ОИТ РГЗ 2013

31

Рис. 18. Схема данных базы Товары

Рассмотрим различные создание различных запросов.

Простой запрос. Построим таблицу по продаже товара. Выполним это задание в режиме Конструктор. Нас интересует, какой товар, по какой цене и в каком количестве кому и когда был продан в нашем примере. Окно запроса представлено на рис. 19.

Рассмотрим пример создания запроса с параметрами.

Найдем поставки тетрадей. Создадим простой запрос в режиме Конструктор. После отбора таблиц и полей в том же режиме в строке Условие отбора в поле, где необходимо произвести отбор, надо указать критерии отбора. Например из таблицы ПоставкаТовара выберем условием отбора

Код товара.

Этот критерий запишем в квадратных скобках в виде формулы:

[введите:Код товара].

Рис. 19. Окно создания запроса в режиме Конструктор

Проверим запрос или запустим его. Появится окно (рис. 20). В этом окне укажем Код товара (цифрами), например 1. Увидим на экране все записи с данными по тетрадям.

32

Рис. 20. Запрос с параметрами

Найдем продажи ТОО Мир по цене более 5 руб. Создадим простой за-

прос в режиме Конструктор и в строке Условие отбора в столбце, где необхо-

димо произвести отбор, указываются критерии отбора. В поле Клиент 3 (в таблице клиент ТОО Мир), а в поле ЦенаТовараПродажа >=5.

Запрос в режиме Конструктор представлен на рис. 21.

Рис. 21. Пример запроса

Рассмотрим примеры создания итоговых запросов.

Создадим запрос, который произведет расчет стоимости товаров поставки. Для запроса источником данных служит таблица ПоставкаТовара,

для запроса отбираются поля КодТовара, КоличТовараПоставки, ЦенаПостав-

ки и создается новое поле Затраты по формуле:

Затраты: Sum([КоличТовараПоставки]*[ЦенаПоставки]).

B строке Групповая операция в поле КоличТовараПоставки установить Sum, а в поле Затраты – Выражение.

На рис. 22 представлен запрос в режиме Конструктор и результат его выполнения.

33

Рис. 22. Окно запроса Запрос2Поставки

Создадим запрос, который произведет расчет стоимости продажи товаров. Источником данных служит таблица Продажа, для запроса отби-

раются поля КодТовара, КоличПродажиТовара, ЦенаПродажиТовара и созда-

ется новое поле Сумма по формуле:

Сумма: Sum([Продажа]![КоличТовара]*[Продажа]![ЦенаТовараПродажи])

В строке Групповая операция в поле КоличПродажиТовара установить

Sum, а в поле Сумма – Выражение.

На рис. 23 представлен запрос в режиме Конструктор и результат его выполнения.

Рассмотрим создание перекрестного запроса в режиме Конструктор. Соберем информацию по количеству поступившего товара от каждо-

го поставщика. Источником данных служат таблицы Товар, ПоставкаТова-

ра и Поставщик. Для запроса отбираются три поля: Товар, КоличТовараПо-

ставки, Поставка. На панели инструментов нажмем кнопку (Тип запроса). B нижней части запроса появились разделы Групповая операция и

Перекрестная таблица.

B разделе Групповая операция выберем функцию Sum напротив поля

КоличТовараПоставки. B остальных полях оставим значение Группировка.

Чтобы значения поля Товар появились в заголовке строк, в разделе Перекрестная таблица выберем пункт Заголовки строк. А чтобы значение поля Поставщик появилось в таблице выберем пункт Заголовки столбцов. Для

поля КоличТовараПоставки выберем параметр Значение.

На рис. 24 представлен запрос в режиме Конструктор и результат его выполнения.

34

Рис. 23. Окно запроса Запрос3Продажа

Рис. 24. Пример создания перекрестного запроса

Соберем информацию по количеству товара, проданного каждому покупателю. Источником данных служат таблицы Товар, Продажа и Клиент. Для запроса отбираются три поля: Товар, КоличПродажи, Клиент. Группируем поля. Для поля КоличТовара выбираем операцию Sum, т.е. производим суммирование.

B строке Перекрестная таблица для поля Товар устанавливаем значение Заголовки строк, a для поля Клиент значение заголовки столбцов. B этой же строке для поля КоличТовара выбираем Значение. Проверяем и сохраняем запрос.

На рис. 25 представлен запрос в режиме Конструктор и результат его выполнения.

35

Рис. 25. Пример создания перекрестного запроса

Далее рассмотрим порядок создания форм с помощью Мастера.

B главном окне базы данных, выберем объект Формы и нажмем кнопку Создать. Появится окно Новая форма. B качестве источника данных в окне надо выбрать сохраненный ранее запрос Запрос2Поставки.

В следующем окне выберем таблицу ПоставкаТовара и перенесем в форму все поля. Далее выберем внешний вид формы, стиль оформления и зададим имя формы ПоставкаТовара. Вид формы в режиме таблице представлен на рис. 26.

Рис. 26. Окно формы ПоставкаТовара первая запись

Создадим форму Товар в режиме Конструктор. Выберем таблицу Товар для отбора полей. B режиме Конструктор добавим заголовок и примечание, увеличьте размер шрифта для ввода данных и вставим рисунок

(рис. 27).

36

Рис. 27. Создание формы в режиме Конструктор

Рассмотрим создание некоторых отчетов в нашей базе данных. Отчет o поставке товара можно представить в двух вариантах на основании одного и того же запроса.

Макет 1: отчет o поставке товара показан в виде таблицы.

Рис. 28. Макет отчета в виде таблицы

Макет 2: отчет o поставке товара по группам c подсчетом сум-

марного значения количества товара и суммы, затраченной на его поставку.

На основании данных макетов начинаем создание отчетов:

1. Создаем запрос o поставке товара c именем ЗапросОтчетПоставки для того, чтобы все необходимые поля были собраны в одном месте. B данном отчете предпочтение отдается таблицам и запросам c первона-

чальным вводом данных: таблицы Товар, Поставщик, МенеджерПоставки и

ПоставкаТовара. В запрос отбираем поля, представленные в табл. 10

37

В окне основной базы данных выбираем Отчет и нажимаем кнопку Создать. Отчет строится c помощью Мастера c выбором в качестве источника данных созданного запроса ЗапросОтчетПоставки. На втором шаге работы мастера отбираем нужные поля.

Для выполнения отчета по первому макету (рис. 28) на втором и третьем шагах отбор производить не нужно, так как данные должны располагаться в таблице. В этих шагах согласитесь c предложениями Мастера и нажмите кнопку Далее. На четвертом шаге можно упорядочить данные по какому-либо полю. Допускается сортировка до четырех полей, где каждая следующая сортировка производится внутри предыдущей установки. На следующем, пятом, шаге выбирается вид макета и расположение страницы. На седьмом шаге выберите стиль оформления. На по-

38

следнем шаге отчету дается название ОтчетПоставкиТовара, которое перейдет в его первую строку. Предварительное построение отчета выполнено. Доработка отчета производится в режиме Конструктор. B первую очередь надо исправить заголовок и ввести сопроводительный текст, в разделе Примечание введите подпись ответственного лица, выберите параметры текста. Поле Сумма можно выделить, используя заливку фона. После всех внесенных изменений просмотрите отчет.

Для выполнения отчета по второму макету (см. рис. 29) служит запрос ЗапросОтчетПоставки. На втором шаге его выполнения в окне Выберите вид представления данных выделите пункт Товар. Образец макета поменяет вид в правой части диалогового окна. На третьем шаге отбор производить не следует. На четвертом шаге нажмите кнопку Итоги. B раскрывшемся окне напротив полей КоличТовараПоставки и Сумма поставьте галочку в полях операции Sum. Кнопка OK возвращает окно сортировки. Дальнейшие шаги аналогичны шагам выполнения предыдущего макета. Отчет назовем Отчет2Поставка. Доработка отчета проводится в режиме

Конструктор.

Рассмотрим пример создания отчета одной записи.

Например, создадим приходную накладную, которую можно представить в виде макета (рис. 30).

Рис. 30. Макет приходной накладной

Для данного отчета основанием может также служить запрос ЗапросОтчетПоставки. Особенность данного отчета состоит в том, что он создается в режиме Конструктор. B зону заголовка выносятся необходимые по-

ля КодПоставки, Товар, Поставщик, КоличТовараПоставки, ЦенаПоставки, Сумма и Менеджер.

39

Контрольные вопросы

1.Как запустить программу Access? Назовите основные элементы окна программы.

2.Что такое структура базы данных? Назовите ее основные элемен-

ты.

3.Какие существуют основные инструменты работы в среде Access?

4.Какие этапы подготовки данных существуют для создания реляционной базы данных?

5.Что такое Таблица? Назовите режимы создания Таблиц.

6.Какова структура таблиц баз данных? Что такое ключ Таблицы?

7.Объясните механизм поиска и замены данных в таблице.

8.Как осуществить сортировку данных.

9.Что такое Мастер подстановки? Как организовать подстановку дан-

ных в Таблицах?

10.Что такое схема данных? Как связать Таблицы в среде Access?

11.Что такое Форма? Объясните понятие Подчиненная форма.

12.Как создать Форму в среде Access?

13.Что такое Запрос? Какие существуют операции запросов?

14.Какие существуют режимы создания Запросов?

15.Что такое Запрос с параметрами?

16.Как создать Итоговый запрос?

17.Как выполнить вычисление в запросах?

18.Что такое Отчет?

19.Как создать Отчет в среде Access?

20.Какие режимы создания Отчетов существуют в среде Access?

40

ЗАДАНИЯ Вариант 1

ПОСТАВЩИК

ПОСТАВКИ