МУ_ОИТ_2013

80

ливать значения от 1 до 256. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65535 строк. При пересечении строки и столбца образуется ячейка. Ячейка имеет адрес, состоящий из имени столбца и номера строки. Например: A1, F95. Группы соседних ячеек формируют диапазоны. Диапазон имеет имя, состоящее из имен левой верхней и правой нижней ячейки группы, разделенных двоеточием. Например: A1:F20. Группу диапазонов можно указывать, разделяя имена диапазонов точкой с запятой. Например: A1:B6;E3:H15.

Чтобы выделить ячейку на рабочем листе, надо щелкнуть ячейку или перейдите к ней, используя клавиши со стрелками. Чтобы выделить диапазон ячеек на рабочем листе, надо протащить указатель из одного угла диапазона в другой. Чтобы выделить большой диапазон ячеек на рабочем листе, надо щелкнуть первую ячейку диапазона, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкнуть последнюю ячейку диапазона. Для перемещения к последней ячейке можно использовать полосы прокрутки. Чтобы выделить все ячейки листа, надо щелкнуть по кнопке Выделить все. Чтобы выделить несмежные ячейки или диапазоны ячеек, надо выделить первую ячейку или первый диапазон ячеек, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, последовательно выделить остальные ячейки или диапазоны. Чтобы выделить всю строку или весь столбец, надо щелкнуть заголовок строки или столбца. Чтобы выделить смежные строки или столбцы, надо выделить первую строку или первый столбец, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, последовательно выделить остальные строки или столбцы. Чтобы отменить выделение ячеек на рабочем листе, надо щелкнуть любую ячейку на листе.

Пользователь может производить следующие действия с рабочими листами книги: добавлять, удалять листы, переименовывать, перемещать листы, копировать рабочие листы книги, выделять все листы, назначать цвет ярлыка листам книги.

Переключиться с одной открытой рабочей книги на другую можно с помощью меню Окно или кнопок на панели задач.

Для ввода в ячейку данных достаточно выделить ячейку и ввести данные. Текст в ячейке по умолчанию выровнен по левому краю, а числа и даты выровнены по правому. Даты рекомендуется вводить в формате ДД.ММ.ГГ (если в вашей операционной системе используется русский стандарт).

Для редактирования данных в ячейке надо дважды щелкнуть по ячейке или нажать функциональную клавишу F2 и сделать необходимые изменения.

81

Если введенные данные не умещаются по ширине или высоте ячейки, то необходимо увеличить ширину столбца или высоту строки. Чтобы изменить ширину столбца (высоту строки), надо навести курсор на правую (нижнюю) границу заголовка столбца (строки) и переместить ее в нужное положение.

Для быстрого копирования данных из одной ячейки (диапазона) в другую необходимо подвести курсор к рамке этой ячейки (диапазона), удерживая левую клавишу мыши и клавишу CTRL, скопировать данные в новое положение.

Excel позволяет быстро заполнять ячейки повторяющимися данными, арифметическими прогрессиями, датами, стандартными списками. Для заполнения ячеек данными вниз(вверх) по столбцу или вправо(влево) по строке удобно использовать средства автозаполнения.

При необходимости заполнить диапазон или несколько диапазонов одинаковыми данными можно выделить диапазон или несколько диапазонов ячеек, в активную ячейку ввести требуемые данные и нажать

Ctrl + Enter.

Чтобы заполнить данными диапазон ячеек вниз(вверх) по столбцу или вправо(влево) по строке, надо ввести в первую ячейку диапазона данные, подвести курсор в нижний правый угол ячейки (курсор принимает вид +), удерживая нажатой левую кнопку мыши, «протянуть» данные в нужном направлении.

Для быстрого ввода порядковых номеров надо ввести в ячейку строки или столбца начальный номер, подвести курсор в нижний правый угол ячейки (курсор принимает вид +), удерживая нажатой левую кнопку мыши и клавишу CTRL, «протянуть» данные в нужном направлении.

Чтобы заполнить повторяющейся датой диапазон ячеек, надо ввести в ячейку дату, подвести курсор в нижний правый угол ячейки (курсор принимает вид +), удерживая нажатой левую кнопку мыши, «протянуть» данные в нужном направлении.

Чтобы заполнить диапазон данных стандартными списками (дни недели и месяцы), надо ввести в ячейку строки или столбца элемент списка, подвести курсор в нижний правый угол ячейки (курсор принимает вид +), удерживая нажатой левую кнопку мыши, «протянуть» данные в нужном направлении.

В ячейках Microsoft Excel могут храниться три типа данных:

текст не более 256 символов;

число в любом настраиваемом формате, включая дату и время;

формула для последующего вычисления.

82

Настраиваются форматы данных с помощью окна диалога Формат ячеек и кнопок в группе Число на вкладке Главная.

Необходимо запомнить, что если были удалены данные в ячейке, то Excel «запомнит» формат данных, который там был установлен. При вводе данных в процентном формате следует сначала назначить формат всему диапазону, а потом вводить значения. Знак процента будет добавляться автоматически.

Microsoft Excel позволяет отформатировать ячейки, назначив им:

выравнивание текста, перенос по словам, объединение ячеек и направление текста;

тип шрифта, размер шрифта, начертание, цвет символов;

тип линии для границы ячеек диапазона;

цвет для заливки ячеек.

Чтобы быстро назначить выделенным ячейкам формат, надо выбрать соответствующий формат в группе Число на вкладке Главная.

Часто бывает необходимо скопировать оформление одного диапазона на другой диапазон ячеек. Для копирования формата используйте следующие шаги:

Выделите диапазон ячеек, содержащий необходимое форматиро-

вание.

Щелкните по кнопке Формат по образцу на вкладке Главная в группе Буфер обмена. MS Excel отобразит указатель мыши в форм кисти. Для многократного копирования формата дважды щелкните кнопку

Формат по образцу.

Выделите диапазон (или ячейку), на который вы хотите скопировать оформление.

Щелкните по кнопке Формат по образцу на вкладке Главная для отключения режима копирования форматов (или нажмите клавишу ESC на клавиатуре).

3.2. Формирование последовательностей (рядов) данных

Формирование арифметической прогрессии предусматривает следу-

ющую последовательность действий:

ввести в некоторую ячейку, рассматриваемую в качестве первой ячейки формируемого ряда, первый элемент арифметической прогрессии;

выделить часть строки или столбца, где будут расположены остальные элементы ряда;

83

выбрать команду Прогрессия из контекстного меню Заполнить

на вкладке Главная. В диалоговом окне Прогрессия в разделе Тип установить переключатель Арифметическая, в поле ввода Шаг задать разность арифметической прогрессии.

Формирование геометрической прогрессии. Первые два пункта про-

цесса формирования геометрической прогрессии аналогичны пунктам создания арифметической прогрессии. Третий пункт имеет следующие особенности: в разделе Тип выбирается переключатель Геометрическая, в поле ввода Шаг задается знаменатель прогрессии.

Формирование рядов дат. Первые два пункта создания рядов дат аналогичны пунктам создания арифметической прогрессии. Третий пункт имеет следующие особенности: в разделе Тип необходимо установить переключатель Даты, в разделе Единицы выбрать соответствующий переключатель из списка: День, Рабочий день, Месяц, Год.

Например, отправляясь от даты 12.04.08 можно сформировать следующие ряды:

по дням

Формирование рядов данных, состоящих из текста и числа.

К таким данным относятся данные типа: Кв.1, Список 1, Сорт 1 и т.п. Для создания соответствующих рядов (Кв.1, Кв.2, Кв.3 и т.д.; Список 1, Список 2, Список 3 и т.д.) используется средство Автозаполнение.

Для его включения можно воспользоваться описанной выше процедурой формирования прогрессий, а именно: первые два шага выполняются аналогично; на третьем шаге в разделе Тип необходимо выбрать переключатель Автозаполнение или с помощью Автозаполнителя.

Формирование рядов данных на основе встроенных списков. В рам-

86

Ввод данных типа «Формула»

Под формулой в Excel понимается последовательность символов (слово) языка формул, начинающаяся со знака «=» (равно). К алфавиту языка формул относятся имена функций, ссылки на ячейки, постоянные значения допустимых в Excel типов данных, имена ячеек и интервалов ячеек, а также операторы. В ячейке, содержащей формулу, выводится результат вычисления по этой формуле. Однако фактическим содержимым ячейки является формула, которая каждый раз будет отображаться в строке формул активной ячейки, а также в самой ячейке в режиме редактирования содержимого ячейки рис. 27.

=СУММ(A1:E1)

Режим редактирования формул

Рис. 27. Формулы в ячейках

Для задания формулы можно использовать различные технические приемы, значительно упрощающие процедуру построения формулы и гарантирующие в некоторой степени ее правильность.

Например, для ввода в формулу ссылок на ячейки рекомендуется использовать указатель мыши: щелкнуть мышью на ячейке, которая должна быть указана в ссылке данная ячейка будет обрамлена пунктирной бегущей рамкой, а ее адрес появится в формуле. Для ввода функций лучше использовать средство Мастер функций.

Операторы

Табличный процессор Excel использует четыре категории операторов: арифметические, текстовые, адресные и операторы сравнения.

Арифметические операторы. В общем случае существует восемь операторов этого типа.

Порядок выполнения операторов:

1.Возведение в степень.

2.Отрицание.

3.Умножение и Деление.

4.Сложение и Вычитание.

Текстовые операторы. В Excel используется один текстовый оператор амперсант &, для того чтобы иметь возможность соединять текст из различных ячеек.

Операторы сравнения. В Excel доступны шесть операторов сравнения.

Таблица 6

Адресные операторы. Табличный процессор Excel использует три адресных оператора.

Ссылки

По умолчанию в Excel используются стиль ссылок A1, в котором столбцы обозначаются буквами от A до IV (256 столбцов максимально), а строки числами от 1 до 65 536. При этом ссылка на ячейку образуется путем сочетания идентификатора столба и номера строки. Например, D50 является ссылкой на ячейку, расположенную в пересечении столбца

88

D с 50-й строкой. В некоторых, рассмотренных ниже случаях, идентификатор столбца и/или номер строки предваряются символом доллара

($).

Таким образом, ссылки на ячейки бывают трех видов:

относительные – А4,

абсолютные – $F$3,

смешанные – $F5 или А$3.

Относительные ссылки устанавливаются по умолчанию, абсолютные и смешанные ссылки устанавливает пользователь. Для изменения типа ссылок следует использовать функциональную клавишу F4: позиционировать указатель мыши на ссылке и нажимать клавишу F4 до тех пор, пока она не станет требуемой.

Имена

Назначив имена отдельным ячейкам (можно использовать русский язык) или интервалам ячеек, можно вставлять их в формулы вместо использования соответствующих ссылок. Для вставки имен нужно выбрать команду Присвоить имя из вкладки Формулы.

Использование формул массива

В Excel существует особый класс формул, называемых «формула массива». В общем случае, формула массива возвращает не одно значение как обычная формула, а несколько. Таким образом, для нескольких ячеек, которые составляют интервал массива (массив-интервал), может быть задана одна общая формула – формула массива.

Формула массива создается так же, как и обычная формула: выделяется ячейка или группа ячеек, в которых необходимо создать формулу, вводится формула, а затем нажимаются клавиши Ctrl+Shift+Enter. После этого формула автоматически заключается в фигурные скобки { }.

Ячейки массива обрабатываются программой как единое целое. На попытку изменить одну из ячеек массива Excel отреагирует сообщением о недопустимости выполнения этой операции. Изменить формулу массива можно путем включения режима редактирования для любой ячейки, содержащей формулу, и внесения необходимых изменений. Для подтверждения изменений в формуле следует использовать клавиатурную комбинацию Ctrl+Shift+Enter.

Функции

В Excel существует более 200 встроенных функций, которые разбиты на соответствующие категории. Кроме того, имеется возможность создавать пользовательские функции с помощью языка VBA. Рассмотрим использование наиболее употребляемых функций.

89

Математические

Алгебраические

Функция СУММ – суммирует числа, определяемые аргументами функции.

Синтаксис функции:

СУММ(число1;число2; ... ; число255),

где число1, число2, ... ;число255 – аргументы (от 1 до 255) функции, для которых требуется определить сумму.

Функция СУММЕСЛИ – суммирует ячейки, заданные критерием. Синтаксис функции

СУММЕСЛИ(диапазон;критерий;диапазон_суммирования)

где диапазон диапазон вычисляемых ячеек, критерий критерий в форме числа, выражения или текста, определяющего суммируемые ячейки. Например, критерий может быть выражен как 32, «32», «>32», «яблоки», диапазон_суммирования фактические ячейки для суммирования.

Функция ПРОИЗВЕД – перемножает числа, заданные в качестве аргументов и возвращает их произведение.

Синтаксис функции:

ПРОИЗВЕД(число1;число2;... ;число255),

где число1, число2, ... ;число255 – аргументы (от 1 до 255) функции, для которых требуется определить произведение

Функция СТЕПЕНЬ – возвращает результат возведения числа в степень.

Синтаксис функции:

СТЕПЕНЬ(число;степень),

где число – это основание степени, степень – показатель степени, в которую возводится основание. Оно может быть любым вещественным числом.

Примеры использования функции: СТЕПЕНЬ(5;2) ~ 52; СТЕПЕНЬ(4;5/4) ~ 45/4; СТЕПЕНЬ(98,6;3,2) ~ 98,63,2, где символ ~ означает эквивалентность, в данном случае это означает, что запись в языке формул Excel эквивалентна записи в математическом языке.

Следует заметить, что вместо функции СТЕПЕНЬ для возведения в степень можно использовать операцию «^», например 5^2 ~ 52.