УМК Информационные технологии в экономике

Поле FILLIN помещается в то место формы, где предполагается разместить данные, вводимые по запросу. Если введенные данные необходимо разместить в нескольких местах документа, следует использовать поле ASK. Поле ASK предназначено для ввода данных и присваивает закладку введенным данным, однако его значение на экране не отображается. При этом закладку можно использовать в нескольких местах формы и вводить ее в другие поля. Для вставки текста, помеченного указанной закладкой, используется поле REF.

Поля ASK и FILLIN имеют следующий формат:

{ASK Закладка «Приглашение» [Ключи ]} {FILLIN («Приглашение») [Ключи ]}

Для обоих полей параметр «Приглашение» это текст, который выводится в диалоговом окне, например «Введите имя клиента». Приглашение выводится при каждом обновлении этих полей.

Введенные данные остаются присвоенными закладке, указанной в поле ASK, до тех пор, пока не будут введены новые.

Примеры использования полей FILLIN и ASK:

{FILLIN «Введите имя клиента:»} {ASK Клиент «Введите имя клиента:»}

Поле REF имеет следующий формат:

102

{[REF] Закладка [Ключи]}.

Оно предназначено для вставки текста, помеченного указанной закладкой. Закладка должна быть определена в активном документе.

Кроме того, можно использовать краткую форму поля REF, представляющую собой просто имя закладки.

Пример использования поля REF совместно с полем ASK:

{ASK Цена «Введите цену»} {REF Цена}

Более подробные сведения об использовании описанных полей можно получить в справочной системе Word.

Создание формы с использованием полей Ask, Ref и Fillin

Ниже приведена пошаговая процедура создания формы с использованием

полей ASK и FILLIN.

1.Создайте новый шаблон формы, как это было описано в предыдущих разделах. Поместите курсор в то место документа, куда следует вставить первое поле.

2.Выберите меню Вставка команду Поле. Откроется диалоговое окно Поле

(рис. 39).

Рис. 43. Диалоговое окно Поле

3. Из списка Категории выберите пункт Слияние. В списке Поля выберите

для полей Fillin в поле ввода Код поля введите текст приглашения.

для полей ASK в поле Код поля введите имя закладки, которой следует присвоить введенное пользователем значение, а затем текст приглашения.

4. Разместите в документе одно или несколько полей REF, ссылающихся на указанную закладку.

5. Для добавления ключей к коду поля нажмите кнопку Параметры. 6. Нажмите кнопку ОК.

7.Повторите шаги 3 7 для вставки всех требуемых полей.

8.Сохраните шаблон формы.

Например, для заполнения поля формы Начальник отдела кадров будем использовать поле Fillin. Для выбора поля Fillin проделаем выше изложенные действия. При выборе поля вводим приглашение и нажимаем OK. Код вводимого приглашения будет выглядеть так

{FILLIN "Введите фамилию начальника отдела кадров"}.

103

После этого вводим ответ на введенное приглашение.

Защита электронной формы

Защита электронной формы это последний этап ее разработки. Защита формы делает доступными команды перемещения между полями, а также отключает все команды, с помощью которых могут быть изменены постоянные части формы.

Наиболее простым способом установить или снять защиту является

использование кнопки Защита формы на панели инструментов Формы. Если кнопка нажата, форма защищена, в противном случае защита снята.

Более широкие возможности для защиты формы предоставляет использование команд меню. В этом случае:

1.Выберите команду Защитить документ меню Сервис. В области задач появится сервис защиты.

2.Далее отметьте раздел Ограничения на редактирование и выберите из раскрывающегося списка команду Ввод данных в поля форм.

3.Затем в разделе Включить защиту нажмите кнопку .

4.В окне если необходимо введите пароль и нажмите ОК.

С этого момента доступ к редактированию формы будет иметь только узкий круг лиц, знающих пароль.

Чтобы снять защиту документа, который защищен паролем: выберите команду Снять защиту меню Сервис или нажмите кнопку Защита формы на панели инструментов Формы. В результате появится диалоговое окно Снятие защиты. Введите пароль и нажмите кнопку ОК. Если пароль верный, то защита будет снята. В противном случае будет выведено сообщение об ошибке, а документ останется защищенным.

Сохранение электронной формы

Электронная форма создается и сохраняется в виде шаблона (при сохранении следует в разделе Тип файла выбрать Шаблон документа (*.dot)). Поэтому по умолчанию он сохраняется в папке

Documents_and_Settings\Пользователь\Application_Data\Microsoft\Шаблоны, где

хранятся остальные шаблоны Word. Иногда для хранения шаблонов требуется использовать другую папку.

Заполнение и сохранение документа

Работа с электронной формой заключается в создании нового документа на основе шаблона формы. При этом сам, естественно, шаблон не изменяется и может быть использован впоследствии для создания аналогичных документов.

Чтобы открыть и заполнить форму:

1. Выберите команду Создать меню Файл. Выберете шаблон вашей формы. В разделе Создать выберите переключатель Документ. Нажмите кнопку

ОК.

2.На экране появится пустая форма, курсор при этом будет находиться в

еепервом поле. Заполните все необходимые поля формы, используя при этом

По окончании работы заполненную форму необходимо сохранить.

Печать формы

В зависимости от стоящей задачи форму можно напечатать одним из трех способов: напечатать только неизменяемые элементы, получив тем самым бланк формы; целиком, включая неизменяемые элементы и введенные данные; напечатать только данные в полях формы.

Для печати формы целиком используются обычные команды печати:

1.Заполните форму или откройте уже заполненную форму.

2.Выберите команду Печать меню Файл.

3.Установите параметры печати и нажмите кнопку ОК.

Понятие серийных документов

В деловой практике часто требуется создать серию однотипных документов, отличающихся, например, только адресом, фамилией клиента и т.д. В этих случаях можно использовать технологию слияния документов. Характерной особенностью рассматриваемой технологии является то, что шаблон документа и его данные храниться отдельно. Шаблон документа хранится в виде документа Word (точнее шаблона). Данные для документа можно хранить в виде таблицы Word, в виде списка Excel или в базе данных Access. В процессе слияния осуществляется их объединение.

Создание серийных документов по технологии слияния состоит из трех этапов:

создания источника данных;

создания основного документа;

объединения основного документа и источника данных.

Документ–источник представляет собой последовательность записей данных, каждая из которых состоит из полей данных. В полях данных содержится информация, которая заносится в основной документ. Каждое поле данных имеет свое имя, уникальное для данного источника. Все записи имеют одинаковый формат, т.е. состоят из одних и тех же полей данных. Чаще всего документ источник организован по типу таблицы. Столбцы являются полями данных источника, строки записями данных. Первая строка таблицы содержит названия полей данных. Word позволяет создавать

105

источники данных своими средствами, но можно для этого воспользоваться уже готовыми списками, созданными в Excel или Access, и даже адресной книгой Outlook.

Основной документ Word представляет собой форму, где вместо фамилии, например, вставлено поле слияния поле Word, связывающее основной документ и источник данных.

При формировании составного документа сведения из записей заносятся в поля слияния основного документа. Для формирования одного составного документа используются данные из одной строки таблицы. Поля слияния, которые вставляются в основной документ, имеют такие же имена, что и поля данных источника. При объединении документов в поле слияния заносится значение соответствующего поля данных.

Создание основного документа для слияния

Для создания и работы с основным документом слияния используется мастер Слияние, предназначенный для выполнения основных действий при слиянии документов. Чтобы открыть мастер Слияние, выберите меню Сервис

команду Письма и рассылки пункт Слияние…

Область задач Слияние используется для создания документов на бланке, почтовых наклеек, конвертов, каталогов и при массовой рассылке сообщений по факсу или по электронной почте. Чтобы завершить основной процесс, необходимо выполнить следующие действия:

открыть или создать основной документ;

открыть или создать источник данных, в котором содержатся сведения

окаждом получателе;

в основном документе добавить или настроить поля слияния;

для создания нового составного документа поместить сведения из источника данных в основной документ.

Создание и печать документов на бланке

Область задач Слияние используется для создания документов на бланке. Для этого необходимо выполнить:

1. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем команду

Слияние.

2.В группе Выбор типа документа выберите параметр Письма. Активный документ станет основным документом.

3.Выберите ссылку Открытие документа. Выбор основного документа

(рис. 40).

4.Щелкните ссылку Выбор получателей. На этом этапе происходит нахождение или создание источника данных и выбор получателей. Для подключения к списку другого типа в группе Выбор получателей необходимо выбрать параметр Использование списка, ссылка Обзор. Для подключения к списку контактов Microsoft Outlook в группе Выбор получателей необходимо выбрать параметр Контакты Outlook, ссылка Выбор папки контактов. Для создания

простого нового списка адресов в группе Выбрать получателей необходимо

параметр Создание списка, ссылка Создать.

106

Рис. 44. Область задач Выбор документа

5. В диалоговом окне Получатели слияния выберите нужных получателей.

Рис. 45. Область задач Выбор получателей

Для использования флажков для выбора получателей установите флажки рядом с получателями, которых требуется включить в список, и снимите флажки рядом с получателями, которых требуется исключить. Если при слиянии требуется использовать большинство элементов списка, нажмите кнопку Выделить все, а затем снимите нужные флажки. Точно так же, если при слиянии требуется использовать незначительное число записей, нажмите кнопку Очистить все, а затем выберите нужные записи.

6. Щелкните ссылку Создание письма. Это завершение этапа слияния, на котором в документ вставляют поля для слияния. Для этого необходимо щелкнуть в основном документе в место вставки поля и добавить любой из следующих элементов: блок адресов с именем, почтовым адресом и прочими сведениями, строка приветствия, прочие поля данных, почтовая марка и почтовый штрих-код.

Рссмотрим этапы добавления элементов прочие поля данных. Для этого:щелкните ссылку Другие элементы. Для выбора полей адреса, которые будут автоматически сопоставляться соответствующим полям в источнике данных, даже если их имена не совпадают, выберите параметр Поля адреса.

107

Чтобы выбрать поля, которые всегда содержат данные непосредственно из столбцов в базе данных, выберите параметр Поля базы данных.

в списке Поля выберите нужное поле.

нажмите кнопку Вставить, а затем кнопку Закрыть.

Рис. 46. Вставка полей для слияния

7.Щелкните ссылку Просмотр писем. Для просмотра элементов по порядку пользуйтесь кнопками со стрелками или .

8.Щелкните ссылку Завершение слияния.

Рассмотрим пример создания документа на бланке. Первоначально создаём основной документ:

После создания основного документа можно создать источник данных с необходимыми полями, например, «отдел»; «ФИО»; «должность»;

«дата_нач_отпуска»; «дата_конца_отп»; «продолж_отп» и т.д.

Записка о предоставлении очередного отпуска

разрешение на отпуск (заполняется отделом кадров)

Ф.И.О.

Затем мы сохраняем источник данных и производим его заполнение. С помощью панели инструментов Слияние производим вставку полей слияния в основной документ.

108

Записка о предоставлении очередного отпуска

разрешение на отпуск (заполняется отделом кадров)

Ф.И.О.

После завершения слияния документ Word (Формы), включающий столько страниц, сколько было отобрано записей из источника данных.

Часть 2 Технология решения информационно-поисковых задач и формирование

отчетов в среде табличного процессора Excel

Порядок работы

3.В среде Microsoft Excel создать представленный список данных, согласно варианту задания, содержащий не менее 15 записей, и произвести поиск данных с помощью средств автофильтр и расширенный фильтр.

4.На основании введенных данных по предлагаемому макету получить сводную таблицу.

Указания

Понятие списка

Список набор строк электронных таблиц, содержащих связанные данные. Список можно представлять в виде базы данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.

Первая строка списка будет содержать заголовки столбцов, которые называются именами полей. Рекомендуется использовать только уникальные заголовки. Располагайте все столбцы рядом друг с другом. Используйте отдельный столбец для каждого поля или элемента информации.

После ввода всех заголовков настройте их ширину, вид шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования. Это позволит строке заголовка выделяться на общем фоне.

Затем ввести данные в список.

Поиск данных с помощью средства Автофильтр

С помощью специальных средств можно значительно облегчить процесс поиска информации.

109

Для поиска информации средствами Автофильтр выберите команду

Фильтр пункт Автофильтр меню Данные.

После этого вверху каждого столбца базы данных появятся кнопки раскрытия списка. Щелкните на кнопке того столбца, в котором будет осуществляться поиск. Появится раскрывающийся список:

Все. Отображает весь список неотфильтрованных записей.

Первые 10. Отображает 10 наиболее часто повторяющихся объектов

поля.

Условие. Позволяет фильтровать список по нескольким условиям.

Точные значения. Отображает полный список всех уникальных

элементов определенного поля. Выберите один элемент, и в исходной базе данных будет только одна запись (если нет повтора), содержащая этот элемент.

Пустые. Отображает только записи с пустыми ячейками в данном

столбце.

Непустые. Отображает только записи с непустыми ячейками в данном

столбце.

Выбор одного из пунктов раскрывающегося списка автофильтра приведет к отображению в базе данных отдельных элементов. Другие строки при этом будут скрыты. Для дальнейшего отбора определенных элементов щелкните на кнопке другого столбца и отфильтруйте его. После выполнения операций поиска в базе данных использованные кнопки автофильтра выделяются другим цветом. Это позволяет быстро определить, какие столбцы были задействованы в поиске.

Просмотр всей базы данных после поиска

После использования автофильтра на экране остаются только те записи базы данных, которые удовлетворяют условиям поиска. Остальная часть базы убирается с экрана. Для быстрого возвращения ее на экран выберите команду Фильтр пункт Отобразить все меню Данные. На экране появятся все записи базы данных, причем кнопки автофильтра не исчезнут, что позволит снова выполнить операцию поиска.

Рассмотрим пример применения Автофильтра. Первоначальный список содержит данные, представленные в табл. 13.

С помощью Автофильтра произведем отбор тех данных, у которых Дата нач. отпуска равна 15.07.2002. В результате мы получим список содержащий

110

данные, представленные в табл. 14.

Поиск данных с помощью средства Расширенный фильтр

Использование расширенной фильтрации данных позволяет добиться максимальной точности при поиске информации. Тем не менее, прежде чем использовать метод расширенной фильтрации, необходимо провести некоторую подготовительную работу.

1.Отобразите на экране базу данных.

2.Вставьте как минимум одну пустую строку внизу базы данных. Область ниже пустой строки будет диапазоном условий поиска. Диапазон условий поиска (диапазон критериев) должен располагаться на том же рабочем листе, что и база данных, хотя и в любом месте этого листа.

3.Скопируйте имена полей, по которым будет производиться поиск, в первую пустую строку диапазона критериев.

4.Введите условие поиска данных.

5.Если необходимо осуществлять поиск одновременно по другим полям, то введите соответствующие условия поиска. При размещении их в одной строке результатом поиска будут записи, удовлетворяющие всем описанным условиям. Для установки критериев можно использовать операторы больше

(>)и меньше (<). Это позволит найти записи, содержащие данные больше или меньше определенного значения.

Результаты поиска можно отобразить как в исходной базе данных, так на новом рабочем листе. Для размещения результатов поиска в исходной базе данных выполните следующие действия:

1.Щелкните в любом месте основной базы данных (но не в диапазоне критериев).

2.Выберите команду Фильтр пункт Расширенный фильтр меню Данные. На

экране появится диалоговое окно Расширенный фильтр (рис. 43).

Рис. 47. Диалоговое окно Расширенный фильтр

3. Установите переключатель Фильтровать список на месте или Скопировать

результат в другое место. Диапазон базы данных автоматически появится в поле