МУ ИСЭ ЭК 2013

122

Рис. 56. Результат использования Мастера подстановки

После данной замены в режиме таблицы вместо записи кода будет стоять поле со списком, выбор данных из которого приведет к более понятному виду.

По результатам проектирования базы данных в электронной базе данных Товары будут созданы таблицы Товар, Поставщик,

МенеджерПоставки, ПоставкаТовара, Клиент, МенеджерПродажи, Продажа.

Всего семь таблиц. Не забудьте проверить связанные поля. Они должны быть одинакового типа (кроме поля Счетчик), одинакового размера и иметь отметки в индексированном поле в разделе Свойство поля.

Для дальнейшей работы необходимо установить связи. Для этого выберем режим Схема данных. После установки всех связей вид окна должен получиться примерно таким, как на рис. 57.

Рис. 57. Схема данных базы Товары

123

Задания

Вариант 1

В среде Microsoft Access разработать базу данных для отдела кадров предприятия по учету сотрудников (обязательные поля ФИО,

Подразделение, Должность, Стаж работы, Оклад). Количество сотрудников

не менее 15 человек.

Вариант 2

В среде Microsoft Access разработать базу данных для отдела кадров предприятия по учету сотрудников (обязательные поля ФИО,

Подразделение, Должность, Условия труда, Оклад, Дата принятия на работу).

Количество сотрудников не менее 15 человек.

Вариант 3

В среде Microsoft Access разработать базу данных для отдела кадров предприятия по учету сотрудников (обязательные поля ФИО,

Подразделение, Дата начала отпуска, Количество дней отпуска, Дата окончания

отпуска, Сумма отпускных). Количество сотрудников не менее 15 человек.

Вариант 4

В среде Microsoft Access разработать базу данных для бухгалтерии предприятия по учету сотрудников (обязательные поля ФИО,

Подразделение, Семейное положение, Количество детей, Оклад, Сумма льгот,

Итоговые начисления). Количество сотрудников не менее 15 человек.

Вариант 5

В среде Microsoft Access разработать базу данных для планового отдела предприятия по учету поставок (обязательные поля Наименование

товара, Фирма изготовитель, Дата изготовления, Цена поставки, Количество,

Сумма поставки). Количество видов товаров не менее 15 шт.

Вариант 6

В среде Microsoft Access разработать базу данных для планового отдела предприятия по учету продаж (обязательные поля Наименование

товара, Дата изготовления, Цена продажи, Процент льгот, Количество, Сумма

продажи). Количество видов товаров не менее 15 шт.

Вариант 7

В среде Microsoft Access разработать базу данных для планового отдела предприятия по выпуску продукции (обязательные поля

Наименование изделия, Трудоемкость единицы изделия, План выпуска, Факт

124

выпуска, Профессии, Фонд рабочего времени). Количество видов изделий не

менее 15 шт.

Вариант 8

В среде Microsoft Access разработать базу данных для планового отдела предприятия по учету расхода материалов (обязательные поля

Наименование детали, Материал, Цена материала, Норма расхода, Объем

выпуска). Количество видов материалов не менее 15 шт.

Вариант 9

В среде Microsoft Access разработать базу данных для планового отдела предприятия по учету себестоимости изделий (обязательные

поля Наименование изделия, Цех, Плановая себестоимость изделия в цехе, Фактическая себестоимость изделия в цехе, План выпуска, Факт выпуска).

Количество видов изделий не менее 15 шт.

Вариант 10

В среде Microsoft Access разработать базу данных для планового отдела предприятия по учету поставок материалов (обязательные поля

Наименование поставщика, Наименование материала, Дата поставки, План поставки, Факт поставки, Процент поставки, Цена материала). Количество

видов материалов не менее 15 шт.

125

Лабораторная работа № 9.

Основные приемы работы с формами и запросами

Цель работы: изучение технологии и приобретение практических навыков работы с объектами базы данных.

Содержание

1.Создание формы с помощью Мастера и Конструктора.

2.Создание запроса на выборку, запроса с параметром.

3.Итоговый запрос. Вычисления в запросах.

Выполняется вариант задания.

Указания

Формы Microsoft Access

Форма это объект Access, который удобен для обработки информации. Через формы можно загружать данные в таблицы, просматривать и корректировать их. Источником данных для создания форм являются таблицы или запросы. Форму можно создать c помощью мастера или конструктора.

Создание формы при помощи мастера форм

На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Мастер форм. Следуйте инструкциям на страницах мастера форм.

Для добавления в форму полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Повторите действия для выбора другой таблицы или запроса и щелкните все дополнительные поля, которые требуется включить в форму. Чтобы продолжить, нажмите кнопку Далее или Готово.

На последней странице мастера нажмите кнопку

Создание формы при помощи инструмента

Если мастер или инструменты создания форм не подходят, для создания формы можно воспользоваться инструментом Пустая форма. Так можно очень быстро построить форму, особенно если на ней будет лишь несколько полей. Для этого на вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Пустая форма. Access откроет пустую форму в режиме макета и отобразит область Список полей.

В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с таблицей или таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму. Чтобы добавить поле в форму, дважды щелкните его и перетащите на форму. Используя инструменты группы Колонтитулы на вкладке Конструктор, можно добавить в форму эмблему компании, заголовок или дату и время.

126

Для добавления в форму элементов управления других типов используйте инструменты группы Элементы управления на вкладке Конструктор. Немного больший выбор элементов управления доступен в режиме конструктора после щелчка формы правой кнопкой мыши и

выбора пункта Режим конструктора.

Режим макета и режим конструктора

Режим макета представляет собой наиболее наглядный режим изменения форм. Его можно использовать для внесения практически любых изменений в форму в Access. В режиме макета форма уже запущена. Таким образом, данные отображаются практически так же, как при реальном использовании формы. При этом в данном режиме можно изменять структуру формы. Поскольку при изменении формы отображаются реальные данные, в режиме макета удобно задавать размер элементов управления и выполнять иные задачи, влияющие на вид и удобство использования форм.

Доработка формы в режиме макета. Создав форму, можно легко доработать ее в режиме макета. Ориентируясь на фактические данные формы, можно изменить расположение элементов управления и подобрать их размеры. Можно добавить в форму новые элементы управления, а также задать свойства формы и входящих в нее элементов управления.

Чтобы переключиться в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Режим макета. Форма будет открыта в режиме макета. Изменить свойства формы, ее разделов и элементов управления можно с помощью окна свойств. Чтобы отобразить его, нажмите клавишу F4.

Из области Список полей можно добавить в макет формы поля из базовой таблицы или базового запроса. Для отображения области Список

полей на вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Добавить существующие поля.

Поля можно перетащить в форму непосредственно из области Список полей. Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его или перетащите его из области Список полей в тот раздел формы, где оно должно отображаться. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Режим конструктора обеспечивает более подробное представление структуры формы. В нем отображаются разделы колонтитулов и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просмотреть соответствующие данные. Однако некоторые задачи удобнее выполнять в режиме конструктора, а именно добавление в форму дополнительных элементов управления, таких как

127

границы привязанных объектов, разрывы страниц и диаграммы; изменение источников элемента управления текстовое поле непосредственно в самом поле, без использования окна свойств; изменение размеров разделов формы, таких как Заголовок формы или Область данных; изменение определенных свойств формы, которые нельзя изменить в режиме макета.

Доработка формы в режиме конструктора. В случае баз данных доработать форму можно в режиме конструктора. Можно добавить в форму новые элементы управления и поля, разместив их на сетке макета. В окне свойств доступны многие свойства настройки формы. Чтобы переключиться в режим конструктора, в области навигации щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите команду Режим конструктора. Форма будет отображена в режиме конструктора. Изменить свойства формы, ее разделов и элементов управления можно с помощью окна свойств. Чтобы отобразить его, нажмите клавишу F4.

Из области Список полей можно добавить в макет формы поля из базовой таблицы или базового запроса. Для отображения области Список

полей на вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Добавить

существующие поля. Поля перетащите в форму непосредственно из

области Список полей.

Запросы Microsoft Access

Запросы являются важнейшим элементом любой базы данных. С их помощью из базы данных извлекаются осмысленные сведения, позволяющие ответить на важные для бизнеса вопросы.

Запрос на выборку. Запросы на выборку в приложении Access создаются двумя основными способами: с помощью конструктора запросов и мастера запросов.

Конструктор запросов позволяет наиболее гибко настраивать запросы на выборку. Кроме того, с его помощью легко создать запрос, для которого в качестве источника записей используется одна таблица. Например, запросы такого типа удобны для просмотра списка активов и дат их приобретения. Этапы создания запроса на выборку представлены на рис. 58.

1.На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов. Откроется диалоговое окно Добавление таблицы. На ленте также появится вкладка Конструктор.

2.В диалоговом окне выберите источник записей. При этом можно использовать сочетания таблиц и запросов, и выбранные компоненты появляются в верхней части конструктора.

3.В источнике записей дважды щелкните поля, которые требуется включить в набор записей (результаты). Выбранные поля появляются в нижней части конструктора.

129

1.Откройте запрос в конструкторе и введите параметр в строку Условие отбора для поля, по которому требуется выполнить фильтрацию.

2.При выполнении запроса в соответствии с условием будет предложено ввести дату начала и дату окончания, и в запросе будут возвращены только те записи, которые попадают в указанный диапазон.

Итоговые запросы. Изменить условия отбора в запросе можно, добавив функцию. Например, чтобы узнать, сколько компания потратила на мебель в прошлом году, можно добавить в запрос

агрегатную функцию и получить в результатах сумму значений (рис. 60). Для этого:

1.Откройте запрос в режиме конструктора.

2.На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите

кнопку Итоги. В конструкторе появится строка Групповая операция.

3.В поле, в котором требуется использовать функцию, щелкните строку Групповая операция и выберите функцию из списка.

4.В результаты запроса будет включен итог вычисления.

Рис. 60. Добавление функции в итоговый запрос

В качестве источника записей для нового запроса можно использовать несколько таблиц или других запросов. В действительности запросы к нескольким источникам записей используются гораздо чаще, чем запросы к одному источнику. Создавать запросы с несколькими источниками проще всего с помощью мастера запросов. Помните о том, что все таблицы в источнике записей должны участвовать в связи. Для этого на вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов. Затем выполните предлагаемые мастером действия. В ходе их выполнения выберите таблицы и поля, которые будут использоваться в качестве источника записей, а также дайте запросу описательное имя (не используйте в имени пробелы).

130

Пример. Для базы данных сформированной в лабораторной работе №9 рассмотрим способы создания форм и запросов.

1. Создадим форму для добавления записей в таблицу Продажа с помощью Мастера.

На вкладке Создание в группе Формы нажмем кнопку Мастер форм. Программа запустит мастер.

На первом шагу мастера выберем таблицу и поля, которые необходимы для формы, далее выберем внешний вид формы и на последнем шаге введем имя созданной формы (рис. 61).

Рис. 61. Шаги Мастера форм для ее создания

2. Построим форму для таблицы Поставка товара с помощью инструмента Пустая форма. Для этого на вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Пустая форма, в режиме макета отразится форма и область список полей. В области Список полей выберем необходимую таблицу и дважды щелкнем на полях, включаемых в форму (рис. 62). Для добавления в форму элементов управления других типов можно

использовать Элементы управления на вкладке Конструктор.