………………………………………..26

50

5.4.6 Копирование форматирования символов и абзацев……………………27

6.Обрамление фрагментов документа (текста, таблицы, рисунка и про-

чее)……………………………………………………………………………………..27

7.Компоновка страницы…………………………………………………………...28

7.1Форматирование страниц…………………………………………………….28

7.2Разбивка на страницы…………………………………………………...........28

7.4Разметка документа на разделы………………………………………...........29

7.5Колонки………………………………………………………………………..30

8.Таблицы…………………………………………………………………………..31

8.1Создание таблицы…………………………………………………………...31

8.2Форматирование таблицы…………………………………………………..31

8.2.1Изменение размеров строк и столбцов………………………….............32

8.2.2Выделение строк и столбцов…………………………………………….32

8.2.3Добавление строк, столбцов и ячеек в таблицу………………………...33

8.2.4Разделение таблицы………………………………………………………33

8.3.1Удаление ячейки, строк и столбцов, таблицы………………………….34

8.3.2Объединение и разделение ячеек………………………………………..34

8.4Типы данных в таблице, их ввод, редактирование и форматирова-

8.4.1Текстовые данные………………………………………………………...34

8.4.2Числовые данные…………………………………………………………34

8.4.3Формулы…………………………………………………………………..35

8.4.4Сумма чисел строки или столбца………………………………………..35

8.5Сортировка данных в таблице……………………………………………..36

9.Размещение графики и фрагментов документа с помощью надписи………..37

9.1Создание надписи……………………………………………………………37

9.2Выделение надписи………………………………………………………….37

9.3Редактирование надписи…………………………………………………….37

9.4Привязка надписи……………………………………………………………38

10.Графические объекты……………………………………………………………39

11.Вписывание формул в текст документа………………………………………..39

11.2Редактирование и форматирование формулы………………………........40

11.3Добавление формулы в коллекцию формул………………………….......41

11.4Удаление формулы…………………………………………………………41

12.Слияние…………………………………………………………………………..41

12.1Подготовка источника данных…………………………………………….43

12.2Подготовка основного документа…………………………………………43

12.3Слияние в новый документ………………………………………………..43

13.Работа с документами…………………………………………………………...44

13.1Проверка орфографии……………………………………………………...44

13.1.1Установка режима автоматической проверки орфографии………..44

13.1.2Исправление ошибок………………………………………………....44