access теория

лишь графическое представление окна. Установленные же связи останутся в вашей базе данных. Нажмите на кнопку Да, чтобы сохранить представление окна взаимосвязей.

Открыв в следующий раз окно Схема данных, увидите его таким, каким только что сохранили.

Для установления связи между таблицей стипендия и таблицей сессия необходимо:

-Перетащите мышью поле Результат из списка полей стипендия в поле Результат из списка полей сессия. Отпустив клавишу мыши, появится диалоговое окно Связи (рис.7).

Далее действовать аналогичным образом, как и при установлении связи между предыдущими таблицами.

Замечание: Поля связанной таблицы, соответствующие ключевым полям первичной таблицы, могут иметь разные имена. Но они должны содержать совпадающие данные и характеризоваться одинаковым типом данных, а поля данных цифрового типа должны также иметь одинаковый формат.

Исключение составляет случай, когда ключевое поле первичной таблицы по типу данных является счетчиком. Тогда соответствующее поле связанной таблицы может быть тоже счетчиком или характеризоваться цифровым типом данных, причем свойство Размер поля должно быть установлено на Длинное целое.

Работа с запросами

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Запрос определяет группу записей, с которыми необходимо работать. Можно применить запрос для сортировки данных или для просмотра целого подмножества сведений из вашей базы данных. Например, вместо того, чтобы просматривать всю таблицу студент, можно просмотреть сведения только о студентах, получивших оценки хорошо или отлично (рис. 9) или о студентах, получивших также и удовлетворительные оценки (рис. 8).

Запросы лучше готовить вручную, с помощью Конструктора. Для этого необходимо из меню Вставка выбрать команду Запрос, при этом появится диалоговое окно Новый запрос, в котором необходимо выбрать режим Конструктор. Создание запроса в режиме Конструктор откроет специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу (рис. 10, 11). Он состоит из двух областей. В верхней отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы.

11

С помощью команды Добавить таблицу из меню Запрос откроется диалоговое окно Добавление таблицы. Выбрав необходимые таблицы, в верхней области (рис. 10) откроются те таблицы, к которым обращен запрос. Между этими таблицами необходимо установить нужные связи для правильного запуска запроса. Затем из них переместите мышью те поля, которые должны войти в результирующую таблицу. При этом автоматически заполняются столбцы в нижней части бланка. Сформировав структуру запроса, его закрывают, дают ему имя и в дальнейшем запускают двойным щелчком на значке в окне База данных.

Внижней части бланка имеется специальная строка Сортировка. При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию.

Внижней части бланка имеется специальная строка Условие отбора. Для каждого поля в этой строке можно задать индивидуальное условие, например, на рис. 10 введено условие 0 в столбце Процент, на рис. 11 введено условие >0.

Рис. 3

Рис. 4

12

Рис. 5

Рис. 6

13

Рис. 7

Рис. 8

Рис. 9

14

Рис. 10

15

Рис. 11

Другие виды запросов

Мы рассмотрели запросы на выборку. Это самые простые и, в то же время, наиболее распространенные виды запросов. Однако существуют и другие виды запросов. К ним относятся, прежде всего:

-перекрестный запрос (создается при использовании Мастера запро-

сов), позволяющий создавать результирующие таблицы на основе результатов расчетов, полученных при анализе группы таблиц. Например, данный запрос может автоматически произвести группировку и подсчет сумм и представит данные в удобном формате (рис. 12);

-повторяющиеся записи (рис. 13);

-записи без подчиненных (рис. 14).

Рис. 12

16

Рис. 13

Рис. 14

Работа с формами

С одной стороны, формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. С другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм. Также возможен и комбинированный подход – это вопрос творчества.

Рис. 15

17

Существует три вида автоформ (рис.15): в столбец, ленточная и табличная. Автоформа в столбец (рис. 16) отображает все поля одной записи – она удобна для ввода и редактирования данных. Ленточная автоформа (рис. 17) отображает одновременно группу записей – ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная – похожа на таблицу, на которой она основана.

Форма, которая основана на одном объекте, называется простой формой. Форма, основанная на полях из нескольких связанных таблиц, называется сложной и представляет собой композицию из нескольких форм.

Рис. 16

Рис. 17

Структура формы

Форма имеет три основных раздела: область заголовка, область данных и область примечания. Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши – это позволяет изменять размеры разделов так, как требуется. Элементы управления, которыми может пользоваться разработчик, представлены на Панели элементов. Ее можно открыть из меню Вид коман-

18

дой Панель элементов только в режиме Конструктора. Выбор элемента управления выполняется одним щелчком на его значке в Панели элементов, после чего следующим щелчком в поле формы вставляется место, куда он должен быть поставлен. Вместе с элементом в поле формы вставляется его присоединенная надпись. Редактированием свойства элемента управления можно дать элементу управления более содержательную подпись через контекстное меню.

Представление в форме связанных данных

У вас может возникнуть необходимость работать с формой, которая содержит информацию сразу из двух таблиц или из таблицы и запроса. В этом случае необходимо создать форму с подчиненной формой, которая представляет собой форму внутри другой формы. В большинстве случаев подчиненная форма связана с основной. Например, основная форма студент (рис. 19) базы данных sess.mdb, создается с помощью панели Формы, кнопки Создать и выбора Мастера форм (смотри пункт создание форм с помощью мастера). Форма, которая должна быть подчиненной, может иметь вид таблицы. При этом, форма создается с помощью панели Форма, кнопки Создать и выбора пункта Автоформа: табличная в появившемся окне. И в этом же окне выбрать нужную таблицу, в данном примере, таблицу сессия, а затем присвоить название данной форме подч1.

Теперь у нас созданы две формы. Далее необходимо войти в основную форму студент двойным щелчком и в режиме Конструктор, кнопки на панели элементов Подчиненная форма добавить подчиненную форму подч1 к основной форме студент.

Создание подчиненной формы

Выбрав кнопку Подчиненная форма, необходимо подвести мышь в область примечания и вы увидите, что ней появится крестик. Затем движением мыши установите границы внедренной области, состоящей из двух частей. В первой части необходимо изменить название подчиненной формы. Во второй – нажать правую кнопку и в появившемся динамическом меню выбрать пункт

Свойства, появится окно Подчиненная форма / отчет. В данном окне вы-

брать панель Все, ввести имя Подчиненной формы и выбрать Объектисточник, в данном примере, объект-источник – подч1 (рис. 18). Затем нажать кнопку закрыть и данную область растянуть, чтобы все данные таблицы были видны. Затем сохранить полученную составную форму, которая уже состоит из двух форм: основной (в примере – студент) и подчиненной (в примере – сессия) и закрыть, т.е. вернетесь в окно Базы данных.

В итоге составная форма сост_подч представлена на рис. 19.

19

Рис. 18

Рис. 19

Создание форм с помощью мастера Мастер форм – специальное программное средство, создающее структу-

ру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастер форм можно запустить из окна База данных, щелкнув на панель Формы, а затем на кнопку Создать и в появившемся окне Новая форма выбрать (рис. 15) пункт Мастер формы. Далее необходимо выполнить следующее:

-на первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы или запросы, которые войдут в будущую форму;

-на втором этапе - необходимые поля таблицы или запроса;

-на третьем этапе - внешний вид формы;

20